Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλή
• Ο, τι χρειάζεσαι

Η οργάνωση αρχείων γραφείου δεν είναι απλή εργασία, ειδικά όταν πρόκειται για οργάνωση μεγάλων ποσοτήτων αρχείων και εγγράφων. Ωστόσο, μπορείτε να ξεπεράσετε αυτήν την πρόκληση προγραμματίζοντας μπροστά και αποφασίζοντας για ένα σύστημα αρχειοθέτησης. Αυτό σας βοηθά να οργανώσετε το προφίλ της επιχείρησής σας και διασφαλίζει ότι θα βρείτε σημαντικά έγγραφα πιο γρήγορα. Μπορείτε να δείτε το παρακάτω άρθρο σχετικά με τον τρόπο οργάνωσης των αρχείων του γραφείου σας για να ξεκινήσετε την εργασία σας.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Τακτοποιήστε τη σωστή ώρα

1. 

   Αφιερώστε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα για να οργανώσετε την εφαρμογή σας για να αποφύγετε περισπασμούς στη μέση. Προετοιμάστε το χαρτόνι και τα αυτοκόλλητα για να δημιουργήσετε ένα νέο προφίλ. διαφήμιση

Μέρος 2 από 3: Οργάνωση εγγράφων και αρχείων

1. 

   
   
   Διαχωρίστε σωρούς εγγράφων και αρχείων σε μικρότερα, πιο εύχρηστα κομμάτια.
   • Διαδικασία στοίβες ένα κάθε φορά και καθαρίστε ή καταστρέψτε περιττά χαρτιά για να μειώσετε την ποσότητα και να περιορίσετε τον πλεονασμό.
   • Χωρίστε τα υπόλοιπα έγγραφα και αρχεία σε δύο ξεχωριστά μέρη, ένα για τα αρχεία που πρέπει να υποβληθούν σε επεξεργασία τους επόμενους μήνες και το άλλο για αρχεία αρχειοθέτησης που δεν απαιτούν επείγουσα επεξεργασία.

2. 

   
   
   Οργανώστε τους φακέλους αλφαβητικά, εάν έχετε προφίλ πελάτη. Για παράδειγμα, εάν κάθε συνδετικό ήταν το όνομα ενός ατόμου ή εταιρείας, μπορείτε να ταξινομήσετε τις εγγραφές με το όνομα αυτού του ατόμου. Σε αυτήν την περίπτωση, θα πρέπει να επισημάνετε κάθε κάρτα προφίλ που περιέχει το πλήρες όνομα του πελάτη.Οργανώστε τα εξώφυλά σας αλφαβητικά και μετά προσθέστε ετικέτα στο συρτάρι αρχειοθέτησης για να δείτε ποιο συρτάρι έχει όνομα που ξεκινά με ένα συγκεκριμένο γράμμα.

3. 

   
   
   Ταξινόμηση κατά κατηγορία εάν οι εγγραφές ανήκουν σε πολλά μέρη της επιχείρησης. Ορισμένα έγγραφα αφορούν τιμολόγια, εγγυήσεις ή συμβόλαια και πρέπει να τα διαιρέσετε σε διαφορετικές κατηγορίες. Επισημάνετε κάθε εγγραφή ως κατάλληλη και τοποθετήστε όλα τα σχετικά έγγραφα στην εγγραφή. Ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα δευτερεύον προφίλ, επομένως χρησιμοποιήστε ένα κρεμαστό κάλυμμα για να επισημάνετε κάθε κατηγορία και το εξώφυλλο ως δευτερεύον.
   • Δημιουργήστε ένα χαρτοφυλάκιο επειγόντων εγγράφων, ώστε να μπορείτε να βρείτε σημαντικά έγγραφα γρήγορα.
   • Τοποθετήστε τα προσωρινά αρχεία μπροστά και τα αρχεία αρχειοθέτησης στο πίσω μέρος του συρταριού, έτσι ώστε να έχετε εύκολη πρόσβαση στα αρχεία που χρειάζονται επεξεργασία.
   διαφήμιση

Μέρος 3 από 3: Ταξινόμηση εγγραφών ανά μήνα

1. 

   Εκτός από τη χρήση των παραπάνω μεθόδων, μπορείτε να οργανώσετε τα συνδετικά σας κατά Μήνα (και Έτος-). Εάν δεν έχετε χρόνο να το τακτοποιήσετε αμέσως, μπορείτε να βάλετε τα χαρτιά σας στο μηνιαίο αρχείο σας για επεξεργασία ημερομηνίας. Αυτό το βήμα σάς βοηθά επίσης να προσδιορίσετε πού να αποθηκεύσετε τα έγγραφά σας πιο γρήγορα.
   • Η μηνιαία εγγραφή είναι επίσης κατάλληλη για την αποθήκευση εγγράφων άλλων τύπων.

2. 

   Στο τέλος του έτους, ελέγξτε τα χαρτιά που απομένουν στη μηνιαία εγγραφή και ενδέχεται να ανακαλύψετε ότι το πρότυπο, καθώς και η νέα ομάδα προφίλ (όνομα κατηγορίας) λείπουν στο σύστημα. Δημιουργήστε προφίλ για αυτά τα έγγραφα το νέο έτος.

3. 

   Κλιπ τα υπόλοιπα χαρτιά ανά μήνα. Διατηρήστε το αρχείο στην ομάδα "Mixed" (Έτος-). διαφήμιση

Συμβουλή

• Αφού οργανώσετε τα αρχεία σας, πρέπει να διατηρήσετε την τάξη στο γραφείο. Διορθώστε το σύστημα τήρησης αρχείων και επιστρέψτε τα χαρτιά στη θέση τους.
• Πετάξτε, ανακυκλώστε ή καταστρέψτε περιττά έγγραφα για να αποφύγετε την παραβίαση του νέου συστήματος τήρησης αρχείων.

Ο, τι χρειάζεσαι

• Αρχειοθήκες
• Κρεμαστό κάλυμμα
• Σκληρό εξώφυλλο
• Αυτοκόλλητα
• Δείκτες