Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 3: Προετοιμάστε το γράμμα
• Μέθοδος 2 από 3: Γράψτε το γράμμα
• Μέθοδος 3 από 3: Κλείστε το γράμμα
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Σε αυτό το άρθρο, θα μάθετε πώς να γράφετε συνοδευτική επιστολή σε τρία βήματα - προετοιμασία, σύνταξη και κλείσιμο.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 3: Προετοιμάστε το γράμμα

1. Πάρτε ένα φύλλο χαρτιού και διαιρέστε το σε δύο στήλες. Στην αριστερή στήλη γράψτε "Απαιτήσεις" και στη δεξιά στήλη γράψτε "Οι δεξιότητές μου". Διαβάστε προσεκτικά τη διαφήμιση και βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε ακριβώς ποιες είναι οι απαιτήσεις για αυτήν την εργασία. Στη συνέχεια, θα συγκρίνετε αυτές τις απαιτήσεις με τις δεξιότητές σας και τις εμπειρίες που αναφέρονται στο βιογραφικό σας.
   • Στην αριστερή στήλη, γράψτε τις δεξιότητες που απαιτούνται στη διαφήμιση και άλλες απαιτήσεις για την εργασία.
   • Στη δεξιά στήλη, γράψτε σημεία από το βιογραφικό σας που ταιριάζουν με τις απαιτήσεις.
   • Εάν το βιογραφικό σας περιέχει ενδιαφέροντα δεδομένα που σχετίζονται με την εργασία, μπορείτε να συμπεριλάβετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες στην επιστολή σας γρήγορα και αποτελεσματικά.
2. Βάλτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο επάνω μέρος της επιστολής. Επιλέξτε μια καθαρή διάταξη και μορφοποίηση και μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά. Θα πρέπει να το κάνετε όσο το δυνατόν πιο εύκολο για τον πιθανό εργοδότη σας να επικοινωνήσει μαζί σας. Πριν ξεκινήσετε να γράφετε το πραγματικό γράμμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε την κατάλληλη επιστολόχαρτο.
   • Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα σας είναι αριστερή στοίχιση.
   • Καταγράψτε την ημερομηνία αυτής της ημέρας, παραλείψτε μια γραμμή και γράψτε τα στοιχεία επικοινωνίας σας:
     • Ονομα
     • Διεύθυνση
     • αριθμός τηλεφώνου
     • Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
     • Προσωπικός ιστότοπος (εάν έχετε)
     • Προφίλ LinkedIn
3. Συμπεριλάβετε τα στοιχεία της εταιρείας. Μετά τα δικά σας στοιχεία, θα πρέπει να συμπεριλάβετε το όνομα του εργοδότη στον οποίο θέλετε να υποβάλετε αίτηση, συμπεριλαμβανομένου του τίτλου εργασίας του και του ονόματος και της διεύθυνσης της εταιρείας.
   • Συμπεριλαμβάνοντας τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας στην οποία υποβάλλετε αίτηση στην επιστολή σας, δείχνετε ότι έχετε αφιερώσει χρόνο για να μάθετε ποιος είναι ο υπεύθυνος επικοινωνίας για τη δουλειά.
   • Κάνοντας την εργασία σας, διασφαλίζετε ότι είστε ήδη ένα βήμα μπροστά από ένα μεγάλο μέρος των αιτούντων. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν σαφώς τυπικά γράμματα που αντιγράφουν και επικολλούν. Κάνοντας αυτό λίγο περισσότερο δείχνετε πόσο αφοσιωμένοι είστε.
   • Εάν δεν γνωρίζετε ακριβώς σε ποιον πρέπει να απευθύνετε την επιστολή, δείτε αν μπορείτε να βρείτε το όνομα του επικεφαλής του Τμήματος Προσλήψεων και Επιλογής ή άλλη επαφή στον ιστότοπο της εταιρείας. Ελέγξτε επίσης το LinkedIn και πραγματοποιήστε αναζήτηση στο Twitter εάν είναι απαραίτητο. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το όνομα ενός συγκεκριμένου ατόμου πουθενά, δείτε αν μπορείτε να βρείτε το όνομα του επικεφαλής του τμήματος στο οποίο υποβάλλετε αίτηση. Εάν έχετε δοκιμάσει τα πάντα και εξακολουθείτε να μην γνωρίζετε σε ποιον πρέπει να απευθυνθείτε, μπορείτε να απευθύνετε την επιστολή στον επικεφαλής του εν λόγω τμήματος, για παράδειγμα, "Επικεφαλής τμήματος [όνομα τμήματος]".
4. Στείλτε την επιστολή σας στο άτομο για το οποίο προορίζεται η επιστολή. Υποτίθεται ότι θα ξεκινήσετε το γράμμα σας με τον σωστό τόνο και με το σωστό χαιρετισμό. "Σε ποιον επηρεάζει" και "Αγαπητέ Κύριε / Κυρία" είναι είτε πολύ επίσημα είτε πολύ ανεπίσημα και ούτως ή άλλως πολύ γενικά, και δίνεις την εντύπωση ότι δεν έχεις κάνει σωστή έρευνα για την εταιρεία.
   • Εάν δεν γνωρίζετε ακριβώς ποιος είναι ο συγκεκριμένος υπεύθυνος επικοινωνίας, μπορείτε να απευθύνετε την επιστολή στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού της σχετικής εταιρείας, εάν είναι απαραίτητο, και να χρησιμοποιήσετε το "Αγαπητέ Κύριε / Κυρία" ως χαιρετισμό.

Μέθοδος 2 από 3: Γράψτε το γράμμα

1. Στην πρώτη παράγραφο, προσπαθήστε να τραβήξετε την προσοχή του αναγνώστη. Οι εργοδότες διαβάζουν πολλές συνοδευτικές επιστολές και συνήθως ο διευθυντής πρόσληψης θα τις διαβάσει σύντομα και θα αποφασίσει είτε να πετάξει την επιστολή σας αμέσως είτε να την προσθέσει στο σωρό "keep". Προσποιηθείτε λοιπόν ότι η συνοδευτική επιστολή σας είναι άρθρο εφημερίδας και πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα.
   • Ξεκινήστε την επιστολή σας με μια πειστική δήλωση στην οποία ενημερώνετε τον αναγνώστη ότι έχετε σημειώσει με ενδιαφέρον την κενή θέση για [θέση ονόματος] στην [εταιρεία], μέσα / στην [εφημερίδα ή στον ιστότοπο].
   • Να είστε σύντομοι και συγκεκριμένοι όταν εξηγείτε τι προκάλεσε το ενδιαφέρον σας για τη δουλειά. Τι ακριβώς βρίσκετε ενδιαφέρον ή ελκυστικό για την εταιρεία; Δώστε ένα παράδειγμα και μην φοβάστε να χρησιμοποιήσετε έναν πιο συνομιλητικό τόνο ανάλογα με το πόσο επίσημη είναι η εταιρεία.
   • Δείξτε στον διευθυντή ότι όχι μόνο ξέρετε τι κάνει η εταιρεία, αλλά προσπαθήστε να γράψετε με το στυλ της εταιρείας για να δείξετε ότι είστε κατάλληλοι.
   • Για παράδειγμα, εάν υποβάλλετε αίτηση σε μια εταιρεία που παράγει άρθρα για μια εφημερίδα ή μια σελίδα ειδήσεων, προσπαθήστε να ακολουθήσετε ένα στυλ παρόμοιο με αυτά τα άρθρα. Είναι σοβαροί, χρησιμοποιούν χιούμορ; Όταν πρόκειται για μια πιο επίσημη επιχείρηση, όπως μια εταιρεία μάρκετινγκ ή ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα, ίσως θέλετε να εμφανίζεται λίγο πιο σοβαρή, αλλά να είστε πάντα ευγενικοί.
2. Αναφέρετε πού βρήκατε την κενή θέση για την οποία ζητάτε. Πριν από την αίτηση, κάντε κάποια έρευνα για να δείτε αν γνωρίζετε κάποιον στην εταιρεία. Είναι πάντα καλύτερο να υπάρχει αναφορά στην ίδια την εταιρεία και εάν το άτομο σας έχει δώσει την άδεια να το κάνετε, μπορείτε απλώς να αναφέρετε το όνομά του στην αίτησή σας.
   • Εάν δεν γνωρίζετε κανέναν στην εταιρεία, τουλάχιστον αναφέρετε την πηγή στην οποία βρήκατε την κενή θέση. Αυτό μπορεί να είναι, για παράδειγμα, μια εφημερίδα, ένας ιστότοπος εργασίας ή ο ιστότοπος της εταιρείας.
3. Εξηγήστε γιατί η εταιρεία πρέπει να σας προσλάβει. Δεν πρέπει να πείτε στην επιστολή σας ποια θα είναι τα οφέλη για εσάς εάν σας προσλάβουν. Αυτή η κενή θέση υπάρχει για έναν λόγο. προφανώς υπάρχει ένα πρόβλημα που πρέπει να λυθεί. Και μπορείτε να το κάνετε για αυτούς.
   • Κοιτάξτε τη λίστα δεξιοτήτων και εμπειρίας σας και επιλέξτε δύο παραδείγματα για να συζητήσετε. Αυτά τα παραδείγματα θα πρέπει να αποδείξουν γιατί θα το κάνατε καλά σε αυτήν τη θέση.
   • Για παράδειγμα, εάν η απόσπαση θέσεων εργασίας δείχνει ότι χρειάζεται κάποιον για τη θέση που μπορεί να οδηγήσει μια ομάδα και να εργαστεί σε πολλά έργα ταυτόχρονα, εξετάστε τις δεξιότητές σας για να δείτε αν μπορεί να έχετε συγκεκριμένες εμπειρίες που ικανοποιούν αυτήν την ανάγκη. Εάν έχετε οδηγήσει μια ομάδα στο παρελθόν, περιγράψτε εν συντομία πώς οι ηγετικές σας ικανότητες αύξησαν την παραγωγικότητα πολλαπλών έργων.
   • Εάν είναι δυνατόν, συμπεριλάβετε πάντα αριθμούς και στατιστικά στοιχεία. Όταν εξηγείτε γιατί ο εργοδότης πρέπει να σας προσλάβει, προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε στατιστικά στοιχεία για ενδεικτικούς σκοπούς, όπως αύξηση των αποδοχών ή μείωση του κόστους υπό την καθοδήγησή σας.
4. Συνοψίστε συνοπτικά τις δυνάμεις σας, τα διπλώματα και τις ικανότητές σας και την εμπειρία σας μαζί. Στη δεύτερη παράγραφο, θα πρέπει να συγκρίνετε τα προσόντα που απαιτούνται για τη δουλειά με δύο ή τρεις από τις δεξιότητες και τις εμπειρίες σας, για να δείξετε ότι είστε το τέλειο άτομο για τη θέση.
   • Ελέγξτε το βιογραφικό σας και τη στήλη δεξιοτήτων που αναφέρατε προηγουμένως για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα προσόντα και τις δεξιότητές σας.
   • Δείτε αν μπορείτε να συμπεριλάβετε σύντομα ανέκδοτα που επισημαίνουν τον τρόπο με τον οποίο καταφέρατε να επιλύσετε προβλήματα που ενδέχεται να έχει η εταιρεία στην οποία υποβάλλετε αίτηση, βάσει των απαιτήσεων για την εργασία.
   • Συμπεριλάβετε τα πιο σχετικά μέρη της καριέρας σας. Παρόλο που μπορείτε να αναφέρετε τα πράγματα που έχετε πετύχει πρόσφατα, μπορεί να έχετε κάνει κάτι στο παρελθόν που ταιριάζει απόλυτα με τις απαιτήσεις εργασίας. οπότε μην φοβάστε να προχωρήσετε λίγο περισσότερο στο παρελθόν.
5. Σχεδιάστε μια εικόνα του εαυτού σας που δεν περιλαμβάνεται στο βιογραφικό σας. Ένας διευθυντής προσλήψεων μπορεί να διαβάσει το βιογραφικό σας και να δει τι έχετε κάνει στις προηγούμενες δουλειές σας. Αυτό που θέλετε είναι να δείξετε στον υπεύθυνο πρόσληψης ποιος είναι το άτομο πίσω από όλες αυτές τις δεξιότητες και εμπειρίες.
   • Σε μία ή δύο προτάσεις, πείτε πώς η εταιρεία σας έχει επηρεάσει ως άτομο. Εάν υποβάλλετε αίτηση για τη δουλειά των ονείρων σας, οι πιθανότητες είναι ότι αυτή η εταιρεία σας έχει κάνει, κατά κάποιον τρόπο, ποιος είστε.
   • Μην είστε πολύ συναισθηματικοί και κρατήστε το σύντομο. Από την άλλη πλευρά, δείχνοντας τον εαυτό σας μέσα από μια ιστορία της ανθρώπινης πλευράς σας, μπορείτε να δείξετε ότι είστε κάτι περισσότερο από απλά γεγονότα σε ένα κομμάτι χαρτί.

Μέθοδος 3 από 3: Κλείστε το γράμμα

1. Συνοψίστε εν συντομία σε μια πρόταση γιατί είστε ο τέλειος υποψήφιος για τη δουλειά. Για να αυξήσετε τις πιθανότητες συνομιλίας, είναι πολύ σημαντικό να κλείσετε σωστά την επιστολή σας.
   • Όταν εξηγείτε πώς μπορείτε να συνεισφέρετε στην εταιρεία, θυμηθείτε ότι θέλετε να δείτε την κατάσταση από τη σκοπιά του εργοδότη. Πρόκειται για το πώς μπορείτε να βοηθήσετε την εταιρεία και ακριβώς πώς θα σας βοηθήσει η εταιρεία.
   • Αναρωτηθείτε τι θα προσέθετε όταν επιλέγετε έναν υποψήφιο.
2. Προσκαλέστε τον διευθυντή πρόσληψης να επικοινωνήσει μαζί σας. Ενημερώστε τον αναγνώστη ότι είστε περισσότερο από πρόθυμοι να εξηγήσετε περαιτέρω το κίνητρο και την καταλληλότητά σας για τη δουλειά σε μια προσωπική συνέντευξη και να συμπεριλάβετε ξανά τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
   • Μπορείτε να κλείσετε την επιστολή ευχαριστώντας τον διευθυντή και λέγοντας κάτι σαν: Περιμένω την άμεση απάντησή σας, παραμένω.
   • Μην ζητάτε απλώς από τον διευθυντή προσλήψεων να επικοινωνήσει μαζί σας εάν πιστεύει ότι είστε κατάλληλος υποψήφιος. Κάντε μια αυτοπεποίθηση εντύπωση (χωρίς να εμφανίζεται αλαζονική) λέγοντας ότι ανυπομονείτε να συζητήσετε τη θέση με πιο λεπτομερή τρόπο.
3. Κλείστε το γράμμα. Το κλείσιμο μιας επιστολής μπορεί να φαίνεται μικρό, ή μπορεί να είναι ένας τεράστιος πονοκέφαλος για να επιλέξετε τον σωστό τόνο. Χρησιμοποιήστε "Ειλικρινά" ή προαιρετικά "Ειλικρινά".
   • Το κλείσιμο της επιστολής σας πολύ επίσημο μπορεί να σας κάνει να φαίνετε ανειλικρινείς. Τελειώστε με στυλ που ταιριάζει με το υπόλοιπο γράμμα.
   • Ολοκληρώνοντας με "Ειλικρινά" ή "Ειλικρινά", δείχνετε σεβασμό και δημιουργείτε αρκετά. Από την άλλη πλευρά, κάτι σαν "Best Regards" μπορεί να φαίνεται πολύ ανεπίσημο. Αποθηκεύστε αυτό το κλείσιμο για επιστολές σε φίλους, οικογένεια και πιθανώς γνωστούς.
4. Γράψτε το όνομά σας παρακάτω. Μετά το κλείσιμο, παραλείψτε μερικές γραμμές και γράψτε το πλήρες όνομά σας. Εάν θέλετε να υπογράψετε το γράμμα σας, τοποθετήστε την υπογραφή σας πάνω από το όνομά σας.
   • Εάν έχετε μια ηλεκτρονική υπογραφή αποθηκευμένη στον υπολογιστή σας, μπορείτε να την εισαγάγετε εδώ, μεταξύ του κλεισίματος και του ονόματός σας.
   • Φυσικά, μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε το γράμμα και να το υπογράψετε με το χέρι, εάν το επιθυμείτε. Για να στείλετε το γράμμα μέσω e-mail θα πρέπει να το σαρώσετε και να το αποθηκεύσετε ξανά εάν το κάνετε.
   • Δεν χρειάζεται πάντα να υπογράφεις το γράμμα σου.

Συμβουλές

• Η επιστολή σας πρέπει να είναι σαφής, συνοπτική και συγκεκριμένη. Η πρώτη εντύπωση που παίρνει ο εργοδότης δημιουργείται από αυτό το έγγραφο.
• Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα σας είναι επίσημο και ότι δεν χρησιμοποιείτε δημοφιλή γλώσσα, αργκό ή διάλεκτο.
• Ελέγξτε το γράμμα σας τουλάχιστον δύο φορές για σφάλματα ορθογραφίας και γραμματικής. Χωρίστε το γράμμα σας σε παραγράφους και βεβαιωθείτε ότι τα σημεία στίξης είναι σωστά.
• Ας υποθέσουμε τρεις παραγράφους και ποτέ μην κάνετε το γράμμα σας μεγαλύτερο από μία σελίδα. Οι περισσότεροι υπεύθυνοι ανθρώπινου δυναμικού θα εξετάσουν την επιστολή σας για σχετικές πληροφορίες προτού αποφασίσουν εάν θα την διαβάσουν πλήρως.
• Συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου, μια διεύθυνση email και ενδεχομένως μια αναφορά, εάν έχετε.
• Χρησιμοποιήστε την κατάλληλη γραμματοσειρά. Για παράδειγμα, επιλέξτε Arial ή Times New Roman. Αποφύγετε τις αστείες γραμματοσειρές όπως το Comic Sans, καθώς μπορούν να καταστρέψουν τη φήμη της επιστολής σας, και έτσι τη δική σας, σε μια απλή κίνηση. Δεν θα δημιουργήσετε μια επαγγελματική εντύπωση με αυτό. Μερικές λιγότερο συνηθισμένες εργασίες σας επιτρέπουν να ξεχωρίζετε θετικά με μια μοναδική γραμματοσειρά, αλλά τις περισσότερες φορές αυτό δεν ισχύει. Επομένως, είναι προτιμότερο να μην αναλαμβάνουμε κινδύνους.
• Ζητήστε ξανά την επιστολή από φίλο ή συγγενή. Ποιος ξέρει, μπορεί να παρατηρήσει λάθη που έχετε παραβλέψει.
• Μπορείτε επίσης να ζητήσετε από κάποιον να γράψει μια αναφορά για εσάς. Στη συνέχεια, μπορείτε να το στείλετε στον εργοδότη μαζί με το βιογραφικό σας και τη συνοδευτική επιστολή.
• Προτιμάται ένα δακτυλογραφημένο γράμμα επειδή ένα δακτυλογραφημένο γράμμα φαίνεται πιο επίσημο και είναι ευκολότερο να διαβαστεί. Η πιθανότητα να διαβάσουν το γράμμα σας είναι επομένως μεγαλύτερη όταν πληκτρολογείτε το γράμμα σας.

Προειδοποιήσεις

• Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα σας είναι κάτι παραπάνω από μια περίληψη των πληροφοριών στο βιογραφικό σας.
• Μην υποθέσετε στην επιστολή σας ότι θα πάρετε τη δουλειά. Μην πείτε πράγματα που θα μπορούσαν να δώσουν την εντύπωση ότι νομίζετε ότι εργάζεστε ήδη για την εταιρεία, όπως, "Εάν προσληφθώ, υπόσχομαι ότι θα ..."