Συγγραφέας:
John Stephens
Ημερομηνία Δημιουργίας:
26 Ιανουάριος 2021
Ημερομηνία Ενημέρωσης:
1 Ιούλιος 2024
Περιεχόμενο
Ίσως νομίζετε ότι είναι καλό να διπλώσετε το γράμμα και να το βάλετε στο φάκελο ούτως ή άλλως, αλλά δεν είναι. Υπάρχουν ορισμένες συμβάσεις για τη σωστή αναδίπλωση αλληλογραφίας, ειδικά αλληλογραφία συναλλαγών. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να μάθετε τους διαφορετικούς τύπους πτυχών πριν τα βάλετε στο φάκελο.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Διπλώστε το τυπικό επιχειρηματικό ταχυδρομείο των ΗΠΑ για κανονικούς εμπορικούς φακέλους
Γράψτε το φάκελο. Εάν πρόκειται να γράψετε πληροφορίες παραλήπτη στο φάκελο, πρέπει να το κάνετε προτού βάλετε το γράμμα για να αποφύγετε την αποτύπωση στην επιστολή.
- Εάν θέλετε ο φάκελος να φαίνεται πιο επαγγελματικός, μπορείτε να εκτυπώσετε τη διεύθυνση στον φάκελο με τον εκτυπωτή σας.
- Θα πρέπει να γράψετε τη διεύθυνση του παραλήπτη στο μέσον του μπροστινού μέρους του φακέλου (για παράδειγμα, αν στις ΗΠΑ θα ήταν: όνομα, διεύθυνση, πόλη, πολιτεία, ταχυδρομικός κώδικας) και η διεύθυνση του αποστολέα ( όνομα, διεύθυνση, πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικός κώδικας) στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου.
Τοποθετήστε το γράμμα στο τραπέζι. Πριν αναδιπλώσετε την αλληλογραφία σας, πρέπει να ελέγξετε τις διευθύνσεις στο ταχυδρομείο και στο φάκελο για αντιστοίχιση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε υπογράψει την επιστολή από κάτω.- Η γραπτή πλευρά της επιστολής θα πρέπει να σας βλέπει σαν να την διαβάζατε.
Διπλώστε το κάτω άκρο του γράμματος προς τα πάνω. Διπλώστε το γράμμα προς τα πάνω, ώστε το κάτω άκρο του χαρτιού να είναι περίπου το 1/3 της σελίδας από πάνω προς τα κάτω.- Εάν δεν είστε βέβαιοι πόσο γρήγορα μπορείτε να σπεύσετε, μπορείτε να τοποθετήσετε το φάκελο κάτω από το γράμμα στη μέση για να κάνετε το σημάδι.
Ευθυγραμμίστε τις άκρες του χαρτιού. Πριν αναδιπλώσετε το γράμμα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα εξωτερικά άκρα του γράμματος είναι ευθυγραμμισμένα για να αποφευχθεί το τσαλάκωμα.- Εάν οι άκρες δεν είναι ευθυγραμμισμένες, η πτυχή θα περιστραφεί και το γράμμα ενδέχεται να μην χωράει στο φάκελο.
- Όταν είστε βέβαιοι ότι τα άκρα του χαρτιού είναι ευθυγραμμισμένα, χρησιμοποιήστε τα δάχτυλά σας για να τα κυρτώσετε προσεκτικά με τα δάχτυλά σας.
Διπλώστε το πάνω άκρο προς τα κάτω. Το επόμενο βήμα είναι να διπλώσετε το πάνω άκρο προς τα κάτω σε περίπου 1 cm από το κάτω άκρο του (διπλωμένου) μηνύματος.
- Αυτή τη φορά επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το φάκελο ως δείκτη. Όταν τοποθετείτε ένα φάκελο κάτω από ένα γράμμα, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι το γράμμα ταιριάζει με το φάκελο ευθυγραμμίζοντας το επάνω και το κάτω μέρος του γράμματος με το πάνω και το κάτω άκρο του φακέλου.
Σφίξτε την πτυχή. Μην ξεχάσετε να ευθυγραμμίσετε τις επάνω και τις κάτω πτυχές της σελίδας έτσι ώστε οι πτυχές να είναι τακτοποιημένες και τακτοποιημένες.
- Εάν θέλετε, μπορείτε να γείρετε το χάρακα και να χρησιμοποιήσετε το λεπτό άκρο του χάρακα κατά μήκος του χαρτιού για να δημιουργήσετε αιχμηρές πτυχώσεις.
Βάλτε το γράμμα στο φάκελο. Κρατήστε το γράμμα έτσι ώστε οι πτυχές να βλέπουν προς τα έξω και το πάνω μέρος του γράμματος συμπίπτει με το πάνω άκρο του φακέλου. Κρατήστε το φάκελο με το πτερύγιο του φακέλου στραμμένο προς εσάς και ανοίξτε το. Προσέξτε να βάλετε το γράμμα στο φάκελο χωρίς να τσαλακώσετε το χαρτί.
- Ο παραλήπτης θα βγάλει το μήνυμα και θα το ανοίξει χωρίς να χρειάζεται να το γυρίσει πίσω για να το διαβάσει σωστά.
Μέθοδος 2 από 3: Διπλώστε την τυπική επιστολή συναλλαγής ΗΠΑ για το φάκελο 10 με "παράθυρο παραθύρου"
Βεβαιωθείτε ότι το γράμμα έχει μορφοποιηθεί σωστά. Εάν χρησιμοποιείτε φάκελο με διαφανές "παράθυρο παραθύρου" για να δείτε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη στο μήνυμα, είναι σημαντικό να μορφοποιήσετε σωστά το γράμμα έτσι ώστε να είναι στη σωστή θέση.
- Για να μορφοποιήσετε ένα μήνυμα, πρέπει πρώτα να ευθυγραμμίσετε σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου έτσι ώστε όλες οι άκρες να είναι 2,5 cm από τα περιθώρια. Φροντίστε να ευθυγραμμίσετε το αριστερό περιθώριο της σελίδας κατά την πληκτρολόγηση της ημερομηνίας και της διεύθυνσης του παραλήπτη.
- Η παράγραφος πρέπει να διαχωρίζεται με μία μόνο γραμμή, εκτός από το διάστιχο. Το διάστημα μεταξύ των παραγράφων πρέπει να είναι διπλό. Ολόκληρο το γράμμα πρέπει να είναι αριστερή στοίχιση.
- Η πρώτη γραμμή (ημερομηνία) πρέπει να απέχει περίπου 5 cm από το πάνω άκρο του χαρτιού.
- Πληκτρολογήστε την πλήρη ημερομηνία με λέξεις (παράδειγμα: 1 Απριλίου 2016 αντί 1/4/16).
- Πληκτρολογήστε το πλήκτρο Enter δύο φορές για να αφήσετε το κενό μεταξύ ημερομηνίας και πληροφοριών παραλήπτη.
- Πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα του παραλήπτη (για παράδειγμα, κ. Nguyen Van An), πληκτρολογήστε enter, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση του παραλήπτη, πληκτρολογήστε enter ξανά και πληκτρολογήστε την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα του παραλήπτη.
- Θυμηθείτε να αφήσετε μια κενή γραμμή μεταξύ των στοιχείων επικοινωνίας του παραλήπτη και του χαιρετισμού.
Διπλώστε το γράμμα στο "στυλ Ζ". Για να επωφεληθείτε από το παράθυρο του φακέλου, πρέπει να διπλώσετε το μήνυμα έτσι ώστε το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη να βλέπουν προς τα έξω.
- Παρόλο που δεν εγγυάται την προστασία της ιδιωτικής ζωής, όπως το αναδιπλούμενο είδος, το χρειάζεστε επειγόντως εάν θέλετε να εμφανίζεται το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη μέσω του παραθύρου του φακέλου.
- Εάν υπάρχουν ευαίσθητες πληροφορίες στο μήνυμα, είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε κανονικούς φακέλους χωρίς παράθυρο.
Τοποθετήστε το γράμμα στο τραπέζι με τα γράμματα στραμμένα προς τα κάτω. Με αυτόν τον τρόπο θα βλέπετε εύκολα τη θέση του ονόματος και της διεύθυνσης του παραλήπτη κατά την αναδίπλωση.
- Εάν γίνει σωστά, δεν θα μπορείτε να διαβάσετε το κύριο μέρος του μηνύματος.
Γυρίστε το γράμμα ανάποδα. Γυρίστε το γράμμα ανάποδα, έτσι ώστε το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη να είναι δίπλα σας.
- Εάν το κάνετε σωστά, όταν κοιτάξετε κάτω από το γράμμα, θα δείτε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη κοντά σας.
Διπλώστε το πάνω άκρο του χαρτιού προς τα κάτω. Διπλώστε το πάνω 1/3 του χαρτιού προς τα κάτω προς τα κάτω.
- Εάν δεν είστε σίγουροι για το πόσο γρήγορα να διπλώσετε, μπορείτε να τοποθετήσετε το φάκελο κάτω από το μέσο της σελίδας για να κάνετε το σημάδι.
Διπλώστε το κάτω άκρο προς τα πάνω. Διπλώστε το 1/3 της σελίδας από κάτω προς τα πάνω και μακριά από το σώμα.
- Τώρα μπορείτε να δείτε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη.
Βάλτε το γράμμα στο φάκελο. Κρατήστε το γράμμα έτσι ώστε το όνομα και η διεύθυνση του παραλήπτη να βλέπουν στο μπροστινό μέρος του φακέλου.Βάλτε το γράμμα στο φάκελο ώστε αυτές οι πληροφορίες να μπορούν να διαβαστούν μέσα από το παράθυρο.
- Εάν δεν βλέπετε τον παραλήπτη, είναι πιθανό να βάλετε το γράμμα ανάποδα στο φάκελο. Εάν ναι, πρέπει να βγείτε το μήνυμα και να το αναποδογυρίσετε (οι πληροφορίες παραλήπτη θα πρέπει να βλέπουν το παράθυρο του φακέλου).
Μέθοδος 3 από 3: Διπλώστε το τυπικό ταχυδρομείο των ΗΠΑ για μικρούς εμπορικούς φακέλους
Ελέγξτε τη διεύθυνση. Πριν αναδιπλώσετε την αλληλογραφία σας, βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση στο ταχυδρομείο ταιριάζει με τη διεύθυνση που αναγράφεται στον φάκελο.
- Αυτό το βήμα σάς βοηθά να αποφύγετε τη σύγχυση.
- Μην ξεχάσετε να ελέγξετε αν έχετε υπογράψει την επιστολή από κάτω.
Τοποθετήστε το γράμμα στο τραπέζι. Βάλτε το χέρι σας πάνω και κάτω. Αυτή είναι η τελευταία σας ευκαιρία να ξαναδιαβάσετε το μήνυμά σας και να ελέγξετε αν έχετε ξεχάσει κάτι.
- Για παράδειγμα, έχετε καταγράψει την ημερομηνία; Υπάρχουν σφάλματα ορθογραφίας και γραμματικής στο μήνυμα;
Διπλώστε το κάτω άκρο του γράμματος προς τα πάνω. Διπλώστε το κάτω άκρο του γράμματος προς τα πάνω, ώστε να απέχει περίπου 1 cm από το πάνω άκρο του χαρτιού.
- Μπορείτε να τοποθετήσετε το φάκελο κάτω από το γράμμα για το ίχνος. Θυμηθείτε ότι όταν η αναδίπλωση είναι πλήρης, το γράμμα πρέπει να είναι αρκετά μικρό ώστε να χωράει στο φάκελο.
Στερεώστε το δρόμο. Βεβαιωθείτε ότι οι εξωτερικές άκρες του χαρτιού είναι ευθυγραμμισμένες πριν γίνουν οι πτυχές για να αποφύγετε την περικοπή των πτυχών. Ένα διπλωμένο γράμμα ενδέχεται να μην χωράει στο φάκελο.
- Χρησιμοποιήστε έναν χάρακα για να δημιουργήσετε ωραίες, τακτοποιημένες πτυχές. Μπορείτε να γείρετε το χάρακα και να χρησιμοποιήσετε το λεπτό άκρο του χάρακα κατά μήκος της πτυχής για να δημιουργήσετε μια επίπεδη και αιχμηρή αναδίπλωση.
Διπλώστε το δεξί μισό του χαρτιού προς τα μέσα. Τώρα διπλώστε τη δεξιά πλευρά του χαρτιού προς τα μέσα στο 1/3 του πλάτους.
- Ευθυγραμμίστε το κάτω και το πάνω άκρο του γράμματος και, στη συνέχεια, ευθυγραμμίστε το δίπλωμα.
Διπλώστε το αριστερό μισό χαρτί προς τα μέσα. Διπλώστε την άλλη πλευρά του χαρτιού προς τα μέσα στο 1/3 του πλάτους, παρόμοια με τη δεξιά πλευρά.
- Ευθυγραμμίστε το κάτω και το πάνω άκρο του γράμματος έτσι ώστε να είναι ευθυγραμμισμένο πριν το πατήσετε προς τα κάτω.
Περιστρέψτε το διπλωμένο γράμμα και τοποθετήστε το στο φάκελο. Το τελευταίο δίπλωμα θα εισαχθεί πρώτα και θα χτυπήσει στο κάτω μέρος του φακέλου. Τοποθετήστε το γράμμα έτσι ώστε οι αναδιπλούμενες πλευρές να βλέπουν το πίσω μέρος του φακέλου.
- Αυτός ο τρόπος αφαίρεσης του φακέλου διευκολύνει τον παραλήπτη να βρει μέρος για να ξεκινήσει το άνοιγμα του μηνύματος.
Συμβουλή
- Ελέγξτε την αλληλογραφία σας προτού το βάλετε στο φάκελο για να αποφύγετε τις βλάβες.
- Μπορείτε να δημιουργήσετε έντονες πτυχές με τα φτερά χρησιμοποιώντας ένα χάρακα για να τα εξομαλύνετε.
- Μην ξεχάσετε να βάλετε μια σφραγίδα στο ταχυδρομείο πριν το βάλετε στο γραμματοκιβώτιο.
- Εάν χρησιμοποιείτε κολλητικούς φακέλους για συγκόλληση, φροντίστε να βρέξετε ολόκληρο το αυτοκόλλητο στρώμα, αλλά μην το αφήσετε να βραχεί πολύ, καθώς η κόλλα είναι πολύ υγρή ούτε κολλώδης.
- Εάν τοποθετήσετε το διπλωμένο γράμμα ή κάρτα στο φάκελο, φροντίστε πρώτα να τοποθετήσετε τις πτυχές στο κάτω μέρος του φακέλου για να αποτρέψετε τον παραλήπτη να σχίσει κατά λάθος το μήνυμα όταν χρησιμοποιούν το άνοιγμα φακέλου.
Προειδοποίηση
- Όταν στέλνετε ένα γράμμα με πολλές σελίδες, σκεφτείτε να το στείλετε στο ταχυδρομείο. Τα ταχυδρομικά τέλη μπορεί να είναι υψηλότερα εάν το βάρος της αλληλογραφίας υπερβαίνει το επιτρεπόμενο όριο.
