Γράψτε μια επαγγελματική επιστολή στους πελάτες

Περιεχόμενο

Για να πας
Μέρος 1 από 2: Σύνταξη επιχειρηματικής επιστολής
Μέρος 2 από 2: Σύνταξη της επαγγελματικής επιστολής
Συμβουλές

Όταν διευθύνετε μια επιχείρηση, πιθανότατα πρέπει να γράψετε επιστολές στους πελάτες σας. Ίσως χρειαστεί να τους πείτε για νέες εκδηλώσεις ή ειδικές προσφορές ή μπορεί να χρειαστεί να απαντήσετε σε έναν πελάτη που έχει παράπονο εκ μέρους της επιχείρησής σας. Όποιος και αν είναι ο λόγος για την επιστολή σας, χρησιμοποιείτε πάντα επαγγελματικό τόνο.

Για να πας

Μέρος 1 από 2: Σύνταξη επιχειρηματικής επιστολής

Χρησιμοποιήστε ένα επαγγελματικό επιστολόχαρτο. Μια επαγγελματική επιστολή αντιπροσωπεύει την εταιρεία σας. Επομένως, πρέπει να φαίνεται ξεχωριστό και να είναι υψηλής ποιότητας. Το λογότυπο ή η επωνυμία της εταιρείας πρέπει επίσης να υπάρχει.
- Μπορείτε να δημιουργήσετε επιστολόχαρτο με τις διατάξεις στο Microsoft Word. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το υπάρχον λογότυπο ή την επωνυμία σας στο επιστολόχαρτο.
Ανοίξτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Πρέπει πάντα να δημιουργείτε μια επαγγελματική επιστολή σε έναν υπολογιστή.
- Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο και ορίστε τα περιθώρια του εγγράφου σε 1 ίντσα.
- Χρησιμοποιήστε μια γραμματοσειρά serif όπως Times New Roman, Georgia ή Ariel. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε μέγεθος γραμματοσειράς όχι μεγαλύτερο από 12, αλλά όχι μικρότερο από 10. Το γράμμα δεν πρέπει να είναι δύσκολο να διαβαστεί λόγω λανθασμένης γραμματοσειράς ή μεγέθους.
- Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε ένα μόνο διάστημα.
Χρησιμοποιήστε το σχήμα μπλοκ. Η μορφή μπλοκ είναι η πιο κοινή μορφή για επαγγελματικές επιστολές. Είναι επίσης το πιο εύκολο να δουλέψετε. Κάθε επικεφαλίδα πρέπει να βρίσκεται στο αριστερό περιθώριο και θα υπάρχει κενό μετά από κάθε κεφαλίδα. Ξεκινώντας από πάνω προς τα κάτω, η επιστολή της επιχείρησής σας πρέπει να έχει τους ακόλουθους τίτλους:
- Η τρέχουσα ημερομηνία ή η ημερομηνία κατά την οποία στέλνετε το γράμμα. Η ημερομηνία είναι σημαντική καθώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τα αρχεία σας και εκείνα του παραλήπτη. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί νόμιμα. Γι 'αυτό βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία είναι σωστή.
- Η διεύθυνση του αποστολέα. Αυτή είναι η διεύθυνσή σας, μορφοποιημένη σε τυπική μορφή διεύθυνσης. Εάν η διεύθυνσή σας βρίσκεται ήδη στο επιστολόχαρτο, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.
- Η διεύθυνση του παραλήπτη. Αυτό αποτελείται από το όνομα και τη διεύθυνση του ατόμου στο οποίο γράφετε την επιστολή. Η χρήση του Mr. / Mrs. είναι προαιρετική. Έτσι, εάν γράψετε στη Nina de Vries, για παράδειγμα, μπορείτε να παραλείψετε το μέρος Mevrouw.
- Το προοίμιο. Αυτό μπορεί να είναι "Αγαπητή κυρία de Vries" ή "Αγαπητή Nina de Vries". Εάν δεν είστε σίγουροι ποιος θα διαβάσει το γράμμα, χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ Κύριε ή κυρία". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το "L.S.", αλλά μόνο ως έσχατη λύση εάν δεν έχετε ιδέα ποιος θα διαβάσει την επιστολή σας.
- Το σώμα της επιστολής. Θα επικεντρωθούμε σε αυτό αργότερα σε αυτό το άρθρο.
- Το κλείσιμο της επιστολής, με υπογραφή. Αυτό μπορεί να είναι "Ειλικρινά" ή "Ειλικρινά".

Μέρος 2 από 2: Σύνταξη της επαγγελματικής επιστολής

Καθορίστε ποιος είναι το κοινό-στόχος σας. Ο τόνος της επιστολής πρέπει να είναι πάντα επαγγελματικός, ανεξάρτητα από το κοινό-στόχο σας. Ωστόσο, ίσως χρειαστεί να αλλάξετε τη γλώσσα ή την επιλογή των λέξεων ανάλογα με τον παραλήπτη. Εάν γράφετε στο τμήμα ανθρώπινων πόρων μιας άλλης εταιρείας, θα πρέπει να είστε πιο επίσημοι στη γλώσσα σας. Αλλά αν γράφετε σε έναν συγκεκριμένο πελάτη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λίγο πιο απλή ή απλή γλώσσα.
- Ο προσδιορισμός της ομάδας-στόχου σας σημαίνει επίσης ότι μπορείτε να είστε σαφείς απέναντι στην ομάδα-στόχο σας. Αποφύγετε τη χρήση ορολογίας που ο αναγνώστης σας δεν καταλαβαίνει. Για παράδειγμα, ένας πελάτης πιθανώς δεν γνωρίζει τις συντομογραφίες που χρησιμοποιούνται για το διαστημικό πρόγραμμα της εταιρείας σας, οπότε μην τις χρησιμοποιείτε στην επιστολή.
- Ο χρυσός κανόνας της σύνταξης μιας καλής επαγγελματικής επιστολής είναι να είναι σαφής, περιεκτική και ευγενική.
Αναφέρατε τον σκοπό της επιστολής στην πρώτη πρόταση. Εξετάστε το σκοπό της επιστολής. Θέλετε να ενημερώσετε τους πελάτες σας για τη νέα σας τοποθεσία; Θέλει να υπενθυμίσει στον πελάτη έναν απλήρωτο λογαριασμό ή οφειλόμενο υπόλοιπο; Ή να απαντήσετε σε παράπονο πελάτη; Με αυτόν τον στόχο κατά νου, δημιουργήστε ένα προσχέδιο για την πρώτη πρόταση που θα ενημερώσει αμέσως τον αναγνώστη σας για το τι είναι το γράμμα. Μην είστε ασαφείς για το σκοπό της επιστολής σας. Να είσαι απλός.
- Ξεκινήστε με το "Εγώ" εάν θέλετε να εκφράσετε τη γνώμη σας ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Χρησιμοποιήστε το "Εμείς" όταν γράφετε για λογαριασμό εταιρείας ή οργανισμού.
- Εστίαση σε μια άμεση δήλωση όπως: "Με αυτήν την επιστολή θέλουμε να σας ενημερώσουμε" ή "Με αυτήν την επιστολή θέλουμε να σας ζητήσουμε". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια δήλωση "I" εάν γράφετε την επιστολή ως ιδιοκτήτης επιχείρησης. Όπως: "Επικοινωνώ μαζί σας λόγω" ή "το άκουσα πρόσφατα ... και θα ήθελα να μάθω περισσότερα για ..."
- Για παράδειγμα, εάν (ως ιδιοκτήτης επιχείρησης) γράψετε μια επιστολή στη Nina de Vries σχετικά με έναν απλήρωτο λογαριασμό από τον προηγούμενο μήνα, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε με: "Επικοινωνώ μαζί σας μέσω αυτής της επιστολής λόγω εκκρεμού υπολοίπου στον λογαριασμό σας από τον Μάρτιο του 2015 "
- Εναλλακτικά, ως υπάλληλος μιας εταιρείας, εάν απαντήσετε σε παράπονο ενός πελάτη σχετικά με το διαστημικό πρόγραμμα της εταιρείας, μπορείτε να ξεκινήσετε την επιστολή με το μήνυμα: "Λάβαμε την καταγγελία σας σχετικά με το διαστημικό μας πρόγραμμα στον Άρη."
- Ίσως γράφετε την επιστολή για να ενημερώσετε τον πελάτη ότι έχει κερδίσει έναν διαγωνισμό ή μια θέση σε ένα εκπαιδευτικό σεμινάριο. Ξεκινήστε με μια πρόταση όπως: "Είμαι στην ευχάριστη θέση να σας ενημερώσω ..." ή "Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι ..."
- Εάν πρέπει να μεταδώσετε κακές ειδήσεις, ξεκινήστε με μια πρόταση όπως, "Λυπούμαστε που σας ενημερώνουμε ότι ..." ή "Μετά από προσεκτική εξέταση, αποφάσισα να μην ..."
Χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή αντί της παθητικής φωνής. Στη γενική γλώσσα χρησιμοποιούμε συχνά την παθητική φόρμα. Αλλά η παθητική φόρμα κάνει αυτό που γράφετε βαρετό και μπερδεμένο. Η ενεργή φόρμα είναι πολύ πιο αποτελεσματική σε μια επαγγελματική επιστολή επειδή ορίζει έναν πιο αποφασιστικό τόνο.
- Ένα παράδειγμα παθητικής φόρμας είναι, για παράδειγμα: «Τι συγκεκριμένα παράπονα μπορώ να επιλύσω για εσάς;» Το θέμα της πρότασης, ο πελάτης («εσείς») βρίσκεται στο τέλος της πρότασης, αντί στην αρχή της πρότασης.
- Ένα παράδειγμα της ενεργής φόρμας είναι, για παράδειγμα, "Τι μπορώ να κάνω για να επιλύσω τα παράπονά σας;" Αυτή η έκδοση της πρότασης, στην ενεργή φόρμα, είναι πολύ πιο σαφής και ευκολότερη για τον αναγνώστη.
- Η χρήση της παθητικής φόρμας μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μεταδώσετε το μήνυμά σας χωρίς να προσέξετε κάποιο λάθος ή αμφισβητήσιμο σημείο. Αλλά χρησιμοποιήστε το μόνο τότε. Σε γενικές γραμμές, η ενεργή φόρμα είναι πολύ πιο αποτελεσματική στις επαγγελματικές επιστολές.
Επισημάνετε ένα προηγούμενο συμβάν ή συνομιλία με τον αναγνώστη, εάν ισχύει. Ίσως επικοινωνήσατε με τη Nina de Vries νωρίτερα αυτό το μήνα με μια προειδοποίηση σχετικά με τον απλήρωτο λογαριασμό της. Ή ίσως ένας πελάτης εξέφρασε την απογοήτευσή του για το διαστημικό πρόγραμμα σε διάσκεψη τον περασμένο μήνα. Εάν έχετε ήδη αλληλεπιδράσει με τον αναγνώστη, αναγνωρίστε το. Θυμίζει στον αναγνώστη την προηγούμενη επαφή σας και κάνει το επαγγελματικό γράμμα να φαίνεται πιο επείγον και σημαντικό.
- Χρησιμοποιήστε μια φράση όπως: "Συνεχίζοντας από την επιστολή μου σχετικά με τον απλήρωτο λογαριασμό σας" ή "Σας ευχαριστούμε για την πληρωμή σας τον Μάρτιο". Ή "Ήταν πολύ χρήσιμο να ακούσετε για τη θέση σας στο διαστημικό πρόγραμμα στο συνέδριο του Μαΐου."
Υποβολή αιτήματος ή προσφορά βοήθειας. Ορίστε έναν θετικό τόνο με τον αναγνώστη κάνοντας ένα ευγενικό αίτημα ή προσφέροντάς τους βοήθεια με τη μορφή μιας συνεργασίας.
- Ας πούμε ότι είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης που ζητά από έναν πελάτη να πληρώσει έναν λογαριασμό. Χρησιμοποιήστε μια φράση όπως, "Σας ευχαριστώ εάν εξοφλήσετε τον απλήρωτο λογαριασμό σας το συντομότερο δυνατό."
- Ας πούμε ότι γράφετε εκ μέρους της εταιρείας σας. Χρησιμοποιήστε μια πρόταση όπως: "Θα χαρούμε να οργανώσουμε μια προσωπική συνάντηση μεταξύ εσάς και του υπεύθυνου ανθρώπινου δυναμικού μας."
- Μπορείτε επίσης να προσφέρετε να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες που μπορεί να έχουν οι αναγνώστες σας. Χρησιμοποιήστε μια φράση όπως: "Θα χαρώ να απαντήσω σε τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες που έχετε σχετικά με τον λογαριασμό σας." Ή, "Θέλετε να σας παρέχουμε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το πρόγραμμα;"
Κλείστε το γράμμα. Προσθέστε μια παρότρυνση για δράση, για τον εαυτό σας και για τον αναγνώστη. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα αίτημα πληρωμής πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία ή ένα σημείωμα σχετικά με την επίσημη συνάντηση με τον αναγνώστη.
- Προσθέστε μια πρόταση όπου απευθύνεστε στον παραλήπτη στο μέλλον. "Ανυπομονώ να σας δω στη συνεδρίαση του προϋπολογισμού την επόμενη εβδομάδα." Ή "Ανυπομονώ να το συζητήσω περαιτέρω μαζί σας κατά την επίσκεψή μας στα κεντρικά γραφεία."
- Δώστε προσοχή σε τυχόν έγγραφα που θέλετε να προσθέσετε στην επιστολή σας. Προσθέστε μια πρόταση όπως "Στα συνημμένα θα βρείτε το εκκρεμές τιμολόγιο" ή "Επισυνάπτεται θα βρείτε ένα αντίγραφο του διαστημικού προγράμματος μας."
- Τερματίστε το γράμμα με μια πρόταση λήξης. Χρησιμοποιήστε το "Ειλικρινά" για πελάτες ή πελάτες.
- Χρησιμοποιήστε το "Ειλικρινά" σε επίσημες επιστολές σε άτομα που δεν γνωρίζετε.
- Χρησιμοποιείτε "Best Regards" ή "Best Regards" μόνο όταν γράφετε σε κάποιον που γνωρίζετε καλά ή συνεργάζεστε.
Διαβάστε ξανά το γράμμα. Όλη η ακριβής μορφοποίηση και οι λέξεις σας θα είναι μάταιες εάν το γράμμα είναι γεμάτο ορθογραφικά λάθη!
- Σημειώστε οποιαδήποτε χρήση της παθητικής φόρμας και προσπαθήστε να αλλάξετε την πρόταση στην ενεργή φόρμα.
- Δώστε προσοχή σε τυχόν μακρές, ασαφείς και περίπλοκες προτάσεις. Σε μια επαγγελματική επιστολή, το λιγότερο είναι συνήθως περισσότερο, οπότε συντομεύστε τη διάρκεια των προτάσεών σας εάν είναι δυνατόν.