Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέρος 1 από 3: Επικοινωνία με σαφήνεια
• Μέρος 2 από 3: Γίνετε καλός ακροατής
• Μέρος 3 από 3: Ηλεκτρονική επικοινωνία
• Συμβουλές

Η εσφαλμένη επικοινωνία μπορεί να είναι αστεία και απογοητευτική. Εάν θέλετε να μειώσετε τις εσφαλμένες επικοινωνίες, μιλήστε καθαρά και μην υποθέσετε τίποτα. Επικοινωνήστε με το άτομο για να βεβαιωθείτε ότι έχετε κατανοήσει. Κατά την ηλεκτρονική επικοινωνία, να είστε σαφείς, συνοπτικοί και ενημερωτικοί. Το να είσαι καλός ακροατής μπορεί επίσης να βοηθήσει στην αποφυγή εσφαλμένης επικοινωνίας. Εάν διατηρήσετε την προσοχή σας στις συνομιλίες σας, μπορείτε να μειώσετε την πιθανότητα εσφαλμένης επικοινωνίας.

Για να πας

Μέρος 1 από 3: Επικοινωνία με σαφήνεια

1. Σκέψου πριν μιλήσεις. Το να σκεφτείτε πρώτα τι να πείτε μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις σκέψεις σας και να προετοιμαστείτε να πείτε κάτι σημαντικό. Ειδικά εάν πρόκειται να πραγματοποιήσετε μια σημαντική συνομιλία, βεβαιωθείτε ότι οι λέξεις σας είναι οργανωμένες έτσι ώστε να μπορείτε να πείτε τι εννοείτε.
   • Θυμηθείτε ότι η στάση και ο τόνος σας μπορούν να μεταδώσουν πολλά. Περιορίστε την προσοχή σας στο θέμα και προσπαθήστε να μην απομακρυνθείτε από αυτό.
   • Εάν έχετε πρόβλημα να πείτε τι θέλετε να πείτε, γράψτε μερικά σημεία για να βεβαιωθείτε ότι δεν ξεχάσετε τίποτα που θέλετε να πείτε.
   • Κάντε ένα συνειδητό διάλειμμα πριν μιλήσετε. Συχνά έχουμε την τάση να βυθίζουμε απότομα σε μια συνομιλία, αλλά παύση και αφιερώνοντας σκόπιμα και αφιερώνοντας λίγο χρόνο για να οργανώσουμε τις σκέψεις μας προτού μιλήσουμε αυξάνει την πιθανότητα η επικοινωνία μας να είναι σαφής και οι παρευρισκόμενοι είναι πρόθυμοι να ακούσουν.
2. Τραβώ την προσοχή. Έχοντας την προσοχή ενός ατόμου σημαίνει να βεβαιωθείτε ότι ακούει και κατανοεί τι λέτε. Κάντε επαφή με τα μάτια και βεβαιωθείτε ότι το άτομο ακούει. Εάν το άλλο άτομο είναι αποσπασμένο ή απασχολημένο με κάτι άλλο, ζητήστε την προσοχή του ή δοκιμάστε άλλη φορά. Εάν το άλλο άτομο φαίνεται να αποσπάται από κάτι άλλο, ζητήστε προσοχή λέγοντας, "Θέλω να βεβαιωθώ ότι καταλαβαίνετε" ή, "Θα εκτιμούσα την πλήρη προσοχή σας."
   • Εάν το άτομο φαίνεται να αποσπούν την προσοχή, πείτε του ότι θα μιλήσετε αργότερα όταν είναι πιο διαθέσιμος.
   • Για παράδειγμα, εάν πρέπει να μιλήσετε με κάποιον αλλά κάνει κάτι άλλο, ενημερώστε τον ότι πρέπει να μιλήσετε και ότι θέλετε την προσοχή του.
   • Μην φωνάζετε ή μην καλείτε κάποιον να τραβήξει την προσοχή - πηγαίνετε σε αυτό το άτομο και απευθυνθείτε προσωπικά όταν είναι δυνατόν.
3. Ελέγξτε τις υποθέσεις σας. Μπορείτε να υποθέσετε ότι όλοι καταλαβαίνουν τι λέτε ή τι τους ζητάτε να κάνουν, αλλά απλώς για να είστε στην ασφαλή πλευρά, να διευκρινίσετε οτιδήποτε μπορεί να μην είναι σίγουρο για το άτομο. Για παράδειγμα, εάν δίνετε οδηγίες, εξηγήστε τι άλλο πρέπει να κάνει το άτομο για να προετοιμαστεί. Μπορείτε να υπερεκτιμήσετε ή να υποτιμήσετε τις γνώσεις ή τις δεξιότητες κάποιου ατόμου, οπότε καλύτερα να ρωτήσετε.
   • Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν μιλάτε σε κάποιον διαφορετικό πολιτισμό από το δικό σας. Μπορείτε να υποθέσετε ότι καταλαβαίνουν τη γλώσσα ή άλλη γλώσσα, αλλά δεν είναι κακό να ρωτήσετε. Εάν κάποιος φαίνεται μπερδεμένος, προσπαθήστε να το εξηγήσετε καλύτερα.
4. Να είσαι ευγενικός. Το να είσαι ευγενικός στην επικοινωνία σημαίνει να είμαστε ανοιχτοί, ειλικρινείς και ευγενικοί. Δεν λέτε τίποτα που θα μπορούσε να είναι παθητικό-επιθετικό, σαρκαστικό ή επώδυνο για ή για το άτομο με το οποίο μιλάτε. Επικεντρωθείτε στο να είστε ευγενικοί και να λέτε τι εννοείτε με τρόπο που είναι εύκολα κατανοητό. Εάν διακόψετε, είστε αγενής ή δεν σέβεστε άλλους ανθρώπους, δεν θα επικοινωνήσετε αποτελεσματικά.
   • Ο σαρκασμός μπορεί εύκολα να παρεξηγηθεί. Αν και μπορεί να είναι αστείο, μπορεί ακόμα να οδηγήσει σε παρεξηγήσεις, αν πείτε το αντίθετο από αυτό που εννοείτε πραγματικά. Οι άνθρωποι μπορούν να μπερδευτούν για το τι πραγματικά εννοείς. Ο σαρκασμός μπορεί επίσης να είναι ακούσιας σημασίας.
5. Ελέγξτε για κατανόηση. Βεβαιωθείτε ότι το άτομο σας κατάλαβε. Το κάνετε αυτό απλώς ρωτώντας, "Είναι ξεκάθαρο;" Ή, "Έχετε απορίες;" Αυτό δίνει στο άτομο την ευκαιρία να εκφράσει αμφιβολίες ή ανησυχίες που μπορεί να έχει.
   • Αυτό μπορεί να βοηθήσει τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα να κάνουν ερωτήσεις ή να ζητούν διευκρινίσεις.
   • Όταν δίνετε οδηγίες, ζητήστε από το άτομο να τις επαναλάβει, ώστε να γνωρίζετε ότι καταλαβαίνει.
   • Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι σκόπιμο να παρέχετε μια σύντομη περίληψη.
     • Για παράδειγμα: "Άρα, για να είμαστε σαφείς, θα αντιμετωπίσουμε πρώτα τον λογαριασμό Ramaker και, στη συνέχεια, θα έχουμε μια γρήγορη συνάντηση σχετικά με τον τρόπο επίλυσης των προβλημάτων επικοινωνίας. Καταλάβατε; "
6. Ακολουθω. Επικοινωνήστε με το άτομο με το οποίο επικοινωνείτε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε επικοινωνήσει με σαφήνεια. Για παράδειγμα, εάν στείλατε ένα email, στείλτε ένα άλλο ρωτώντας, "Πώς είσαι;" Έχετε απορίες; "Εάν έχετε μιλήσει σε κάποιον, ρωτήστε τον μερικές μέρες αργότερα," Ελέγξτε. Ολα καλά?'
   • Εάν πιστεύετε ότι ενδέχεται να έχετε επικοινωνήσει λανθασμένα, χρησιμοποιήστε αυτήν τη στιγμή για να μεταφέρετε τα πάντα με σαφήνεια και να διευκρινίσετε τι θα μπορούσε να προκαλέσει σύγχυση.

Μέρος 2 από 3: Γίνετε καλός ακροατής

1. Κατανοήστε τη γλώσσα του σώματος. Μεγάλο μέρος της επικοινωνίας είναι μη λεκτική. Δώστε προσοχή σε αυτό. μπορεί να είναι πολύ σημαντικό. Διατηρήστε την επαφή με τα μάτια και προσέξτε για τυχόν αλλαγές στη δική σας επαφή με τα μάτια ή την επαφή με τα μάτια του άλλου ατόμου. Δώστε προσοχή στη στάση και τις εκφράσεις του προσώπου και δείτε εάν υπάρχουν ασυνέπειες. Εάν παρατηρήσετε διαφορές, ρωτήστε ξανά ή ζητήστε διευκρινίσεις.
2. Ακούστε προσεκτικά. Δώστε την πλήρη προσοχή σας όταν κάποιος μιλάει. Πολλοί άνθρωποι προσπαθούν να σκεφτούν τι να πουν στη συνέχεια, αλλά παραμένουν συνδεδεμένοι με το άτομο που μιλά. Οι άνθρωποι το εκτιμούν όταν αισθάνονται ότι ακούγονται και κατανοούνται και ένας από τους καλύτερους τρόπους για να γίνει αυτό είναι να ακούτε ενεργά. Στρέψτε το σώμα σας προς αυτά και γείρετε προς αυτά. Μην αποσπούν την προσοχή (όπως με κινητά τηλέφωνα) και μείνετε παρόντες με το άτομο.
   • Μην ακούτε μόνο τις λέξεις που λέει το άτομο, αλλά επίσης ακούστε τις πληροφορίες και τον τρόπο που επικοινωνεί. Για παράδειγμα, η φωνή του ατόμου μπορεί να αλλάξει όταν μιλάει για κάτι συναισθηματικό ή αίσθημα δυσφορίας.
3. Μην διακόψετε το άλλο. Εάν κάποιος άλλος μιλάει, κάντε το καλύτερό σας για να μην τον διακόψετε. Αφήστε το άτομο να ολοκληρώσει τις σκέψεις του πριν προσθέσει ή να πει οτιδήποτε άλλο. Με αυτόν τον τρόπο δείχνετε ότι ακούτε και εκτιμάτε αυτό που λέει το άτομο. Εάν τείνετε να διακόπτετε συχνά τους ανθρώπους, μπορεί να αισθάνονται απογοητευμένοι και να μην λένε ό, τι θέλουν να πουν.
   • Το να αφήσετε κάποιον να τελειώσει τις σκέψεις του σημαίνει ότι ακούτε εντελώς και δεν ενδιαφέρεστε για τα δικά σας λόγια. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο θα αισθανθεί πιο άνετα να μοιράζεται τα πάντα και να μην ξεχάσει κάτι που ήθελε να πει επειδή η συνομιλία παρεκκλίνει.
4. Κανε ερωτησεις. Εάν κάτι είναι ασαφές ή αν δεν καταλαβαίνετε κάτι, φροντίστε να κάνετε μια ερώτηση σχετικά με αυτό. Δοκιμάστε να πείτε κάτι σαν, "Θα θέλατε να διευκρινίσετε τι εννοείτε με ___;" ή "Δεν είμαι σίγουρος ότι καταλαβαίνω ___. Μπορείς να το εξηγήσεις αυτό;
   • Εάν το άτομο εξακολουθεί να μιλά και δεν θέλετε να το διακόψετε, γράψτε την ερώτηση, ώστε να μην ξεχάσετε να την ρωτήσετε.

Μέρος 3 από 3: Ηλεκτρονική επικοινωνία

1. Οργανώστε τις πληροφορίες. Εάν προσπαθείτε να μεταφέρετε πληροφορίες, πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι πληροφορίες φτάνουν αποτελεσματικά στο άτομο. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζετε μια εκδήλωση, πρέπει να παρέχετε σημαντικές λεπτομέρειες: τόπο, ώρα και τι πρέπει να φέρουν οι άνθρωποι. Δώστε σαφείς οδηγίες ή βήματα για να λάβουν τα άτομα και βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες είναι σαφείς.
   • Πριν στείλετε τις πληροφορίες ή την πρόσκληση, βεβαιωθείτε ότι περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
2. Χρησιμοποιήστε λιγότερες λέξεις. Όταν επικοινωνείτε μέσω μηνυμάτων κειμένου ή email, φτάστε στο σημείο. Ένα μεγάλο email μπορεί να προκαλέσει σύγχυση σε αυτό που θέλετε να μεταφέρετε. Για παράδειγμα, εάν υποβάλετε ένα αίτημα, μεταβείτε κατευθείαν στο σημείο και υποβάλετε το αίτημά σας. Μπορείτε να πείτε γιατί πρέπει να υποβληθεί το αίτημα, αλλά μην συνεχίσετε επ 'αόριστον. Απλώς πείτε ό, τι χρειάζεστε και ολοκληρώστε το email λίγο μετά.
   • Εάν έχετε την τάση να γράφετε μεγάλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κείμενα, οι άνθρωποι πιθανότατα θα τα διατρέχουν αντί να τα διαβάσουν διεξοδικά. Εάν δεν μπορείτε να ξεφύγετε από τα μεγάλα γράμματα, σκεφτείτε να βάλετε τα πιο σημαντικά πράγματα στην κορυφή.
   • Λάβετε υπόψη ότι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν στέλνουν κοινωνικά σήματα όπως εκφράσεις προσώπου και τόνο φωνής. Επομένως, χρησιμοποιήστε καθαρή γλώσσα και αποφύγετε τον σαρκασμό.
     • Τα emoji είναι χρήσιμα στα κοινωνικά email, αλλά όχι στα περισσότερα επαγγελματικά email.
3. Εστίαση σε ένα θέμα. Κρατήστε το μήνυμα όσο το δυνατόν πιο απλό. Μην κουράζεστε ή πηγαίνετε σε πολλές επιπλέον λεπτομέρειες και μην ασχολείστε με πολλά θέματα σε ένα email. Είναι καλύτερα να εστιάζετε σε ένα αντικείμενο ή θέμα κάθε φορά από πολλά πράγματα σε ένα μόνο email. Εάν έχετε πολλά πράγματα να συζητήσετε, συζητήστε ένα κάθε φορά μέσω email. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο μπορεί να διαγράψει κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν τελειώσει με κάθε θέμα και να μην ξεχάσει να κάνει κάτι ή να αντιμετωπίσει κάτι.
   • Εάν θέλετε απόλυτα να καλύψετε πολλά θέματα ταυτόχρονα, δώστε μια σαφή οριοθέτηση. Χρησιμοποιήστε κουκκίδες ή αναδιατάξτε το για να διευκρινίσετε το περιεχόμενο.
4. Ελάτε κατευθείαν στο σημείο. Ενώ είναι εντάξει να ξεκινήσετε τα email σας με το "Πώς είσαι;" ή κάποιο άλλο είδος διασκέδασης, μην ξοδεύετε πολύ χρόνο για να μιλήσετε για κάτι που δεν έχει καμία σχέση με αυτό που θέλετε να μεταφέρετε. Εστιάστε στο αίτημά σας ή στις πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με το άτομο. Μην κτυπάτε γύρω από το θάμνο και μην δίνετε μια μακρά εισαγωγή. Αντ 'αυτού, φτάστε στην καρδιά αυτού που θέλετε ή πρέπει να πείτε.

Συμβουλές

• Αποφύγετε τη χρήση σαρκασμού σε συνομιλίες, άμεσα μηνύματα ή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς emoji. Ο σαρκασμός συχνά δεν επικοινωνείται σωστά μέσω κειμένου, επομένως είναι καλύτερα να το κάνετε προσωπικά.