Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλές
• Τι χρειάζεσαι

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να δημιουργήσετε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Η επιλογή εξαρτάται από τις ανάγκες σας και την προτιμώμενη μέθοδο αναζήτησης.

Βήματα

1. 1 Εξετάστε τα οφέλη της αλφαβητικής αποθήκευσης. Το αλφαβητικό σύστημα λειτουργεί τέλεια αν ταξινομήσετε τα ονόματα των ανθρώπων, των συγγραφέων, τους τίτλους ταινιών και βιβλίων κ.λπ. Εάν χρησιμοποιείτε εύχρηστα ονόματα εγγράφων, το αλφαβητικό σύστημα είναι ίσως το πιο βολικό και εύκολο στη χρήση για εσάς.
2. 2 Χρησιμοποιήστε τη διαίρεση θέματος. Εάν μελετάτε ή εργάζεστε με ένα συγκεκριμένο σύνολο θεμάτων, η διαίρεση ανά θέμα μπορεί να είναι πολύ βολική για την εύρεση πληροφοριών. Για παράδειγμα, εάν σπουδάζετε νομικά, τα έγγραφά σας μπορούν να χωριστούν σύμφωνα με τους τίτλους των θεμάτων: συνταγματικό δίκαιο, διοικητικό δίκαιο, διεθνές δίκαιο κ.λπ.
3. 3 Διαχωρίστε τα στοιχεία ανά συχνότητα χρήσης. Αυτό λειτουργεί καλά με χαρτιά που χρησιμοποιείτε όλη την ώρα. Αυτό το σύστημα λειτουργεί καλά σε συνδυασμό με ένα άλλο, για παράδειγμα, αλφαβητικό. Διατηρήστε τις πληροφορίες που χρησιμοποιείτε πιο συμπαγή σε ένα μέρος όπου μπορείτε να έχετε εύκολη και γρήγορη πρόσβαση, όπως στο μπροστινό μέρος ενός συρταριού χαρτιού.
4. 4 Δοκιμάστε ένα σύστημα αριθμών. Αυτό το σύστημα λειτουργεί καλά με αριθμούς ή ημερομηνίες. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε με τιμολόγια, επιταγές, συμβάντα, το σύστημα αριθμών θα σας βοηθήσει να εξαγάγετε πληροφορίες πολύ γρήγορα. Μέσα σε αυτό, μπορείτε να κάνετε ξεχωριστό διαχωρισμό ανά μήνες και έτη. Για άτομα που χρησιμοποιούν αριθμούς ως τρόπο αναγνώρισης εγγράφου, για παράδειγμα, εργασία με ιατρικά έγγραφα, νομικά έγγραφα, δικαστικά αρχεία κ.λπ. ένα σύστημα αριθμών θα ήταν μια πολύ πρακτική μέθοδος για την εύρεση πληροφοριών σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης.
5. 5 Χρησιμοποιήστε χρώματα. Μια τέτοια δημιουργική προσέγγιση θα είναι χρήσιμη για άτομα με καλή οπτική μνήμη. Η χρήση χρωματικού κώδικα μπορεί να σας βοηθήσει να διασταυρώσετε διαφορετικά έργα.

Συμβουλές

• Αυτές οι αρχές είναι επίσης χρήσιμες για συστήματα αποθήκευσης υπολογιστή.
• Χρησιμοποιήστε δείκτες για μη αλφαβητικά δεδομένα. Τα ευρετήρια πρέπει να οργανώνονται αλφαβητικά, έτσι ώστε τα δεδομένα να μπορούν να βρεθούν γρήγορα. Ο δείκτης πρέπει να τοποθετηθεί μπροστά από την αποθήκευση εγγράφων.
• Ξεκινήστε με την ταξινόμηση και την ταξινόμηση των χαρτιών σας, σημειώνοντας τα χαρτιά για μεταγενέστερη κατηγοριοποίηση.
• Θα πρέπει επίσης να έχετε ξεχωριστό χώρο για έγγραφα που δεν ταιριάζουν σε καμία από τις διαθέσιμες κατηγορίες.

Τι χρειάζεσαι

• Τραπέζια καρτών
• Φάκελοι εγγράφων
• Κουτιά αποθήκευσης φακέλων