Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 3: Μάθετε πώς να περνάτε το χρόνο σας
• Μέθοδος 2 από 3: Αποφύγετε περισπασμούς
• Μέθοδος 3 από 3: Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά το χρόνο σας
• Προειδοποιήσεις

Όλοι έχουμε την αίσθηση ότι δεν υπάρχουν αρκετές ώρες την ημέρα για να ολοκληρώσουμε όλα όσα πρέπει να γίνουν. Μερικές απλές δεξιότητες οργάνωσης και διαχείρισης χρόνου μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο που έχετε. Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το χρόνο με σύνεση για να κάνετε περισσότερα στον χρόνο που έχετε.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 3: Μάθετε πώς να περνάτε το χρόνο σας

1. Παρακολουθήστε τις καθημερινές σας δραστηριότητες. Ελέγξτε τι κάνετε κάθε μέρα και σημειώστε πόσο χρόνο ξοδεύετε σε αυτό. Μπορεί να εκπλαγείτε από τον χρόνο που πραγματικά σπαταλάτε σε μια ημέρα, σε σύγκριση με τον πραγματικό όγκο εργασίας που κάνετε.
   • Μην ξεχάσετε να παρακολουθείτε τις καθημερινές εργασίες όπως το πρωινό, η καθαριότητα, το ντους κ.λπ.
2. Σημειώστε όλες τις δραστηριότητές σας σε ένα σημειωματάριο. Μόλις ξέρετε τι κάνετε κάθε μέρα και πόσο χρόνο ξοδεύετε σε αυτό, γράψτε το. Συλλέγοντας όλες αυτές τις πληροφορίες και βλέποντάς την σε μία σελίδα ταυτόχρονα, μπορείτε να δείτε μοτίβα και πιθανώς ακόμη και περιοχές όπου σπαταλάτε το χρόνο σας.
   • Να είστε περιεκτικοί και σαφείς κατά τη λήψη σημειώσεων. Μην συνδυάζετε μεμονωμένα συμβάντα, μην ξεχνάτε τις μικρές εργασίες και φροντίστε να χρησιμοποιείτε τις ακριβείς χρονικές σημάνσεις για να παρακολουθείτε τις καθημερινές σας δραστηριότητες.
   • Μπορεί να είναι χρήσιμο να κατηγοριοποιήσετε συγκεκριμένους τύπους δραστηριοτήτων. Για παράδειγμα, γράψτε τις δουλειές των νοικοκυριών με μπλε χρώμα, τις δραστηριότητες με κόκκινο χρώμα και τις ψυχαγωγικές δραστηριότητες με μαύρο χρώμα. Αυτό θα σας βοηθήσει να απεικονίσετε πώς περνάτε το χρόνο σας.
3. Σκεφτείτε πώς περνάτε το χρόνο σας. Ξοδεύετε μια ώρα την ημέρα χωρίς να κάνετε τίποτα; Δύο ώρες για να αποφασίσετε πού να φάτε; Οκτώ ώρες σερφάρισμα στο Διαδίκτυο; Αναζητήστε μοτίβα για το πώς ξοδεύετε το χρόνο σας και καθορίστε τι είναι και δεν χρειάζεται.
   • Χάνετε το χρόνο σας λόγω της έλλειψης αυτοέλεγχου; Είστε αναβλητικός; Παίρνετε πάρα πολύ ευθύνη στους ώμους σας; Αυτές είναι όλες οι ερωτήσεις που πρέπει να κάνετε στον εαυτό σας, ενώ εκτιμάτε πώς ξοδεύετε το χρόνο σας.
   • Μπορεί να βρείτε τον εαυτό σας να διαλύει τις δραστηριότητες όλη την ημέρα με τρόπους που δεν έχουν νόημα. Για παράδειγμα, είναι μάλλον παράλογο να δουλεύετε μισή ώρα και στη συνέχεια να περνάτε 10 λεπτά κάνοντας ασήμαντα πράγματα και μετά να εργάζεστε άλλη μισή ώρα. Θα είστε πιο εστιασμένοι και παραγωγικοί εάν εργάζεστε μια ώρα και χειρίζεστε ασήμαντες εργασίες αργότερα.
   • Είναι καλύτερα να χειριστείτε τα καθήκοντά σας χωρίζοντάς τα σε "μπλοκ". Αυτή είναι μια μέθοδος όπου προγραμματίζετε ένα προκαθορισμένο χρονικό διάστημα για μία εργασία χωρίς περισπασμούς.
4. Εξετάστε τις προσαρμογές. Τώρα που γνωρίζετε ακριβώς τι ξοδεύετε το χρόνο σας, ξεκινήστε να κάνετε ενεργές προσαρμογές στο πρόγραμμά σας. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να προσδιορίσετε περιοχές στις οποίες δεν μπορείτε να περάσετε λιγότερο χρόνο. Ακριβώς επειδή κάτι παίρνει πολύ χρόνο δεν σημαίνει ότι είναι σπατάλη χρόνου.
5. Εάν ξοδεύετε τρεις ώρες την ημέρα στέλνοντας email που σχετίζονται με την εργασία, είναι απίθανο να μπορέσετε να μειώσετε αυτό το χρονικό διάστημα. Ωστόσο, εάν στέλνετε τέσσερα ή πέντε προσωπικά email κατά τη διάρκεια των επίσημων email σας, μπορείτε σίγουρα να μειώσετε το χρόνο που ξοδεύετε σε email.
6. Αλλάξτε τις συνήθειες και τα πρότυπα σας. Όποιο και αν είναι το πρόβλημα της διαχείρισης του χρόνου σας, υπάρχει πάντα μια λύση. Μόλις αποφασίσετε πού ή πώς να περάσετε το χρόνο σας, θα πρέπει να κάνετε μια προγραμματισμένη προσπάθεια για να αλλάξετε τη διαχείριση του χρόνου σας.
   • Εάν ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο στο σπίτι ή στο μαγείρεμα των γευμάτων σας και μπορείτε να το αντέξετε οικονομικά, μπορείτε να προσλάβετε οικονόμο ή να μαγειρέψετε. Για μερικούς ανθρώπους, ο χρόνος τους αξίζει περισσότερο από τα χρήματά τους.
   • Μπορείτε να περάσετε μεγάλο μέρος της ημέρας σας χωρίς περιήγηση στο Διαδίκτυο. Μπορείτε να περιορίσετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένους ιστότοπους στο Διαδίκτυο ή σε λογαριασμούς κοινωνικών δικτύων (ενώ υποτίθεται ότι εργάζεστε σε κάτι άλλο).

Μέθοδος 2 από 3: Αποφύγετε περισπασμούς

1. Προσδιορίστε περισπασμούς στη ζωή σας. Η μεγαλύτερη απειλή για τη χρήσιμη χρήση του χρόνου σας είναι η συνεχής απόσπαση της προσοχής. Προσπαθήστε να προσδιορίσετε ποιες δραστηριότητες ή άτομα τείνουν να σπαταλούν το χρόνο σας. Είτε πρόκειται για έναν φίλο που συνεχίζει να μιλάει είτε για μια επίμονη συνήθεια που σας αποτρέπει από τη δουλειά, μπορείτε να βρείτε τρόπους για να αποφύγετε αυτά τα σπατάλη χρόνου.
   • Εάν ξοδεύετε πολύ χρόνο για να κάνετε κάτι που δεν σας προσφέρει επιθυμητό αποτέλεσμα, είναι πιθανώς απλώς μια απόσπαση της προσοχής στη ζωή σας που πρέπει να αποφύγετε.
   • Σε ένα περιβάλλον γραφείου, πιθανότατα θα δείτε πολλούς από τους συναδέλφους σας ως περισπασμούς. Αποφύγετε τη συνομιλία ή τις συνομιλίες σχετικά με τον καιρό όταν πρέπει να κάνετε κάτι. Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι η στάση σας στο γραφείο είναι εξίσου σημαντική για την καριέρα σας με τη διαχείριση του χρόνου, οπότε μην είστε αγενής.
2. Αποφύγετε τις μεγάλες τηλεφωνικές κλήσεις. Εάν διαπιστώσετε ότι ξοδεύετε πολύ χρόνο σε μεγάλες τηλεφωνικές κλήσεις, τότε θα πρέπει να αλλάξετε τις συνήθειες του τηλεφώνου σας. Συχνά μπορείτε να πετύχετε περισσότερα μιλώντας αυτοπροσώπως παρά τηλεφωνικά, οπότε σταματήστε να μιλάτε στο τηλέφωνο.
   • Πολλές τηλεφωνικές συνομιλίες αποτελούνται από περιττές και περιττές συζητήσεις, ειδικά στην αρχή ή στο τέλος της συνομιλίας. Οι άνθρωποι τείνουν να χάνουν την εστίαση και να απομακρύνονται στο τηλέφωνο, γι 'αυτό να το γνωρίζετε. Στις συνομιλίες πρόσωπο με πρόσωπο, υπάρχει μεγαλύτερη ανάγκη να επικεντρωθούμε αποκλειστικά σε θέματα εργασίας. Αυτό συμβαίνει επειδή κανένα μέρος δεν περιβάλλεται από περισπασμούς κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης.
3. Μην περιηγείστε υπερβολικά στον Ιστό. Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το Διαδίκτυο ως ένα κρίσιμο εργαλείο για την εκπλήρωση εργασιών που πρέπει να γίνουν. Ωστόσο, όπως και πολλοί άνθρωποι είναι ένοχοι ότι παραπλανήθηκαν σε άχρηστα άρθρα ειδήσεων, αθλητικές αναφορές και φωτογραφίες διασημοτήτων, γατακιών ή κουταβιών. Μείνετε συγκεντρωμένοι όταν είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο. Διατίθενται προγράμματα που αποκλείουν ορισμένες εφαρμογές, ιστότοπους και τομείς, συμβάλλοντας έτσι στη μείωση της απόσπασης της προσοχής που σχετίζεται με το Διαδίκτυο.
   • Αποφύγετε το Facebook, το Twitter και άλλους ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης εάν υποτίθεται ότι κάνετε κάτι άλλο.
   • Το Googling διαφόρων θεμάτων είναι επίσης επικίνδυνο χάσιμο χρόνου. Μπορεί να πιστεύετε ότι πρόκειται να αναζητήσετε κάτι, αλλά πριν το καταλάβετε, καταλήξατε στις πιο απομακρυσμένες γωνίες του Διαδικτύου για περισσότερες από τρεις ώρες.
4. Δημοσιεύστε το σύμβολο "Μην ενοχλείτε". Ίσως είστε εξοικειωμένοι με την ένδειξη ότι μπορείτε να κρεμάσετε στην πόρτα του δωματίου σας στο ξενοδοχείο. Αυτό το σήμα μπορεί να είναι εξίσου αποτελεσματικό σε περιβάλλον γραφείου ή στο χώρο εργασίας. Μπορείτε να εκτυπώσετε μόνοι σας ένα τέτοιο σημάδι και να το κρεμάσετε στην πόρτα του χώρου εργασίας σας, εάν χρειάζεται. Αυτό θα τελειώσει το κουτσομπολιό που σας κρατά από τη δουλειά.
   • Εάν εργάζεστε από το σπίτι είναι απαραίτητο να έχετε έναν ειδικό χώρο εργασίας. Μην εργάζεστε στους κοινόχρηστους χώρους του σπιτιού σας, καθώς η τηλεόραση, το τηλέφωνο ή μια κονσόλα παιχνιδιών μπορεί εύκολα να σας αποτρέψει από τη δουλειά.
5. Κάντε χρόνο για αναπόφευκτες περισπασμούς. Υπάρχουν τύποι περισπασμών που μερικές φορές απλά δεν μπορείτε να αποφύγετε. Μερικές φορές, το αφεντικό σας αφιερώνει χρόνο έξω από την εργάσιμη ημέρα για μια συνομιλία ή ίσως ένα ηλικιωμένο μέλος της οικογένειας που χρειάζεται συνεχή βοήθεια με απλές εργασίες. Οποιαδήποτε κι αν είναι αυτή η αναπόφευκτη απόσπαση της προσοχής, εάν έχετε χώρο για αυτούς εκ των προτέρων, θα αφαιρέσει λιγότερο από τον ζωτικό χρόνο που χρειάζεστε για άλλα απαραίτητα έργα και δραστηριότητες.

Μέθοδος 3 από 3: Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά το χρόνο σας

1. Γράψτε τα πάντα. Μην βασίζεστε στη μνήμη σας για να κάνετε τις εργασίες σας. Γράψτε ό, τι πρέπει να κάνετε σε ένα μέρος και ανατρέξτε σε αυτήν τη λίστα συχνά για να επιτύχετε τους στόχους σας.
   • Ακόμα κι αν μια εργασία φαίνεται λιγότερο μεγάλη ή συνήθης, σημειώστε την. Το ημερολόγιό σας θα πρέπει να είναι γεμάτο με μικρά σχόλια όπως "Call Stefan", "Look Up Profit Margins" ή "Email Chef".
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα ένα σημειωματάριο μαζί σας και σημειώστε εργασίες καθώς περνούν. Νομίζετε ότι θα θυμάστε να τα γράψετε αργότερα, αλλά οι πιθανότητες είναι ότι θα ξεχάσετε.
2. Χρησιμοποιήστε μια ατζέντα. Η απλή προσθήκη ενός ημερολογίου ή ενός προγραμματιστή στη συλλογή οργανωτικών εργαλείων θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τον χρόνο σας αποτελεσματικά. Καταγράψτε κάθε νέα προθεσμία, ανάθεση ή σύσκεψη που προστίθεται στο πρόγραμμά σας. Αφιερώστε λίγο χρόνο κάθε πρωί για να ελέγξετε την ημερήσια διάταξη της ημέρας, ώστε να γνωρίζετε τι είναι μπροστά σας.
3. Αποφύγετε τις διπλές υποχρεώσεις. Οργανώστε το πρόγραμμά σας αποφεύγοντας να ρωτήσετε τον εαυτό σας και να μην αναλάβετε πάρα πολλά έργα ή εκδηλώσεις ταυτόχρονα. Ελέγξτε το ημερολόγιό σας προτού αποδεχτείτε κάτι για να βεβαιωθείτε ότι έχετε το χρόνο. Αυτό διατηρεί τον χρόνο σας οργανωμένο χωρίς να χάσετε το κανονικό σας πρόγραμμα.
4. Αποφύγετε περισπασμούς. Διαχειριστείτε τον χρόνο σας παραγωγικά αφαιρώντας στοιχεία που θα μπορούσαν να σας αποσπάσουν την προσοχή ή να σας κάνουν να παραπλανηθείτε και να μείνετε πίσω στο πρόγραμμά σας. Κρατήστε την τηλεόραση και τα παιχνίδια μακριά από το σημείο όπου μελετάτε ή κάνετε τα χαρτιά, ώστε να εστιάζετε στις εργασίες που πρέπει να γίνουν πρώτα και να αποθηκεύσετε τα διασκεδαστικά πράγματα αργότερα.
5. Οργανώστε τις εργασίες σας ανάλογα με τη σημασία. Διαχειριστείτε το χρόνο σας με σύνεση κάνοντας πρώτα τις πιο σημαντικές ή χρονικά δεσμευμένες εργασίες. Σημειώστε αυτά στον προγραμματισμό σας με έναν ειδικό χρωματικό δείκτη ή ένα μικρό αυτοκόλλητο. Προγραμματίστε πρώτα τις εργασίες κορυφαίας προτεραιότητας και δώστε στον εαυτό σας αρκετό χρόνο για να τις ολοκληρώσετε και, στη συνέχεια, εργαστείτε σε λιγότερο ευαίσθητα στο χρόνο πράγματα γύρω από τις πιο σημαντικές εργασίες που εντοπίστηκαν.
   • Να είστε πρόθυμοι να αλλάξετε τις προτεραιότητές σας από καιρό σε καιρό. Τα πράγματα μπορούν να έρθουν την τελευταία στιγμή και απαιτούν την άμεση προσοχή σας. Θα πρέπει να σταματήσετε αυτό που κάνετε κατά καιρούς και να εστιάσετε την ενέργεια και το χρόνο σας σε αυτές τις απροσδόκητες εργασίες. Απλώς βεβαιωθείτε ότι δεν συμβαίνει πολύ συχνά.
   • Εάν βρεθείτε να αναδιατάσσετε με συνέπεια τις προτεραιότητές σας καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας, τότε κάτι δεν πάει καλά. Ενώ ενδέχεται να αναμένονται μικρές αλλαγές στο πρόγραμμά σας, οι συνεχείς προσαρμογές πιθανώς σημαίνει ότι δεν έχετε τις προτεραιότητές σας στη σειρά.
6. Να είσαι ρεαλιστικός. Δώστε στον εαυτό σας ένα ρεαλιστικό χρονικό διάστημα για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία. Εάν πιστεύετε ότι κάτι θα διαρκέσει μισή ώρα έως μια ώρα, δώστε στον εαυτό σας μια ολόκληρη ώρα. Να είστε ρεαλιστικοί σχετικά με το πόσο καιρό χρειάζεται κάτι για να αποφύγετε τη συντριβή ή το χρονοδιάγραμμα
   • Είναι πάντα ασφαλέστερο να βρίσκεστε στην ασφαλή πλευρά και να δώσετε στον εαυτό σας περισσότερο χρόνο από ό, τι θα χρειαστείτε. Εάν ολοκληρώσετε την εργασία σας νωρίτερα, τότε είστε ελεύθεροι να αντιμετωπίσετε την επόμενη εργασία - η οποία δεν πρέπει να επηρεάσει την παραγωγικότητά σας στο τέλος.
7. Προγραμματίστε τις βασικές σας ανάγκες. Μην ξεχάσετε να προγραμματίσετε χρόνο για καθημερινά πράγματα, όπως φαγητό και ντους. Αυτό μπορεί να φαίνεται προφανές, αλλά είναι σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για αυτά τα πράγματα, εκτός από τις άλλες προγραμματισμένες εργασίες, για να βεβαιωθείτε ότι δεν τα παραλείπετε και αυτά τα πράγματα δεν σας καθυστερούν.
8. Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα υπενθύμισης. Χρησιμοποιήστε απλές υπενθυμίσεις εκτός από τον ημερήσιο προγραμματιστή σας για να σας βοηθήσουμε να θυμάστε σημαντικές εργασίες ή προθεσμίες. Χρησιμοποιήστε ειδοποιήσεις μετά ή φωνής ή κειμένου στο κινητό σας τηλέφωνο για να σας υπενθυμίσω τα πράγματα που πρέπει να κάνετε εκείνη τη στιγμή ή εάν έχετε κάτι σχεδιαστεί. Ένα τέτοιο εφεδρικό σύστημα θα σας βοηθήσει να αποφύγετε να ξεχάσετε τα πράγματα.
   • Αποφύγετε την εξάρτηση από άλλους ανθρώπους για να σκεφτείτε κάτι. Είναι πιθανώς εξίσου ξεχασμένοι όπως εσείς.
   • Εάν κάτι είναι εξαιρετικά σημαντικό, ορίστε πολλές υπενθυμίσεις για τον εαυτό σας. Μπορείτε να χάσετε έναν συναγερμό post-it ή τηλεφώνου, αλλά όχι αρκετούς.
9. Ζητήσετε βοήθεια. Ζητήστε βοήθεια από κάποιον άλλο και αναθέστε μικρότερες εργασίες, εάν είναι απαραίτητο. Το συνολικό πρόγραμμά σας θα ωφεληθεί εάν μπορείτε να καταπιείτε την υπερηφάνειά σας και να ζητήσετε από κάποιον να σας βοηθήσει με μερικές μικρές δουλειές γύρω από το σπίτι ή να μαγειρέψετε δείπνο σε μια πολυάσχολη βραδινή νύχτα.
   • Φροντίστε να αναθέσετε αρμοδιότητες σε εξειδικευμένα άτομα. Δεν αρκεί να ζητάμε από κάποιον ένα συγκεκριμένο έργο. Θέλετε να κάνουν αυτήν τη δουλειά καλά.
   • Μην κάνετε τη συνήθεια να αφήσετε τη δουλειά σας με άλλους. Δεν αντικατοπτρίζει τις δεξιότητες διαχείρισης του χρόνου. Αντίθετα, φαίνεται σαν να είστε απλώς τεμπέλης και χωρίς κίνητρα.
10. Αξιολογήστε την παραγωγικότητά σας. Από καιρό σε καιρό είναι απαραίτητο να κοιτάξετε την εργασία σας από απόσταση και να αναλύσετε τι έχετε επιτύχει, πόσο καλά έχετε εκτελέσει και πόσο καιρό χρειάστηκε. Η επίγνωση αυτών των πτυχών της εργασίας και της ζωής σας μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε αλλαγές στο πρόγραμμά σας και το καθημερινό μοτίβο του τρόπου εργασίας σας, παράγοντας εκπληκτικά αποτελεσματικά αποτελέσματα.
11. Επιβραβεύστε τον εαυτό σας. Η εργασία πολύ σκληρά ή για πολύ καιρό μπορεί να οδηγήσει σε εξάντληση, καθιστώντας δύσκολη την εστίαση ακόμη και στις πιο απλές εργασίες. Λοιπόν, αφιερώστε λίγα λεπτά για να γιορτάσετε αυτό που έχετε επιτύχει και να ανταμείψετε τον εαυτό σας με κάτι που πραγματικά απολαμβάνετε.
    • Βεβαιωθείτε ότι ο χρόνος διακοπής σας είναι αφιερωμένος στην απόλαυση. Απενεργοποιήστε το τηλέφωνο εργασίας σας και μην απαντήσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν συνδυάσετε την εργασία με τον ελεύθερο χρόνο σας, δεν θα ανταμείψετε τον εαυτό σας και δεν θα μπορείτε να αποφύγετε την εξάντληση.
    • Εάν εργάζεστε από Δευτέρα έως Παρασκευή, κρατήστε το σαββατοκύριακο εκτός. Εάν εργάζεστε σε ένα έργο για τρεις μήνες, κάντε σύντομες διακοπές όταν τελειώσετε.

Προειδοποιήσεις

• Μην αφήνετε το μυαλό σας να περιπλανηθεί ή να προσπαθήσετε να ονειρευτείτε ενώ εργάζεστε στις καθημερινές σας εργασίες.