Πώς να οργανώσετε τον χώρο εργασίας σας

Βίντεο: Αυτοσχέδια Εργαλειοθήκη σε Πέντε Λεπτά | Οργανώστε Όμορφα τον Χώρο Εργασίας σας

Περιεχόμενο

Βήματα
Μέρος 1 από 3: Καθαρισμός
Μέρος 2 από 3: Τάξη και οργάνωση
Μέρος 3 από 3: Αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα
Συμβουλές
Προειδοποιήσεις

Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η ακαταστασία του τραπεζιού προκαλείται από ακαταστασία στο κεφάλι. Ένας καθαρός και οργανωμένος χώρος εργασίας βελτιώνει σημαντικά την αποδοτικότητα, τη συγκέντρωση και την ικανότητα να βρείτε όλα όσα χρειάζεστε. Θα εκπλαγείτε από το πόσο πιο αποτελεσματική μπορεί να είναι η δουλειά σας αφού αφαιρέσετε την ακαταστασία στο γραφείο σας. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να καθαρίσετε όλα τα περιττά αντικείμενα από το τραπέζι και, στη συνέχεια, οργανώστε τις προμήθειες και τα εφόδιά σας.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Καθαρισμός

1 Ξεκινώ από την αρχή. Η οργάνωση του χώρου εργασίας σας είναι πολύ πιο εύκολη όταν ξεκινάτε με ένα άδειο γραφείο. Αφαιρέστε όλα τα αντικείμενα από την επιφάνεια εργασίας και αδειάστε τα συρτάρια (εάν υπάρχουν). Τοποθετήστε τα πράγματα σε ξεχωριστό τραπέζι ή στο πάτωμα για μετέπειτα έλεγχο. Αφού καθαρίσετε την ακαταστασία, είναι πολύ πιο εύκολο να καταλάβετε πώς να οργανώσετε καλύτερα τον χώρο εργασίας σας.
- Θα περάσετε πολύ περισσότερο χρόνο εάν περάσετε όλα τα αντικείμενα στο χώρο εργασίας ένα προς ένα.
2 Καθαρίστε το τραπέζι μέσα και έξω. Τώρα το τραπέζι είναι άδειο και τίποτα άλλο δεν σας εμποδίζει να κάνετε έναν ενδελεχή καθαρισμό. Αφαιρέστε τη σκόνη και σκουπίστε τις επιφάνειες με ένα καθαριστικό για όλες τις χρήσεις. Αντιμετωπίστε τους αποξηραμένους λεκέδες και απομακρύνετε τις γρατζουνιές στον πάγκο του ξύλου. Μετά τον καθαρισμό, το γραφείο σας θα μοιάζει με καινούργιο.
- Φροντίστε να αδειάσετε το τραπέζι πριν τον καθαρίσετε, διαφορετικά θα πρέπει να γυρίσετε με ένα πανί όλα τα αντικείμενα.
3 Απαλλαγείτε από παλιά και περιττά πράγματα. Επανεξετάστε τα αντικείμενα που έχουν αφαιρεθεί από το τραπέζι και χωρίστε τα όλα σε δύο σωρούς: στην αρχή όλα τα σκουπίδια και στη δεύτερη εκείνα τα πράγματα που πρέπει να μείνουν. Απαλλαγείτε από τα σκουπίδια και όλα τα περιττά αντικείμενα αποφασιστικά, ώστε να μείνει μόνο το ελάχιστο στο τέλος. Τώρα θα είναι πιο εύκολο για σας να βάλετε τα πράγματα σε μια σειρά.
- Οι άνθρωποι είναι συχνά δεμένοι με άχρηστα και αχρησιμοποίητα πράγματα. Απαλλαγείτε από αυτά για κάποια πολύ απαραίτητη ηρεμία.
- Θυμηθείτε να πετάξετε τα σκουπίδια που θα βρείτε. Μπορεί να αποδειχθεί ότι κατέλαβε το μεγαλύτερο μέρος του χώρου εργασίας.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΙΔΙΚΟΥ
Κρίστελ Φέργκιουσον

Η επαγγελματική διοργανώτρια Christelle Ferguson είναι η ιδιοκτήτρια του Space to Love, μιας υπηρεσίας οργάνωσης και τακτοποίησης χώρου. Διαθέτει πιστοποίηση προηγμένου επιπέδου στο Feng Shui στην Αρχιτεκτονική, την εσωτερική διακόσμηση και το τοπίο. Έχει συνεργαστεί με το Κέντρο του Λος Άντζελες της Εθνικής Ένωσης για την Παραγωγικότητα και τους Επαγγελματίες Οργάνωσης για περισσότερα από πέντε χρόνια.
Κρίστελ Φέργκιουσον
Επαγγελματίας διοργανωτής
Ομαδοποιήστε τα αντικείμενα από το τραπέζι και αποφασίστε τι θα κρατήσετε. Μόλις τακτοποιηθούν όλα, μπορεί να διαπιστώσετε ότι έχετε πέντε ψαλίδια αντί για τα δύο που χρειάζεστε. Επιπλέον, για να καταλάβετε τι και πού να διπλώσετε: για στυλό χρειάζεστε ένα μεγαλύτερο δοχείο, αλλά για αυτοκόλλητα - ένα μικρότερο.
4 Ανανεώστε το χώρο γύρω από το τραπέζι. Δώστε προσοχή σε όλα τα παρωχημένα αντικείμενα. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν ημερολόγια του περασμένου έτους, απαντημένα και αναπάντητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παλιές φωτογραφίες. Αντικαταστήστε τέτοια αντικείμενα με νέα αντικείμενα. Όλα τα αντικείμενα που έχουν αφαιρεθεί μπορούν να πεταχτούν ή να μπουν στην ντουλάπα. Όλα τα στοιχεία που βρίσκονται στο τραπέζι θα πρέπει να είναι νέα και σχετικά στο μέλλον.
- Μερικές φορές μπορείτε να αφήσετε πράγματα που σας είναι αγαπητά. Εάν υπήρχε μια παλιά φωτογραφία, δώρο ή αξέχαστο αναμνηστικό στο τραπέζι, κρατήστε το σε άλλο μέρος και χρησιμοποιήστε το τραπέζι όπως προορίζεται.

Μέρος 2 από 3: Τάξη και οργάνωση

1 Αλλάξτε τη διάταξη των πραγμάτων στο τραπέζι. Τώρα που ήρθε η ώρα να ξαναβάλεις τα πράγματα στο τραπέζι, μην τα τοποθετήσεις στα παλιά τους μέρη. Σκεφτείτε μια νέα τάξη για να χρησιμοποιήσετε ορθολογικά τον ελεύθερο χώρο. Μπορείτε να τακτοποιήσετε τα πράγματα σε μια "εικόνα καθρέφτη" μετακινώντας τα στην αντίθετη πλευρά του πίνακα ή επιλέγοντας μια νέα θέση για κάθε στοιχείο. Οργανώστε αντικείμενα με μια σειρά που θα σας εμπνεύσει να είστε παραγωγικοί στο γραφείο σας.
- Η αναδιάταξη των πραγμάτων στο τραπέζι είναι ένα μικρό κόλπο που αφαιρεί τη μονοτονία της καθημερινής εργασίας και αραιώνει την οικεία στο μάτι εμφάνιση.
- Στην Κίνα, υπάρχει μια ολόκληρη τέχνη αναδιάταξης καθημερινών αντικειμένων, η οποία είναι γνωστή ως Feng Shui... Έχει αποδειχθεί ότι αυτή η προσέγγιση έχει ψυχοθεραπευτική δράση.
2 Αποθέστε νέα αξεσουάρ. Σας τελειώνουν χαρτιά, στυλό ή συνδετήρες; Πηγαίνετε σε ένα χαρτοπωλείο και πιάστε τα υλικά που χρειάζεστε. Πάρτε μια λίστα μαζί σας για να μην ξεχάσετε τίποτα (μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια ειδική εφαρμογή σχεδιασμού ημέρας για το τηλέφωνό σας για τη λίστα). Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα συχνά χρησιμοποιούμενα αξεσουάρ που τελειώνουν γρήγορα. Τώρα κατά τη διάρκεια της εργασίας θα έχετε όλα τα απαραίτητα αντικείμενα στο χέρι.
- Ακόμα κι αν ο εργοδότης σας παρέχει όλα τα χαρτικά σας, μερικά προσωπικά αντικείμενα (όπως το αγαπημένο σας στυλό) θα κάνουν τη δουλειά σας πιο άνετη.
3 Τακτοποιήστε σωστά τα αντικείμενα. Σκεφτείτε πώς θέλετε να οργανώσετε το γραφείο σας και, στη συνέχεια, οργανώστε τα πράγματα για μέγιστη απόδοση και για να αποφύγετε την ακαταστασία. Για παράδειγμα, αφήστε το κέντρο του γραφείου για τον υπολογιστή και κρατήστε όλα τα σημαντικά εργαλεία και έγγραφα σε εύκολη πρόσβαση. Έτσι, όχι μόνο θα απλοποιήσετε τη δουλειά σας, αλλά και θα εξοικονομήσετε χρόνο που χρειάζεται για αναζήτηση, αφού τώρα όλα τα πράγματα είναι στη θέση τους.
- Η διαίσθησή σας θα σας λέει πάντα το πιο λογικό μέρος για κάθε στοιχείο. Για παράδειγμα, εάν αναζητάτε ενστικτωδώς ένα συγκεκριμένο στοιχείο σε μια συγκεκριμένη τοποθεσία, τότε αυτή είναι ίσως η πιο βέλτιστη θέση αποθήκευσης.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΙΔΙΚΟΥ
Κρίστελ Φέργκιουσον

Η επαγγελματική διοργανώτρια Christelle Ferguson είναι η ιδιοκτήτρια του Space to Love, μιας υπηρεσίας οργάνωσης και τακτοποίησης χώρου. Διαθέτει πιστοποίηση προηγμένου επιπέδου στο Feng Shui στην Αρχιτεκτονική, την εσωτερική διακόσμηση και το τοπίο. Έχει συνεργαστεί με το Κέντρο του Λος Άντζελες της Εθνικής Ένωσης για την Παραγωγικότητα και τους Επαγγελματίες Οργάνωσης για περισσότερα από πέντε χρόνια.
Κρίστελ Φέργκιουσον
Επαγγελματίας διοργανωτής
Όλα πρέπει να έχουν τη θέση τους. Αφαιρέστε τα πάντα από τον πάγκο και βάλτε τα σε συρτάρια ή αλλού. Εάν έχετε πολλά έγγραφα, κατηγοριοποιήστε τα, οργανώστε τα σε φακέλους και διπλώστε τα στο ειδικό συρτάρι.
4 Προσθέστε ξύσμα. Ο στόχος σας είναι ένας καθαρός και οργανωμένος χώρος εργασίας, αλλά δεν χρειάζεται να είναι βαρετός. Χρησιμοποιήστε μερικές διακοσμήσεις για να προσθέσετε κάποια προσωπικότητα. Μερικές φωτογραφίες με κορνίζες, ένα μικρό ειδώλιο ή ένα διασκεδαστικό κύπελλο θα ζωντανέψουν τον χώρο εργασίας σας και θα τον κάνουν πιο άνετο.
- Εάν εργάζεστε σε ανοιχτό χώρο γραφείου ή ιδιωτικό γραφείο, φέρτε μερικά προσωπικά αντικείμενα από το σπίτι για να αραιώσετε το μονότονο εργασιακό περιβάλλον.
- Κλείστε εμπνευσμένες εικόνες και ρήσεις για να παρακινήσετε τον εαυτό σας να εργαστεί σκληρά.

Μέρος 3 από 3: Αποτελεσματικότητα και παραγωγικότητα

1 Κρατήστε κοντά σας σημαντικά πράγματα. Εάν χρησιμοποιείτε συχνά ορισμένα πράγματα, τότε θα πρέπει να είναι κοντά σας. Αξιολογήστε πόσο συχνά χρησιμοποιείτε συγκεκριμένα αντικείμενα στο τραπέζι και ταξινομήστε τα κατά σειρά σπουδαιότητας. Αυτή η προσέγγιση θα σας επιτρέψει να απλοποιήσετε τη διαδικασία εύρεσης και εργασίας με πράγματα.
- Χαρτικά, χαρτιά γραφείου, σημειωματάρια, επικοινωνίες και ψηφιακά όργανα μπορούν να αποθηκευτούν στο γραφείο σας ή οπουδήποτε αλλού.
- Τακτοποιήστε στυλό και μολύβια σε ποτήρι ή σε ειδικό περίπτερο, ώστε να είναι κοντά και να μην πιάνουν πολύ χώρο.
- Τα συρραπτικά και τα συρραπτικά μπορούν να αποθηκευτούν κοντά στον εκτυπωτή ή σε μια περιοχή εγγράφων.
- Χάρη στην παραγγελία στο τραπέζι, θα εξοικονομήσετε περίπου μία ώρα την ημέρα, η οποία συνήθως δαπανάται αναζητώντας τα σωστά πράγματα.
2 Τοποθετήστε αντικείμενα που χρησιμοποιούνται συχνά στα επάνω συρτάρια. Όχι τόσο σημαντικό, ταυτόχρονα τα πράγματα που χρησιμοποιούνται τακτικά μπορούν να διπλωθούν σε κουτιά, έτσι ώστε να είναι βολικό να τα βγάλετε τη σωστή στιγμή. Στα επάνω συρτάρια, τοποθετήστε μεγάλα και συχνά χρησιμοποιούμενα αντικείμενα που δεν χρειάζονται στο γραφείο σας.
- Για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιείται φορητός υπολογιστής, tablet ή άλλη ηλεκτρονική συσκευή πιο συχνά από στυλό και χαρτί. Σε αυτή την περίπτωση, τα είδη γραφείου μπορούν να διπλωθούν στο συρτάρι και οι ηλεκτρονικές συσκευές να αφεθούν στο τραπέζι.
- Εάν χρησιμοποιείτε πολλά μικρά αντικείμενα, αγοράστε έναν ειδικό δίσκο συρταριών. Συνήθως έρχονται σε μέγεθος συρταριών και διαθέτουν ποικιλία διαμερισμάτων που σας επιτρέπουν να οργανώνετε βολικά μικρά αντικείμενα.
- Αξιολογήστε τη σημασία κάθε θέματος. Εάν χρησιμοποιείτε συχνά ένα αντικείμενο ή ελέγχετε με ορισμένα έγγραφα, τότε κρατήστε τα στο τραπέζι. Εάν το αντικείμενο χρησιμοποιείται κατά καιρούς, τοποθετήστε το στο επάνω συρτάρι. Εάν το αντικείμενο χρησιμοποιείται σπάνια και δεν έχει καθόλου θέση στο τραπέζι, τότε αποθηκεύστε το σε άλλο μέρος.
ΣΥΜΒΟΥΛΗ ΕΙΔΙΚΟΥ
Κρίστελ Φέργκιουσον

Η επαγγελματική διοργανώτρια Christelle Ferguson είναι η ιδιοκτήτρια του Space to Love, μιας υπηρεσίας οργάνωσης και τακτοποίησης χώρου. Διαθέτει πιστοποίηση προηγμένου επιπέδου στο Feng Shui στην Αρχιτεκτονική, την εσωτερική διακόσμηση και το τοπίο. Έχει συνεργαστεί με το Κέντρο του Λος Άντζελες της Εθνικής Ένωσης για την Παραγωγικότητα και τους Επαγγελματίες Οργάνωσης για περισσότερα από πέντε χρόνια.
Κρίστελ Φέργκιουσον
Επαγγελματίας διοργανωτής
Αδειάστε τα κουτιά και μετρήστε τα. Στη συνέχεια, σκεφτείτε ποιοι διαχωριστές οργανωτών λειτουργούν καλύτερα για αυτούς. Φροντίστε τα ειδικά διαμερίσματα για συρραπτικό και συνδετικό υλικό, ψαλίδι και στυλό. Αυτό θα διατηρήσει τα πάντα τακτοποιημένα και τακτοποιημένα στα συρτάρια του γραφείου σας.
3 Αφαιρέστε τα αχρησιμοποίητα αντικείμενα. Όλα τα πράγματα που αποφασίζετε να αφήσετε, αλλά δεν θέλετε να τα έχετε κοντά σας, μπορούν να διπλωθούν στην ντουλάπα, έτσι ώστε να μην υπάρχει ακαταστασία στο τραπέζι. Αυτά τα είδη περιλαμβάνουν συνήθως προσωπικά αντικείμενα, τρόφιμα και ποτά και συσκευές που χρησιμοποιούνται σπάνια. Τα γραπτά έγγραφα πρέπει να διπλωθούν σε φακέλους και να τοποθετηθούν σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης και τα υπόλοιπα υλικά μπορούν να αποθηκευτούν στο κάτω συρτάρι ή στο ντουλάπι, εάν δεν είναι απαραίτητα για εργασία. Αφήστε μόνο τα πιο απαραίτητα αντικείμενα στο τραπέζι και βάλτε τα υπόλοιπα πράγματα στο μέγιστο σε συρτάρια ή ντουλάπια.
- Αποκτήστε τη συνήθεια να επανατοποθετείτε τα πράγματα στη θέση τους μετά τη χρήση, διαφορετικά το τραπέζι θα ακατάστατα συνεχώς και τα συρτάρια θα αρχίσουν γρήγορα να γεμίζουν με περιττά αντικείμενα.
4 Στοιβάζετε χαρτιά και έγγραφα στον ειδικό δίσκο. Αυτή η σχέση απλοποιεί τη διαδικασία ταξινόμησης εγγράφων. Οι δίσκοι είναι ρηχοί και βαθμιδωτοί για εύκολη τοποθέτηση εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων, καθώς και απαντημένα και αναπάντητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τοποθετήστε τα υλικά γραφής σας σε δίσκους, φακέλους και ντουλάπια για να αποφύγετε την ακαταστασία της επιφάνειας του γραφείου σας με χαρτί.
- Χρησιμοποιήστε έναν ή περισσότερους δίσκους για διαφορετικούς τύπους εγγράφων για να απελευθερώσετε το γραφείο σας από περιττό χαρτί.
- Μπορείτε να διαθέσετε ένα δίσκο για έγγραφα που βρίσκονται σε εξέλιξη και το δεύτερο για εισερχόμενα και εξερχόμενα γράμματα.
5 Διατηρήστε τον κοινόχρηστο χώρο εργασίας σας τακτοποιημένο. Περιστασιακά, οι υπάλληλοι μοιράζονται ένα γραφείο ή χώρο εργασίας στο γραφείο, ή το γραφείο βρίσκεται δίπλα σε άλλη περιοχή εργασίας και υπάρχει περιορισμένος χώρος. Προσπαθήστε να διατηρήσετε την τάξη και σε αυτήν την κατάσταση.
- Πρώτον, βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν σαφή όρια που χωρίζουν την ιδιότητα των πραγμάτων και των αντικειμένων. Στη συνέχεια, τακτοποιήστε την περιοχή εργασίας σας για να είστε πιο παραγωγικοί.
- Ετικέτα προσωπικών αντικειμένων με ετικέτες και αποθηκεύστε τα κοντά στο χώρο σας. Διαχωρίστε τα χαρτιά εργασίας σας και διπλώστε τα σε φακέλους και στη συνέχεια σε συρτάρια ή δίσκους.
- Αφιερώστε χώρο για κοινόχρηστα σκεύη, έτσι ώστε τέτοια αντικείμενα να μην συσσωρεύονται στην περιοχή εργασίας σας.
- Χρησιμοποιήστε ένα σακίδιο ή ένα χαρτοφύλακα για να παρακολουθείτε τα υπάρχοντά σας. Εάν ο χώρος εργασίας σας είναι κοινόχρηστος, τότε είναι απίθανο να μπορείτε να ταξινομήσετε και να αποθηκεύσετε αξεσουάρ στο γραφείο και στα συρτάρια ακριβώς όπως σας αρέσει.
- Στοιβάζετε τακτικά τα πράγματα και καθαρίζετε τον κοινό χώρο εργασίας για να αποφύγετε την ακαταστασία. Όσο περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται σε ένα γραφείο, τόσο περισσότερα σκουπίδια, περιττά πράγματα και ακατάστατα χαρτιά συλλέγονται εκεί.

Συμβουλές

Τοποθετήστε ένα καλάθι απορριμμάτων δίπλα στο γραφείο σας για να απορρίψετε ό, τι δεν χρειάζεστε αμέσως. Διαφορετικά, τα σκουπίδια θα συσσωρευτούν στο τραπέζι.
Εάν δεν υπάρχει χώρος για επιτραπέζιο φωτιστικό, αγοράστε μια λάμπα με βάση.
Επισημάνετε τα πλαίσια σύμφωνα με το περιεχόμενο, ώστε να μην χρειάζεται να περάσετε από κάθε πλαίσιο για να βρείτε το έγγραφο που θέλετε.
Αγοράστε απλά κουτιά για να αποθηκεύσετε τα επιπλέον αντικείμενα σας. Ορισμένα αντικείμενα πρέπει να είναι κοντά, αλλά όχι στο τραπέζι. Τοποθετήστε τα κάτω από ένα τραπέζι, δίπλα του ή αλλού στο δωμάτιο.
Αν σας αρέσει το τσίμπημα, δοκιμάστε να φτιάξετε τα δικά σας μοναδικά κουτιά αποθήκευσης και δίσκους από ειδικά υλικά.
Προσπαθήστε να αφαιρέσετε όλα τα πράγματα που αποσπούν την προσοχή σας. Αυτό είναι σημαντικό για την ψυχική οργάνωση και την αποδοτικότητα της εργασίας.
Η καρέκλα σας πρέπει να είναι εφοδιασμένη με πλάτη. Μια άβολη καρέκλα και η κακή στάση του σώματος επηρεάζουν την υγεία και τη διάθεσή σας.
Εάν καθαρίζετε τον χώρο εργασίας σας, αφήστε την ελάχιστη ποσότητα προσωπικών αντικειμένων και κοσμημάτων στο τραπέζι. Όσο περισσότερα αντικείμενα, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα χάους και αταξίας.
Εξετάστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης, ώστε να γνωρίζετε πάντα πού βρίσκονται τα τελικά έγγραφα, ποια έγγραφα πρέπει να αναθεωρηθούν ή να πεταχτούν. Κατά την οργάνωση των εργασιών, μπορείτε να προχωρήσετε από το βαθμό σπουδαιότητας και ολοκλήρωσης.
Κρατήστε ένα σημειωματάριο ή μερικά φύλλα χαρτιού στο γραφείο σας, ώστε να μπορείτε πάντα να γράφετε κάτι όταν χρειάζεται.

Προειδοποιήσεις

Ένας ακατάστατος χώρος εργασίας μειώνει την παραγωγικότητα. Η παραγγελία αυξάνει την αποτελεσματικότητα.
Μην ξεχνάτε πού βάζετε τα πράγματά σας. Εάν έχετε πολλά εργαλεία, συσκευές και φακέλους χαρτιού, καταγράψτε τη θέση όλων των αντικειμένων.