Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλή

Ο σκοπός των ενημερωτικών δελτίων είναι να ενημερώσει μια ομάδα ανθρώπων για ένα συγκεκριμένο ζήτημα όπως ένα συμβάν, μια πολιτική ή έναν πόρο και να τους ενθαρρύνει να ενεργήσουν. Ακολουθούν οδηγίες για το πώς να γράφετε αποτελεσματικά και ευανάγνωστα ενημερωτικά δελτία.

Βήματα

Μέρος 1 από 4: Γράφοντας θέμα ενημερωτικών δελτίων

1. 

   Πληκτρολογήστε τη λέξη "ΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ" ακριβώς στο επάνω μέρος της σελίδας. Αμέσως έξω από το κείμενο βρισκόταν το ενημερωτικό δελτίο. Γράψτε τη λέξη "ΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗ" περίπου 4 cm από την κορυφή της σελίδας, έντονη, κεντρική ή αριστερή στοίχιση. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μεγαλύτερο μέγεθος γραμματοσειράς για αυτήν τη λέξη.
   • Διπλή απόσταση μεταξύ γραμμών στον τίτλο.

2. 

   
   
   Διορισμός κατάλληλα. Τα ενημερωτικά δελτία είναι μια επίσημη μορφή επιχειρηματικής επικοινωνίας, οπότε θα πρέπει να τα αντιμετωπίζετε κατάλληλα. Γράψτε το πλήρες όνομα και τον τίτλο του ατόμου στο οποίο θα αναφέρετε.
   • Εάν στέλνετε μια επιστολή σε όλους τους υπαλλήλους, μπορείτε να γράψετε: "ΠΑΡΑΛΑΒΗ: Όλοι οι εργαζόμενοι".

3. 

   Προσθήκη παραληπτών στη σειρά CC. Η γραμμή "CC" αναφέρεται σε εκείνους που λαμβάνουν το ενημερωτικό δελτίο με τη μορφή "Αγαπητέ Συνεργάτη". Αυτό δεν είναι το αντικείμενο του ενημερωτικού δελτίου στόχου. Αυτό είναι το άτομο που χρειάζεται πληροφορίες σχετικά με την πολιτική ή το ζήτημα που αντιμετωπίζετε στην επιστολή.

4. 

   
   
   Γράψτε το όνομά σας στη γραμμή "Αποστολέας". Το θέμα της επιστολής πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα του συγγραφέα και του αποστολέα. Το πλήρες όνομα και ο τίτλος σας βρίσκονται σε αυτήν τη γραμμή.

5. 

   Προσθέστε ημερομηνίες. Γράψτε την πλήρη ημερομηνία, συμπεριλαμβανομένης της ημέρας, του μήνα και του έτους. Για παράδειγμα, γράψτε: "ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: 5 Ιανουαρίου 2015" ή "ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: 01.05. 2015. "

6. 

   
   
   Επιλέξτε μια συγκεκριμένη παράγραφο για το θέμα σας. Η γραμμή θέματος πρέπει να πει στον αναγνώστη σχετικά με το ενημερωτικό δελτίο. Να είστε συγκεκριμένοι και συνοπτικοί.
   • Για παράδειγμα, αντί να γράψετε το θέμα ως: "Μελάνι", γράψτε πιο συγκεκριμένα ως: "Πρόβλημα χρήσης μελανιού στο Office".

7. 

   Προσαρμόστε ανάλογα τη μορφή του τίτλου. Ο τίτλος πρέπει να βρίσκεται στο επάνω μέρος της σελίδας, αριστερή στοίχιση. Κεφαλαιοποιήστε τις λέξεις "RECEIVER:", "SENDER:", "DATE:" και "ABOUT JOB:".
   • Ένα δείγμα τίτλου θα μοιάζει με αυτό:
     Παραλήπτης: Όνομα και τίτλος του παραλήπτη
     ΑΠΟΣΤΟΛΟΣ: Το όνομα και ο τίτλος σας
     ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: Ημερομηνία, μήνας, έτος σύνταξης της ειδοποίησης
     ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΟ: (ή ΣΧΕΤΙΖΕΤΑΙ ΜΕ :) Πρόβλημα που αναφέρεται από το ενημερωτικό δελτίο (επισημαίνοντας κάπως).
   • Κατά τη σύνταξη ενός τίτλου, φροντίστε να κάνετε διπλή γραμμή των στοιχείων και να ευθυγραμμίσετε το κείμενο.
   • Μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή κάτω από την κεφαλίδα που διασχίζει το πλάτος της σελίδας για να διαχωρίσετε την επικεφαλίδα και το σώμα του ενημερωτικού δελτίου.
   διαφήμιση

Μέρος 2 από 4: Σύνταξη περιεχομένου ενημερωτικού δελτίου

1. 

   Σκεφτείτε ποιος είναι ο παραλήπτης. Για να διαβάσουν και να απαντήσουν όλοι στο ενημερωτικό δελτίο, είναι σημαντικό να ταιριάξετε τη διατύπωση, τη διάρκεια και τη σοβαρότητα του μηνύματος με το ποιος θα το διαβάσει. Για να λειτουργήσει καλά, πρέπει να έχετε μια καλή ιδέα για το ποιος λαμβάνει το μήνυμα.
   • Σκεφτείτε τις προτιμήσεις και τις ανησυχίες των αναγνωστών σας.
   • Προσπαθήστε να προβλέψετε τις ερωτήσεις που μπορεί να θέσει ο αναγνώστης σας. Σκεφτείτε μέρος του περιεχομένου του ενημερωτικού δελτίου, όπως παραδείγματα, αποδεικτικά στοιχεία ή άλλες πληροφορίες για να τους πείσετε.
   • Δείτε αν οι αναγνώστες σας αποδέχονται την αναφορά σας για ακατάλληλες πληροφορίες ή συναισθήματα.

2. 

   Παράλειψη των τελετουργικών χαιρετισμών. Το ενημερωτικό δελτίο δεν ξεκίνησε με ένα χαιρετισμό όπως "Αγαπητέ κύριε Έντουαρντς". Αντ 'αυτού, μπείτε κατευθείαν στο ζήτημα που θα συζητηθεί στο μήνυμα από την αρχή.

3. 

   Αναφέρετε το πρόβλημα στην πρώτη παράγραφο. Γράψτε για ποιο λόγο θέλετε ο αναγνώστης να αναλάβει δράση. Αυτό μοιάζει λίγο με την εισαγωγή στο δοκίμιο, δηλαδή την εισαγωγή του προβλήματος και τον λόγο του προβλήματος.Μπορείτε επίσης να σκεφτείτε την εισαγωγή ως περίληψη ολόκληρου του σώματος του ενημερωτικού δελτίου.
   • Συνήθως η εισαγωγή καταλαμβάνει περίπου μία παράγραφο.

4. 

   Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: «Την 1η Ιουλίου 2015, η εταιρεία XYZ θα εφαρμόσει ένα νέο συμβόλαιο ασφάλισης υγείας. Οι εργαζόμενοι θα λάβουν ασφάλιση υγείας και πληρώνονται με ελάχιστο μισθό 6 εκατομμυρίων / μήνα ».

5. 

   Παρέχετε πληροφορίες για θέματα που συζητούνται. Ο αναγνώστης μπορεί να χρειαστεί μερικές γενικές πληροφορίες σχετικά με το ζήτημα που αντιμετωπίζετε. Δώστε μερικές πληροφορίες, αλλά είναι σύντομες και απλώς δηλώστε τι χρειάζεται.
   • Εάν χρειάζεται, συνεχίστε το ενημερωτικό δελτίο αναφέροντας τον λόγο για τον οποίο εφαρμόστηκε η πολιτική. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: «Η τοπική αυτοδιοίκηση ψήφισε να απαιτήσει από όλους τους υπαλλήλους της περιοχής να λάβουν έναν ελάχιστο μισθό 6 εκατομμυρίων VND / μήνα».

6. 

   Υποστηρίξτε τα επιχειρήματα στη συζήτηση. Συνοψίστε τις ενέργειες που θα εκτελεστούν. Αποδεικτικά στοιχεία και επιχειρήματα σχετικά με τη λύση που προτείνετε. Ξεκινήστε με τις πιο σημαντικές πληροφορίες και μετά καλύψτε τα συγκεκριμένα ή υποστηρικτικά γεγονότα. Δείξτε στους αναγνώστες σας ότι είναι ωφέλιμο να κάνετε ό, τι προτείνετε ή ότι είναι επιζήμιο να μην το παίρνετε.
   • Μη διστάσετε να προσθέσετε γραφικά, λίστες ή γραφήματα, ειδικά σε μεγαλύτερα μηνύματα. Απλώς βεβαιωθείτε ότι αυτά είναι πραγματικά σχετικά και πειστικά.
   • Για μεγαλύτερα μηνύματα, σκεφτείτε να γράψετε μια μικρότερη επικεφαλίδα για να καταστήσετε κάθε ενότητα καθαρή. Για παράδειγμα, αντί να γράφετε "Πολιτική", γράψτε "Νέα εποχιακή πολιτική υπαλλήλων". Να είστε συγκεκριμένοι και συνοπτικοί σε κάθε τίτλο, έτσι ώστε ο αναγνώστης να βλέπει καθαρά τα βασικά του ενημερωτικού δελτίου.

7. 

   Προτείνετε δράση που πρέπει να αναλάβει ο αναγνώστης. Ένα ενημερωτικό δελτίο είναι μια παρότρυνση για δράση σε ένα συγκεκριμένο ζήτημα, είτε πρόκειται για μια νέα ανακοίνωση προϊόντος από την εταιρεία, μια νέα πολιτική αναφοράς εξόδων ή μια παρουσίαση του τρόπου με τον οποίο εργάζεται η εταιρεία. θέμα. Θυμηθείτε την ενέργεια που πρέπει να εκτελέσει ο αναγνώστης στο τέλος ή την πρόταση.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: "Όλοι οι υπάλληλοι πρέπει να χρησιμοποιούν το νέο λογιστικό σύστημα από την 1η Ιουνίου 2015".
   • Μπορείτε να προσθέσετε κάποια στοιχεία για να υποστηρίξετε τις προτάσεις σας.

8. 

   Τελειώστε το γράμμα με μια θετική και ενθαρρυντική περίληψη. Η τελευταία παράγραφος του ενημερωτικού δελτίου θα πρέπει να επαναλάβει τα επόμενα βήματα για την επίλυση του ζητήματος. Αυτό περιλαμβάνει μια υπενθύμιση της οργανωτικής αλληλεγγύης.
   • Μπορείτε να γράψετε: "Θα χαρούμε να τα συζητήσω αργότερα και θα συνεχίσω να συζητώ τις αποφάσεις σας."
   • Μπορείτε να κλείσετε λέγοντας: «Είμαστε ενθουσιασμένοι για αυτήν την επέκταση κατηγορίας. Πιστεύουμε ότι θα βοηθήσει την επιχείρηση να αναπτυχθεί και η εταιρεία θα λειτουργεί πιο βιώσιμα ».
   • Αυτή η παράγραφος έχει συνήθως περίπου 1-2 προτάσεις.
   διαφήμιση

Μέρος 3 από 4: Πλήρες ενημερωτικό δελτίο

1. 

   Μορφοποιήστε σωστά τα ενημερωτικά δελτία. Χρησιμοποιήστε την τυπική μορφή για να κάνετε τα μηνύματα ευανάγνωστα. Χρησιμοποιήστε μια γραμματοσειρά Times New Roman ή Arial μέγεθος 12. Τα αριστερά, δεξιά και κάτω περιθώρια είναι 2,5 cm.
   • Ευθυγράμμιση παραγράφων. Διαχωρισμός παραγράφων, διπλού διαστήματος και περιθωρίων ή όχι.

2. 

   Διαβάστε το ενημερωτικό δελτίο. Ελέγξτε και επεξεργαστείτε το μήνυμα για να το καταστήσετε σαφές, συνοπτικό, πειστικό και χωρίς τυπογραφικά λάθη. Ελέγξτε για συνέπεια στη διατύπωση. Τύποι ακαδημαϊκών λέξεων ή επαγγελματικών λέξεων.
   • Ελέγξτε για ορθογραφία, γραμματική και σφάλματα περιεχομένου. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στα ονόματα, τις ημερομηνίες ή τους αριθμούς.
   • Ελέγξτε εάν το μήνυμα είναι πολύ μεγάλο και αποκόψτε το περιττό περιεχόμενο.

3. 

   Υπογραφές. Το ενημερωτικό δελτίο δεν έχει γραμμή υπογραφής. Ωστόσο, θα πρέπει να προετοιμάσετε την κεφαλίδα και δίπλα στο όνομά σας. Αυτό αποδεικνύει ότι έχετε επιβεβαιώσει το ενημερωτικό δελτίο.

4. 

   Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ειδικό επιστολόχαρτο ειδικά για ενημερωτικά δελτία ή να χρησιμοποιήσετε κανονικές κεφαλίδες επιχειρήσεων.
   • Εάν συντάσσετε ηλεκτρονικά έγγραφα (για παράδειγμα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), πρέπει να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό επιστολόχαρτο στο Word που περιέχει το λογότυπο της εταιρείας σας και τα βασικά στοιχεία επικοινωνίας. Χρησιμοποιήστε αυτόν τον τίτλο ως πρότυπο για ενημερωτικά δελτία που στέλνετε.

5. 

   Επιλέξτε τον τρόπο αποστολής της αλληλογραφίας σας. Αποφασίστε τον καλύτερο τρόπο αποστολής ενημερωτικών δελτίων. Μπορείτε να το εκτυπώσετε και να το διανείμετε σε όλους. Μπορείτε επίσης να στείλετε με email.
   • Εάν στείλετε το μήνυμα μέσω email, μπορείτε να μορφοποιήσετε το HTML για το email. Εάν όχι, μπορείτε να αποθηκεύσετε το μήνυμα ως PDF και να το επισυνάψετε ως email.
   διαφήμιση

Μέρος 4 από 4: Χρήση του προτύπου ενημερωτικών δελτίων

1. 

   Βρείτε διαθέσιμα πρότυπα επιστολών. Σκεφτείτε αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε δείγματα γραμμάτων αντί να γράψετε πρώτα. Εάν ναι, το πρώτο βήμα είναι να βρείτε καλά πρότυπα αλληλογραφίας στο διαδίκτυο. Το Microsoft Word έχει επίσης πρότυπα επιστολών. Τα πρότυπα χρησιμοποιούν συχνά την ίδια βασική μορφή, αλλά διαφορετικές γραμματοσειρές, μεγέθη γραμματοσειρών και διάταξη.
   • Κατεβάστε το σωστό πρότυπο για τις ανάγκες σας.
   • Φροντίστε να διαβάσετε τους όρους χρήσης πριν χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε πρότυπο στο διαδίκτυο.

2. 

   Ανοίξτε το πρότυπο μηνύματος που έχει ληφθεί στον υπολογιστή σας. Αφού πατήσετε το πλήκτρο λήψης, το πρότυπο επιστολών κατεβάζει αυτόματα στον υπολογιστή σας ή μπορεί να ληφθούν μερικά βήματα πριν ξεκινήσει η λήψη. Το πρότυπο επιστολής κατεβάζεται ως αρχείο zip, πρέπει να αποσυμπιέστε και να το ανοίξετε στο Microsoft Word.
   • Συνιστάται να χρησιμοποιήσετε την τελευταία έκδοση του Microsoft Word για να βεβαιωθείτε ότι δεν αντιμετωπίζετε απρόβλεπτα προβλήματα λογισμικού και ότι το πρότυπο μηνύματος δεν λειτουργεί όπως έχει σχεδιαστεί. Εάν έχετε παλαιότερη έκδοση του Microsoft Word, ενημερώστε το λογισμικό πριν από τη λήψη των προτύπων επιστολών.

3. 

   Δημιουργία κεφαλίδας (κεφαλίδα). Να θυμάστε ότι το σώμα του δείγματος μπορεί να αλλάξει. Μπορείτε να προσαρμόσετε τμήματα του δείγματος μηνύματος όπως θέλετε. Για παράδειγμα, μπορείτε να προσθέσετε λογότυπα και σύμβολα πνευματικών δικαιωμάτων στην κεφαλίδα των προτύπων επιστολών. Κάντε κλικ στην κεφαλίδα και εισαγάγετε τα στοιχεία της εταιρείας σας.

4. 

   Συμπληρώστε τις ενότητες στην κεφαλίδα της φόρμας γραμμάτων. Θυμηθείτε να συμπληρώσετε τα πεδία "TO" και "FROM", καθώς και "CC" και "SUBJECT". Να είστε προσεκτικοί όταν συμπληρώνετε αυτά τα πεδία για να αποφύγετε την παράλειψή τους, αφήνοντάς τα κενά, συχνά κάνουν λάθη κατά την πληκτρολόγηση.

5. 

   Εισαγάγετε το κείμενο του μηνύματος. Γράψτε την εισαγωγή, τον λόγο, τη συζήτηση και τη σύνοψη στο σώμα του ενημερωτικού δελτίου. Εάν θέλετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κουκκίδες ή να δημιουργήσετε λίστες για να οργανώσετε τις πληροφορίες σας.
   • Διατηρήστε τη μορφή του προτύπου επιστολών. Αυτό διασφαλίζει την ευθυγράμμιση των παραγράφων, με σωστά περιθώρια και μέγεθος γραμματοσειράς.
   • Εάν χρειαστεί, μπορείτε ακόμη και να προσαρμόσετε το ενημερωτικό δελτίο για να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα. Μερικές φορές είναι μια καλή ιδέα, ειδικά εάν η χρήση κουκκίδων ή παρόμοιων λιστών καθιστά τα μηνύματα συγχέοντας ή δύσκολα στην ανάγνωση.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαγράψει οποιοδήποτε κείμενο από το πρότυπο. Ταυτόχρονα, ελέγξτε προσεκτικά την αλληλογραφία σας πριν την στείλετε.

6. 

   Θυμηθείτε να ελέγξετε το υποσέλιδο. Το υποσέλιδο είναι η κενή περιοχή στο κάτω μέρος της σελίδας για πρόσθετες πληροφορίες. Μπορείτε να προσθέσετε εταιρικά ή προσωπικά στοιχεία επικοινωνίας σε αυτόν τον ιστότοπο. Είναι πολύ σημαντικό να αφιερώσετε χρόνο για να ελέγξετε την ακρίβεια των πληροφοριών. Το τελευταίο πράγμα που δεν θέλετε να συμβεί είναι όταν το μήνυμα είναι τέλεια γραμμένο, αλλά έχει λανθασμένα στοιχεία επικοινωνίας ή λείπουν πληροφορίες.

7. 

   Προσαρμόστε την εμφάνιση του μηνύματος. Ένα από τα πιο ελκυστικά πράγματα σχετικά με τα δείγματα μηνυμάτων είναι ότι μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα του κειμένου. Αυτό σας βοηθά να δείξετε κάποια προσωπικότητα και κάνει το κείμενο να ξεχωρίζει περισσότερο. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το σωστό χρώμα για την κατάσταση που συμβαίνει για να βεβαιωθείτε ότι το ενημερωτικό δελτίο σας φαίνεται εξαιρετικό, όχι μόνο επαγγελματικό.

8. 

   Αποθηκεύστε τα ενημερωτικά δελτία ως συνεπές κείμενο. Φροντίστε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο. Θα έχετε εφεδρικά ηλεκτρονικά έγγραφα για να διευκολύνετε την ανταλλαγή πληροφοριών.

9. 

   Αποθηκεύστε το πρότυπο για μελλοντική χρήση. Κάθε φορά που πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα δείγμα μηνύματος με θέμα αλλαγής, απλώς πρέπει να προσαρμόσετε τα στοιχεία ώστε να ταιριάζουν με το συγκεκριμένο θέμα του μηνύματος. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο, θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα συνεπές, επαγγελματικό ενημερωτικό δελτίο που θα τραβήξει την προσοχή όλων, οπότε θα διαβαστεί αμέσως. διαφήμιση

Συμβουλή

• Μην δίνετε πάρα πολλούς λόγους. Το να εξηγήσεις γιατί θέλεις κάτι είναι σημαντικό, αλλά μην γράφεις πάρα πολύ.
• Το ενημερωτικό δελτίο πρέπει να είναι σύντομο.