Περιεχόμενο

• Βήματα
• Προειδοποίηση

Ακούμε συχνά πολλούς ανθρώπους να διαμαρτύρονται για το ότι δεν έχουν αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους. Ορισμένες βασικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου μπορούν να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο σας. Μάθετε να προγραμματίζετε έξυπνο χρόνο για να κάνετε περισσότερα.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Αναγνωρίστε τη χρήση του χρόνου σας

1. 

   Παρακολουθήστε τις καθημερινές δραστηριότητες. Παρατηρήστε τι κάνετε κάθε μέρα και σημειώστε πόσο χρόνο ξοδεύεται σε αυτό. Θα εκπλαγείτε πόσος χρόνος σπαταλάτε σε σύγκριση με τον πραγματικό όγκο εργασίας που έχει γίνει.
   • Θυμηθείτε να λαμβάνετε υπόψη τις καθημερινές εργασίες, όπως προετοιμασία πρωινού, καθαρισμός σπιτιού, μπάνιο, κ.λπ.

2. 

   
   
   Ενημερώστε όλες τις δραστηριότητες σε ένα σημειωματάριο. Μόλις ξέρετε τι κάνετε κάθε μέρα και πόσο χρόνο ξοδεύετε μαζί τους, γράψτε το σε ένα σημειωματάριο. Η τοποθέτηση όλων των πληροφοριών σε ένα μέρος και η προβολή τους καθαρά στη σελίδα σας βοηθά να δείτε πώς και μερικές φορές πού χάνετε χρόνο.
   • Γράψτε πλήρως και καθαρά. Μην αναμειγνύετε ξεχωριστά συμβάντα στη σειρά, μην παραλείπετε ασήμαντες εργασίες και θυμηθείτε να διατηρείτε μια λεπτομερή καταγραφή του χρόνου διαιρεμένη για κάθε εργασία της ημέρας.
   • Ίσως πρέπει να ομαδοποιήσετε τις δραστηριότητες. Για παράδειγμα, γράψτε δουλειές στο σπίτι με μπλε στυλό, εργαστείτε για να κερδίσετε χρήματα με ένα κόκκινο στυλό και δραστηριότητες ψυχαγωγίας με ένα μαύρο στυλό. Αυτό το γράψιμο σας βοηθά να καταλάβετε πώς να χρησιμοποιήσετε το χρόνο σας.

3. 

   
   
   Αξιολογήστε την κατανομή του χρόνου σας. Για παράδειγμα, 1 ώρα ονειροπόλησης; 2 ώρες αποφασίσετε τι να φάτε; 8 ώρες σερφάρισμα στο διαδίκτυο; Καθορίστε πώς θα διαθέσετε το χρόνο σας και σκεφτείτε τι πρέπει να γίνει και τι όχι.
   • Χάνετε χρόνο επειδή δεν μπορείτε να ελέγξετε τον εαυτό σας; Είστε ανάπηροι ή διστακτικοί; Αναλαμβάνετε πάρα πολλές ευθύνες; Αυτές είναι όλες οι ερωτήσεις που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την αξιολόγηση της χρήσης του χρόνου σας.
   • Υπάρχουν στιγμές που χωρίζετε τις δραστηριότητες της ημέρας με παράλογο τρόπο. Για παράδειγμα, το να δουλεύεις για μισή ώρα και μετά 10 λεπτά να ασχολείσαι με τα καθήκοντα και μετά να επιστρέφεις στη δουλειά για άλλη μισή ώρα δεν είναι μια συνετή διαίρεση. Εάν εργάζεστε μόνο για μία ώρα, η ικανότητά σας να συγκεντρωθείτε και η αποδοτικότητα θα είναι υψηλότερη, ένα ασήμαντο ζήτημα για χειρισμό αργότερα.
   • Στην ιδανική περίπτωση θα πρέπει να εκτελέσετε την εργασία σε κάθε "τμήμα". Με αυτήν τη μέθοδο ξοδεύετε ένα προκαθορισμένο χρόνο σε μία εργασία χωρίς να αποσπάτε τον εαυτό σας.

4. 

   
   
   Σκεφτείτε να κάνετε προσαρμογές. Αφού γνωρίζετε ακριβώς πού πηγαίνει ο χρόνος σας, αρχίζετε να κάνετε προσαρμογές στο πρόγραμμά σας. Πρέπει να ξέρετε με σαφήνεια ποιες περιοχές δεν μπορείτε ή δεν πρέπει να περιορίσετε επειδή φοβάστε να χάσετε χρόνο. Εάν μια δουλειά απαιτεί πολύ χρόνο, δεν σημαίνει ότι σπαταλάτε το χρόνο σας.

5. 

   Εάν ξοδεύετε 3 ώρες την ημέρα στέλνοντας email που σχετίζονται με την εργασία, τότε είναι απίθανο να μην ξοδεύετε λιγότερο χρόνο σε αυτήν τη δραστηριότητα. Ωστόσο, εάν στέλνετε τέσσερα ή πέντε προσωπικά email μεταξύ των email εργασίας, μπορείτε σίγουρα να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε για την αποστολή email.

6. 

   Αλλάξτε τις συνήθειες εργασίας. Ανεξάρτητα από το πρόβλημα διαχείρισης του χρόνου σας, υπάρχει πάντα μια λύση. Αφού βρείτε έναν λόγο να σπαταλήσετε το χρόνο σας ή πώς να χρησιμοποιήσετε τον χρόνο σας πιο λογικά, πρέπει να προσπαθήσετε να αλλάξετε τις συνήθειες διαχείρισης του χρόνου σας.
   • Εάν ξοδεύετε πάρα πολύ χρόνο για τον καθαρισμό του σπιτιού ή το μαγείρεμα, σκεφτείτε να προσλάβετε υπηρέτρια ή σεφ. Ο χρόνος είναι πιο πολύτιμος σε μερικά από τα χρήματα.
   • Εάν το πρόβλημά σας σπαταλά πολύ χρόνο κατά τη διάρκεια μιας ημέρας ακούσιας περιήγησης, θα πρέπει να περιορίσετε τον εαυτό σας σε μερικούς ιστότοπους ή να μην συνδεθείτε στους λογαριασμούς κοινωνικών μέσων όταν ο σκοπός σας είναι διαφορετικά.
   διαφήμιση

Μέθοδος 2 από 3: Αποφύγετε περισπασμούς

1. 

   Προσδιορίστε περισπασμούς στη ζωή σας. Η απόσπαση της προσοχής είναι η μεγαλύτερη πρόκληση στη διαχείριση του χρόνου. Πρέπει να μάθετε τι είδους δραστηριότητες ή άτομα καταλαμβάνουν πολύ χρόνο. Είτε επειδή ένας φίλος είναι ομιλητικός είτε ένα χόμπι σας εμποδίζει να συγκεντρωθείτε, μπορείτε να βρείτε τρόπους για να αποφύγετε αυτούς τους παράγοντες.
   • Εάν ξοδεύετε πολύ χρόνο σε κάτι χωρίς να παράγετε τυχόν αναμενόμενα αποτελέσματα, θα μπορούσε να είναι ένας παράγοντας απόσπασης της προσοχής που πρέπει να αποφύγετε.
   • Όσο για τον χώρο εργασίας του γραφείου, ορισμένοι συνεργάτες είναι επίσης πιθανό να αποσπούν την προσοχή. Δεν πρέπει να συμμετέχετε σε άχρηστες συνομιλίες ή συνομιλίες κατά τις ώρες εργασίας. Ωστόσο, η στάση εργασίας στο γραφείο είναι εξίσου σημαντική με τις δεξιότητες διαχείρισης χρόνου, οπότε δεν πρέπει να είστε αγενής αν θέλετε να προχωρήσετε στην καριέρα σας.

2. 

   Αποφύγετε μεγάλες συζητήσεις στο τηλέφωνο. Θα πρέπει να προσαρμόσετε τις συνήθειες του τηλεφώνου σας εάν βρεθείτε να περνάτε πολύ χρόνο στις συνομιλίες. Η προσωπική συνομιλία είναι πάντα πιο αποτελεσματική από το να μιλάτε τηλεφωνικά, επομένως είναι καλή ιδέα να τερματίσετε μακρές συνομιλίες χρησιμοποιώντας αυτό το μέσο.
   • Πολλές τηλεφωνικές κλήσεις περιλαμβάνουν συχνά περιττή απόλυση, ειδικά στην αρχή και στο τέλος της κλήσης. Οι άνθρωποι τείνουν να αποσπούν την προσοχή και να κινούνται στα τηλέφωνά τους, κάτι που πρέπει να γνωρίζετε. Η πραγματοποίηση μιας συνάντησης πρόσωπο με πρόσωπο δημιουργεί μια πιο επίσημη ατμόσφαιρα που παρακινεί τα μέρη να επικεντρωθούν στη δουλειά τους, κάτι που οφείλεται στο γεγονός ότι κανένα μέρος της συνάντησης δεν επηρεάζεται από περισπασμούς.

3. 

   Μην περιηγηθείτε υπερβολικά στον Ιστό. Πολλοί άνθρωποι πρέπει να χρησιμοποιούν το Διαδίκτυο ως το κύριο εργαλείο τους για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους. Ωστόσο, υπάρχουν επίσης πολλοί άνθρωποι που αφήνουν τον χρόνο τους να παρασύρεται σε άρθρα ειδήσεων, αθλητικά νέα, διασημότητες και κατοικίδια. Πρέπει πάντα να προσέχετε κάθε φορά που πρέπει να είστε στο Διαδίκτυο. Υπάρχουν κάποιο λογισμικό που μπορεί να αποκλείσει περιττές εφαρμογές, ιστότοπους ή ονόματα τομέων για τη μείωση των περισπασμών κατά τη χρήση του Διαδικτύου.
   • Αποφύγετε να επισκέπτεστε Facebook, Twitter και άλλους ιστότοπους κοινωνικής δικτύωσης όταν ασχολείστε με την εργασία στο Διαδίκτυο.
   • Η αναζήτηση όλων των ειδών προβλημάτων στο Google είναι επίσης χάσιμο χρόνου.Αρχικά, σκοπεύατε να βρείτε γρήγορα ένα πρόβλημα, αλλά πριν το γνωρίζετε, έχετε περιηγηθεί σε αμέτρητους ιστότοπους σε 3 ώρες.

4. 

   Χρησιμοποιήστε τις ενδείξεις "Μην ενοχλείτε". Ίσως είστε εξοικειωμένοι με αυτήν την πινακίδα στην μπροστινή πόρτα ενός δωματίου ξενοδοχείου. Είναι επίσης πολύ αποτελεσματικό όταν χρησιμοποιείται στο γραφείο. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε και να εκτυπώσετε μια τέτοια πινακίδα για να κρεμάσετε μπροστά από την πόρτα του γραφείου όταν χρειάζεται. Οι άνθρωποι που περνούν θα μιλήσουν λιγότερο για να μην σας ενοχλήσουν.
   • Εάν εργάζεστε από το σπίτι, είναι επιτακτική ανάγκη να έχετε τον δικό σας χώρο εργασίας. Μην εργάζεστε σε ένα κοινό οικογενειακό μέρος, επειδή οι τηλεοράσεις, τα τηλέφωνα και οι κονσόλες βιντεοπαιχνιδιών μπορούν εύκολα να σας αποσπάσουν την προσοχή.

5. 

   Αφιερώστε χρόνο για αναπόφευκτες περισπασμούς. Υπάρχουν ορισμένοι παράγοντες που δεν μπορούν να αποφευχθούν, όπως όταν το αφεντικό σας θέλει να περάσετε λίγο χρόνο να μιλήσετε, ή οι ηλικιωμένοι να μείνουν στο σπίτι ζητώντας συνεχώς αυτό και αυτό. Εάν ξέρετε πώς να σχεδιάσετε μπροστά, ό, τι κι αν είναι, δεν θα χρειαστεί πολύς χρόνος για να εργαστείτε. διαφήμιση

Μέθοδος 3 από 3: Χρησιμοποιήστε αποτελεσματικά το χρόνο

1. 

   Γράψτε τα πάντα. Μην βασίζεστε αποκλειστικά στη μνήμη για καθημερινές εργασίες. Γράψτε ό, τι χρειάζεστε για να πάρετε χαρτί και ελέγχετε τακτικά τη λίστα για να εκπληρώσετε τους στόχους σας.
   • Ακόμα και ένα πολύ μικρό και ασήμαντο έργο έπρεπε να καταγραφεί. Ωστόσο, θα πρέπει να γράψετε σύντομα σε αυτήν τη λίστα, για παράδειγμα "Call Tuan", "Look margins", "Email boss".
   • Φροντίστε να έχετε πάντα μαζί σας το σημειωματάριό σας, ώστε να είστε έτοιμοι να καταγράψετε εργασίες όπως εμφανίζονται. Νομίζετε ότι θα θυμάστε να το γράψετε αργότερα, αλλά θα το ξεχάσετε ούτως ή άλλως.

2. 

   Χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο. Η απλή προσθήκη ενός ημερολογίου στα εργαλεία διαχείρισης χρόνου σας θα σας βοηθήσει να είστε πιο παραγωγικοί. Γράψτε τις προθεσμίες, τις εργασίες και τις συσκέψεις στο πρόγραμμά σας. Κάθε πρωί παίρνετε χρόνο για να δείτε αυτές τις ημερομηνίες στο ημερολόγιό σας για να δείτε τι έρχεται.

3. 

   Αποφύγετε τον προγραμματισμό επανάληψης. Τακτοποίηση του προγράμματος εργασίας με τέτοιο τρόπο ώστε να μην αλληλεπικαλύπτεται και να μην αναλαμβάνει πάρα πολλές εργασίες ταυτόχρονα. Ελέγξτε το ημερολόγιό σας προτού συμφωνήσετε να κάνετε οτιδήποτε για να βεβαιωθείτε ότι ο χρόνος είναι ελεύθερος. Με αυτόν τον τρόπο ο χρόνος σας είναι πιο οργανωμένος και βοηθά στην παρακολούθηση του χρόνου.

4. 

   Εξαλείψτε την αιτία της απόσπασης της προσοχής. Χρησιμοποιήστε τον χρόνο σας αποτελεσματικά εξαλείφοντας τις περισπασμούς ή προκαλώντας την απόκλιση από την κατεύθυνση της προόδου. Τοποθετήστε την τηλεόραση και κάθε είδους ψυχαγωγία εκτός της εργασίας ή της μελέτης, για να εστιάσετε στην ολοκλήρωση της εργασίας πριν διασκεδάσετε.

5. 

   Τακτοποιήστε τη σειρά προτεραιότητας. Η έξυπνη διαχείριση χρόνου αφορά τον προγραμματισμό σημαντικών ή επειγόντων εργασιών εκ των προτέρων. Σημειώστε αυτά τα σημεία κάτω στο πρόγραμμά σας με ένα highlighter ή ένα κραγιόνι. Προγραμματίστε πρώτα αυτά τα πράγματα για να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χρόνο και, στη συνέχεια, κάντε τα λιγότερο επείγοντα πράγματα.
   • Να είστε έτοιμοι να αλλάξετε τις προτιμήσεις όταν χρειάζεται. Υπάρχουν πολλά πράγματα που δεν εμφανίζονται μέχρι το τέλος και απαιτούν να το κάνετε τώρα. Τότε πρέπει να σταματήσετε αυτό που κάνετε και να εστιάσετε το χρόνο και την ενέργειά σας σε αυτήν την τελευταία στιγμή, αλλά δεν πρέπει να αφήνετε τέτοιες καταστάσεις να συμβαίνουν πολύ συχνά.
   • Εάν πρέπει συχνά να αναδιατάξετε, αυτό δείχνει ότι κάτι δεν πάει καλά. Οι μικρές προσαρμογές είναι αποδεκτές, αλλά εάν πρέπει να συνεχίσετε να κάνετε αυτό, αποδεικνύεται ότι δεν είστε σωστά στην πρώτη θέση.

6. 

   Σκεφτείτε ρεαλιστικά. Διαθέστε ένα εύλογο χρονικό διάστημα για να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Εάν πιστεύετε ότι κάτι χρειάζεται μισή ώρα έως μία ώρα για να ολοκληρωθεί, δώστε στον εαυτό σας μια ώρα. Η ρεαλιστική σκέψη για το πότε μπορείτε να ολοκληρώσετε την εργασία θα σας βοηθήσει να αποφύγετε την υπερφόρτωση ή την επιβράδυνση.
   • Τα πράγματα θα είναι ασφαλέστερα εάν μείνετε προσεκτικοί και δίνετε πάντα στον εαυτό σας περισσότερο χρόνο από ό, τι είναι απαραίτητο. Εάν ολοκληρώσετε την εργασία νωρίς, είστε ελεύθεροι να προχωρήσετε στην επόμενη εργασία και τελικά να διασφαλίσετε την παραγωγικότητα.

7. 

   Προγραμματίστε βασικές εργασίες. Φροντίστε να διαθέσετε χρόνο για βασικές καθημερινές δραστηριότητες, όπως φαγητό και μπάνιο. Αυτές μπορεί να μοιάζουν με δευτερεύουσες εργασίες, αλλά πρέπει να αφιερώσετε χρόνο μαζί τους μαζί με την κύρια εργασία σας, για να βεβαιωθείτε ότι δεν την παραλείψετε και θα μπορούσε να οδηγήσει σε καθυστερήσεις στο σχεδιασμό.

8. 

   Χρησιμοποιήστε το σύστημα υπενθύμισης. Εκτός από το καθημερινό πρόγραμμα, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε πρόσθετα εργαλεία για να σας βοηθήσουν να μην ξεχάσετε σημαντικές εργασίες ή προθεσμίες. Χρησιμοποιώντας κολλώδεις σημειώσεις, ορίστε ειδοποιήσεις κειμένου ή ήχου στο τηλέφωνό σας για να σας υπενθυμίσω να κάνετε συγκεκριμένες προγραμματισμένες εργασίες.
   • Αποφύγετε να ζητήσετε από τους γύρω σας να σας υπενθυμίσουν το πρόγραμμά σας, καθώς μπορεί να το ξεχάσουν ακριβώς όπως εσείς.
   • Εάν κάτι είναι ιδιαίτερα σημαντικό, θα πρέπει να έχετε οργανώσει μια ποικιλία εργαλείων υπενθύμισης, καθώς υπάρχει πιθανότητα να μην παρατηρήσετε τις σημειώσεις ή τα μηνύματα στο τηλέφωνό σας.

9. 

   Βοήθησέ με. Ζητήστε βοήθεια από κάποιον ή μεταβιβάστε μερικές μικρές εργασίες σε αυτόν εάν είναι δυνατόν. Σε γενικές γραμμές, αυτό είναι χρήσιμο αν μπορείτε να σώσετε λίγη αξιοπρέπεια ζητώντας τους να παρέμβουν, να χειριστούν κάποιες δουλειές στο σπίτι ή να μαγειρέψουν δείπνο εάν είστε πολύ απασχολημένοι εκείνη την ημέρα.
   • Βεβαιωθείτε ότι βρίσκετε το κατάλληλο ειδικευμένο άτομο για την ανάθεση της εργασίας. Εάν δεν αρκεί απλά να βρεις κάποιον για να ολοκληρώσεις τη δουλειά, πρέπει να ρωτήσεις κάποιον που μπορεί να κάνει τη δουλειά καλά.
   • Μην κατηγορείτε τις ευθύνες σας σε άλλους. Δεν είναι καλή ικανότητα διαχείρισης χρόνου, αλλά μόνο σε κάνει να φαίνεσαι τεμπέλης και χωρίς κίνητρα στα μάτια των άλλων.

10. 

    Μέτρηση της παραγωγικότητας. Από καιρό σε καιρό θα πρέπει να σταματήσετε και να αναλύσετε τα επιτεύγματά σας, την απόδοσή σας και να καθορίσετε το χρόνο που αφιερώνεται στην τελευταία εργασία. Η διατήρηση αυτών των στατιστικών δεδομένων στην εργασία και τη ζωή σας θα σας βοηθήσει να βρείτε τις αλλαγές που χρειάζεστε για να βελτιώσετε την απόδοσή σας στην εργασία και την καθημερινή ζωή.

11. 

    Αυτοβραβευμένος. Η πολύ σκληρή εργασία μπορεί να οδηγήσει σε εξάντληση και απώλεια συγκέντρωσης, ακόμη και στην αδυναμία ολοκλήρωσης ακόμη και των πιο ασήμαντων εργασιών. Επομένως, μερικές φορές πρέπει να γιορτάσετε το παρελθόν σας και να ανταμείψετε τον εαυτό σας με κάτι πολύ ενδιαφέρον.
    • Περάστε όλο αυτό τον αυτοεκπληρωτικό χρόνο χαλαρώνοντας. Απενεργοποιήστε το τηλέφωνό σας και μην απαντήσετε σε email εργασίας. Εάν συνδυάσετε την εργασία με τον χρόνο παιχνιδιού, δεν είναι πλέον επιβράβευση για επαναφόρτιση.
    • Εάν εργάζεστε από Δευτέρα έως Παρασκευή, θα πρέπει να κάνετε ένα σαββατοκύριακο. Μετά τη λήξη ενός τρίμηνου έργου, ανταμείψτε τον εαυτό σας με σύντομες διακοπές.
    διαφήμιση

Προειδοποίηση

• Μην αφήνετε το μυαλό σας να περιπλανηθεί ή να ονειρευτείτε κατά την εκτέλεση καθημερινών εργασιών.