Συγγραφέας:
Monica Porter
Ημερομηνία Δημιουργίας:
13 Μάρτιος 2021
Ημερομηνία Ενημέρωσης:
1 Ιούλιος 2024
Περιεχόμενο
Οι επιχειρηματικές αναφορές είναι ένα από τα πιο αποτελεσματικά μέσα επικοινωνίας των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων σήμερα. Παρά τους γενικούς στόχους τους, χρησιμοποιούνται συνήθως όταν μια επιχείρηση ή ένα άτομο πρέπει να λάβει σημαντικές αποφάσεις. Για να συντάξετε αποτελεσματικές αναφορές επιχειρήσεων, πρέπει πρώτα να καταλάβετε τι είναι και πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν.
Βήματα
Μέρος 1 από 2: Προσδιορίστε τον τύπο αναφοράς που θα γράψετε
Παρουσιάστε ιδέες. Αυτός είναι ο τύπος επεξηγηματικές εκθέσεις / προτάσεις. Αυτές οι αναφορές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την υποβολή συστάσεων σε βασικούς διευθυντές ή υπευθύνους λήψης αποφάσεων σε μια εταιρεία, συνήθως αποτελούμενες από δύο μέρη: περίληψη και περιεχόμενο. Η περίληψη επισημαίνει την πρότασή σας. Η ενότητα περιεχομένου (σώμα) αναλύει περαιτέρω τα οφέλη, το κόστος, τους κινδύνους κ.λπ. έλα μαζί του.
- Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να προσφέρετε έναν εκτυπωτή 3D για το τμήμα σας. Προκειμένου να πείσετε τον διαχειριστή σας να εγκρίνει την αγορά αυτής της συσκευής, πρέπει να συντάξετε μια αναφορά εξήγησης / σύστασης για να υποβάλετε επίσημη αναφορά στη διαχείριση.
Περιγράψτε τους κινδύνους που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη ευκαιρία.Έκθεση έρευνας βοηθώντας στον προσδιορισμό του βαθμού κινδύνου που σχετίζεται με μια συγκεκριμένη πορεία δράσης. Αυτός ο τύπος αναφοράς είναι εξαιρετικά χρήσιμος για να βοηθήσει μια εταιρεία να προβλέψει πιθανές συνέπειες. Περιλαμβάνει μια εισαγωγή, ερευνητικό περιεχόμενο και συμπεράσματα. Η εισαγωγή τονίζει το υπό εξέταση ζήτημα. Το περιεχόμενο της έρευνας χρησιμοποιείται για τη συζήτηση γεγονότων και αποτελεσμάτων της έρευνας. Συμπέρασμα χρησιμοποιείται για να συνοψίσει το πρόβλημα.- Ας υποθέσουμε ότι η Φαρμακευτική Εταιρεία Χ θέλει να συνεργαστεί με τη Φαρμακευτική Εταιρεία Υ, αλλά εξακολουθεί να έχει ανησυχίες. Η εταιρεία X δεν θέλει να συνεργαστεί με μια εταιρεία με τρέχοντα ή παρελθόν οικονομικά προβλήματα. Αυτή η εταιρεία θα πραγματοποιήσει έρευνα και θα χρησιμοποιήσει την έκθεση έρευνας για να συζητήσει σε βάθος τις οικονομικές πληροφορίες της εταιρείας Y και των διευθυντών της.
Παρουσιάζει πληροφορίες σχετικά με τη συμμόρφωση με μια συγκεκριμένη ρυθμιστική αρχή. Αυτό είναι έκθεση συμμόρφωσης, χρησιμοποιείται για να βοηθήσει μια εταιρεία να αποδείξει την ευθύνη της. Αποδεικνύει τη συμμόρφωση με τους νόμους / κανονισμούς και τις εύλογες δαπάνες της εταιρείας μπροστά από διοικητικά όργανα (πόλη, επαρχία, κυβέρνηση κ.λπ.). Αυτή η έκθεση περιλαμβάνει την εισαγωγή, το περιεχόμενο της έκθεσης και το συμπέρασμα. Η εισαγωγή περιέχει συνήθως μια επισκόπηση του κύριου περιεχομένου στην αναφορά. Η ενότητα περιεχομένου αντιπροσωπεύει δεδομένα, συμβάντα κ.λπ. Οι εκτελεστικοί οργανισμοί πρέπει να γνωρίζουν. Τα συμπεράσματα χρησιμοποιούνται για να συνοψίσουν.- Για παράδειγμα, η Nestle πρέπει να δείξει στο διοικητικό της συμβούλιο ότι ακολουθεί τις πολιτικές και τους νόμους της χώρας υποδοχής με την πάροδο των ετών. Ως αποτέλεσμα, έχουν χρησιμοποιήσει τις ετήσιες εκθέσεις συμμόρφωσης για να είναι διαφανείς σχετικά με τις δραστηριότητες του έτους.
Παρουσίαση της σκοπιμότητας της προτεινόμενης ιδέας ή έργου. Οι εκθέσεις εξερεύνησης χρησιμοποιούνται για να προσδιορίσουν εάν μια ιδέα είναι πρακτική ή όχι πιθανή έκθεση. Αυτή η έκθεση πρέπει να δομηθεί σε δύο μέρη: τη σύνοψη και το περιεχόμενο της αναφοράς. Το περιεχόμενο εμφανίζει τα οφέλη, τα πιθανά προβλήματα, το σχετικό κόστος και ούτω καθεξής. της προτεινόμενης ιδέας. Μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει μια αναφορά σκοπιμότητας για να διερευνήσει ερωτήματα παρόμοια με τα ακόλουθα:- Μπορεί αυτό το έργο να ολοκληρωθεί εντός προϋπολογισμού;
- Θα είναι κερδοφόρο αυτό το έργο;
- Μπορεί αυτό το έργο να ολοκληρωθεί εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου;
Παρουσίαση των ερευνητικών αποτελεσμάτων της έρευνας.Ερευνητική έκθεση έρευνας παρουσίαση έρευνας για ένα πρόβλημα ή πρόβλημα. Συνήθως είναι μια εις βάθος ματιά σε ένα συγκεκριμένο θέμα, και πρέπει να περιλαμβάνει ενότητες: περίληψη, εισαγωγή, ερευνητική μεθοδολογία, αποτελέσματα που λαμβάνονται, συμπεράσματα και συστάσεις. Σχετική έρευνα θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί σε αυτήν την έκθεση.- Για παράδειγμα, μια εταιρεία θα μπορούσε να πραγματοποιήσει έρευνα σε ολόκληρη την εταιρεία σχετικά με το εάν θα απαγορεύσει ή όχι το κάπνισμα στο λόμπι των εργαζομένων. Ο χειριστής θα προετοιμάσει μια ερευνητική έκθεση έρευνας.
Βοηθήστε την εταιρεία σας να βελτιώσει την πολιτική, το προϊόν ή την επιχειρηματική της διαδικασία μέσω συνεχούς παρακολούθησης. Διατυπώνονται σε σταθερά διαστήματα, όπως εβδομάδες, μήνες, τρίμηνα κ.λπ., Περιοδικές αναφορές απόδοση, κέρδος και ζημία ή οποιαδήποτε άλλα κριτήρια μπορούν να αναθεωρηθούν λεπτομερώς σε μια δεδομένη χρονική περίοδο.- Για παράδειγμα, κάθε μήνα, ένας φαρμακευτικός αντιπρόσωπος πωλήσεων θα δημιουργήσει πιθανώς έναν πίνακα που θα συνοψίζει τον αριθμό των κλήσεών τους.
Αναφορά για μια συγκεκριμένη κατάσταση. Σε αντίθεση με τις καθορισμένες χρονικές περιόδους, απαιτούνται συγκεκριμένες καταστάσεις αναφέρετε την κατάσταση. Η κατάσταση εδώ μπορεί να είναι τόσο απλή όσο οι πληροφορίες που λαμβάνονται από ένα σεμινάριο ή τόσο περίπλοκη όσο η αναφορά σε μια αντίδραση σε μια φυσική καταστροφή. Αυτή η έκθεση περιλαμβάνει ενότητες: εισαγωγή, περιεχόμενο και συμπεράσματα. Χρησιμοποιήστε την εισαγωγή για να προσδιορίσετε το συμβάν και να διαβάσετε τι θα καλυφθεί στο περιεχόμενο της αναφοράς. Το συμπέρασμα χρησιμοποιείται για να δηλώσει τη δέσμευση ή τη δράση που απαιτείται σε αυτήν την κατάσταση.- Για παράδειγμα, μετά από μια μεγάλη καταιγίδα, το διοικητικό όργανο θα χρειαστεί μια έκθεση για την κατάσταση.
Παρουσιάστε τη λύση στο πρόβλημα ή την κατάσταση.Έκθεση σύγκρισης Εξετάστε πολλές πιθανές λύσεις σε μια δεδομένη κατάσταση. Με βάση τα αποτελέσματα, ο συγγραφέας θα προτείνει μια συγκεκριμένη πορεία δράσης. Συνήθως αποτελείται από τρία μέρη: εισαγωγή, περιεχόμενο και συμπέρασμα. Η εισαγωγή περιγράφει τον σκοπό της έκθεσης. Η μεσαία ενότητα περιγράφει την κατάσταση ή το πρόβλημα και πιθανές λύσεις / επιλογές. Το συμπέρασμα αποκαλύπτει την καλύτερη λύση ή εναλλακτική λύση.
- Σκεφτείτε ότι ο κατασκευαστής αυτοκινήτων ABC θέλει να ανοίξει ένα εργοστάσιο στην Ασία. Βάσει των αναγκών της εταιρείας, η έκθεση θα μπορούσε να περιορίσει την επιλογή σε τρεις χώρες. Στη συνέχεια, θα συμπεράνει ποιος είναι ο καλύτερος εργοστασιακός χώρος από τις τρεις χώρες.
Μέρος 2 από 2: Σύνταξη επιχειρηματικής έκθεσης
Καθορίστε τους στόχους και τη μορφή της αναφοράς σας. Αναρωτηθείτε τι θέλετε να επιτύχετε μέσω της έκθεσης. Με βάση τον επιθυμητό στόχο, επιλέξτε τον κατάλληλο τύπο αναφοράς από τη λίστα που αναφέρεται παραπάνω.
- Όποια και αν είναι η απάντηση, πρέπει να διασφαλίσετε τη συντομία του στόχου σας. Εάν ο στόχος δεν είναι σαφής, η αναφορά θα προκαλέσει σύγχυση στους αναγνώστες και πιθανώς θα θέσει σε κίνδυνο την αξιοπιστία της.
- Για παράδειγμα, αν θέλετε να λάβετε μεγαλύτερο διαφημιστικό προϋπολογισμό για το τμήμα σας. Η αναφορά θα πρέπει στη συνέχεια να εστιάσει στον τρέχοντα προϋπολογισμό σας και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά τον μεγαλύτερο προϋπολογισμό σας.
Προσδιορίστε το κοινό. Οι αναγνώστες μπορούν να περιλαμβάνουν εξωτερικά άτομα (άτομα που δεν εργάζονται στην εταιρεία σας) ή εσωτερικούς. Εξετάστε τις υπάρχουσες γνώσεις ή εξοικείωση με το θέμα-στόχο τους και σκεφτείτε πώς θα χρησιμοποιήσουν τις πληροφορίες που παρουσιάζονται στην αναφορά.
- Να θυμάστε ότι ανεξάρτητα από το ποιος είναι το κοινό σας, δεν υπάρχει πιο πειστικό συμπέρασμα από το χρηματικό ποσό που μπορείτε να φέρετε στην εταιρεία ή τους πελάτες σας.
- Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να εκτελέσετε ένα πρόγραμμα κοινής χρήσης εργασίας στο τμήμα σας και να ορίσετε ότι το κοινό εδώ είναι ο επικεφαλής του ανθρώπινου δυναμικού, ο διευθύνων σύμβουλος και ο γενικός διευθυντής. Εξετάστε το υπάρχον επίπεδο ενδιαφέροντος για αυτό το πρόγραμμα. Η απάντηση θα διαμορφώσει τον τόνο της αναφοράς. Εάν η εταιρεία δεν έχει εξετάσει ποτέ ένα τέτοιο πρόγραμμα, αυτή η έκθεση θα είναι στρατηγική και ενημερωτική. Στην αντίθετη περίπτωση, η έκθεση θα πρέπει να είναι λιγότερο ενημερωτική και πιο πειστική.
Καθορίστε τι να μάθετε. Το πιο δύσκολο μέρος δεν είναι στο γραπτό μέρος, αλλά στο συμπέρασμα και τη συλλογή των δεδομένων που απαιτούνται για την υποστήριξη του. Χρειάζονται πολλές δεξιότητες, όπως συλλογή δεδομένων και ανάλυση αγοράς. Τι πρέπει να γνωρίζετε και εσείς και η διοίκηση για να λάβετε μια τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με το θέμα που δίνεται;
Λάβετε τα σωστά δεδομένα για την αναφορά. Είναι σημαντικό τα δεδομένα σας να διερευνηθούν καλά. Διαφορετικά, η αναφορά ενδέχεται να στερείται αξιοπιστίας. Η ίδια η συλλογή δεδομένων εξαρτάται από τον τύπο της αναφοράς που γράφετε. Βεβαιωθείτε ότι οι επιλεγμένες παράμετροι δεδομένων είναι συνοπτικές και συνεπείς με τη διατριβή της αναφοράς σας.
- Τα δεδομένα μπορούν να είναι εμπιστευτικές πληροφορίες - που σημαίνει ότι μπορείτε να τα συλλέξετε γρήγορα. Για παράδειγμα, μπορείτε να λάβετε στοιχεία πωλήσεων από το τμήμα πωλήσεων με μία μόνο κλήση. Με άλλα λόγια, μπορείτε να λάβετε τα δεδομένα και να τα εισάγετε γρήγορα στην αναφορά.
- Εξωτερικά δεδομένα μπορούν επίσης να αποθηκευτούν εσωτερικά. Εάν ορισμένα τμήματα έχουν συλλέξει δεδομένα ανάλυσης πελατών, ρωτήστε τα. Δεν χρειάζεται να κάνετε μόνοι σας αυτήν την έρευνα. Αν και είναι ασυνεπές σε διαφορετικούς τύπους επιχειρήσεων, συχνά ο δημοσιογράφος επιχειρήσεων δεν χρειάζεται να διενεργήσει άμεση έρευνα.
- Ας υποθέσουμε ότι γράφετε μια έκθεση εξήγησης / πρότασης. Στη συνέχεια, πρέπει να ερευνήσετε όλα τα οφέλη που προέρχονται από τις προτάσεις σας και να ενσωματώσετε αυτές τις μελέτες στην έκθεσή σας.
Οργανώστε και γράψτε αναφορές. Ο τρόπος επιλογής διάταξης και σύνταξης μιας αναφοράς εξαρτάται από τους στόχους σας. Για παράδειγμα, η διάταξη της αναφοράς συμμόρφωσης θα διαφέρει από τη διάταξη της αναφοράς σκοπιμότητας. Μόλις έχετε μια ιδέα για το πώς πρέπει να οργανωθεί η αναφορά, μπορείτε να ξεκινήσετε με το περιεχόμενό σας.
- Αναλύστε τα σχετικά δεδομένα σε ξεχωριστά μέρη. Οι επιχειρηματικές αναφορές δεν μπορούν να μπερδευτούν με πολλά δεδομένα και πληροφορίες. Η οργάνωση δεδομένων σε ξεχωριστά κομμάτια είναι το κλειδί για μια επιτυχημένη επιχειρηματική αναφορά. Για παράδειγμα, μπορείτε να διαχωρίσετε τα δεδομένα πωλήσεων από τα δεδομένα ανάλυσης πελατών και να ορίσετε ξεχωριστές επικεφαλίδες για αυτούς.
- Τακτοποιήστε την αναφορά με σχετικούς τίτλους, οι οποίοι μπορούν να εμφανιστούν γρήγορα σαν μια ανεξάρτητη μελέτη, αλλά ταυτόχρονα υποστηρίζουν τον θεμελιώδη σκοπό της αναφοράς.
- Δεδομένου ότι ορισμένες ενότητες ενδέχεται να εξαρτώνται από την ανάλυση ή την εισαγωγή άλλων, είναι συχνά δυνατό να δουλεύετε σε κάθε μέρος ξεχωριστά, ενώ περιμένετε τα αποτελέσματα της ανάλυσης.
Εξαγωγή συμπερασμάτων με συγκεκριμένες προτάσεις. Το συμπέρασμα που θα γίνει πρέπει να είναι σαφές και να είναι εύλογο αποτέλεσμα από προσεκτική εξέταση των δεδομένων που παρουσιάζονται στην έκθεση. Εάν ενδείκνυται, προτείνετε σαφώς την καλύτερη πορεία δράσης βάσει αυτών των συμπερασμάτων.
- Κάθε στόχος πρέπει να περιέχει συγκεκριμένες και μετρήσιμες ενέργειες. Σημειώστε τυχόν αλλαγές στην περιγραφή της εργασίας, το πρόγραμμα ή τα έξοδα που απαιτούνται για την ολοκλήρωση του νέου προγράμματος. Κάθε αξίωση πρέπει να παρουσιάζει άμεσες νέες προσεγγίσεις - αυτές που θα βοηθήσουν στην επίτευξη του στόχου / λύσης που περιγράφεται στην αναφορά.
Γράψτε μια περίληψη έργου. Η περίληψη του έργου θα πρέπει να είναι η πρώτη σελίδα της αναφοράς σας, αλλά πρέπει επίσης να είναι το τελευταίο πράγμα που γράφετε. Αυτή η περίληψη παρουσιάζει τα ευρήματα και τα συμπεράσματα της έρευνας καθώς και μια πολύ σύντομη επισκόπηση του τι θα παρουσιαστεί εάν ο αναγνώστης επιλέξει να συνεχίσει να διαβάζει την πλήρη έκθεση. Είναι σαν ένα τρέιλερ ταινιών ή μια αφαίρεση ενός επιστημονικού άρθρου.
- Η Εκτελεστική Περίληψη ονομάζεται παραπάνω επειδή είναι σχεδόν το μόνο πράγμα που θα διαβάσει ένα πολυάσχολο μέλος του διοικητικού συμβουλίου. Παρουσιάστε όλα όσα είναι σημαντικά για το αφεντικό σας εδώ, το μέγιστο των 200-300 λέξεων. Τα υπόλοιπα μπορούν να εξεταστούν πιο προσεκτικά εάν θέλουν να μάθουν περισσότερα.
Χρησιμοποιήστε infographic για τα δεδομένα που θα χρησιμοποιηθούν εάν χρειαστεί. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι χρήσιμο να παρουσιαστούν ποσοτικά δεδομένα μέσω γραφήματος ή γραφήματος. Χρησιμοποιήστε χρώματα στην παρουσίασή σας, καθώς θα προσελκύσουν περισσότερη προσοχή και θα βοηθήσουν στη διάκριση των πληροφοριών. Όποτε είναι δυνατόν, χρησιμοποιήστε σημεία κουκκίδων, χρησιμοποιήστε αριθμούς ή καρέ δεδομένων για να τα καταστήσετε ευκολότερα στην ανάγνωση. Με αυτόν τον τρόπο, θα διαχωρίσετε τα δεδομένα από την υπόλοιπη αναφορά και θα δείξετε τι σημαίνει.
- Συνολικά, τα οπτικά εφέ είναι ένας μεγάλος παράγοντας, καθιστώντας τις επιχειρηματικές αναφορές πιο ενδιαφέρουσες, καθώς το κείμενο και οι ίδιοι οι αριθμοί μπορεί να είναι σχετικά άκαμπτοι. Αλλά μην πηγαίνετε πολύ μακριά, χρησιμοποιήστε μόνο όταν είναι απαραίτητο και απαραίτητο.
- Μια σελίδα γεμάτη κείμενο και δεν περιέχει πίνακες ή σχήματα μπορεί να είναι κουραστική. Παρακαλώ πλαισιώστε το περιεχόμενο εκεί. Το πλαίσιο πληροφοριών μπορεί επίσης να συνοψίσει αποτελεσματικά την παρουσίασή σας.
Αναφέρετε πηγές όπως απαιτείται. Ανάλογα με τον τύπο της έρευνας που διεξάγεται, ίσως χρειαστεί να εξηγήσετε την πηγή πληροφοριών σας. Ο σκοπός της σελίδας εγγράφου ή της πηγής αναφοράς στην επιχειρηματική έκθεση είναι να παρέχει μια πηγή πληροφοριών, ώστε άλλοι να μπορούν να μάθουν περισσότερα ή να βρουν δεδομένα, εάν το επιθυμούν.
- Χρησιμοποιήστε τη σωστή μορφή για αναφορά αναφορών, ανάλογα με τον κλάδο σας.
Διαβάστε το ξανά δύο φορές. Η ορθογραφία ή τα γραμματικά λάθη μπορεί να προκαλέσει στους αναγνώστες να αισθάνονται ότι δεν καταβάλλετε αρκετή προσπάθεια στην αναφορά και αμφισβητείτε την αξιοπιστία των αποτελεσμάτων της έρευνας. Επιπλέον, φροντίστε να παρουσιάσετε πληροφορίες με σαφή και συνοπτικό τρόπο.
- Για παράδειγμα, μην παρακάνετε φανταχτερά λόγια και μην χρησιμοποιείτε πολύ μεγάλες προτάσεις.
- Αποφύγετε τη χρήση αργού.
- Εάν τόσο η αναφορά όσο και ο αναγνώστης σχετίζονται στενά με έναν συγκεκριμένο κλάδο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τεχνική ορολογία ή ορολογία. Αλλά προσέξτε, μην τα παρακάνετε.
- Σε γενικές γραμμές, οι επιχειρηματικές αναφορές γράφονται σε παθητική μορφή και είναι μία από τις λίγες περιπτώσεις στις οποίες η πιο παθητική είναι καλύτερη.
- Συχνά μπορεί να χάσετε λάθη κατά την επανεκκίνηση της εργασίας σας, νιώθοντας εξοικειωμένοι από τη στιγμή που γράφετε. Εξετάστε το ενδεχόμενο να διαβάσετε κάποιον άλλο στην αίθουσα, ο οποίος θέλει επίσης να αναφέρει την επιτυχία. Να είστε ανοιχτοί στα σχόλια που ελήφθησαν. Είναι καλύτερο όταν το σφάλμα επισημαίνεται από συναδέλφους αντί για ανώτερους. Ελέγξτε κάθε σχόλιο και ξαναγράψτε την αναφορά.
Δημιουργήστε έναν πίνακα περιεχομένων. Μορφοποιήστε τις επιχειρηματικές αναφορές όσο το δυνατόν πιο επίσημες, δημιουργώντας έναν πίνακα περιεχομένων για εύκολη παρακολούθηση και γρήγορη ανάγνωση. Συμπεριλάβετε όλες τις σημαντικές ενότητες, ειδικά τη σύνοψη και το συμπέρασμα διακυβέρνησης.
Δημιουργήστε το εξώφυλλο της αναφοράς της επιχείρησής σας. Ο καλύτερος τρόπος για να συμπληρώσετε μια καλή, διεξοδική ερευνητική έκθεση είναι να την καλύψετε κατάλληλα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αρχείο, μανσέτες ή καλό χαρτί. Η κατώτατη γραμμή εδώ είναι ότι η επιχειρηματική έκθεση πρέπει να είναι εντυπωσιακή, εύκολη στα μάτια, αρκετά για να προκαλέσει το ενδιαφέρον των αναγνωστών.
- Αυτό ισχύει επίσης για όλους τους πίνακες και γραφήματα που περιλαμβάνονται στην αναφορά.
