Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλή

Το Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την οργάνωση δεδομένων. Αυτό το άρθρο θα σας παρουσιάσει μια απλή αλλά εξαιρετικά χρήσιμη λειτουργία, η οποία είναι η ταξινόμηση των δεδομένων αλφαβητικά.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Ταξινόμηση αλφαβητικά

1. 

   Μορφή επικεφαλίδας Η σειρά κεφαλίδας είναι η πρώτη σειρά στο υπολογιστικό φύλλο σας, που περιέχει το όνομα της στήλης. Μερικές φορές το Excel θα ταξινομήσει ολόκληρη τη γραμμή με την προϋπόθεση ότι αυτό είναι μέρος των δεδομένων, ειδικά εάν το υπολογιστικό φύλλο σας είναι όλο το κείμενο. Εδώ είναι μερικοί τρόποι για να αποτρέψετε αυτό:
   • Η μορφή της γραμμής θέματος είναι διαφορετική. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε έντονα ή να αλλάξετε το χρώμα του κειμένου.
   • Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κενά κελιά στη γραμμή θέματος.
   • Εάν το Excel εξακολουθεί να ταξινομεί, επιλέξτε τη γραμμή θέματος και χρησιμοποιώντας το μενού της επάνω κορδέλας, κάντε κλικ στην επιλογή Αρχική → Επεξεργασία → Ταξινόμηση & φίλτρο → Προσαρμοσμένη ταξινόμηση ταξινόμηση) → Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδες.

2. 

   
   
   Επιλέξτε τη στήλη προς ταξινόμηση. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κελί κεφαλίδας στήλης ή στο γράμμα πάνω από αυτό (A, B, C, D και ούτω καθεξής).

3. 

   Ανοίξτε την καρτέλα Δεδομένα. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα στο επάνω μέρος της οθόνης για να δείτε τις επιλογές δεδομένων στο μενού κορδέλας πάνω από το υπολογιστικό φύλλο.

4. 

   
   
   Βρείτε το στοιχείο Ταξινόμηση και φίλτρο. Το μενού κορδέλας διαχωρίζεται από την περιοχή με το παρακάτω όνομα. Αναζητήστε την περιοχή με την ένδειξη Ταξινόμηση και φίλτρο.
   • Εάν δεν μπορείτε να το βρείτε στο μενού Δεδομένα, δοκιμάστε να επιστρέψετε στην καρτέλα Αρχική σελίδα και να αναζητήσετε το κουμπί Ταξινόμηση και φίλτρο στην ενότητα Επεξεργασία.

5. 

   
   
   Κάντε κλικ στο κουμπί A → Z. Εάν θέλετε να ταξινομήσετε το υπολογιστικό φύλλο σας αλφαβητικά, απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο A → Z στην ενότητα Ταξινόμηση και φίλτρο. Η επιλεγμένη στήλη θα αναδιαταχθεί με αλφαβητική σειρά. Στις περισσότερες εκδόσεις του Excel, αυτό το κουμπί βρίσκεται συνήθως στην επάνω αριστερή γωνία της ενότητας Ταξινόμηση και φίλτρο.
   • Εάν θέλετε να ταξινομήσετε με αντίστροφη αλφαβητική σειρά, κάντε κλικ στο Z → A.
   διαφήμιση

Μέθοδος 2 από 2: Ταξινόμηση κατά επώνυμο (ισχύει για την αγγλική δομή ονομάτων)

1. 

   Αυτό ισχύει όταν ένα υπολογιστικό φύλλο με όνομα και επώνυμο βρίσκεται σε κελί. Αν έχετε μια λίστα με πλήρη ονόματα (δομή πρώτου, επώνυμου) σε ξεχωριστή στήλη, η ταξινόμηση θα γίνεται μόνο με όνομα. Με τις παρακάτω οδηγίες, θα μπορείτε να χωρίσετε τα πλήρη ονόματα σε δύο στήλες και, στη συνέχεια, να ταξινομήσετε κατά στήλη επώνυμου

2. 

   Εισαγάγετε μια νέα κενή στήλη. Τοποθετήστε αυτήν τη στήλη στα δεξιά της στήλης πλήρους ονόματος.

3. 

   Εισαγάγετε τον τύπο για το όνομα. Εισαγάγετε αυτόν τον τύπο στο επάνω κελί της νέας στήλης: = ΑΡΙΣΤΕΡΑ (A1, FIND ("", A1)) και βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν κενά στα εισαγωγικά. Αυτός ο τύπος θα εμφανιστεί στη στήλη πλήρους ονόματος και θα αντιγράψει τυχόν δεδομένα πριν από το κενό.
   • Εάν είναι απαραίτητο, αντικαταστήστε το A με το γράμμα της στήλης που περιέχει τη λίστα με τα ονόματα και τα επώνυμα.
   • Αντικαταστήστε το 1 με τον αριθμό γραμμής που πληκτρολογείτε.

4. 

   Αντιγράψτε αυτόν τον τύπο για ολόκληρη τη στήλη. Κάντε κλικ στον τίτλο της νέας στήλης, αντιγράψτε και επικολλήστε τον τύπο που μόλις εισαγάγατε.Θα πρέπει να δείτε όλα τα ονόματα να εμφανίζονται αυτόματα σε αυτήν τη στήλη.

5. 

   Δημιουργήστε μια στήλη επώνυμου. Δημιουργήστε μια νέα στήλη στα δεξιά της στήλης ονόματος. Αντιγράψτε και επικολλήστε αυτόν τον τύπο για να συμπληρώσετε το επώνυμο στη στήλη:
   • = ΔΕΞΙΟ (A1, LEN (A1) -FIND ("", A1))

6. 

   Ταξινόμηση κατά στήλη επώνυμου. Τώρα, μπορείτε να ταξινομήσετε τη στήλη επώνυμου αλφαβητικά, όπως περιγράφεται παραπάνω. διαφήμιση

Συμβουλή

• Εάν το μενού "κορδέλα" εξαφανιστεί, κάντε διπλό κλικ σε οποιαδήποτε κάρτα για να το αναπτύξετε ξανά.
• Αυτό το άρθρο είναι για έκδοση του Excel 2003 ή νεότερη. Εάν χρησιμοποιείτε παλαιότερη έκδοση του Excel, ίσως χρειαστεί να αναζητήσετε επιλογές αλλού.