Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλή
• Προειδοποίηση

Μερικές φορές πρέπει να ζητήσουμε παράταση για πολλούς λόγους στη ζωή. Ίσως είστε στο κολέγιο και χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσετε το δοκίμιο σας, ίσως δυσκολεύεστε να ολοκληρώσετε ένα έργο στη δουλειά.Μια αποτελεσματική και σωστή επιστολή ανανέωσης είναι πάντα σημαντική. Θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε ακριβώς τις ανάγκες σας: πόσο καιρό πρέπει να υποβάλετε αίτηση για επέκταση και γιατί; Μετά από αυτό, γράψτε με μια επίσημη επιστολή, στείλτε το και ακολουθήστε για ηρεμία.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Ακολουθήστε τη σύμβαση σύνταξης επίσημης επιστολής

1. 

   Παρουσιάστηκε ενότητα της σελίδας. Η ημερομηνία υποβολής βρίσκεται στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας. Αφήστε μια σειρά κάτω κενή και γράψτε τη διεύθυνσή σας, επίσης δεξιά. Στη συνέχεια, αδειάστε μια σειρά και γράψτε την πλήρη διεύθυνση του παραλήπτη στην αριστερή πλευρά της σελίδας.
   • Εάν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να παραλείψετε την ημερομηνία και τη διεύθυνση, ξεκινώντας από χαιρετισμούς. Ωστόσο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η επικεφαλίδα σας είναι σαφής και αποτελεσματική. Για παράδειγμα, εάν στείλετε μια επιστολή στον καθηγητή σας, θα μπορούσατε να γράψετε τη γραμμή θέματος, "Επιστολή επέκτασης - Nguyen Hoang Minh - B2 τάξη K34".

2. 

   
   
   Γράψτε πλήρεις και επίσημους χαιρετισμούς. Ξεκινήστε με τη λέξη "Αγαπητέ", ακολουθούμενη από τον τίτλο και το πλήρες όνομα του παραλήπτη. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κύριε Nguyen Hai Trieu" ή "Αγαπητή κυρία Bui Phuong Mai". Ορισμένοι τίτλοι μπορεί να είναι πιο περίπλοκοι, όπως "Αγαπητέ Καθηγητή Nguyen Duc Cuong" ή "Αγαπητέ Πρόεδρε Nguyen Van An".
   • Αυτή είναι μια επίσημη πρόταση, οπότε διατηρήστε το στυλ και το περιεχόμενό σας επίσημο, ακόμα κι αν γνωρίσετε αυτούς τους ανθρώπους στενά. Μην γράφετε "Γεια Χανχ".
   • Προσπαθήστε να βρείτε ένα συγκεκριμένο άτομο για να στείλετε την επιστολή. Διαφορετικά, το γράμμα σας θα μοιάζει με δείγμα. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ Πρόεδρο Nguyen Van An" θα ήταν καλύτερο από το "Αγαπητές αρχές"

3. 

   
   
   Χρησιμοποιήστε μια σύντομη διάταξη. Το σώμα της επιστολής πρέπει να έχει 1-3 παραγράφους. Σε πολλές περιπτώσεις, μπορείτε να ξεκινήσετε με 2-3 γραμμές. Εάν πρέπει να επεκταθείτε με τις 3 παραγράφους, πρέπει απλώς να τις διαχωρίσετε στο άνοιγμα, στο σώμα και στο τέλος.
   • Για να ξεκινήσετε την επιστολή σας, μπορείτε να γράψετε, "Είμαι ο Nguyen Hoang Minh, μαθητής στην τάξη B2 K34". Αυτό θα υπενθυμίσει στον καθηγητή να θυμάται και να μην χάνει χρόνο να βρει ποιος είσαι.

4. 

   
   
   Παρατηρήστε το τέλος. Μην υποτιμάτε τη σημασία ενός σταθερού τέλους. Χρησιμοποιήστε την τελευταία πρόταση για να επαναλάβετε την υπόθεσή σας (σε μία γραμμή) και ευχαριστήστε τον παραλήπτη που αφιέρωσε χρόνο για να διαβάσει το μήνυμα. Μπορείτε να γράψετε, "Εκτιμώ την εκτίμησή σας για την πρότασή μου".
   • Είναι καλύτερο να κλείσετε το γράμμα με ένα χαιρετισμό προτού το υπογράψετε. Μερικές καλές επιλογές είναι: "Με εκτίμηση", "Αγαπητέ", "Γεια".
   • Εάν χρειάζεστε απάντηση, θα πρέπει να το δηλώσετε στο τέλος. Συνήθως μπορείτε να συνδυάσετε με ένα ευχαριστώ. Για παράδειγμα, "Ευχαριστώ για την εκτίμησή σας, ανυπομονώ να σας ακούσω την επόμενη εβδομάδα." Ωστόσο, προσέξτε να μην είστε πολύ πιεστικοί.

5. 

   Εισαγάγετε το πλήρες όνομα και την υπογραφή σας. Κάτω από τον χαιρετισμό "Ειλικρινά", διατηρήστε 3-4 σειρές μακριά. Στη συνέχεια, γράψτε το πλήρες όνομά σας και αριστερή στοίχιση. Χρησιμοποιήστε τον παραπάνω χώρο για να υπογράψετε με μελάνι. Εάν σκοπεύετε να στείλετε ένα email, μπορείτε να εκκαθαρίσετε το κενό διάστημα και να πληκτρολογήσετε το όνομά σας σε αυτό. διαφήμιση

Μέθοδος 2 από 3: Συζητήστε το σώμα του μηνύματος

1. 

   Γράψτε το συντομότερο δυνατό. Ετοιμαστείτε να γράψετε μια επιστολή μόλις γνωρίζετε ότι είναι απαραίτητο να υποβάλετε αίτηση για παράταση. Πρέπει να δώσετε στον παραλήπτη αρκετό χρόνο για να αποφασίσετε την υπόθεσή σας. Πρέπει επίσης να δείξετε ότι είστε προετοιμασμένοι, παρόλο που ζητάτε να προσαρμόσετε το πρόγραμμά σας.

2. 

   Προσδιορίστε πόσο καιρό πρέπει να προσθέσετε. Λάβετε υπόψη όλους τους παράγοντες και κάντε ρεαλιστικές προτάσεις. Εάν η περίοδος χάριτος είναι πολύ μικρή, ίσως χρειαστεί να υποβάλετε ξανά αίτηση. Πρέπει να καταβάλλετε κάθε δυνατή προσπάθεια για να αποφύγετε την τήρηση των προθεσμιών, οπότε είναι καλύτερο να υπολογίσετε τον επιπλέον χρόνο.
   • Ανάλογα με την κατάσταση, ίσως χρειαστεί να γράψετε την επιστολή ως μέρος της διαδικασίας διαπραγμάτευσης. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να υποβάλετε αίτηση για προθεσμία μεγαλύτερη από την εκτιμώμενη ώρα, ώστε να μπορείτε να συμβιβαστείτε και να συμφωνήσετε στη μέση.
   • Εκτιμώμενος χρόνος βάσει της τρέχουσας προόδου σας και των ημιτελών τμημάτων του έργου. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε ένα συμβουλευτικό έργο για τρεις μήνες, πιθανότατα θα λάβετε μια εκτίμηση για το πόση δουλειά απομένει.
   • Πρέπει επίσης να γνωρίζετε το χρονικό όριο που αντιμετωπίζει ο παραλήπτης του μηνύματος. Ίσως είναι επίσης υπό πίεση λόγω των προθεσμιών. Για παράδειγμα, οι καθηγητές πανεπιστημίων συχνά πρέπει να υποβάλλουν μεσοπρόθεσμους βαθμούς και πρέπει να βασίζονται σε αυτήν την προθεσμία για τους φοιτητές.

3. 

   Προσοχή στους ισχύοντες νόμους. Πρέπει να επαληθεύσετε τις τρέχουσες προθεσμίες προτού υποβάλετε αίτηση για επέκταση. Μην αφήνετε την εντύπωση ότι είστε έλλειψη οργάνωσης όταν ζητάτε επέκταση χωρίς να κατανοείτε την τρέχουσα κατάσταση. Για παράδειγμα, ορισμένες κυβερνητικές υπηρεσίες απαιτούν να υποβάλετε μια αναφορά εντός 24 ωρών από την πρώτη επαφή. Εάν αυτό δεν λειτουργεί για εσάς, μπορείτε να παραπονεθείτε ότι ο χρόνος είναι πολύ περιορισμένος.

4. 

   Δώστε μια λογική εξήγηση. Αφιερώνετε χρόνο για να συντάξετε την επιστολή ανανέωσης και ο παραλήπτης θα αφιερώσει επίσης χρόνο για να διαβάσει. οπότε πρέπει να γράψετε σωστά το γράμμα. Σκεφτείτε προσεκτικά τον πραγματικό λόγο που χρειάζεστε περισσότερο χρόνο και παρουσιάστε στον παραλήπτη σας με ειλικρίνεια. Μην ψεύετε ή υπερβάλλετε, γιατί αυτό θα σας βλάψει μόνο.
   • Ένας καλός λόγος για αυτό είναι ότι θέλετε η δουλειά να γίνεται προσεκτικά και προσεκτικά. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε σε ένα έργο όπου ενδέχεται να επηρεαστεί η ασφάλεια των άλλων, μπορεί να είστε συμπαθητικοί για να το αναφέρετε.
   • Εάν έχετε περισσότερους από έναν λόγους να υποβάλετε αίτηση για επέκταση, επιλέξτε αυτόν που είναι πιο σχετικός και εστιάστε σε αυτό. Για παράδειγμα, σε περίπτωση που καθυστερήσετε την αποδοχή της προσφερόμενης εργασίας, πείτε τους ότι θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα έξοδα αποστολής (εάν αυτό ισχύει) αντί να τους ενημερώσετε ότι περιμένετε μια λέξη. προσκαλέστε έναν άλλο.

5. 

   Επισημάνετε μερικές προσεκτικά επιλεγμένες λεπτομέρειες. Οι λεπτομέρειες που παρέχονται θα σας βοηθήσουν να δείξετε την επιστολή σας νόμιμη και επιδέξια. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν υποβάλλετε επιστολή σε κυβερνητική υπηρεσία ή σε άλλο οργανισμό που δεν έχετε συναντήσει ποτέ.
   • Για παράδειγμα, εάν ο παππούς σας πέθανε δύο ημέρες πριν από την υποβολή του δοκίμιου, είναι καλύτερο να παρουσιάσετε το γεγονός ως «οικογενειακή κατάσταση έκτακτης ανάγκης» και όχι γενικά «επείγουσα». Μπορείτε επίσης να αναφέρετε τον θάνατό του και μερικές πληροφορίες σχετικά με τα σχέδιά σας.
   • Οργανώστε τα χαρτιά σας πριν από την υποβολή της επιστολής ανανέωσης. Μπορεί να χρειαστείτε μια περιγραφή της εργασίας και των εφαρμογών που έχετε κάνει, ειδικά όταν εργάζεστε με κυβερνητικούς φορείς ή άλλους επίσημους οργανισμούς. Είναι υπέρ σας να αποδείξετε ότι έχετε ακολουθήσει κάθε βήμα της διαδικασίας μέχρι αυτό το σημείο.

6. 

   Διατηρήστε θετικό στυλ και περιεχόμενο. Κανείς δεν θέλει να διαβάσει ένα γράμμα γεμάτο παράπονα. Αντ 'αυτού, απλώς κάντε μια γρήγορη και σύντομη παρουσίαση των αρνητικών γεγονότων και στη συνέχεια δηλώστε θετικές λύσεις. Για παράδειγμα, εάν πιστεύετε ότι ο αρχικός μισθός είναι πολύ χαμηλός, μπορείτε να γράψετε: «Χρειάζομαι περισσότερο χρόνο για να εξετάσω την προσφορά σας. Ωστόσο, πιστεύω ότι ένας υψηλότερος μισθός μπορεί να με βοηθήσει να δουλέψω πιο αποτελεσματικά.

7. 

   Διαβάστε ξανά το μήνυμα προτού το στείλετε. Αφιερώστε τουλάχιστον λίγα λεπτά για να ξαναδιαβάσετε το μήνυμα προτού το στείλετε. Ελέγξτε για σφάλματα επεξεργασίας και πληκτρολόγησης. Εκτελέστε λογισμικό γραμματικής και ορθογραφικού ελέγχου στον υπολογιστή σας. Στείλτε το σε έναν αξιόπιστο φίλο για να τον διαβάσει ξανά. Μην βιαστείτε ή παραλείψετε αυτό το βήμα. Διαφορετικά, ο παραλήπτης του μηνύματος θα έχει την εντύπωση ότι είστε ατημέλητος και αυτό θα επηρεάσει το τελικό αποτέλεσμα. διαφήμιση

Μέθοδος 3 από 3: Στείλτε ένα μήνυμα στον παραλήπτη

1. 

   Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ή αποθηκεύστε το γράμμα. Όταν ολοκληρώσετε την ανάγνωση του προσχέδιο επιστολής και προτού το στείλετε, τραβήξτε μια φωτογραφία (μετατρέψτε το σε pdf), αποθηκεύστε το χειρόγραφο στο διαδίκτυο ή αντιγράψτε το με τον παραδοσιακό τρόπο. Μπορείτε επίσης να καταγράψετε την ημερομηνία αποστολής, εάν δεν ταιριάζει με την ημερομηνία που εμφανίζεται στο πάνω μέρος του μηνύματος. Αποθηκεύστε αυτό το αντίγραφο σε ασφαλές μέρος για την προσωπική σας εγγραφή.

2. 

   Βάλτε σε κανονικό γραμματοκιβώτιο. Πάρτε το στο ταχυδρομείο, δώστε το στον ταχυδρόμο ή βάλτε το στο γραμματοκιβώτιο. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα φτάνει στον παραλήπτη, μπορείτε να ζητήσετε μια υπηρεσία παρακολούθησης με επιπλέον χρέωση.
   • Αν θέλετε να στείλετε χαρτί, πρέπει να το εκτυπώσετε με εκτυπωτή και μελάνι καλής ποιότητας. Οι χειρόγραφες ανανεώσεις δεν γίνονται γενικά αποδεκτές.

3. 

   Στείλτε email για ανανέωση. Αυτός είναι ίσως ο καλύτερος τρόπος για να στείλετε ανανεώσεις με λιγότερο χρόνο και βεβαιότητα. Πρέπει να επαληθεύσετε τη διεύθυνση email του παραλήπτη πριν την στείλετε και βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το αναγνωριστικό σας στη γραμμή θέματος, εάν χρειάζεται.
   • Ο παραλήπτης θα γνωρίζει ακριβώς πότε στείλατε το email. Σημειώστε αυτό εάν θέλετε να στείλετε αλληλογραφία αργά το βράδυ.
   • Το email σας πρέπει να είναι επίσημο, συμπεριλαμβανομένης της διεύθυνσης email που χρησιμοποιείτε για την αποστολή του. Θα πρέπει να στείλετε αυτό το email με επαγγελματικό λογαριασμό. Για παράδειγμα, η επιστολή που στάλθηκε από τον λογαριασμό email [email protected] είναι κατάλληλη.
   • Εάν στέλνετε το ταχυδρομείο μέσω φαξ, φροντίστε να διατηρήσετε τη σελίδα επιβεβαίωσης για να αποδείξετε ότι στείλατε το μήνυμα με επιτυχία και ότι το μήνυμα έχει ληφθεί.

4. 

   Πραγματοποιήστε τηλεφωνικές κλήσεις αντί να γράψετε γράμματα. Εάν πρέπει να υποβάλετε αίτηση για επέκταση της τελευταίας στιγμής, ίσως είναι καλύτερο να μιλήσετε με το άτομο μέσω τηλεφώνου. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει επίσης να είστε επίσημοι και να παρουσιάζετε την υπόθεσή σας με σαφήνεια. διαφήμιση

Συμβουλή

• Προσπαθήστε να γράψετε γράμματα έως και μία σελίδα. Με αυτόν τον τρόπο, το γράμμα σας φαίνεται πλήρες και εύκολο να το κοιτάξετε.
• Σημειώστε εάν ο παραλήπτης του μηνύματος στέλνει μια απάντηση, όπως ένα μήνυμα επιβεβαίωσης.

Προειδοποίηση

• Να είστε ρεαλιστές σχετικά με τις υποσχέσεις. Μην υποβάλλετε αίτηση για επέκταση μόνο για να περάσετε επιπλέον χρόνο για την ολοκλήρωση άλλων πρόσθετων αποστολών.
• Χρησιμοποιήστε τον παρατεταμένο χρόνο. Πιθανότατα δεν θέλετε να προσπαθήσετε να υποβάλετε ξανά αίτηση για επέκταση.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει τις απαραίτητες φόρμες στο μήνυμα. Επιπλέον, ορισμένοι οργανισμοί θα σας ζητήσουν να χρησιμοποιήσετε τη μορφή επιστολής τους.