Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέρος 1 από 3: Ρύθμιση του SOP σας
• Μέρος 2 από 3: Γράφοντας το SOP σας
• Μέρος 3 από 3: Διασφάλιση επιτυχίας και ακρίβειας
• Συμβουλές

Μια τυπική επιχειρησιακή διαδικασία (SOP) περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο εκτέλεσης μιας εργασίας βήμα προς βήμα. Ένα υπάρχον SOP χρειάζεται μόνο να τροποποιηθεί και να ενημερωθεί, αλλά θα μπορούσατε επίσης να βρεθείτε σε μια κατάσταση όπου πρέπει να το ρυθμίσετε πλήρως.

Για να πας

Μέρος 1 από 3: Ρύθμιση του SOP σας

1. Επιλέξτε τη μορφή. Δεν υπάρχει σωστός και λάθος τρόπος να γράψετε ένα SOP. Αλλά η εταιρεία σας πιθανώς έχει ήδη έναν αριθμό SOP που μπορείτε να δείτε για να πάρετε μια ιδέα για την επιθυμητή ρύθμιση. Χρησιμοποιήστε τα υπάρχοντα SOP - εάν υπάρχουν - ως παράδειγμα. Εάν δεν υπάρχουν, έχετε μερικές επιλογές:
   • Η εγκατάσταση με τα απλά βήματα. Αυτό είναι καλό για τις συνήθεις διαδικασίες, οι οποίες είναι σύντομες, παράγουν λίγα πιθανά αποτελέσματα και είναι λογικά συγκεκριμένες. Στην πραγματικότητα, πέρα ​​από την απαραίτητη τεκμηρίωση και προφυλάξεις ασφαλείας, δεν είναι τίποτα περισσότερο από μια λίστα σημείων, που λέει στον αναγνώστη με απλές προτάσεις τι να κάνει.
   • Η εγκατάσταση με τα ιεραρχικά βήματα. Αυτό λειτουργεί καλά για μεγαλύτερες διαδικασίες - με περισσότερα από δέκα βήματα, που απαιτούν τη λήψη αποφάσεων, την αποσαφήνιση και την εξήγηση της ορολογίας. Αυτή είναι γενικά μια λίστα με τα κύρια βήματα και τα δευτερεύοντα βήματα τους σε μια συγκεκριμένη σειρά.
   • Η εγκατάσταση με τα διαγράμματα ροής. Εάν μια διαδικασία μοιάζει περισσότερο με έναν χάρτη, με πολλά διαφορετικά πιθανά αποτελέσματα, ένα διάγραμμα ροής είναι η καλύτερη λύση. Πρέπει να επιλέξετε αυτήν τη ρύθμιση όταν τα αποτελέσματα δεν μπορούν να προβλεφθούν σωστά.
2. Σκεφτείτε το κοινό σας. Υπάρχουν τρία σημαντικά πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν γράψετε ένα SOP:
   • Τι γνωρίζει ήδη το κοινό σας; Το κοινό σας είναι εξοικειωμένο με τον οργανισμό και τις διαδικασίες του; Ξέρουν την ορολογία; Η γλώσσα που χρησιμοποιείτε πρέπει να ταιριάζει με τις γνώσεις και τη συμβολή του αναγνώστη.
   • Οι γλωσσικές ικανότητες του κοινού σας. Είναι πιθανό να υπάρχουν άνθρωποι που δεν μιλούν τη γλώσσα σας αν διαβάσουν το SOP σας; Εάν ναι, είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε εικόνες με λεζάντες και διαγράμματα.
   • Το μέγεθος του κοινού σας. Εάν το SOP διαβάζεται ταυτόχρονα από πολλά άτομα (σε διαφορετικούς ρόλους), πρέπει να ρυθμίσετε το έγγραφο ως διάλογο σε ένα παιχνίδι: ο χρήστης 1 κάνει κάτι, ο χρήστης 2 και ούτω καθεξής. Με αυτόν τον τρόπο, κάθε χρήστης μπορεί να δει πώς είναι ένα γρανάζι σε μια ομαλή λειτουργία μηχανή.
3. Σκεφτείτε τη γνώση "σας". Η ουσία είναι η εξής: Είστε το σωστό άτομο για να το γράψετε; Καταλαβαίνετε τι είναι αυτό; Πώς θα μπορούσε να πάει στραβά; Πώς πρέπει να είναι ασφαλές; Εάν όχι, καλύτερα να παραδώσετε τη δουλειά σε κάποιον άλλο. Μια κακώς γραπτή - ή χειρότερη, λανθασμένη γραφή - το SOP όχι μόνο οδηγεί σε μειωμένη παραγωγικότητα και οργανική αποτυχία, αλλά μπορεί επίσης να είναι ανασφαλής και να επηρεάζει τα πάντα, από την ομάδα σας στο περιβάλλον. Εν ολίγοις, δεν είναι ένας κίνδυνος που θέλετε να αναλάβετε.
   • Εάν πρόκειται για ένα έργο που αισθάνεστε υποχρεωμένοι να ολοκληρώσετε, μην φοβάστε να ζητήσετε βοήθεια από εκείνους που χειρίζονται τη διαδικασία κάθε μέρα. Η διεξαγωγή συνεντεύξεων είναι ένα κοινό μέρος της διαδικασίας δημιουργίας SOP.
4. Επιλέξτε ανάμεσα σε ένα σύντομο ή μακρύ SOP. Εάν γράφετε ή ενημερώνετε ένα SOP για μια ομάδα ατόμων που είναι εξοικειωμένοι με το πρωτόκολλο, την ορολογία κ.λπ. και θέλετε απλώς ένα σύντομο και συνοπτικό SOP, όπως μια λίστα ελέγχου, μπορείτε να το διατηρήσετε σύντομο.
   • Εκτός από τον γενικό στόχο και άλλες σχετικές πληροφορίες (ημερομηνία, συντάκτης, αριθμός ταυτότητας κ.λπ.), περιέχει μόνο μια λίστα βημάτων. Εάν δεν απαιτούνται περαιτέρω λεπτομέρειες ή διευκρινίσεις, αυτό αρκεί.
5. Λάβετε υπόψη τον σκοπό του SOP. Είναι σαφές ότι αντιμετωπίζετε μια διαδικασία που επαναλαμβάνεται ξανά και ξανά στον οργανισμό σας. Υπάρχει όμως κάποιος συγκεκριμένος λόγος που αυτό το SOP είναι τόσο πολύτιμο; Πρέπει να τονιστεί η ασφάλεια; Μέτρα συμμόρφωσης; Χρησιμοποιείται για εκπαίδευση ή σε καθημερινή βάση; Ακολουθούν ορισμένοι λόγοι για τους οποίους το SOP σας είναι απαραίτητο για την επιτυχία της ομάδας σας:
   • Για να διασφαλιστεί ότι πληρούνται τα πρότυπα συμμόρφωσης
   • Για μεγιστοποίηση των απαιτήσεων παραγωγής
   • να διασφαλιστεί ότι η διαδικασία δεν επηρεάζει αρνητικά το περιβάλλον
   • Για να διασφαλιστεί η ασφάλεια
   • Για να βεβαιωθείτε ότι όλα πάνε σύμφωνα με το πρόγραμμα
   • Για την αποφυγή κατασκευαστικών ελαττωμάτων
   • Να χρησιμοποιηθεί ως εκπαιδευτικό έγγραφο
     • Η γνώση του τι πρέπει να τονιστεί στο SOP σας θα διευκολύνει τη δομή του εγγράφου γύρω από αυτά τα σημεία. Είναι επίσης ευκολότερο να δείτε πόσο σημαντικό είναι το SOP σας.

Μέρος 2 από 3: Γράφοντας το SOP σας

1. Περιγράψτε το απαραίτητο υλικό. Τα τεχνικά SOP γενικά, "εκτός από" την ίδια τη διαδικασία, αποτελούνται από τέσσερα στοιχεία:
   • Τίτλος σελίδας. Αυτό περιλαμβάνει 1) τον τίτλο της διαδικασίας, 2) έναν αριθμό αναγνώρισης του SOP, 3) την ημερομηνία έκδοσης ή τροποποίησης, 4) το όνομα της εταιρείας, του τμήματος ή του τμήματος στο οποίο αναφέρεται το SOP και 5) τις υπογραφές εκείνων που ετοίμασαν και ενέκριναν το SOP. Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτήν τη σελίδα όπως θέλετε, αρκεί αυτές οι πληροφορίες να είναι σαφείς.
   • Δείκτης. Αυτό είναι απαραίτητο μόνο εάν το SOP σας είναι μακρύ, ώστε να μπορείτε να το αναζητήσετε εύκολα. Μια απλή τυπική ρύθμιση είναι αυτό που χρειάζεστε εδώ.
   • Ποιοτικός και ποιοτικός έλεγχος. Μια διαδικασία δεν είναι καλή αν δεν μπορεί να ελεγχθεί. Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε το απαραίτητο υλικό και λεπτομέρειες, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να επαληθεύσει ότι έχει επιτευχθεί το επιθυμητό αποτέλεσμα. Αυτό μπορεί να έχει τη μορφή άλλων εγγράφων, όπως, για παράδειγμα, παραδείγματα αξιολόγησης.
   • Αναφορά. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μια λίστα με όλα τα βιβλία αναφοράς που αναφέρονται ή αναφέρονται. Όταν αναφέρεται σε άλλα SOP, βεβαιωθείτε ότι οι απαραίτητες πληροφορίες περιλαμβάνονται στο παράρτημα.
     • Ίσως ο οργανισμός σας να χρησιμοποιεί άλλα πρωτόκολλα εκτός αυτών. Εάν μπορείτε να αναφερθείτε σε ήδη υπάρχοντα SOP, αφήστε αυτήν τη δομή και παραμείνετε σε αυτό που υπάρχει ήδη.
2. Στην ίδια τη διαδικασία, φροντίστε να τηρείτε τα εξής:
   • Πεδίο εφαρμογής και εφαρμοσιμότητα. Με άλλα λόγια, περιγράψτε τον σκοπό της διαδικασίας, τα όριά της, αλλά και τον τρόπο με τον οποίο θα χρησιμοποιηθεί. Προσθέστε πρότυπα, κανονισμούς, ρόλους και ευθύνες και εισροές και αποτελέσματα.
   • Μεθοδολογία και διαδικασίες. Αυτή είναι η σάρκα στα οστά - απαριθμήστε όλα τα βήματα, συμπεριλαμβανομένων των απαραίτητων λεπτομερειών και συμπεριλαμβανομένου όλου του απαραίτητου εξοπλισμού. Συμπεριλάβετε τις ακόλουθες διαδικασίες και παράγοντες απόφασηςΠροσδιορίστε τα σημεία "τι ... εάν" και τυχόν πιθανές παραβιάσεις ή προβλήματα ασφάλειας.
   • Αποσαφήνιση της ορολογίας. Προσδιορίστε συντμήσεις και φράσεις που δεν είναι κοινές.
   • Προειδοποιήσεις για την υγεία και την ασφάλεια. Καταχωρίστε τα σε ξεχωριστό κεφάλαιο και αναφέρετέ τα επίσης δίπλα στα βήματα με τα οποία σχετίζονται. Μην περιορίζετε αυτά τα πράγματα.
   • Εξοπλισμός και προμήθειες. Αναφέρετε τι χρειάζεται και ποια πρότυπα εξοπλισμού ή εξοπλισμού μπορείτε να βρείτε πότε και πού.
   • Προειδοποιήσεις και προβλήματα. Έτσι, το τμήμα προβλημάτων. Μιλήστε για οτιδήποτε μπορεί να πάει στραβά, τι να προσέξετε και τι θα μπορούσε να είναι πρόβλημα για το τελικό, τέλειο προϊόν.
     • Δώστε σε κάθε θέμα το δικό του κεφάλαιο (συνήθως αριθμημένο) για να αποτρέψετε το SOP σας να μην γίνει πολύ γλωσσικό και σύγχυση και να διατηρήσετε τα πράγματα προσβάσιμα.
     • Αυτή δεν είναι μια εξαντλητική λίστα. αυτή είναι μόνο η κορυφή του διαδικτυακού παγόβουνου. Ο οργανισμός σας μπορεί να υποδείξει ποιες άλλες πτυχές απαιτούν προσοχή.
3. Διατηρήστε τα γραπτά σας συνοπτικά και ευανάγνωστα. Οι πιθανότητες είναι ότι το κοινό σας δεν τα διαβάζει για διασκέδαση. Κρατήστε το σύντομο και γλυκό - αλλιώς θα χάσετε την προσοχή ή θα δυσκολευτείτε να διαβάσετε το έγγραφο και δύσκολο να το καταλάβετε. Κρατήστε τις προτάσεις σας όσο το δυνατόν συντομότερες.
   • Εδώ είναι ένα κακό παράδειγμα: Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφαιρέσει όλη τη σκόνη από τις εισόδους αέρα προτού τις χρησιμοποιήσετε.
   • Εδώ είναι ένα Καλός παράδειγμα ": Πριν από τη χρήση, αδειάστε όλη τη σκόνη από τις εισόδους αέρα.
   • Σε γενικές γραμμές, μην μιλάτε για "εσείς". Μιλάει από μόνη της. Μιλήστε ενεργά και ξεκινήστε τις προτάσεις σας με την επιτακτική ανάγκη.
4. Εάν είναι απαραίτητο, πάρτε συνέντευξη από τους υπαλλήλους που συμμετείχαν στη διαδικασία για το πώς εκτελούν την εργασία. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να γράψετε ένα SOP που απλά δεν έχει νόημα. Διακινδυνεύετε την ασφάλεια, την αποτελεσματικότητα και το χρόνο της ομάδας σας και δεν λαμβάνετε υπόψη τις διαδικασίες που ήδη χρησιμοποιούνται - κάτι που οι συνάδελφοί σας δεν θα σας ευχαριστήσουν. Κάντε ερωτήσεις εάν είναι απαραίτητο! Αυτό πρέπει να γίνει σωστά!
   • Εάν τα πράγματα είναι ασαφή, ζητήστε από διαφορετικούς ανθρώπους να φέρουν όλους τους ρόλους και τις ευθύνες. Ένα μέλος της ομάδας μπορεί να μην συμμορφώνεται με το SOP και ένα άλλο μπορεί να εμπλέκεται μόνο σε ορισμένες από τις ενέργειες.
5. Χωρίστε μεγάλα κομμάτια κειμένου σε κομμάτια με διαγράμματα και διαγράμματα ροής. Εάν αντιμετωπίζετε ένα ή δύο βήματα που είναι ιδιαίτερα δύσκολα, μπορείτε να διευκολύνετε τους αναγνώστες σας με ένα γράφημα ή γράφημα. Γίνεται ευκολότερο να διαβαστεί και δίνει στο μυαλό ένα διάλειμμα από όλες τις προσπάθειες να καταλάβει τα πάντα. Και για εσάς φαίνεται πιο ολοκληρωμένο και καλογραμμένο.
   • Μην τα χρησιμοποιείτε μόνο για να καρυκεύσετε ή να κάνετε το SOP σας να φαίνεται πιο εντυπωσιακό. το κάνετε μόνο εάν έχει νόημα ή εάν προσπαθείτε να ξεπεράσετε ένα γλωσσικό εμπόδιο.
6. Βεβαιωθείτε ότι κάθε σελίδα έχει τη σωστή κωδικοποίηση. Το SOP σας είναι αναμφίβολα ένα από τα πολλά SOP. Για αυτόν τον λόγο, ο οργανισμός σας θα πρέπει να διατηρεί ένα είδος βάσης δεδομένων στην οποία όλα διατηρούνται με βάση ένα συγκεκριμένο σύστημα ευρετηρίασης. Το SOP σας είναι μέρος αυτού του ευρετηρίου και επομένως χρειάζεται κάποια μορφή κωδικοποίησης για να ανακτηθεί. Γι 'αυτό πρέπει να δηλώνεται με σαφήνεια.
   • Κάθε σελίδα πρέπει να έχει έναν σύντομο τίτλο ή αριθμό ταυτότητας, ημερομηνία και αριθμό σελίδας. Μπορεί να χρειάζεστε υποσημειώσεις. αυτό εξαρτάται από την πολιτική του οργανισμού σας σε αυτό το σημείο.

Μέρος 3 από 3: Διασφάλιση επιτυχίας και ακρίβειας

1. Δοκιμάστε τη διαδικασία. Εάν δεν θέλετε να δοκιμάσετε τη διαδικασία σας, μάλλον δεν το έχετε γράψει αρκετά καλά. Ζητήστε από κάποιον με "περιορισμένη κατανόηση" της διαδικασίας (ή κάποιον εκπρόσωπο του κοινού αναγνώστη) να χρησιμοποιήσει το SOP σας και να σας καθοδηγήσει. Ποια προβλήματα αντιμετωπίζουν; Εάν υπάρχουν, πρέπει να τα αντιμετωπίσετε και να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές.
   • Είναι καλύτερο να δοκιμάσετε το SOP σας από μερικά άτομα. Διαφορετικοί άνθρωποι θα συναντήσουν διαφορετικά πράγματα, τα οποία θα σας δώσουν πολλές (ελπίζουμε χρήσιμες) απαντήσεις.
   • Βεβαιωθείτε ότι η διαδικασία έχει δοκιμαστεί από κάποιον που δεν το έχει κάνει ποτέ. Κάποιος με προγνωστική γνώση πρόκειται να βασιστεί σε αυτό για να προχωρήσει και όχι στην πρώτη θέση στη δουλειά σας, έτσι ώστε να χάσει το σημάδι.
2. Έχουν αξιολογηθεί το SOP από εκείνους που πραγματικά εκτελούν τη διαδικασία. Δεν έχει σημασία στο τέλος στ 'αλήθεια τι πιστεύουν τα αφεντικά σας για το SOP. Είναι για εκείνους εκεί έξω πράγματι πρέπει να συνεργαστούμε. Έτσι, προτού το στείλετε στα αφεντικά στον επάνω όροφο, δείξτε τον καρπό της πένας σας σε εκείνους που θα κάνουν ή ήδη κάνουν τη δουλειά. Βρείτε τι αυτή από αυτό;
   • Με τη συμμετοχή τους και τη συμμετοχή τους στη διαδικασία, είναι πιο πιθανό να αποδεχτούν αυτό το SOP. Και έχουν αναμφίβολα μερικές υπέροχες ιδέες!
3. Ελέγξτε το SOP σας από τους συμβούλους σας και το τμήμα ποιοτικού ελέγχου. Μόλις η ομάδα είναι εντάξει, μπορείτε να την προωθήσετε στους συμβούλους σας. Μπορεί να έχουν λιγότερα λόγια για την ίδια την εργασία, αλλά θα σας ενημερώσουν εάν η εγκατάσταση είναι εντάξει, εάν έχετε ξεχάσει κάτι και θα σας ενημερώσουν πώς να κάνετε τα πάντα επίσημα και μέρος του συστήματος.
   • Χρησιμοποιήστε τα επίσημα συστήματα δρομολόγησης για να λάβετε έγκριση εγγράφου, έτσι ώστε να είστε βέβαιοι ότι η διαδικασία για την έγκριση έχει αποσυνδεθεί σωστά. Αυτό διαφέρει από οργανισμό σε οργανισμό. Θέλετε απλώς να βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν τη γνώμη τους και ότι έχουν τηρηθεί όλοι οι κανόνες.
   • Πρέπει να υπάρχουν υπογραφές από κάτω. Οι περισσότερες εταιρείες δεν έχουν πλέον κανένα πρόβλημα με τις ηλεκτρονικές υπογραφές.
4. Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε το SOP μόλις εγκριθεί. Μπορεί πρώτα να χρειαστεί να οργανώσετε εκπαίδευση για τους εμπλεκόμενους υπαλλήλους, αλλά μπορεί επίσης να σημαίνει ότι το χαρτί σας είναι κρεμασμένο στην τουαλέτα. Ωστόσο, βεβαιωθείτε ότι η εργασία σας χρησιμοποιείται! Τα κατάφερες. Ώρα για λίγη αναγνώριση!
   • Βεβαιωθείτε ότι το SOP σας παραμένει ενημερωμένο. Εάν αυτό δεν συμβαίνει πλέον, κανονίστε αμέσως μια ενημέρωση, βεβαιωθείτε ότι οι ενημερώσεις έχουν εγκριθεί και τεκμηριωθεί και στείλτε ξανά το SOP. Η ασφάλεια, η παραγωγικότητα και η επιτυχία της ομάδας σας εξαρτώνται από αυτήν.

Συμβουλές

• Απλώς χρησιμοποιήστε τα ολλανδικά για να εξηγήσετε τα βήματα.
• Θυμηθείτε να εμπλέξετε τους ενδιαφερόμενους, εάν είναι δυνατόν, έτσι ώστε η γραπτή διαδικασία να είναι συνεπής με την πραγματική διαδικασία.
• Ελέγξτε εάν υπάρχει παλαιότερη έκδοση του SOP. Ίσως μπορείτε να περιορίσετε τον εαυτό σας σε μερικές γρήγορες τροποποιήσεις. Φροντίστε να τα καταγράψετε και σωστά!
• Έχετε ιστορικό εγγράφων με κάθε νέα έκδοση.
• Χρησιμοποιήστε διαγράμματα ροής και εικόνες, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί να παρακολουθεί σωστά τη διαδικασία.
• Δώστε προσοχή στη σαφήνεια. Βεβαιωθείτε ότι δεν είναι δυνατές πολλαπλές ερμηνείες. Δείξτε τη διαδικασία σε κάποιον που δεν είναι εξοικειωμένος με αυτήν και ρωτήστε τους τι σκέφτονται: θα μπορούσατε ακόμα να αντιμετωπίζετε εκπλήξεις.
• Ελέγξτε το έγγραφό σας προτού το εγκρίνετε.