Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 2: Μέρος 1: Έχετε τις σωστές δεξιότητες
• Μέθοδος 2 από 2: Μέρος 2: Να είστε αντιπροσωπευτικοί
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Κάθε εταιρεία που δέχεται επισκέπτες χρειάζεται ρεσεψιονίστ. Ένας ρεσεψιονίστ είναι κάποιος που δέχεται επισκέπτες στον πάγκο της εταιρείας ή του ιδρύματος. Συνήθως είναι το πρώτο άτομο που πρέπει να γνωρίσει ο επισκέπτης και, όπως γνωρίζετε, οι πρώτες εντυπώσεις είναι πάντα πολύ σημαντικές. Ο ρεσεψιονίστ πρέπει να δέχεται τον επισκέπτη με ευγένεια και να απαντά σωστά, επίσης στο τηλέφωνο ή μέσω e-mail. Είναι, όπως ήταν, η τηλεφωνική κάρτα της εταιρείας.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 2: Μέρος 1: Έχετε τις σωστές δεξιότητες

1. Έχετε εξαιρετικές οργανωτικές δεξιότητες. Ως ρεσεψιονίστ, είστε η επαγγελματική κάρτα της εταιρείας - - είστε το άτομο με το οποίο μιλάει ο πελάτης πρώτα και με το οποίο οι εργαζόμενοι έρχονται για πληροφορίες και προγραμματισμό. Εκτός από τη λήψη κλήσεων και την παραπομπή επισκεπτών, συχνά πρέπει να έρθετε σε επαφή με πελάτες, να οργανώνετε κάθε είδους εκδηλώσεις, να οργανώνετε ραντεβού κ.λπ. Επειδή αυτό συνεπάγεται πολλές ευθύνες, είναι σημαντικό να είστε καλά οργανωμένοι ως ρεσεψιονίστ, ώστε να μπορείτε κάνετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα. Εάν δεν μπορείτε να αναλάβετε πολλές εργασίες ταυτόχρονα και να τις ολοκληρώσετε με τη σωστή σειρά, δεν θα διαρκέσει πολύ ως ρεσεψιονίστ.
   • Ένας καλός τρόπος οργάνωσης είναι να επενδύσετε σε ένα σύστημα αρχειοθέτησης με το οποίο μπορείτε να εργαστείτε. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποια έγγραφα και πληροφορίες μπορεί να χρειάζονται το αφεντικό, οι συνάδελφοι και οι πελάτες σας. Διατηρήστε όλες αυτές τις πληροφορίες σε διαφορετικούς φακέλους - στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας ή σε χαρτί. Οργανώστε το σύστημά σας με τον καλύτερο τρόπο για εσάς - αν χρειάζεστε αυτοκόλλητες νότες για αυτό, αυτό είναι επίσης καλό.
   • Η οργάνωση σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να παρακινήσετε τον εαυτό σας - δεν χρειάζεστε κανέναν να σας πει πώς να κάνετε κάτι ή να σας κρατήσει στο σωστό δρόμο. Εάν είστε καλά οργανωμένοι, γνωρίζετε ακριβώς ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρώσετε σε μια μέρα και ποια πράγματα έχουν προτεραιότητα.
   • Βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε (πολλούς) αριθμούς τηλεφώνου, για παράδειγμα, τους συναδέλφους, τους εργολάβους, τους πωλητές, τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης κ.λπ. Θα τα χρειαστείτε όλα σε μια συγκεκριμένη στιγμή. Αποθηκεύστε τους αριθμούς τηλεφώνου σε ένα ειδικό πρόγραμμα υπολογιστή ή σε Rolodex.
2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε λίγες τεχνικές γνώσεις. Το πιο σημαντικό κομμάτι της τεχνολογίας που έχει να αντιμετωπίσει ένας ρεσεψιονίστ είναι το τηλέφωνο - και όλα αυτά τα κουμπιά και οι γραμμές που σχετίζονται με αυτό. Οι δεξιότητες υπολογιστών είναι επίσης απαραίτητες - οι περισσότεροι ρεσεψιονίστ πρέπει να γνωρίζουν πώς να στέλνουν email και να είναι καλοί στη χρήση ενός επεξεργαστή κειμένου. Είναι επίσης χρήσιμο αν γνωρίζετε πώς να δημιουργείτε υπολογιστικά φύλλα και να χρησιμοποιείτε προγράμματα ειδικά για την εταιρεία στην οποία εργάζεστε.
   • Λάβετε υπόψη ότι πιθανότατα θα πρέπει επίσης να είστε σε θέση να χειριστείτε το φωτοαντιγραφικό, το σαρωτή και τον εκτυπωτή (και να αντιμετωπίσετε προβλήματα που συναντούν οι συνάδελφοί σας όταν εργάζεστε με αυτές τις συσκευές). Εάν γνωρίζετε τι είδους εξοπλισμό χρησιμοποιείτε, ερευνήστε τα εγχειρίδια για να επιλύσετε τα πιο συνηθισμένα προβλήματα.
3. Να είστε αξιόπιστοι. Ο ρεσεψιονίστ αναμένεται να βρίσκεται στο γραφείο του ανά πάσα στιγμή - η εταιρεία παίρνει ένα κακό όνομα εάν κανείς δεν απαντήσει στο τηλέφωνο ή εάν οι χρόνοι αναμονής είναι πολύ μεγάλοι. Κάντε το να είστε αξιόπιστοι ως προτεραιότητά σας - εάν το αφεντικό σας γνωρίζει ότι μπορεί να βασιστεί σε εσάς και ότι είστε πάντα εκεί για να βοηθήσετε, κάνετε τον εαυτό σας απαραίτητο.
4. Γίνετε καλός ακροατής. Ένα σημαντικό μέρος της ύπαρξης ρεσεψιονίστ είναι να ακούτε άλλους ανθρώπους - στο τηλέφωνο, όταν ένας πελάτης υποβάλλει μια ερώτηση στο γραφείο ή όταν σας διαβιβάζονται πληροφορίες. Εάν είστε καλός ακροατής, μπορείτε να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά - θα είστε σε θέση να λύσετε προβλήματα πιο εύκολα εάν καταλάβετε αμέσως τι σας ζητά κάποιος και μπορείτε καλύτερα να παραπέμψετε τους πελάτες στο τμήμα όπου μπορούν να βοηθηθούν.
5. Σημειώστε τα πάντα. Όταν το αφεντικό σας σας ζητά να κάνετε κάτι, σημειώστε τις λεπτομέρειες. Όταν ένας πελάτης καλεί, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει τα στοιχεία του (όνομα, στοιχεία επικοινωνίας, τι θέλει, κ.λπ.). Οι σημειώσεις σάς βοηθούν να παραμείνετε οργανωμένοι και να σας υπενθυμίζουν όλα τα μικρά πράγματα που έρχονται σε μια μέρα. Καταγράψτε τις σημειώσεις σας σε ένα σημειωματάριο ή ένα σημειωματάριο και διατηρήστε τα πάντα μαζί σας. Θα εκπλαγείτε πόσο χρήσιμο είναι αυτό, ειδικά αν θέλετε να μάθετε τι ήθελε αυτό το άτομο που κάλεσε πριν από πέντε ώρες.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει λεπτομερώς τα μηνύματα και διαβάστε αυτό που έχετε γράψει. Επαναλάβετε το μήνυμα ή / και τα στοιχεία επικοινωνίας καθώς το γράφετε για να βεβαιωθείτε ότι έχετε τις σωστές πληροφορίες.
6. Απαντήστε ευγενικά στο τηλέφωνο με έναν τυπικό χαιρετισμό, όπως "Καλημέρα, μιλάτε στο ____ (το όνομά σας), από το ____ (όνομα εταιρείας), πώς μπορώ να σας βοηθήσω;Βεβαιωθείτε ότι έχετε απαντήσει στο τηλέφωνο μετά από ένα ή δύο κουδουνίσματα. Δεν είναι εντάξει να κρατάτε τους ανθρώπους σε αναμονή για περισσότερο από ένα λεπτό (αυτό είναι περισσότερο από ό, τι νομίζετε).
   • Ακούστε προσεκτικά το όνομα του ατόμου που ζητάει. Επαναλάβετε εάν θέλετε να βεβαιωθείτε. Ρωτήστε εάν ο καλών μπορεί να γράψει το όνομα εάν είναι δύσκολο να κατανοηθεί.
   • Μεταφέρετε τη συζήτηση τακτοποιημένα με μια τυπική φράση, όπως "Περιμένετε ένα λεπτό, θα σας μεταφέρω στον κ. Σμιθ". Ή αν το άτομο βρίσκεται σε συνομιλία: "Ο κύριος Smit βρίσκεται σε συνομιλία. Θέλετε να περιμένετε ή θα μεταφέρω το μήνυμα;". Ευχαριστώ ευγενικά τον καλούντα και μεταφέρετε την κλήση.
7. Χαιρετίστε τους παραλήπτες δεμάτων με τον ίδιο επαγγελματισμό και ευγένεια με οποιονδήποτε άλλο επισκέπτη. Ίσως χρειαστεί να υπογράψετε για παράδοση. Βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή σας είναι ευανάγνωστη. Ο παραλήπτης μπορεί να χρειαστεί οδηγίες για να τοποθετήσει το δέμα. Βεβαιωθείτε ότι επικοινωνείτε με τους κατάλληλους υπαλλήλους για τέτοια θέματα.
8. Λάβετε πελάτες που έρχονται στην επιχείρηση αποτελεσματικά και ευγενικά. Αφού ο επισκέπτης σας πει ποιος είναι και ποιος ψάχνει, συνδέεστε με αυτό το άτομο και πείτε του ποιος είναι εκεί. Μια τυπική πρόταση που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για αυτό είναι: "Ο κ. Smit, η κυρία Jansen από την XYZ b.v. είναι εδώ για το ραντεβού στις 2 η ώρα". Πάντα προσπαθήστε να δώσετε ένα όνομα και επώνυμο, καθώς και την εταιρεία που εκπροσωπούν. Είναι χρήσιμο να ρωτήσετε εάν έχει ραντεβού. Ο κ. Smit θα δώσει στη συνέχεια περαιτέρω οδηγίες σχετικά με το πού να κάνει τον πελάτη να περιμένει και πόσο καιρό θα διαρκέσει. Στη συνέχεια, μπορείτε να πείτε στον επισκέπτη: "Ο κ. Smit θα είναι εκεί σε ένα λεπτό". Ή: "Ο κ. Σμιτ λέει ότι τελειώνει μια συνάντηση και ότι θα είναι εκεί σε 5 λεπτά. Παρακαλώ καθίστε".

Μέθοδος 2 από 2: Μέρος 2: Να είστε αντιπροσωπευτικοί

1. Έχετε μια θετική στάση. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, ο ρεσεψιονίστ είναι η επαγγελματική κάρτα της εταιρείας - οι πελάτες σας βλέπουν πρώτα και απαντούν σε ερωτήσεις από άτομα που δεν μπορούν να έρθουν στο γραφείο. Κανείς δεν θέλει να χαιρετιστεί από ένα ξινό ή γκρινιάρισμα πρόσωπο. Να έχετε πάντα ένα χαμόγελο στο πρόσωπό σας και μια χαρούμενη προσωπικότητα. Να είστε υπομονετικοί με δύσκολους πελάτες, ακόμα κι αν σας προκαλέσουν νευρικότητα.
   • Ακόμα κι αν έχετε έναν πολύ δύσκολο πελάτη, συνεχίστε να υπενθυμίζετε στον εαυτό σας ότι έχετε μια ισχυρή, χαρούμενη προσωπικότητα. Πείτε στον εαυτό σας ότι σας βγάζουν τις απογοητεύσεις, αλλά ξέρετε ότι όσο κάνετε το καλύτερο δυνατό για να τους φιλοξενήσετε, δεν είστε αυτός που κάνει κάτι λάθος. Καλύτερα να διατηρήσετε το δροσερό σας παρά να εκραγείτε.
2. Έχετε ένα χαιρετισμό έτοιμο. Είναι πάντα σημαντικό να χαιρετάτε τους πελάτες με φιλικό τρόπο. Ακόμα κι αν πρέπει να ολοκληρώσετε κάτι για να μπορέσετε να βοηθήσετε τον πελάτη, είναι σημαντικό να τον χαιρετήσετε, ώστε να γνωρίζουν ότι έχουν δει και ότι θα βοηθηθούν.
   • Για παράδειγμα, μπορείτε να χαιρετίσετε με: "Καλημέρα! Αν καθίσετε, θα είμαι σωστά μαζί σας!".
3. Να είσαι ευγενικός. Να είσαι σεβασμός. Αντιμετωπίστε τους πάντες σαν να ήταν το πιο σημαντικό άτομο για να μπείτε στο γραφείο σήμερα. Αυτή είναι η δουλειά σας - κανείς δεν νοιάζεται ότι περάσατε ώρες σε κυκλοφοριακή συμφόρηση σήμερα το πρωί ή ότι απλώς χύσατε καφέ πάνω από τα νέα δερμάτινα παπούτσια σας. Αφήστε τις προσωπικές σας ανησυχίες στο σπίτι. Κάντε τον πελάτη να αισθάνεται άνετα και απολαύστε να μιλήσετε μαζί σας.
4. Αντιπρόσωπος φόρεμα. Αντιπροσωπεύετε μια εταιρεία, οπότε πρέπει να είστε τακτοποιημένοι. Επενδύστε σε ρούχα που ταιριάζουν στην εταιρική κουλτούρα. Εάν είστε ρεσεψιονίστ σε έναν συγκεκριμένο τύπο επιχείρησης (για παράδειγμα, μια μάρκα ρούχων) μπορεί να είναι καλό να φοράτε ρούχα από αυτήν τη μάρκα. Τείνετε στη συντηρητική πλευρά, εκτός εάν εργάζεστε σε ένα μέρος όπου η μόδα ή άλλοι παράγοντες είναι σημαντικοί.
   • Ελέγξτε εάν η εταιρεία σας έχει συγκεκριμένους κανονισμούς σχετικά με τα ρούχα. Η εταιρεία σας μπορεί να είναι ωραία με επίσημα ρούχα εργασίας, αλλά ποτέ δεν σας θυμάμαι προς την Φόρεμα επίσημα (μπορεί να μην εκτιμάται το ιδρώτα).
5. Να φαίνεται πάντα τακτοποιημένος.

Συμβουλές

• Κρατήστε τα προσωπικά πράγματα ξεχωριστά από τη δουλειά. Αυτό σημαίνει επίσης ότι δεν χειρίζεστε προσωπικές συνομιλίες και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εργασία. Το τμήμα πληροφορικής μπορεί να παρακολουθεί τις δραστηριότητες του υπολογιστή σας.
• Να είστε καλοί στους διευθυντές, δείτε αν μπορείτε να τους βοηθήσετε όταν δεν έχετε καμία σχέση.
• Θυμηθείτε ποιος πληρώνει το μισθό σας και να είστε πάντα σεβαστοί σε αυτούς.
• Βρείτε κάποιον που μπορεί να παρακολουθεί το γραφείο ή το τηλέφωνο όταν πρέπει να πάτε στο μπάνιο, όταν βγείτε για μεσημεριανό γεύμα, διακοπές κ.λπ. Με αυτόν τον τρόπο δεν θα σας περιμένουν θυμωμένοι άνθρωποι όταν επιστρέψετε.
• Ρωτήστε τους συναδέλφους σας εάν μπορείτε να βοηθήσετε με οτιδήποτε. Μπορείτε να κάνετε τους φίλους σας καλύτερους βοηθώντας τους εχθρούς διαμαρτυρόμενοι.
• Ο χειρισμός αλληλογραφίας είναι συχνά μέρος της δουλειάς σας. Την πρώτη σας μέρα, μάθετε αμέσως πού πρέπει να πάει, ποιος θα το παραδώσει και πότε.
• Να είστε πάντα πρόθυμοι να μάθετε μια νέα εργασία. Η ευελιξία μπορεί να σας φέρει πολλά.
• Γράψτε μηνύματα εις διπλούν και δώστε ένα αντίγραφο στο άτομο για το οποίο προορίζεται το μήνυμα. Ή χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο, καθιστά τα πράγματα ευκολότερα στην εύρεση, ειδικά αν ψάχνετε για ένα όνομα ή έναν αριθμό τηλεφώνου.

Προειδοποιήσεις

• Ποτέ μην πείτε "δεν θα". Τότε θα χάσετε γρήγορα τη δουλειά σας.
• Μην προσποιηθείτε ότι είστε καλοί. Οι άνθρωποι το βλέπουν μέσα από αυτό. Να είστε πραγματικά ενδιαφερόμενοι, ευγενικοί και σεβασμοί. Εάν δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό, δεν πρέπει να γίνετε ρεσεψιονίστ. Καταργείτε τη φήμη της εταιρείας. Τότε μάλλον αναζητήστε δουλειά γραφείου όπου δεν χρειάζεται να βγείτε δημόσια.
• Μην διαφωνείτε με πελάτη ή καλούντα. Παραπέμψτε τον σε ανώτερο.