Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέθοδος 1 από 2: Πώς να συντάξετε ένα οργανωτικό σχέδιο διαχείρισης αλλαγών
• Μέθοδος 2 από 2: Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές σε οποιοδήποτε έργο
• Συστάσεις

Υπάρχουν δύο τύποι σχεδίων διαχείρισης αλλαγών. Ένα από αυτά λαμβάνει υπόψη τον αντίκτυπο της αλλαγής στον οργανισμό και στοχεύει στην υποστήριξη της μεταβατικής περιόδου. Ένας άλλος τύπος σχεδίου σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε την πρόοδο ενός έργου, να καταγράφετε αποκλίσεις ή αλλαγές στην πορεία και την κλίμακα του έργου. Ο στόχος και των δύο σχεδίων είναι να εκφράσουν με σαφήνεια και σαφήνεια τι ακριβώς πρέπει να γίνει.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Πώς να συντάξετε ένα οργανωτικό σχέδιο διαχείρισης αλλαγών

1. 1 Αναφέρετε τους λόγους για την αλλαγή. Αναφέρετε τους παράγοντες που επηρέασαν την απόφαση εφαρμογής της αλλαγής, όπως χαμηλή παραγωγικότητα, νέα τεχνολογία ή αλλαγή στην αποστολή του οργανισμού.
   • Μια προσέγγιση είναι να περιγράψουμε την τρέχουσα κατάσταση στον οργανισμό και σε ποια κατάσταση θα οδηγήσει στο μέλλον το σκιαγραφημένο σχέδιο.
2. 2 Καθορίστε τον τύπο και την κλίμακα των αλλαγών. Περιγράψτε συνοπτικά τη φύση των αναμενόμενων αλλαγών στο έργο. Αναφέρετε ακριβώς τι θα επηρεάσει η αλλαγή: εργασιακές ευθύνες, διαδικασίες, πολιτική ή / και οργανωτική δομή. Αναφέρετε τα τμήματα, τις ομάδες, τα συστήματα και άλλα στοιχεία του οργανισμού που θα επηρεαστούν από τις επερχόμενες αλλαγές.
3. 3 Αναφέρετε ποιος ενδιαφερόμενος φορέας υποστηρίζει αυτό το έργο. Αναφέρετε όλους τους εμπλεκόμενους φορείς που θα επηρεαστούν από την εφαρμογή αυτού του σχεδίου, όπως ανώτερα διοικητικά στελέχη, διαχειριστή έργου, χορηγό έργου, τελικούς χρήστες ή / και υπαλλήλους της εταιρείας. Για κάθε κατηγορία, αναφέρετε εάν αυτοί οι ενδιαφερόμενοι υποστηρίζουν το σχέδιο αλλαγής.
   • Προσπαθήστε να αντικατοπτρίσετε αυτές τις πληροφορίες στον πίνακα για μεγαλύτερη σαφήνεια και σαφήνεια. Για παράδειγμα, μετρήσεις όπως η ευαισθητοποίηση, η υποστήριξη και η επιρροή μπορούν να ληφθούν ως χρήσιμο πρότυπο και να ταξινομηθούν ως υψηλές / μεσαίες / χαμηλές για κάθε ομάδα ενδιαφερομένων.
   • Εάν είναι δυνατόν, πραγματοποιήστε συνεντεύξεις πρόσωπο με πρόσωπο για να δημιουργήσετε υποστήριξη από τα ενδιαφερόμενα μέρη.
4. 4 Δημιουργήστε μια ομάδα διαχείρισης αλλαγών. Αυτή η ομάδα είναι υπεύθυνη για την επικοινωνία πληροφοριών σε όλους τους εμπλεκόμενους φορείς, την ακρόαση των ανησυχιών τους και τη διασφάλιση της εφαρμογής των αλλαγών όσο το δυνατόν ομαλότερα. Επιλέξτε άτομα που εμπιστεύονται και σέβονται ο οργανισμός και έχουν καλές δεξιότητες επικοινωνίας.
   • Αυτό ισχύει και για το ανώτερο επίπεδο διοίκησης. Δώστε έμφαση στην προσοχή των ηγετών ότι θα τους ζητηθεί όχι μόνο να συμφωνήσουν στο σχέδιο, αλλά και να προωθήσουν ενεργά την αλλαγή.
5. 5 Αναπτύξτε μια εννοιολογική προσέγγιση για τη διαχείριση του οργανισμού. Η πλήρης υποστήριξη των επιρροών στον οργανισμό είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχή εφαρμογή της αλλαγής. Αφήστε κάθε ηγέτη να πει τον λόγο του για την αλλαγή και ενθαρρύνετε όλους να διαδραματίσουν ενεργό ρόλο στην επιτυχή αλλαγή.
6. 6 Κάντε ένα σχέδιο για κάθε ομάδα ενδιαφερομένων. Αξιολογήστε τους κινδύνους και τις ανησυχίες κάθε ομάδας ενδιαφερομένων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που υποστηρίζουν την αλλαγή. Χωρίστε τα καθήκοντα μεταξύ των μελών της ομάδας διαχείρισης αλλαγών για να επιλύσετε αυτά τα ζητήματα.
7. 7 Φτιάξτε ένα σχέδιο επικοινωνίας. Η επικοινωνία είναι το πιο σημαντικό συστατικό της διαχείρισης αλλαγών. Επικοινωνήστε όσο το δυνατόν συχνότερα με όλους όσους εμπλέκονται στη διαδικασία αλλαγής. Τονίστε ανελέητα τους λόγους για την αλλαγή και τα οφέλη που θα φέρει.
   • Τα ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να μπορούν να επικοινωνούν αυτοπροσώπως για να εξασφαλίσουν αμφίδρομη επικοινωνία. Οι προσωπικές συναντήσεις είναι απαραίτητες.
   • Η πηγή πληροφοριών πρέπει να είναι ο ανώτερος χορηγός της διοίκησης, ο διευθυντής γραμμής κάθε εργαζομένου και κάθε πρόσθετος εκπρόσωπος της εταιρείας που εμπιστεύεται τα ενδιαφερόμενα μέρη. Όλες οι πληροφορίες πρέπει να παρέχονται με ενιαίο τρόπο.
8. 8 Αντίσταση τροχιάς. Οι αλλαγές γίνονται πάντα εχθρικές. Αυτό συμβαίνει σε ατομικό επίπεδο, οπότε μιλήστε προσωπικά με τα ενδιαφερόμενα μέρη για να εντοπίσετε τη βασική αιτία της αντίστασης. Παρακολουθήστε τα παράπονα και τα παράπονα, ώστε η ομάδα διαχείρισης αλλαγών να μπορεί να επιλύσει προβλήματα εγκαίρως. Τα πιο κοινά προβλήματα αυτής της φύσης περιλαμβάνουν:
   • Έλλειψη κινήτρων για αλλαγή ή έλλειψη αίσθησης κατεπείγοντος.
   • Έλλειψη κατανόησης της μεγάλης εικόνας ή των λόγων για τους οποίους χρειάζονται αλλαγές.
   • Έλλειψη εισόδου στη διαδικασία.
   • Αβεβαιότητα για το μέλλον, μελλοντικές ευθύνες ή απαιτήσεις για μελλοντικές ευθύνες.
   • Αποτυχία της διοίκησης να ικανοποιήσει τις προσδοκίες σχετικά με την εφαρμογή αλλαγών ή επικοινωνίας.
9. 9 Αφαιρέστε τα εμπόδια. Η απάντηση στα περισσότερα παράπονα θα πρέπει να είναι πρόσθετες πληροφορίες ή αλλαγές στη στρατηγική επικοινωνίας για συγκεκριμένα θέματα. Σε άλλες περιπτώσεις, ενδέχεται να απαιτηθούν πρόσθετα βήματα που θα πρέπει να συμπεριληφθούν στο σχέδιό σας ή να αφεθούν στην ομάδα διαχείρισης αλλαγών να εφαρμόσει όπως απαιτείται. Εξετάστε ποιο από τα παρακάτω μπορεί να σχετίζεται με τον οργανισμό σας:
   • Σε περίπτωση αλλαγής των εργασιακών ευθυνών ή των εργασιακών διαδικασιών, είναι απαραίτητο να εστιάσετε στην εκπαίδευση του προσωπικού.
   • Εάν περιμένετε πτώση του ηθικού της ομάδας ή υπερβολικά αγχωτική μετάβαση σε νέο περιβάλλον, χαλαρώστε την ατμόσφαιρα με μια εταιρική εκδήλωση ή ανταμοιβή υπαλλήλων.
   • Εάν τα ενδιαφερόμενα μέρη δεν έχουν κίνητρο να αλλάξουν, αναπτύξτε ένα σύστημα κινήτρων.
   • Εάν τα ενδιαφερόμενα μέρη αισθάνονται υπερβολικά, πραγματοποιήστε μια συνάντηση για να λάβετε τα σχόλιά τους και προσαρμόστε το σχέδιό σας ανάλογα.

Μέθοδος 2 από 2: Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές σε οποιοδήποτε έργο

1. 1 Καθορίστε τους ρόλους στη διαχείριση αλλαγών. Παραθέστε όλους τους ρόλους που απαιτούνται για αυτό το έργο. Περιγράψτε τις ευθύνες και τις δεξιότητες που απαιτούνται για κάθε ρόλο. Συμπεριλάβετε τουλάχιστον έναν διαχειριστή έργου, ο οποίος πρέπει να εφαρμόζει αλλαγές σε καθημερινή βάση και έναν χορηγό έργου, ο οποίος πρέπει να παρακολουθεί τη συνολική πρόοδο και να λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με τη διαχείριση αλλαγών σε επίπεδο διαχείρισης.
   • Για μεγαλύτερα έργα σε έναν μεγάλο οργανισμό, θα χρειαστεί να χωρίσετε το ρόλο διαχείρισης έργου σε πολλά άτομα με διαφορετικό υπόβαθρο.
2. 2 Χρησιμοποιήστε τον πίνακα ελέγχου αλλαγής. Τα έργα σε λογισμικό έχουν συνήθως έναν πίνακα ελέγχου αλλαγής στον οποίο μπορούν να έχουν πρόσβαση τα μέλη κάθε ομάδας ενδιαφερομένων. Ένα τέτοιο λογισμικό επιτρέπει την αυτόματη συμφιλίωση αιτημάτων αλλαγής, εξαλείφοντας αυτήν την ευθύνη του διαχειριστή του έργου, καθώς και την ενημέρωση των ενδιαφερομένων μερών σχετικά με τις αποφάσεις. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά σε έργα με μεγάλο αριθμό ενδιαφερομένων, καθώς και σε έργα που απαιτούν τακτική αναθεώρηση του πεδίου και των στόχων του έργου.
3. 3 Αναπτύξτε μια διαδικασία για την εφαρμογή αιτημάτων αλλαγής. Εξετάστε πώς μεταφράζεται η ιδέα στην πραγματικότητα όταν κάποιος στην ομάδα προσδιορίζει το επόμενο βήμα που απαιτείται. Περιγράψτε αυτήν τη διαδικασία και συντονίστε την με όλη την ομάδα εκ των προτέρων. Εδώ είναι ένα παράδειγμα:
   • Ένα μέλος της ομάδας συμπληρώνει μια φόρμα αιτήματος αλλαγής και διαβιβάζει αυτό το αίτημα στον διαχειριστή του έργου.
   • Ο διαχειριστής έργου καταχωρεί αυτό το αίτημα στη γενική λίστα αιτημάτων και σημειώνει την κατάσταση του αιτήματος όταν λαμβάνεται απόφαση για την υλοποίηση μιας ιδέας ή την εγκατάλειψή της.
   • Ο διευθυντής εκδίδει το έργο ενός μέλους της ομάδας να καταρτίσει ένα πιο συγκεκριμένο σχέδιο, λαμβάνοντας υπόψη τους απαιτούμενους πόρους.
   • Ο διαχειριστής του έργου στέλνει το σχέδιο προς έγκριση στον χορηγό του έργου.
   • Η αλλαγή υλοποιείται. Τα ενδιαφερόμενα μέρη ενημερώνονται τακτικά για την τρέχουσα κατάσταση.
4. 4 Δημιουργήστε μια φόρμα αιτήματος αλλαγής. Κάθε αίτημα αλλαγής πρέπει να καταχωρείται στη γενική λίστα αιτημάτων και να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
   • την ημερομηνία του αιτήματος αλλαγής ·
   • Αλλαγή αριθμού αιτήματος που έχει εκχωρηθεί από τον διαχειριστή έργου
   • όνομα και περιγραφή ·
   • το όνομα του αιτούντος, τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τον αριθμό τηλεφώνου ·
   • προτεραιότητα (υψηλή, μεσαία, χαμηλή). Τα άμεσα σχέδια διαχείρισης αλλαγών απαιτούν ένα σαφές χρονοδιάγραμμα.
   • αριθμός προϊόντος και έκδοσης (για έργα ανάπτυξης λογισμικού).
5. 5 Καταγράψτε πρόσθετες πληροφορίες στο αρχείο καταγραφής αιτήσεων. Το ημερολόγιο αιτήσεων θα πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζει την τρέχουσα απόφαση και τα μέτρα εφαρμογής. Εκτός από τις πληροφορίες που καθορίζονται στη φόρμα αίτησης, τα ακόλουθα δεδομένα πρέπει επίσης να περιέχονται εδώ:
   • ένα σημάδι στα αποτελέσματα της έγκρισης (εγκρίθηκε ή ακυρώθηκε) ·
   • την υπογραφή του προσώπου που ενέκρινε το αίτημα ·
   • ο χρόνος εφαρμογής της αλλαγής ·
   • την ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου αλλαγής.
6. 6 Παρακολούθηση σημαντικών αλλαγών. Εκτός από την παρακολούθηση της κατάστασης του έργου σε καθημερινή βάση, θα είναι χρήσιμο να παρακολουθείτε όλες τις σημαντικές αποφάσεις για ένα δεδομένο έργο. Αρχεία όπως αυτά διευκολύνουν την παρακολούθηση μακροπρόθεσμων έργων ή έργων κατά τη διάρκεια των οποίων πραγματοποιούνται αλλαγές ηγεσίας. Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται επίσης για την ενημέρωση πελατών και ανώτερων στελεχών. Για τυχόν αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα, το εύρος ή τις απαιτήσεις ενός έργου, προτεραιοτήτων ή στρατηγικής, λάβετε υπόψη τις ακόλουθες πληροφορίες:
   • Ποιος πήρε την απόφαση.
   • Όταν ελήφθη η απόφαση.
   • Σύντομη περιγραφή των λόγων για την απόφαση και της διαδικασίας εφαρμογής. Επισυνάψτε όλα τα έγγραφα που σχετίζονται με αυτήν τη διαδικασία.

Συστάσεις

• Χτίστε εμπιστοσύνη και δέσμευση τόσο στους υπαλλήλους όσο και στους πελάτες σας. Οι αλλαγές τείνουν να κάνουν τους ανθρώπους να αισθάνονται άβολα. Η επίδειξη στους ανθρώπους ότι δεσμεύεστε να ενεργείτε προς το συμφέρον τους μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίσετε την υποστήριξή τους.