Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 3: Χρήση λίστας
• Μέθοδος 2 από 3: Χρήση προγράμματος
• Μέθοδος 3 από 3: Εξάλειψη των περισπασμών

Ίσως είστε μαθητής με πλήρες πρόγραμμα σπουδών και προσπαθείτε να διαχειριστείτε καλύτερα τον χρόνο σας ή είστε εργοδότης που θέλει να διασφαλίσει ότι οι υπάλληλοί του θα σταματήσουν να χάνουν χρόνο. Ανεξάρτητα από το ποιος είναι ο ρόλος σας, πιθανότατα θα θελήσετε να εστιάσετε στον τρόπο δημιουργίας μιας καθημερινής ρουτίνας που θα διασφαλίσει ότι δεν θα χάνετε χρόνο και θα αξιοποιήσετε στο έπακρο την ημέρα σας που μπορείτε. Οργανωτικές στρατηγικές όπως λίστες και χρονοδιαγράμματα μπορεί να είναι χρήσιμες, όπως και η λήψη μέτρων για την εξάλειψη τυχόν περισπασμών που καταναλώνουν τον πολύτιμο χρόνο σας.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 3: Χρήση λίστας

1. Δημιουργήστε μια λίστα με τις εργασίες σας για την ημέρα. Ξεκινήστε με ένα κομμάτι χαρτί και ένα στυλό. Σκεφτείτε τις εργασίες που θέλετε να προγραμματίσετε για την ημέρα ή τις υποχρεώσεις που έχετε και γράψτε τις όλες. Αυτή θα μπορούσε να είναι μια λίστα όπως "παντοπωλεία, πλυντήριο, καθαρισμός, εργασία στο σπίτι" ή "αναφορές κατάστασης πελατών, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συνάντηση, έγγραφα."
   • Προσθέστε όσες εργασίες μπορείτε να σκεφτείτε στη λίστα, από τις μικρότερες έως τις μεγαλύτερες. Προσπαθήστε να σκεφτείτε κάθε υποχρέωση ή εργασία για την ημέρα για να βεβαιωθείτε ότι βρίσκεται στη λίστα προτεραιότητας.
2. Οργανώστε εργασίες από την υψηλότερη έως τη χαμηλότερη προτεραιότητα. Ένας τρόπος για να εργαστείτε πιο έξυπνα είναι να εστιάσετε πρώτα στην υψηλότερη προτεραιότητα και, στη συνέχεια, να περάσετε από τη λίστα στα σημεία με τη χαμηλότερη προτεραιότητα. Αυτό ονομάζεται κανόνας 80/20 σύμφωνα με τον οποίο οι δραστηριότητες που θα σας προσφέρουν το μεγαλύτερο όφελος θα πρέπει να καταλαμβάνουν το 80% του χρόνου σας. Οι δραστηριότητες που σας αποφέρουν λιγότερο θα πρέπει να καταλαμβάνουν περίπου το 20% του χρόνου σας.
   • Περιηγηθείτε στη λίστα σας και δώστε σε κάθε εργασία έναν αριθμό, από την υψηλότερη έως τη χαμηλότερη προτεραιότητα. Τότε θα πρέπει να τα τοποθετήσετε στη σειρά, έτσι ώστε να ταξινομούνται από την υψηλότερη έως τη χαμηλότερη, δεδομένης προτεραιότητας και τι σας φέρνει κάθε εργασία.
3. Δημιουργήστε ομάδες σχετικών εργασιών. Μόλις έχετε μια αριθμημένη και ταξινομημένη λίστα προτεραιοτήτων, δημιουργήστε μικρότερες ομάδες εργασιών που απαρτίζουν μια συγκεκριμένη διαδικασία. Για παράδειγμα, δημιουργήστε μια ομάδα εργασιών, όπως η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η κλήση πελατών που αποτελούν μια διαδικασία μιας ώρας και ονομάστε την "επαφή με τους πελάτες". Στη συνέχεια, μπορείτε να ολοκληρώσετε ομαλά και εύκολα οποιαδήποτε εργασία εντός της συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.
   • Προσπαθήστε να το κάνετε αυτό για όλες τις εργασίες σας, ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών διαδικασιών ή να σπαταλήσετε το χρόνο σας, υπολογίζοντας ποια εργασία θα ολοκληρώσετε στη συνέχεια. Ομαδοποίηση σχετικών εργασιών θα σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη διαχείριση του χρόνου σας και να μειώσετε το άγχος σας καθώς εργάζεστε μέσω της λίστας προτεραιοτήτων.
4. Δώστε στον εαυτό σας λιγότερο χρόνο για κάθε εργασία. Σύμφωνα με τον νόμο του Πάρκινσον, η ύπαρξη λιγότερου χρόνου για την ολοκλήρωση μιας εργασίας θα μειώσει τον χρόνο που απαιτείται για την εκτέλεση αυτής της εργασίας. Αντί να συγκεντρώνετε συνολικά το χρόνο, περιορίστε τον χρόνο που αδειάζετε για κάθε εργασία, ώστε να αναγκάζεστε να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία πιο γρήγορα. Μπορείτε να ξεκινήσετε να το κάνετε προσεκτικά, παίρνοντας σταδιακά λιγότερο χρόνο για κάθε εργασία, μέχρι να φτάσετε στο ιδανικό σημείο όπου δεν αισθάνεστε ότι πρέπει να βιαστείτε, αλλά επίσης να μην έχετε χρόνο να καθυστερήσετε ή να χάσετε.
   • Με την πάροδο του χρόνου, θα έχετε αναπτύξει μια καλή αίσθηση της διαχείρισης του χρόνου, ειδικά εάν είστε υποχρεωμένοι να αφιερώσετε περισσότερο από ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα σε κάθε εργασία. Αυτό είναι χρήσιμο εάν έχετε την τάση να ακολουθείτε την ίδια ρουτίνα ή εάν αντιμετωπίζετε μια παρόμοια λίστα εργασιών καθημερινά.
5. Επιβραβεύστε τον εαυτό σας όταν ολοκληρωθεί η λίστα. Μόλις ξεχωρίσετε όλες τις εργασίες στη λίστα σας, συνήθως στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, θα πρέπει να δώσετε στον εαυτό σας μια μικρή ανταμοιβή. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα ωραίο δείπνο, ένα ποτήρι κρασί ή χρόνος για διασκέδαση και χαλάρωση. Η επιβράβευση του εαυτού σας θα διασφαλίσει ότι έχετε το κίνητρο να ολοκληρώνετε όλες τις εργασίες σας κάθε μέρα.
   • Μπορείτε επίσης να καθορίσετε ποια θα είναι η ανταμοιβή σας πριν ξεκινήσετε την ημέρα, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ανταμοιβή ως κίνητρο για την ολοκλήρωση των εργασιών σας. Για παράδειγμα, ας πούμε ότι πρέπει να μελετήσετε για μια δοκιμή και να σχεδιάσετε να βγείτε για δείπνο με φίλους. Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε αυτά τα σχέδια για αυτό το δείπνο ως λόγο να συνεχίσετε να μελετάτε και να ολοκληρώνετε αυτήν την εργασία σήμερα, ώστε να μην χάσετε το δείπνο.

Μέθοδος 2 από 3: Χρήση προγράμματος

1. Κάντε ένα πρόγραμμα για κάθε ώρα της ημέρας σας. Γράψτε αυτό σε ένα κομμάτι χαρτί ή χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο στον υπολογιστή σας για να δημιουργήσετε κουτιά για κάθε ώρα της εργάσιμης ημέρας ή τις ώρες της ημέρας που είστε ξύπνιοι. Αυτό μπορεί να είναι από εννέα έως πέντε ή από δέκα έως επτά. Αν και δεν χρειάζεται να συμπληρώνετε με ακρίβεια κάθε χρονική περίοδο έως το λεπτό, είναι χρήσιμο να βεβαιωθείτε ότι κάθε ώρα της ημέρας σας περιλαμβάνεται στο πρόγραμμά σας.
   • Ξεκινήστε γεμίζοντας κάθε ώρα της ημέρας με την απαιτούμενη εργασία για εκείνη την ημέρα. Μπορείτε να ξεκινήσετε με τις πιο σημαντικές εργασίες και στη συνέχεια να συνεχίσετε να εργάζεστε μέχρι να φτάσετε στις λιγότερο σημαντικές εργασίες. Εάν θεωρείτε τον εαυτό σας πρωί, μπορείτε να αποφασίσετε να προγραμματίσετε τις πιο δύσκολες εργασίες νωρίτερα την ημέρα, αλλά αν γνωρίζετε ότι συνήθως ξεκινάτε μόνο μετά το γεύμα, μπορείτε να αποφασίσετε να κάνετε τις πιο περίπλοκες εργασίες λίγο αργότερα την ημέρα ημέρα. Προσπαθήστε να προσαρμόσετε το πρόγραμμά σας στις δικές σας ανάγκες και εργασιακές συνήθειες, καθώς έτσι, εάν αρχίσετε να το χρησιμοποιείτε, οι πιθανότητες επιτυχίας του προγράμματος θα είναι υψηλότερες.
   • Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το πρόγραμμά σας σε έναν πίνακα ή ένα ημερολόγιο (στην κινητή συσκευή σας), ώστε να μπορείτε να το ενημερώνετε καθημερινά, ανάλογα με το πρόγραμμά σας για εκείνη την ημέρα.
2. Δώστε στον εαυτό σας ένα διάλειμμα 10 λεπτών κάθε μία έως δύο ώρες. Μπορεί να είναι δύσκολο να εστιάσετε σε μια εργασία ή ομάδα εργασιών για περισσότερο από 1-2 ώρες. Φροντίστε να κάνετε ένα διάλειμμα 10 λεπτών κάθε ώρα ή κάθε δύο ώρες, ώστε να μην αισθάνεστε υπερβολική ή υπερβολική εργασία. Κατά τη διάρκεια αυτού του μίνι διαλείμματος, θα πρέπει να σηκωθείτε και να περπατήσετε γύρω από το γραφείο ή να μιλήσετε με έναν συνάδελφο στην καφετέρια. Μπορείτε να πάρετε ένα φλιτζάνι καφέ ή να κάνετε μια μικρή βόλτα έξω. Προσπαθήστε να κάνετε τα διαλείμματα όχι περισσότερο από 10 λεπτά ή λιγότερο, έτσι ώστε το πρόγραμμά σας να μην διαταράσσεται.
   • Μπορείτε επίσης να πάρετε 10 βαθιές αναπνοές κάθε ώρα για να καθαρίσετε το μυαλό σας και να κάνετε ένα διάλειμμα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε μια διαφορετική προοπτική σχετικά με την εργασία που κάνετε ή θα κάνετε και να σας κρατήσει εστιασμένο στον εαυτό σας για λίγο, παρά την πολυάσχολη ημέρα εργασίας σας.
3. Προσπαθήστε να ολοκληρώσετε κάθε εργασία σωστά την πρώτη φορά. Είναι καλύτερο να αφιερώσετε το χρόνο σας και να κάνετε κάθε εργασία σωστά αμέσως από το να σπεύσετε το ημερολόγιό σας και να παραλείψετε μια ματιά σε κάθε εργασία. Η γρήγορη μετάβαση στα email σας μπορεί να οδηγήσει σε μόνιμες ανταλλαγές email, ειδικά αν στέλνετε κρυπτικά ή μπερδεμένα email σε πελάτες. Πατήστε τα φρένα και αφιερώστε λίγο χρόνο για να γράψετε καθαρά e-mail ή για να διαβάσετε τις σημειώσεις σας από το σχολείο. Η σωστή εργασία την πρώτη φορά μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ σπατάλη χρόνου μακροπρόθεσμα.
4. Ζητήστε από έναν φίλο ή συνάδελφο να σας κρατάει εστιασμένους κάθε τόσο. Μερικές φορές χρειαζόμαστε την υποστήριξη άλλων για να παραμείνουμε επικεντρωμένοι στις εργασίες που πρέπει να γίνουν. Ζητήστε από έναν στενό φίλο, γονέα, αδελφό ή συνάδελφο να ελέγχει το πρόγραμμά σας κατά καιρούς.
   • Στη συνέχεια μπορούν να σας φέρουν ένα φλιτζάνι καφέ ή να πείτε κάτι ωραίο, ώστε να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να χαμογελάσετε ή να γελάσετε και μετά να επιστρέψετε στις καθημερινές σας εργασίες. Ενώ μπορείτε να είστε απασχολημένοι, η απλή επικοινωνία με έναν φίλο μπορεί να βελτιώσει τη διάθεσή σας και να οδηγήσει σε καλύτερη διαχείριση του χρόνου.

Μέθοδος 3 από 3: Εξάλειψη των περισπασμών

1. Αποφύγετε τον τυχαίο έλεγχο των email σας. Ο τυχαίος έλεγχος του email σας μπορεί να δημιουργήσει ένα μοτίβο "start-stop-start" την ημέρα της εργασίας σας και να οδηγήσει σε σπατάλη χρόνου. Αποφύγετε να ανοίγετε συνεχώς το πρόγραμμα email σας καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας, ειδικά εάν υποτίθεται ότι εστιάζετε σε μια εντελώς διαφορετική εργασία. Προγραμματίστε 3 φορές κατά τη διάρκεια της ημέρας για να ελέγξετε το email σας: νωρίς το πρωί, μετά το μεσημεριανό γεύμα και τα μεσημέρια. Αυτό διασφαλίζει ότι δεν αποσπάται η προσοχή σας από μια συνεχή ροή email όλη την ημέρα, και ότι έχετε αφιερώσει χρόνο για να αφιερώσετε στη διαχείριση των email σας.
   • Η ίδια αρχή μπορεί να εφαρμοστεί και σε άλλες μορφές επικοινωνίας, όπως το φωνητικό ταχυδρομείο, τα μηνύματα κειμένου ή οι τηλεφωνικές κλήσεις. Μην προσπαθείτε να είστε προσβάσιμοι όλη την ώρα, εκτός εάν περιμένετε ένα σημαντικό μήνυμα ή τηλεφωνική κλήση. Αυτό περιορίζει τυχόν διακοπές στη ροή εργασίας σας και σας βοηθά να τηρήσετε το πρόγραμμά σας.
2. Απενεργοποιήστε τη σύνδεση τηλεφώνου και διαδικτύου. Εάν είναι δυνατόν, επιλέξτε τουλάχιστον μία ώρα από την εργάσιμη ημέρα σας ότι το τηλέφωνό σας και η σύνδεση στο Διαδίκτυο είναι απενεργοποιημένα. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να επικεντρωθείτε πλήρως στην εργασία σας όπου είναι απαραίτητο, χωρίς καμία απόσπαση της προσοχής από το τηλέφωνο ή το διαδίκτυο.
   • Η σωτηρία αυτού του περισπασμού μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να γράψετε μια διατριβή ή μια ολοκληρωμένη έκθεση. Με τη σίγαση του τηλεφώνου σας, βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε δικαιολογία για να ελέγχετε το τηλέφωνό σας κάθε πέντε λεπτά ή να απορροφάτε την κύλιση στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.
3. Ενημερώστε τους άλλους γύρω σας ότι δεν θέλετε να ενοχληθείτε. Προσπαθήστε να μην ενθαρρύνετε τους άλλους να σας αποσπάσουν την προσοχή ή να αποσπούν την προσοχή σας σε άλλους, ενημερώνοντας όλους γύρω σας ότι εργάζεστε.Αυτό μπορεί να σημαίνει κλείσιμο της πόρτας σας ή σήμανση με την ένδειξη ότι δεν θέλετε να ενοχληθείτε. Μπορείτε επίσης να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γύρω από το γραφείο για να υπενθυμίσετε σε όλους ότι ορισμένες ώρες είναι ήσυχες ώρες γραφείου.
4. Προσπαθήστε να μην αποσπούν την προσοχή από τη ρουτίνα σας. Μόλις δημιουργήσετε μια λίστα εργασιών (ή προγράμματος εργασίας), συμπεριλαμβανομένων προφυλάξεων ασφαλείας για να αποφύγετε την απόσπαση της προσοχής, χρησιμοποιήστε τη θέληση και τη συγκέντρωσή σας για να ακολουθήσετε τη ρουτίνα σας. Οι περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν τη διαφορά μεταξύ του χρόνου που χρησιμοποιείται καλά και του χρόνου που σπαταλάτε, οπότε προσέξτε να μην πέσετε σε μια παγίδα σπατάλη χρόνου. Χρησιμοποιήστε το πρόγραμμά σας ως υποστήριξη, και στο τέλος της ημέρας θα απολαύσετε την αίσθηση της ολοκλήρωσης και του χρόνου που ξοδεύετε.