Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέθοδος 1 από 1: Σύνταξη σχεδίου έκτακτης ανάγκης
• Συμβουλές

Το σχέδιο έκτακτης ανάγκης περιλαμβάνει ένα σύνολο ενεργειών που πρέπει να γίνουν σε περίπτωση μεγάλου συμβάντος, όπως βλάβη διακομιστή ή πυρκαγιά σε κτίριο. Το σχέδιο έκτακτης ανάγκης είναι ένας γραπτός οδηγός για τις απαραίτητες ενέργειες για την πρόληψη της απώλειας σημαντικών πληροφοριών και επίσης για τη μείωση των επιζήμιων επιπτώσεων ενός ατυχήματος στην επιχείρησή σας. Πολλοί οργανισμοί και εταιρείες που εστιάζουν στην ποιότητα των προϊόντων έχουν σχέδια έκτακτης ανάγκης όχι μόνο για μεμονωμένα συστήματα, αλλά για ολόκληρα τμήματα.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 1: Σύνταξη σχεδίου έκτακτης ανάγκης

1. 1 Ξεκινήστε δημιουργώντας μια επιτροπή σχεδιασμού έκτακτης ανάγκης και επιλέξτε κάποιον που θα προεδρεύει της επιτροπής. Ο υπεύθυνος του σχεδίου έκτακτης ανάγκης παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες για δεξιότητες, εργαλεία και βασικές γνώσεις, ώστε κάθε τμήμα να μπορεί να συντάξει το δικό του σχέδιο.
2. 2 Αναφέρετε κάθε ροή εργασίας σε κάθε τμήμα. Για παράδειγμα, το τμήμα μισθοδοσίας ενδέχεται να συμπεριληφθεί στο σχέδιο ανθρώπινου δυναμικού.
3. 3 Συγκεντρώστε επικεφαλής τμημάτων ή ανώτερα στελέχη και απαριθμήστε όλες τις βασικές υποθέσεις για το σχέδιο έκτακτης ανάγκης.
4. 4 Δώστε προτεραιότητα σε υποθέσεις και εξετάστε τα «αν» και τις πιθανές αρνητικές συνέπειες για την εταιρεία σας. Εξερευνήστε ποιες τάσεις, γεγονότα ή προβλήματα θα μπορούσαν θεωρητικά να προκύψουν.
5. 5 Αναφέρετε τις ενέργειες που σκοπεύετε να κάνετε σε περίπτωση απρόβλεπτης κατάστασης. Πώς θα αντισταθμίσετε ή θα προσαρμοστείτε σε αυτές τις προκλήσεις για να διατηρήσετε την επιχείρησή σας κερδοφόρα;
6. 6 Κατασκευάστε το σχέδιο δράσης σας με θετικό τρόπο. Η δημιουργία ενός σχεδίου δεν είναι εύκολη υπόθεση, οπότε πάρτε τον αριθμό των ατόμων που θέλετε να εμπλακούν, καθώς θα απαιτηθεί η παροχή πολλών δεδομένων.
7. 7 Ξαναδιάβασε το σχέδιο ξανά. Η επανεξέταση σας βοηθά να βρείτε ερωτήσεις που χάθηκαν την πρώτη φορά.
   • Θα είστε σε θέση να αντιμετωπίσετε απρόβλεπτες καταστάσεις σε ορισμένα τμήματα μόλις κατανοήσετε λεπτομερώς τις λειτουργίες εργασίας. Μερικές φορές, απροσδόκητες καταστάσεις θα προκύψουν σε επίπεδο τμήματος, σε επίπεδο εργασιών και επίσης σε επίπεδο διαδικασίας.
8. 8 Δοκιμάστε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Μπορείτε να κάνετε αυτήν τη δοκιμή διαχειρίσιμη και οικονομικά αποδοτική εκτελώντας τη δοκιμή σε 4 βήματα. Εάν αντιμετωπίσετε ελλείψεις σχεδίων ή διαφωνίες σχετικά με τέτοια σχέδια σε άλλα τμήματα, μπορείτε να το τροποποιήσετε και να το δοκιμάσετε ξανά.
   • Στάδιο 1 - Ανασκόπηση της ομάδας διαχείρισης. Η διοίκηση επιλέγει ημερομηνία και ώρα για να αναθεωρήσει όλα τα προτεινόμενα σχέδια δράσης και να εντοπίσει άτομα που έκαναν καλή δουλειά.
   • Στάδιο 2 - Διατμηματική ανασκόπηση. Περιλαμβάνει μια διαδικασία όπου κάθε τμήμα αναθεωρεί τα σχέδια του άλλου τμήματος. Αυτή η φάση κατανέμει πόρους και εντοπίζει διαφωνίες.
   • Στάδιο 3 - Ελλείψεις στο σύστημα. Αυτή η φάση δοκιμών μπορεί να συγκεντρωθεί σε τμήματα. Ο έλεγχος περιλαμβάνει τη μοντελοποίηση του συστήματος και / ή τον εντοπισμό ελλείψεων. Μπορείτε να μετακινηθείτε σε όλα τα είδη σεναρίων για την ανάπτυξη γεγονότων χωρίς να διακόψετε ή να σταματήσετε το έργο σημαντικού εξοπλισμού ή διαδικασιών.
   • Στάδιο 4 - Δοκιμή στην πράξη. Εδώ θα μπορείτε να δοκιμάσετε πλήρως το σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Περιλαμβάνει βραχυπρόθεσμη στάση εργασίας σε πραγματικό χρόνο.

Συμβουλές

• Οι φυσικές καταστροφές (πλημμύρες, ανεμοστρόβιλοι, σεισμοί) και η επιχειρηματική σας κρίση είναι μερικά από τα θέματα και τις καταστροφές που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν σκέφτεστε το σχέδιο έκτακτης ανάγκης. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν απάτη, βανδαλισμό, αποτυχία διακομιστή, θέματα ασφάλειας και νομικά ζητήματα.
• Θα συναντήσετε κάποιες καταστάσεις στις οποίες είναι αδύνατο να βρείτε μια αποδεκτή αποτελεσματική λύση. Για παράδειγμα, εάν συμβεί διακοπή ρεύματος και δεν έχετε εφεδρική γεννήτρια, τότε δεν θα μπορείτε να συνεχίσετε να λειτουργείτε και θα χάσετε κέρδη.