Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 1: Γράψτε ένα γράμμα
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Η γνώση του πώς να γράψετε ένα γράμμα είναι μια σημαντική ικανότητα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην εργασία, το σχολείο και τις προσωπικές σας σχέσεις για να μεταφέρετε πληροφορίες, καλοσύνη ή στοργή. Σε αυτόν τον οδηγό θα μάθετε πώς να βάλετε τις σκέψεις σας σε χαρτί στη σωστή μορφή.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 1: Γράψτε ένα γράμμα

1. Προσδιορίστε πόσο επίσημη πρέπει να είναι η επιστολή σας. Ο τρόπος σύνταξης της επιστολής σας εξαρτάται από τη σχέση σας με τον παραλήπτη. Εξετάστε αυτές τις οδηγίες:
   • Εάν γράφετε σε έναν κυβερνητικό αξιωματούχο, έναν υποψήφιο εργοδότη, έναν αξιωματούχο, έναν ακαδημαϊκό ή οποιονδήποτε άλλο με τον οποίο έχετε επαγγελματική σχέση, η επιστολή πρέπει να είναι επίσημη.
   • Εάν γράφετε στον τρέχοντα εργοδότη σας, σε έναν συνάδελφο με τον οποίο δεν συνδέεστε με τον ελεύθερο χρόνο σας, έναν μακρινό ή μεγαλύτερο συγγενή ή κάποιον που δεν γνωρίζετε πολύ καλά, η επιστολή πρέπει να είναι ημι-επίσημη.
2. Αποφασίστε εάν θα στείλετε ένα χειρόγραφο γράμμα ή ένα email. Ο τρόπος με τον οποίο στέλνετε την επιστολή σας συνεπάγεται επίσης έναν βαθμό τυπικότητας.
   • Τα περισσότερα επίσημα γράμματα πρέπει να πληκτρολογούνται και να αποστέλλονται. Εξαίρεση σε αυτό είναι εάν το γράμμα πρέπει να φτάσει στον παραλήπτη πολύ γρήγορα ή εάν γνωρίζετε ότι ο παραλήπτης προτιμά το e-mail.
   • Για ανεπίσημες επιστολές, είναι αποδεκτό είτε email είτε χειρόγραφο.
   • Για μια ημι-επίσημη επιστολή, πρέπει να αποφασίσετε μόνοι σας. Εάν το άλλο άτομο έχει επικοινωνήσει μαζί σας κυρίως μέσω email, αυτό είναι ίσως καλύτερο. Εάν δεν είστε σίγουροι, αναζητήστε το χειρόγραφο γράμμα.
3. Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο ή γράψτε τη διεύθυνσή σας στο επάνω μέρος της επιστολής (μόνο επίσημα γράμματα). Εάν γράφετε εκ μέρους μιας εταιρείας και υπάρχει επιστολόχαρτο εταιρείας, χρησιμοποιήστε το. Ή, εάν θέλετε απλώς το γράμμα σας να φαίνεται λίγο πιο επαγγελματικό, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα επιστολόχαρτο σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Διαφορετικά, μπορείτε απλώς να γράψετε ή να πληκτρολογήσετε την πλήρη διεύθυνσή σας επάνω αριστερά. Γράψτε το όνομα της οδού και τον αριθμό σπιτιού σας πρώτα, και ταχυδρομικός κώδικας και πόλη στην επόμενη γραμμή.
4. Γράψτε την ημερομηνία. Όταν γράψετε τη διεύθυνσή σας, παραλείψτε δύο γραμμές και γράψτε την ημερομηνία. Εάν δεν έχετε γράψει μια διεύθυνση, απλώς ξεκινήστε με την ημερομηνία στην αριστερή πλευρά του χαρτιού.
   • Γράψτε ολόκληρη την ημερομηνία. "6 Ιουνίου 2014" είναι καλύτερη από την "6/6/2014" ή "6 Ιουνίου 2014".
   • Εάν στέλνετε μια ημι-επίσημη ή ανεπίσημη επιστολή μέσω e-mail, δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε ημερομηνία - θα είναι ήδη στο e-mail σας.
5. Γράψτε το όνομα, τον τίτλο και τη διεύθυνση του παραλήπτη (μόνο επίσημα γράμματα). Παραλείψτε δύο γραμμές μετά τη δική σας διεύθυνση και γράψτε ολόκληρο το όνομα και τον τίτλο του παραλήπτη. Στην επόμενη γραμμή, γράψτε το όνομα της εταιρείας ή του οργανισμού (εάν ισχύει). Γράψτε τη διεύθυνση στην τρίτη γραμμή και τον ταχυδρομικό κώδικα και το όνομα της πόλης στην τέταρτη.
   • Αυτό δεν είναι απαραίτητο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   • Αυτό επίσης δεν είναι απαραίτητο για ημι-επίσημες ή ανεπίσημες χειρόγραφες επιστολές. Το όνομα και η διεύθυνση στο φάκελο είναι επαρκή.
   • Εάν γράφετε μια επιστολή για να λάβετε πληροφορίες και δεν έχετε υπεύθυνο επικοινωνίας, γράψτε μόνο το όνομα της εταιρείας ή του οργανισμού και τη διεύθυνση.
6. Ξεκινήστε με ένα χαιρετισμό. Ο χαιρετισμός που χρησιμοποιείτε εξαρτάται από τη σχέση σας με τον παραλήπτη της επιστολής και τη διατύπωση της επιστολής. Ακολουθούν ορισμένες επιλογές:
   • Για επίσημες επιστολές που δεν γράφετε σε μια συγκεκριμένη επαφή, μπορείτε να ξεκινήσετε με τον Αγαπητέ Κύριε / Κυρία.
   • Εάν γνωρίζετε εάν γράφετε σε έναν άνδρα ή μια γυναίκα, ξεκινήστε με τον Αγαπητέ Κύριε ή την Αγαπητή Κυρία.
   • Εάν γράφετε μια επίσημη επιστολή και γνωρίζετε έναν υπεύθυνο επικοινωνίας, μπορείτε να ξεκινήσετε με τον Αγαπητέ Κύριε…, ακολουθούμενο πάντα από κόμμα. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κύριε Derksen,".
   • Εάν γράφετε μια ημι-επίσημη επιστολή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Dear" ή "Dear" ως χαιρετισμό.
   • Για μια ανεπίσημη επιστολή μπορείτε να ξεκινήσετε με "Αγαπητέ", "Αγαπητέ" ή έναν πιο ανεπίσημο χαιρετισμό όπως "Γεια" ή "Γεια".
7. Γράψτε το όνομα του παραλήπτη μετά τον χαιρετισμό.
   • Εάν το γράμμα είναι επίσημο, χρησιμοποιήστε έναν τίτλο όπως η κυρία, ο κύριος, ο δρ. Ή οποιουδήποτε τίτλου έχει ο παραλήπτης, τότε το επώνυμο.
   • Εάν η επιστολή είναι ημι-επίσημη, πρέπει να αποφασίσετε εάν θα καλέσετε τον παραλήπτη με το μικρό τους όνομα. Καλύτερα να κολλήσετε σε έναν ευγενικό τίτλο εάν δεν είστε σίγουροι.
   • Με μια ανεπίσημη επιστολή, μπορείτε γενικά να υποθέσετε ότι μπορείτε να καλέσετε το άλλο άτομο με το όνομά του. Μια εξαίρεση μπορεί να είναι εάν πρόκειται για ένα παλαιότερο μέλος της οικογένειας, το οποίο ονομάζετε θεία ή παππού, για παράδειγμα, ακολουθούμενο από το (πρώτο) όνομα.
8. Ξεκινήστε το γράμμα. Παραλείψτε δύο γραμμές μετά τον χαιρετισμό εάν πληκτρολογείτε ή μεταβείτε στην επόμενη γραμμή εάν γράφετε με το χέρι.
   • Εάν γράφετε μια προσωπική επιστολή, ξεκινήστε ρωτώντας την κατάσταση του παραλήπτη. Αυτό μπορεί να είναι πολύ ανεπίσημο όπως "Ελπίζω ότι όλα πάνε καλά" ή "Πώς είσαι;".
   • Εάν γράψετε μια επιχείρηση ή μια επίσημη επιστολή, θα φτάσετε αμέσως στο σημείο. Ο χρόνος είναι χρήμα και δεν θέλετε να χάνετε το χρόνο του παραλήπτη.
9. Αναρωτηθείτε τι ακριβώς θέλετε να πείτε. Ο κύριος σκοπός της επιστολής είναι η επικοινωνία. Καθώς γράφετε, αναρωτηθείτε ποιες πληροφορίες χρειάζεται ο παραλήπτης και προσθέστε τις στην επιστολή. Θέλετε να μιλήσετε για την τιμή του προϊόντος σας, πόσο σας λείπει το άλλο άτομο ή θέλετε να τον ευχαριστήσετε για τα γενέθλιά σας; Όποια και αν είναι, η επιστολή πρέπει να στοχεύει στην ανταλλαγή πληροφοριών.
   • Ξέρτε τι εσείς δεν πρέπει να γράψω. Είναι καλύτερα να μην στείλετε μια γραπτή επιστολή επειδή είστε θυμωμένοι ή θέλετε να λυπηθείτε. Εάν έχετε γράψει ένα τέτοιο γράμμα και δεν είστε σίγουροι αν πρέπει να το στείλετε, αφήστε το για λίγες μέρες πριν το δημοσιεύσετε - μπορεί να αλλάξετε γνώμη.
10. Διαβάστε ξανά το γράμμα. Πριν στείλετε το γράμμα, διαβάστε το μερικές φορές για να βεβαιωθείτε ότι αυτό που θέλετε να πείτε είναι σωστό και ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη. Χρησιμοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο στον υπολογιστή σας ή ζητήστε από έναν φίλο να το διαβάσει. Κάντε τις απαραίτητες αλλαγές.
11. Κλείστε το γράμμα. Κλείστε το γράμμα με τον σωστό τόνο και βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει μια καλή σχέση με τον παραλήπτη. Περάστε δύο γραμμές και μετά γράψτε το κλείσιμο.
    • Για επίσημα γράμματα, κολλήστε στο "Ειλικρινά" ή "Ειλικρινά".
    • Για ημι-επίσημα γράμματα μπορείτε να το κρατήσετε λίγο πιο σύντομο, για παράδειγμα "Ευγενικοί χαιρετισμοί" ή "Χαιρετισμοί".
    • Με ανεπίσημες επιστολές, το κλείσιμο θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τη σχέση σας με τον παραλήπτη. Όταν γράφετε σε έναν φίλο, συγγενή, αδελφό, μπορείτε να τελειώσετε με το "Love" ή το "The best".
12. Σχεδιάστε με το όνομά σας. Ο τρόπος με τον οποίο γράφετε το όνομά σας εξαρτάται από τη φύση της επιστολής σας.
    • Για τυπικά τυπικά γράμματα, αφήστε περίπου τέσσερις γραμμές μεταξύ του κλεισίματος και του πλήρους ονόματος που πληκτρολογήσατε. Στη συνέχεια, γράψτε το όνομα ή την υπογραφή σας με μπλε ή μαύρο μελάνι.
    • Εάν γράφετε ένα επίσημο email, πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας μετά το κλείσιμο.
    • Αν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον κύριο ή την κυρία ή τον δικό σας τίτλο εάν έχετε.
    • Με ημι-επίσημα γράμματα πρέπει να αποφασίσετε μόνοι σας εάν θα χρησιμοποιήσετε το όνομά σας ή το πλήρες όνομά σας.
    • Δεν χρειάζεται να γράψετε ολόκληρο το όνομά σας για μια ανεπίσημη επιστολή. Απλώς πληκτρολογήστε ή γράψτε το όνομά σας.
13. Διπλώστε το γράμμα (προαιρετικό). Εάν στέλνετε το γράμμα, διπλώστε το στα τρίτα. Διπλώστε το κάτω μέρος του φύλλου επάνω στα δύο τρίτα και τσακίστε. Στη συνέχεια, διπλώστε την κορυφή προς τα κάτω, έτσι ώστε η πτυχή να ξεπλένει με το κάτω μέρος του χαρτιού. Εάν διπλώσετε το γράμμα με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα χωράει στους περισσότερους φακέλους.
14. Διεύθυνση του φακέλου (προαιρετικά) Βρείτε το κέντρο του φακέλου, τόσο σε μήκος όσο και σε πλάτος. Εδώ γράφετε την πλήρη διεύθυνση του παραλήπτη, ως εξής:
    • Κ. Ν. Ντερκσέν
    • Zeestraat 43
    • 3456AA Poortvliet
15. Γράψτε τη διεύθυνση επιστροφής στο φάκελο. Εάν για κάποιο λόγο το μήνυμα δεν μπορεί να παραδώσει την επιστολή σας, η επιστολή σας μπορεί να σας επιστραφεί. Γράψτε τη διεύθυνσή σας στην πίσω ή στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου.

Συμβουλές

• Να γράφετε πάντα κόμμα μετά τον χαιρετισμό.
• Προσπαθήστε να θυμάστε τι θα ενδιαφέρει τον αναγνώστη.
• Μπορείτε να γράψετε γράμματα για να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη, τη συμπάθεια, την αγάπη, το χιούμορ, την ανησυχία ή άλλα συναισθήματά σας.
• Να είστε λογικοί και ευγενικοί όταν γράφετε μια επιστολή καταγγελίας - εάν το κάνετε, είναι πιο πιθανό να έχετε ένα καλό αποτέλεσμα.
• Μην συμπεριλάβετε υπερβολικά περιττές πληροφορίες σε μια επιστολή, ειδικά εάν πρόκειται για επαγγελματική επιστολή.
• Εάν εκτυπώνετε ένα επίσημο γράμμα, χρησιμοποιήστε βαρύτερο από το κανονικό χαρτί.
• Εάν στέλνετε ένα επίσημο ή ημι-επίσημο email, βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση email σας φαίνεται αξιοσέβαστη. Ένα γράμμα από το "sweetstar189" λαμβάνεται λιγότερο σοβαρά από ένα γράμμα από το "Janine.smit".
• Γράψτε γράμματα με μπλε ή μαύρο μελάνι.

Προειδοποιήσεις

• Η σύνδεση σε φάκελο μπορεί να εμποδίσει τη σωστή παράδοση. Αν θέλετε να διακοσμήσετε το φάκελό σας ή να προσθέσετε αυτοκόλλητα, κάντε το στο πίσω μέρος.