Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέρος 1 από 2: Εκπόνηση σχεδίου για την πρότασή σας
• Μέρος 2 από 2: Σύνταξη της δικής σας πρότασης
• Συμβουλές

Η σύνταξη μιας καλής πρότασης είναι απαραίτητη δεξιότητα σε πολλά επαγγέλματα και βιομηχανίες, από το σχολείο έως τη διοίκηση επιχειρήσεων έως τη γεωλογία. Ο σκοπός μιας πρότασης είναι να αποκτήσετε υποστήριξη για το σχέδιό σας ενημερώνοντας τους σωστούς ανθρώπους. Εάν περιγράψετε τις ιδέες ή τις προτάσεις σας με σαφή, συνοπτικό και ελκυστικό τρόπο, είναι πιο πιθανό να εγκριθούν. Η γνώση του τρόπου σύνταξης μιας συναρπαστικής και συναρπαστικής πρότασης είναι απαραίτητη σε πολλούς τομείς για να είναι επιτυχής. Υπάρχουν διαφορετικοί τύποι προτάσεων, όπως προτάσεις επιστημονικής έρευνας και προτάσεις βιβλίων, αλλά χρησιμοποιείτε τις ίδιες τυπικές οδηγίες για όλους.

Για να πας

Μέρος 1 από 2: Εκπόνηση σχεδίου για την πρότασή σας

1. Καθορίστε ποιο είναι το κοινό σας. Πριν ξεκινήσετε να γράφετε, θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι σκέφτεστε το κοινό σας και να αναρωτηθείτε τι μπορεί να γνωρίζουν ήδη ή δεν γνωρίζουν για το θέμα σας. Αυτό βοηθά να οριοθετήσετε τις ιδέες σας και να τις περιγράψετε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Είναι καλή ιδέα να υποθέσετε ότι οι αναγνώστες σας είναι απασχολημένοι, να διαβάσουν γρήγορα το κείμενο (ή ακόμα και να το παρακάμψουν) και δεν τείνουν να δώσουν ιδιαίτερη προσοχή στις ιδέες σας. Είναι σημαντικό να γράφετε αποτελεσματικά και πειστικά.
   • Ποιος θα διαβάσει την πρότασή σας; Πόσο γνωρίζουν ήδη για το θέμα; Ποια πράγματα θα πρέπει να εξηγήσετε ή να παράσχετε επιπλέον βασικές πληροφορίες;
   • Τι θέλετε το κοινό σας να βγει από την πρότασή σας; Τι πρέπει να δώσετε στους αναγνώστες σας ώστε να μπορούν να λάβουν την απόφαση που έχετε κατά νου;
   • Προσαρμόστε τον τόνο σας για να ανταποκριθείτε στις προσδοκίες και τις επιθυμίες του κοινού σας. Τι θέλουν να ακούσουν; Ποιος θα ήταν ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να τα περάσετε; Πώς μπορείτε να τους βοηθήσετε να καταλάβουν τι προσπαθείτε να πείτε;
2. Ορίστε το ζήτημα για το οποίο θα γράψετε. Είναι σαφές για εσάς ποιο είναι το ζήτημα, αλλά ισχύει και για τους αναγνώστες σας; Πιστεύουν επίσης οι αναγνώστες σας ότι γνωρίζετε πραγματικά τι μιλάτε; Μπορείς ήθος, ή ενισχύστε το προσωπικό σας γράψιμο, διατρέχοντας το κείμενό σας με αποδεικτικά στοιχεία και εξηγήσεις για να υποστηρίξετε τους ισχυρισμούς σας. Περιγράφοντας διεξοδικά το ζήτημα από την αρχή, θα πείσετε τους αναγνώστες ότι είστε το καλύτερο άτομο που χειρίζεται το πρόβλημα. Κατά τον σχεδιασμό αυτής της ενότητας, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα:
   • Σε ποια κατάσταση ισχύει αυτό το θέμα;
   • Ποιοι είναι οι λόγοι για την υποβολή αυτής της πρότασης;
   • Είστε βέβαιοι ότι αυτοί είναι οι πραγματικοί λόγοι και δεν υπάρχουν άλλοι λόγοι; Πώς μπορείτε να είστε σίγουροι για αυτό;
   • Έχει ποτέ προσπαθήσει κάποιος να αντιμετωπίσει αυτό το ζήτημα;
   • Εάν ναι: λειτούργησε; Γιατί;
   • Εάν όχι: γιατί όχι;
3. Ορίστε τη λύση σας. Πρέπει να είναι απλό και κατανοητό. Αφού περιγράψετε το ζήτημα που αντιμετωπίζετε, πρέπει να βρείτε λύσεις. Να είστε όσο το δυνατόν ακριβέστεροι και βεβαιωθείτε ότι αυτό που γράφετε είναι εκτελέσιμο.
   • Η πρότασή σας πρέπει να περιγράφει ένα πρόβλημα και βρείτε μια λύση που θα πείσει τους ανυπόφορους, δύσπιστους αναγνώστες να την υποστηρίξουν. Το κοινό σας μπορεί να μην είναι εύκολο να πείσει. Είναι η λύση που προτείνεις λογική και εφικτή; Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα για την εφαρμογή;
   • Προσπαθήστε να δείτε τη λύση σας ως έναν αριθμό στόχων που πρέπει να επιτευχθούν. Ο κύριος στόχος σας είναι αυτό που θέλετε να επιτύχετε με το έργο σας. Οι δευτερεύοντες στόχοι είναι άλλοι στόχοι που ελπίζετε επίσης να επιτύχετε με το έργο σας.
   • Ένας άλλος χρήσιμος τρόπος σκέψης είναι να δούμε τη λύση ως προς τα «αποτελέσματα» και τα «τελικά αποτελέσματα». Τα αποτελέσματα είναι τα μετρήσιμα αποτελέσματα των στόχων σας. Για παράδειγμα, εάν η πρότασή σας αφορά ένα επιχειρηματικό έργο και ο στόχος σας είναι να αυξήσετε τα κέρδη, τότε το "αύξηση κερδών κατά 100.000 $" μπορεί να είναι ένα από τα αποτελέσματα. Τα τελικά αποτελέσματα είναι τα συγκεκριμένα προϊόντα ή υπηρεσίες που προβάλλετε αποδόσεις. Για παράδειγμα, μια πρόταση για ένα επιστημονικό έργο θα μπορούσε να "αποδώσει" ένα εμβόλιο ή ένα νέο φάρμακο. Οι αναγνώστες των προτάσεων εξετάζουν τα αποτελέσματα και τα τελικά αποτελέσματα, καθώς αυτός είναι ένας εύκολος τρόπος να προσδιοριστεί ποια θα είναι η «αξία» του έργου.
4. Λάβετε υπόψη το στυλ γραφής και τα σχετικά στοιχεία. Ανάλογα με το θέμα της πρότασής σας και το κοινό σας, πρέπει να ακολουθείτε ένα συγκεκριμένο στυλ κατά τη σύνταξη του κειμένου σας. Τι περιμένει το κοινό σας από την πρότασή σας; Ενδιαφέρονται για το πρόβλημα που αναφέρετε;
   • Σκεφτείτε πόσους ειδικούς όρους (εξειδικευμένους τεχνικούς όρους) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Ένα αποτελεσματικά γραπτό κείμενο δεν απαιτεί τεχνικούς όρους εκτός και αν απλά δεν μπορείτε να εξηγήσετε μια συγκεκριμένη έννοια χωρίς να χρησιμοποιήσετε αυτούς τους όρους. Εξετάστε τη διαφορά μεταξύ «διόρθωσης ανισορροπίας εργατικού δυναμικού» και «απολύσεων υπαλλήλων». Το δεύτερο δεν είναι μόνο πιο σαφές και πιο περιεκτικό, αλλά χρησιμοποιεί λιγότερες λέξεις, οπότε έχετε περισσότερο χώρο για να συζητήσετε τις ιδέες σας.
   • Πώς θα πείσετε το κοινό σας; Μια πειστική πρόταση μπορεί να προσελκύσει τα συναισθήματα των αναγνωστών, αλλά τα γεγονότα πρέπει πάντα να αποτελούν τη βάση της συλλογιστικής. Σε μια πρόταση για την έναρξη ενός προγράμματος προστασίας panda, μπορεί να παρατηρήσετε πόσο θλιβερό θα ήταν αν τα παιδιά των επόμενων γενεών δεν μπορούσαν ποτέ να δουν ένα panda, αλλά δεν θα έπρεπε να σταματήσει σε αυτό το σημείο. Η συλλογιστική πρέπει να βασίζεται σε γεγονότα και λύσεις για να καταστήσει την πρόταση πειστική.
5. Κάντε ένα πρόγραμμα γραφής. Αυτό δεν θα είναι μέρος της τελικής πρότασής σας, αλλά θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τις σκέψεις σας. Βεβαιωθείτε ότι γνωρίζετε όλες τις σχετικές λεπτομέρειες πριν ξεκινήσετε.
   • Στο πρόγραμμά σας γραφής θα πρέπει να συμπεριλάβετε το πρόβλημά σας και τη λύση σας. Πρέπει να εξηγήσετε πώς θα λύσετε το πρόβλημα και γιατί η λύση σας είναι η καλύτερη. Επιπλέον, πρέπει επίσης να περιέχει ένα συμπέρασμα. Κατά τη σύνταξη μιας επιχειρηματικής πρότασης, θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε στοιχεία όπως ανάλυση προϋπολογισμού και οργανωτικές λεπτομέρειες στο κείμενό σας.

Μέρος 2 από 2: Σύνταξη της δικής σας πρότασης

1. Ξεκινήστε με μια ισχυρή εισαγωγή. Η εισαγωγή σας πρέπει να ξεκινά με μια πρόταση που τραβά την προσοχή των αναγνωστών σας. Στην ιδανική περίπτωση, θα θέλατε οι αναγνώστες σας να ενδιαφέρονται από την πρώτη πρόταση. Κάντε την πρότασή σας όσο το δυνατόν πιο στοχευμένη και χρήσιμη. Χρησιμοποιήστε μερικές βασικές πληροφορίες για να προσελκύσετε τους αναγνώστες σας στο θέμα. Σε αυτήν την περίπτωση, δηλώστε τον σκοπό της πρότασής σας.
   • Εάν έχετε κάποια γυμνά γεγονότα που μπορούν να διευκρινίσουν γιατί το ζήτημα πρέπει να αντιμετωπιστεί αμέσως, τότε μπορείτε να είστε σίγουροι ότι μπορείτε να ξεκινήσετε το κείμενό σας με αυτό. Ό, τι γράφετε, βεβαιωθείτε ότι ξεκινάτε το κείμενό σας με ένα γεγονός και όχι με γνώμη.
2. Αναφέρετε ποιο είναι το πρόβλημα. Μετά την εισαγωγή έρχεστε στο μεσαίο τμήμα, τον πυρήνα του κειμένου σας. Στη μεσαία ενότητα εξηγείτε ποιο είναι το πρόβλημα και περιγράφετε το ζήτημα από διαφορετικές οπτικές γωνίες. Εάν οι αναγνώστες σας δεν γνωρίζουν πολλά για τα γεγονότα, ενημερώστε τους για αυτό. Προσπαθήστε να δείτε αυτήν την ενότητα ως περιγραφή της τρέχουσας κατάστασης. Ποιο είναι το πρόβλημα? Τι προκαλεί το πρόβλημα; Ποιες είναι οι συνέπειες αυτού του προβλήματος;
   • Τονίστε γιατί το πρόβλημά σας πρέπει να επιλυθεί και γιατί πρέπει να γίνει τώρα. Τι επίδραση θα έχει στο κοινό σας εάν δεν ελεγχθεί; Φροντίστε να απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις και να τις τεκμηριώσετε με έρευνα και στοιχεία. Αξιοποιήστε εκτενώς αξιόπιστες πηγές.
   • Μην μετατρέψετε την πρότασή σας σε μια σύγχυση ή ασαφή ιστορία χρησιμοποιώντας κατάλληλες λέξεις ή παρακάμπτοντας το πραγματικό πρόβλημα. Με αυτήν την ενότητα πρέπει να πείσετε τους αναγνώστες σας ότι υπάρχει πρόβλημα και ότι είναι σημαντικό. Εάν γράψετε κάτι σαν "Πιστεύω ότι το σχέδιο που προτείνω θα μπορούσε να επηρεάσει το ποσοστό των ανθρώπων που ζουν κάτω από το όριο της φτώχειας σε αυτήν την περιοχή", δεν θα πείσει τους αναγνώστες σας. Να είστε άμεσοι και συνοπτικοί. Μια φράση όπως "Το προτεινόμενο σχέδιο θα μειώσει σημαντικά το ποσοστό των ανθρώπων που ζουν κάτω από το όριο της φτώχειας σε αυτήν την περιοχή" είναι πολύ πιο συναρπαστικό.
3. Προσφέρετε λύσεις. Αυτό είναι αναμφίβολα το πιο σημαντικό μέρος της πρότασής σας. Σε αυτήν την ενότητα περιγράφετε πως θα αντιμετωπίσετε το πρόβλημα, Γιατί το κάνετε με αυτόν τον τρόπο και τι οι συνέπειες θα είναι. Για να βεβαιωθείτε ότι είστε πειστικοί, λάβετε υπόψη τα εξής:
   • Συζητήστε τις μεγαλύτερες συνέπειες των ιδεών σας. Οι αναγνώστες είναι λιγότερο πιθανό να ενθουσιαστούν για τις ιδέες που έχουν περιορισμένη εφαρμογή από τις ιδέες που μπορούν να έχουν αποτελέσματα μεγάλης κλίμακας. Ένα παράδειγμα: "Η μεγαλύτερη κατανόηση της συμπεριφοράς τόνου μας επιτρέπει να αναπτύξουμε μια βαθύτερη στρατηγική διαχείρισης και να διασφαλίσουμε τον κονσερβοποιημένο τόνο για τις μελλοντικές γενιές."
   • Για να υποδείξει Γιατί πρόκειται να κάνετε κάτι είναι εξίσου σημαντικό με το να υποδείξετε τι πρόκειται να κάνετε. Ας υποθέσουμε ότι οι αναγνώστες σας είναι δύσπιστοι και δεν θα αποδεχθούν τις ιδέες σας εντελώς. Εάν προτείνετε μια επιστημονική μελέτη όπου 2.000 άγριοι τόνοι συλλαμβάνονται προσωρινά και στη συνέχεια απελευθερώνονται, γιατί είναι τόσο σημαντικό; Γιατί είναι καλύτερο από οτιδήποτε άλλο; Εάν είναι πιο ακριβό από μια άλλη επιλογή, γιατί να μην επιλέξετε τη φθηνότερη επιλογή; Απαντώντας και απαντώντας σε αυτές τις ερωτήσεις, δείχνετε ότι έχετε εξετάσει την ιδέα σας από όλες τις απόψεις.
   • Αφού διαβάσει την πρότασή σας, το κοινό σας θα πρέπει να είναι σίγουρο ότι μπορείτε να λύσετε το πρόβλημα αποτελεσματικά. Τα περισσότερα όσα γράφετε πρέπει να αναφέρονται στο πρόβλημα ή τις λύσεις σε αυτό.
   • Κάντε εκτενή έρευνα για την πρότασή σας. Όσο περισσότερα παραδείγματα και γεγονότα μπορείτε να δείξετε στο κοινό σας, τόσο το καλύτερο - θα κάνει την πρότασή σας ακόμη πιο συναρπαστική. Μην συμπεριλάβετε τη δική σας γνώμη στο κείμενο και χρησιμοποιήστε την εμπεριστατωμένη έρευνα που έχουν κάνει άλλοι.
   • Εάν η πρότασή σας δεν αποδείξει ότι η λύση σας λειτουργεί, τότε δεν είναι κατάλληλη λύση. Εάν η λύση σας δεν είναι εφαρμόσιμη, καταργήστε την από την πρότασή σας. Σκεφτείτε επίσης τα αποτελέσματα της λύσης σας. Ελέγξτε τη λύση σας εκ των προτέρων εάν είναι δυνατόν και προσαρμόστε τη λύση σας εάν είναι απαραίτητο.
4. Προσθέστε ένα πρόγραμμα και έναν προϋπολογισμό. Η πρότασή σας αντιπροσωπεύει μια επένδυση. Για να πείσετε το κοινό σας ότι η επένδυση στην πρότασή σας είναι καλή ιδέα, πρέπει να παρέχετε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομερείς, συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα και τον προϋπολογισμό σας.
   • Πότε νομίζετε ότι μπορεί να ξεκινήσει το έργο; Πόσο γρήγορα θα εκτελεστεί η εργασία; Πώς ακολουθεί κάθε βήμα το τελευταίο; Μπορούν ορισμένες δραστηριότητες να πραγματοποιηθούν ταυτόχρονα; Με όσο το δυνατόν μεγαλύτερη ακρίβεια, θα κερδίσετε την εμπιστοσύνη των αναγνωστών σας και θα τους διαβεβαιώσετε ότι έχετε κάνει την εργασία σας και δεν θα σπαταλήσετε τα χρήματά τους.
   • Βεβαιωθείτε ότι η πρότασή σας είναι οικονομικά σωστή. Κατά την υποβολή μιας πρότασης σε μια εταιρεία ή άτομο πρέπει να λάβετε υπόψη τον προϋπολογισμό τους. Εάν δεν μπορούν να αντέξουν οικονομικά την πρότασή σας, τότε αυτό δεν είναι κατάλληλο. Εάν ταιριάζει στον προϋπολογισμό τους, εξηγήστε γιατί αξίζει τον χρόνο και τα χρήματά τους.
5. Ολοκληρώστε το κείμενό σας με ένα συμπέρασμα. Το συμπέρασμά σας πρέπει να αντικατοπτρίζει την εισαγωγή σας και να ανακεφαλαιώσετε συνοπτικά το συνολικό μήνυμα της πρότασής σας. Εάν δεν εφαρμόσετε την πρότασή σας, θα οδηγήσετε σε ορισμένες συνέπειες, απαντήστε σε αυτό. Συνοψίστε τα οφέλη της πρότασής σας και πείστε τους αναγνώστες σας ότι τα οφέλη υπερτερούν του κόστους. Αφήστε τους αναγνώστες σας να σκεφτούν μπροστά. Όπως πάντα, ευχαριστήστε τους που εξέτασαν την πρότασή σας και το χρόνο που χρειάστηκαν για να το κάνουν.
   • Εάν έχετε επιπλέον πληροφορίες που δεν ταιριάζουν πραγματικά στην πρότασή σας, θα μπορούσατε να συμπεριλάβετε ένα παράρτημα ή περίληψη αυτών των πληροφοριών. Λάβετε υπόψη ότι μια πολύ λιπαρή πρόταση θα μπορούσε να τρομάξει τους ανθρώπους. Αν δεν είστε σίγουροι, αφήστε τις πληροφορίες έξω.
   • Εάν η πρότασή σας έχει δύο ή περισσότερα συνημμένα, δώστε τους τα γράμματα A, B και ούτω καθεξής. Μπορείτε να το κάνετε αν έχετε συμπεριλάβει ενημερωτικά δελτία, αντίγραφα άρθρων ή επιστολές σύστασης και παρόμοια έγγραφα.
6. Προσαρμόστε το κείμενό σας. Να είστε σχολαστικοί στο να γράφετε, να επεξεργάζεστε και να σχεδιάζετε την πρόταση. Εάν είναι απαραίτητο, ξαναγράψτε την πρόταση έτσι ώστε το κείμενο να είναι σαφές και περιεκτικό. Ζητήστε από άλλους να διαβάσουν, να ασκήσουν κριτική και να ενημερώσουν την πρότασή σας. Με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζετε ότι το κείμενό σας παρουσιάζεται ελκυστικά και είναι ελκυστικό, καλά δομημένο και εκπαιδευτικό.
   • Ζητήστε από κάποιον άλλο (ή δύο άλλους) να διαβάσει την πρότασή σας. Θα μπορούν να επισημάνουν πράγματα για τα οποία έχετε διαβάσει. Μπορεί να υπάρχουν ζητήματα που δεν έχετε ακόμη περιγράψει πλήρως ή ερωτήσεις που δεν έχετε απαντήσει.
   • Καταργήστε τους τεχνικούς όρους και τα κλισέ. Υπάρχει μια πιθανότητα ότι θα συναντήσετε τεμπέληδες και ότι η αναγνωσιμότητα σας δεν θα καταλάβει το κείμενό σας. Μην χρησιμοποιείτε μια μεγάλη λέξη όταν θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια σύντομη λέξη.
   • Χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν λιγότερες παθητικές (παθητικές) προτάσεις. Σε παθητικές προτάσεις, χρησιμοποιείται μια μορφή του βοηθητικού ρήματος "to". Ως αποτέλεσμα, το νόημα μπορεί να γίνει ασαφές, επειδή δεν είναι δυνατόν να προσδιοριστεί από την πρόταση ποιος κάνει κάτι ή ποιος είναι υπεύθυνος. Για παράδειγμα, συγκρίνετε τις ακόλουθες δύο προτάσεις: "Στο τέλος αυτού του μήνα, η ερευνητική πρόταση θα αξιολογηθεί" και "Στο τέλος αυτού του μήνα, ο αρχηγός του έργου θα αξιολογήσει την ερευνητική πρόταση." Στην πρώτη πρόταση δεν ξέρετε Οι οποίοι αξιολογεί την ερευνητική πρόταση. Στη δεύτερη πρόταση, γνωρίζετε ακριβώς ποιος αξιολογεί την πρόταση και γιατί είναι σημαντικό.
7. Διορθώστε το κείμενό σας. Κατά την επεξεργασία του κειμένου σας, βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο είναι όσο το δυνατόν πιο σαφές και συνοπτικό. Διορθώνοντας την πρότασή σας, μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι το κείμενο δεν περιέχει σφάλματα. Διαβάστε προσεκτικά την πρότασή σας για να εντοπίσετε τυχόν λάθη στη γραμματική, την ορθογραφία και τη στίξη του κειμένου σας.
   • Όταν κάνετε λάθη, φαίνεται ότι είστε λιγότερο μορφωμένοι και λιγότερο αξιόπιστοι. Αυτό μειώνει την πιθανότητα να εγκριθεί η πρότασή σας.
   • Βεβαιωθείτε ότι η πρότασή σας είναι μορφοποιημένη και δομημένη σύμφωνα με τις οδηγίες.

Συμβουλές

• Βεβαιωθείτε ότι η γλώσσα σας είναι κατανοητή για όλους. Γράψτε σε σύντομες, σαφείς, συνοπτικές προτάσεις.
• Οι οικονομικές ή άλλες πηγές πρέπει να συζητηθούν προσεκτικά.Επιπλέον, το κείμενό σας πρέπει να παρέχει μια ρεαλιστική εικόνα των απαιτούμενων δαπανών.