Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέρος 1 από 3: Αφιερώστε χρόνο για ταξινόμηση
• Μέρος 2 από 3: Ταξινόμηση εγγράφων και αρχείων
• Μέρος 3 από 3: Δημιουργία μηνιαίων αρχείων
• Συμβουλές
• Τι χρειάζεσαι

Η οργάνωση αρχείων γραφείου μπορεί να είναι μια δύσκολη εργασία, ειδικά αν έχετε μεγάλο αριθμό αρχείων και εγγράφων. Αλλά δεν χρειάζεται να είναι μια επώδυνη διαδικασία. Ο προγραμματισμός και η λήψη αποφάσεων σχετικά με το σύστημα αρχείων μπορούν να σας βοηθήσουν να οργανώσετε τα αρχεία σας σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας και να διασφαλίσετε την αποτελεσματικότερη αναζήτηση σημαντικών εγγράφων. Ακολουθούν μερικά βήματα για να ξεκινήσετε την οργάνωση των αρχείων του γραφείου σας.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Αφιερώστε χρόνο για ταξινόμηση

1. 1 Αφιερώστε αρκετό χρόνο για να οργανώσετε τα αρχεία σας, ώστε να μην χρειάζεται να ξεκινήσετε και να σταματήσετε πολλές φορές. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετούς φακέλους και συντομεύσεις για να δημιουργήσετε νέα αρχεία πριν ξεκινήσετε.

Μέρος 2 από 3: Ταξινόμηση εγγράφων και αρχείων

1. 1 Χωρίστε τη μάζα των εγγράφων και των αρχείων που θέλετε να οργανώσετε σε μικρότερα, πιο διαχειρίσιμα πακέτα.
   • Περάστε κάθε πακέτο ξεχωριστά και πετάξτε ή σκίστε για να τεμαχίσετε τυχόν έγγραφα και αρχεία από τα οποία μπορείτε να απαλλαγείτε για να μειώσετε το χώρο αρχείων και να ελαχιστοποιήσετε την ακαταστασία.
   • Χωρίστε τα έγγραφα και τα αρχεία που θέλετε να διατηρήσετε σε 2 διαφορετικές στοίβες: 1 για αρχεία που πρέπει να αντιμετωπιστούν τους επόμενους μήνες και 1 για αρχεία που μπορούν να αρχειοθετηθούν και δεν χρειάζονται πρόσβαση στο εγγύς μέλλον.
2. 2 Αποθηκεύστε φακέλους αλφαβητικά εάν έχετε αρχεία πελάτη. Για παράδειγμα, εάν κάθε φάκελος είναι το όνομα ενός ατόμου ή η εταιρεία, ίσως σκεφτείτε να οργανώσετε αλφαβητικά με το επώνυμο των ατόμων. Εάν ναι, βεβαιωθείτε ότι κάθε καρτέλα στο αρχείο έχει σαφή ετικέτα με το επώνυμο του ατόμου, ακολουθούμενο από το όνομα του. Αποθηκεύστε φακέλους αλφαβητικά και, στη συνέχεια, επισημάνετε τα συρτάρια του ντουλαπιού για να γνωρίζετε ποιο συρτάρι περιέχει τα επώνυμα με ποιο γράμμα.
3. 3 Αποθηκεύστε πληροφορίες ανά κατηγορία εάν έχετε αρχεία για διαφορετικά μέρη της επιχείρησής σας. Ενδέχεται να έχετε ορισμένα αρχεία τιμολογίων, υπηρεσιών ή συμβάσεων, οπότε πρέπει να τα οργανώσετε σε διαφορετικές κατηγορίες για να τα οργανώσετε. Επισημάνετε με σαφήνεια κάθε αρχείο με τη σωστή κατηγορία και τοποθετήστε όλα τα σχετικά έγγραφα μέσα. Σως χρειαστεί να δημιουργήσετε υποκατηγορίες, οπότε χρησιμοποιήστε τον αναρτημένο φάκελο αποθήκευσης για να ορίσετε τους φακέλους κατηγορίας και αρχείων για τις υποκατηγορίες.
   • Δημιουργήστε ένα αρχείο για έγγραφα που πρέπει να αντιμετωπιστούν επειγόντως, ώστε να γνωρίζετε πού να βρείτε γρήγορα σημαντικά έγγραφα.
   • Τοποθετήστε αρχεία στο ερμάριο με προσωρινά αρχεία στο μπροστινό μέρος και αρχεία με φερμουάρ στο πίσω μέρος. Με αυτόν τον τρόπο, τα αρχεία με τα οποία ασχολείστε πιο συχνά θα είναι άμεσα προσβάσιμα.

Μέρος 3 από 3: Δημιουργία μηνιαίων αρχείων

1. 1 Εκτός από τη χρήση των παραπάνω μεθόδων, προσθέστε ένα σύνολο φακέλων που επισημαίνονται με Μήνας (και Έτος ----). Όταν δεν έχετε χρόνο να το κάνετε αμέσως, τοποθετήστε τουλάχιστον τα έγγραφά σας στο μηνιαίο αρχείο, ώστε να μπορείτε να εργαστείτε με τις πληροφορίες που υποβάλλονται με χρονολογική σειρά. Εξασφαλίζει επίσης ότι έχετε ενδείξεις για το πού να αρχίσετε να ψάχνετε όταν χρειάζεστε κάτι.
   • Τα μηνιαία αρχεία είναι επίσης ένα καλό μέρος για την αποθήκευση εγγράφων που δεν ταιριάζουν σε άλλες κατηγορίες.
2. 2 Στο τέλος του έτους, δείτε τι έχει απομείνει στους μηνιαίους φακέλους και ίσως βρείτε ένα μοτίβο - και μια νέα ομάδα αρχείων (όνομα κατηγορίας) που λείπει από το σύστημά σας. Δημιουργήστε ένα αρχείο για αυτήν το νέο έτος.
3. 3 Συρραφή τις υπόλοιπες πληροφορίες για το μήνα. Αποθηκεύστε σε ένα αρχείο που ονομάζεται Διάφορα (Έτος ----).

Συμβουλές

• Αφού οργανώσετε τα αρχεία του γραφείου σας, μείνετε οργανωμένοι. Να είστε συνεπείς με το σύστημα διαχείρισης αρχείων και τοποθετήστε τα πάντα εκεί που πρέπει.
• Πετάξτε, ανακυκλώστε ή σχίστε κομμάτια που δεν χρειάζεστε για να αποφύγετε τη σύγχυση στο νέο σύστημα διαχείρισης αρχείων.

Τι χρειάζεσαι

• Αρχειοθήκη
• Κρεμάστε αρχεία
• Φακέλους
• Ετικέτες (ετικέτες)
• Δείκτες