Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλή

Εάν θέλετε κάποιος να υποστηρίξει την εκδήλωση ή την εργασία που κάνετε, θα πρέπει να γράψετε μια ανοιχτή χορηγική επιστολή. Η επιστολή σας δεν πρέπει μόνο να πείσει τον χορηγό σας ότι αυτό που κάνετε αξίζει τη δωρεά, αλλά και να δηλώσετε με σαφήνεια τα οφέλη που θα λάβει ο δωρητής. Μια λογική επιστολή χορηγίας είναι ο βασικός παράγοντας για να αποφασίσετε αν μπορείτε να υποβάλετε αίτηση για χρηματοδότηση ή να αγνοηθεί πλήρως.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Προετοιμασία για επιχορήγηση

1. 

   Καθορίστε με σαφήνεια τους στόχους σας. Συγκεκριμένα, τι ελπίζετε να λάβετε με την επιστολή χορηγίας σας; Τι θέλετε να επιδείξετε; Ποια δραστηριότητα χρειάζεστε για να χρηματοδοτήσετε και γιατί είναι σημαντική; Πριν γράψετε μια χορηγική επιστολή, πρέπει να γνωρίζετε τις απαντήσεις στις παραπάνω ερωτήσεις.
   • Τα ανοίγματα της χορηγίας πρέπει να είναι σαφή και επικεντρωμένα. Ένα ασαφές ανοιχτό γράμμα ή δεν είστε σίγουροι τι χρειάζεστε ή γιατί δεν θα αποφέρει καλά αποτελέσματα.
   • Κατανοήστε γιατί πρέπει να επιτύχετε τον στόχο σας. Μια επιστολή χορηγίας έχει περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας εάν έχει μια συγκεκριμένη έννοια. Πείστε τον δωρητή σας γιατί αξίζει να δώσετε χρόνο ή χρήμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να τους πείτε μια ιστορία για το πώς η εκδήλωση θα μπορούσε να βοηθήσει ένα άτομο ή μια κοινότητα.

2. 

   
   
   Δημιουργήστε μια λίστα χορηγών. Ποιο από αυτά θα μπορεί να υποστηρίξει την εκδήλωσή σας; Ίσως ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης να σας βοηθήσει για προσωπικό λόγο. Ή ίσως υπάρχει ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός που έχει υποστηρίξει παρόμοιες δραστηριότητες. Ποιος έχει χορηγήσει τέτοιες εκδηλώσεις; Πρέπει να μάθετε πολύ προσεκτικά.
   • Θυμηθείτε να συμπεριλάβετε άτομα ή επιχειρήσεις που έχουν προσωπική σχέση με εσάς ή τους συναδέλφους σας. Ποτέ μην υποτιμάτε τις προσωπικές σχέσεις.
   • Μην παραβλέπετε τις μικρές επιχειρήσεις. Οι πιθανότητες είναι ότι θα χαρούν να βοηθήσουν επίσης. Θυμηθείτε να υπογραμμίσετε πού θα φιλοξενήσετε την εκδήλωση. Οι τοπικές επιχειρήσεις συχνά θέλουν να διατηρήσουν σχέσεις με τους ανθρώπους εκεί γιατί αυτό τους δίνει πολλά οφέλη.
   • Εάν εργάζεστε σε μια ομάδα, διαιρέστε τη λίστα των χορηγών εξίσου για κάθε μέλος της ομάδας που είναι υπεύθυνο για την επικοινωνία μαζί τους.

3. 

   
   
   Να είστε σίγουροι για αυτό που θέλετε. Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τρόποι χρηματοδότησης. Πριν γράψετε μια επιστολή, πρέπει να είστε σίγουροι τι θέλετε.
   • Είναι δυνατή και η βοήθεια σε μετρητά ή η δωρεά. Η βοήθεια δωρεάς σημαίνει ότι η επιχείρηση θα προσφέρει προϊόντα, προμήθειες ή μερικές φορές παρέχει υπηρεσίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν στην εκδήλωση αντί για μετρητά.
   • Ίσως είστε πρόθυμοι να δεχτείτε βοήθεια με ανθρώπινους πόρους αντί για προϊόντα. Όποιος και αν είναι ο σκοπός, πρέπει να είστε ξεκάθαροι για το τι θέλετε.

4. 

   
   
   Βεβαιωθείτε για αυτό που προτείνετε. Συνήθως οι επιστολές χορηγίας θα επιτρέπουν στους παραλήπτες να επιλέγουν μεταξύ διαφορετικών επιπέδων χρηματοδότησης. Αυτό επιτρέπει στις μικρές επιχειρήσεις που δεν έχουν τόσο μεγάλο προϋπολογισμό όσο οι μεγάλες επιχειρήσεις μπορούν να συμμετέχουν.
   • Αποφασίστε τα επίπεδα χρηματοδότησης.Θα πρέπει να περιγράψετε με σαφήνεια τα διαφορετικά οφέλη που μπορούν να επιτευχθούν με κάθε επίπεδο χρηματοδότησης. Όσοι δίνουν περισσότερα πρέπει να λαμβάνουν περισσότερα σε αντάλλαγμα.
   • Διαφημίσεις banner, δημόσιες ανακοινώσεις σχετικά με πληροφορίες εταιρείας ή χορηγού, λογότυπα εταιρείας που εμφανίζονται στον ιστότοπό σας ή σε διαφημιστικά προγράμματα είναι μερικά παραδείγματα των πλεονεκτημάτων που μπορείτε να προσφέρετε.

5. 

   Ορίστε το όνομα του ατόμου που θα λάβει την επιστολή. Μην συμπεριλάβετε παραλήπτες γενικά, όπως "Σε όσους ενδιαφέρονται". Αυτό φαίνεται λίγο επιφανειακό.
   • Συνήθως το άτομο που πρέπει να στείλετε θα είναι ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού ή ο διευθύνων σύμβουλος. Θα πρέπει να καλέσετε απευθείας την εταιρεία ή να μάθετε στον ιστότοπο για να μάθετε ποιος είναι υπεύθυνος για τη χορηγία. Μην μαντέψεις! Η επιστολή χορηγίας πρέπει να απευθύνεται στους κατάλληλους ανθρώπους για να είναι επιτυχής. Φροντίστε να γράψετε το ακριβές όνομα καθώς και τη θέση του ατόμου που θα σταλεί.
   • Θα πρέπει επίσης να μάθετε εάν η εταιρεία ή ο οργανισμός έχει φιλανθρωπική πολιτική, ώστε να μην χρειάζεται να χάνετε χρόνο και να συσχετίζετε το αίτημά σας με την πολιτική της.
   διαφήμιση

Μέρος 2 από 3: Κατανόηση της δομής

1. 

   Ας μελετήσουμε μερικά δείγματα προσφορών ανοιχτής επιστολής για χορηγία. Μπορείτε εύκολα να βρείτε πολλές μορφές επιστολών χορηγίας στο διαδίκτυο. Μερικά από αυτά απαιτούν χρεώσεις, αλλά τα περισσότερα είναι δωρεάν. Πρέπει να διαβάσετε γράμματα που έχουν τη σωστή μορφή και περιεχόμενο.
   • Ωστόσο, μην αντιγράφετε ένα δείγμα επιστολής. Πρέπει να τροποποιήσετε το γράμμα σας για να το κάνετε λιγότερο άκαμπτο και πιο προσωπικό.
   • Για παράδειγμα, αν γνωρίζετε ότι ο Διευθύνων Σύμβουλος της εταιρείας έχει προσωπική σχέση με τους στόχους σας. Μπορείτε να εξατομικεύσετε την επιστολή σας σε αυτό το άτομο. Γνωρίστε την εταιρεία ή το άτομο για το οποίο υποβάλλετε αίτηση και προσαρμόστε την επιστολή που ταιριάζει σε κάθε άτομο.

2. 

   Επιλέξτε τη σωστή διατύπωση. Αυτό εξαρτάται από το ποιος είναι ο παραλήπτης. Ωστόσο, θα πρέπει πάντα να είστε επαγγελματίας και να μην χρησιμοποιείτε υπερβολική συνομιλία.
   • Παρακαλώ γράψτε γραπτώς με το λογότυπο και το όνομα του οργανισμού σας έτοιμο. Αυτό θα κάνει το αίτημά σας να φαίνεται πιο επαγγελματικό. Εάν υποβάλλετε αίτηση για αυτοχρηματοδότηση, μπορείτε ακόμα να δημιουργήσετε το δικό σας επαγγελματικό πρότυπο επιστολών με το όνομά σας τυπωμένο στην κορυφή.
   • Εάν γράφετε σε άλλη επιχείρηση ή οργανισμό, γράψτε όσο το δυνατόν πιο επίσημη. Εάν γράφετε σε ένα μέλος της οικογένειας ή σε έναν φίλο σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια πιο ανεπίσημη προσέγγιση, αλλά εξακολουθείτε να μην είστε πολύ συνηθισμένοι, καθώς αυτό δείχνει ότι δεν σέβεστε τον παραλήπτη. Επομένως, η σύνταξη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ανεπίσημο στυλ συχνά δεν παράγει τα αναμενόμενα αποτελέσματα και στις δύο περιπτώσεις.

3. 

   Παρακαλώ χρησιμοποιήστε Πρότυπα τυπικών επιχειρηματικών επιστολών. Μια τυπική επιστολή αξίωσης χρησιμοποιεί συχνά το ίδιο πρότυπο με τις επαγγελματικές επιστολές. Χρησιμοποιήστε το σωστό πρότυπο εάν δεν θέλετε το γράμμα σας να φαίνεται μη επαγγελματικό.
   • Ξεκινήστε την επιστολή με την ημερομηνία που ακολουθείται από το όνομα και τη διεύθυνση του χορηγού.
   • Στη συνέχεια, διαγράψτε μια γραμμή και ξεκινήστε τον χαιρετισμό με: Αγαπητέ (όνομα παραλήπτη) συνοδευόμενο από κόμμα.
   • Κρατήστε το σύντομο. Στην ιδανική περίπτωση, η επιστολή χορηγίας πρέπει να έχει μήκος περίπου μία σελίδα. Οι άνθρωποι συχνά δεν έχουν αρκετό χρόνο για να διαβάσουν περισσότερα. Οι περισσότεροι δωρητές θα ξοδέψουν περίπου "ένα λεπτό" στην επιστολή σας. Επομένως, δεν πρέπει μόνο να γράψετε με λίγα λόγια, αλλά και σαφές και σαφές περιεχόμενο.
   • Στείλτε αλληλογραφία μέσω ταχυδρομείου. Η χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την υποβολή αίτησης χορηγίας συχνά τους κάνει να νιώθουν ότι δεν δίνεις μεγάλη προσοχή σε αυτό.

4. 

   Τελειώστε την επιστολή με ένα ευχαριστώ. Στο τέλος του μηνύματος, θα πρέπει να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη για τη φροντίδα του. Φροντίστε να παραγάγετε μια γραμμή και να αφήσετε αρκετό χώρο για να υπογράψετε.
   • Τερματίστε την επιστολή σας με επαγγελματική έγκριση, για παράδειγμα: Με εκτίμηση, ακολουθούμενη από το όνομα, τον τίτλο και τη χειρόγραφη υπογραφή σας.
   • Επισυνάψτε τα απαιτούμενα έγγραφα. Πιθανότατα θα θελήσετε να συμπεριλάβετε τα προεκτυπωμένα φυλλάδια σας με την επιστολή χορηγίας για να σας δώσουμε λεπτομέρειες για την εκδήλωση ή την εταιρεία σας. Αυτό θα αυξήσει το επίπεδο εμπιστοσύνης και θα κάνει την επιχείρηση να αισθάνεται πιο άνετα να σας υποστηρίζει.
   • Ομοίως, εάν ο οργανισμός σας φτάσει στην εφημερίδα, μπορείτε να τον επισυνάψετε για να υποστηρίξετε το έργο σας.
   διαφήμιση

Μέρος 3 από 3: Πλήρες περιεχόμενο

1. 

   Η εισαγωγή πρέπει να είναι καλά προετοιμασμένη. Στην αρχή της επιστολής, θα πρέπει να εισαγάγετε συγκεκριμένα τον εαυτό σας, την εταιρεία σας ή την εκδήλωσή σας. Μην χτυπάς. Ο παραλήπτης πρέπει να γνωρίζει το σωστό πρόβλημα από την αρχή.
   • Μην υποθέσετε ότι ξέρουν ποιοι είστε ή τι κάνει ο οργανισμός σας. Παρακαλώ εξηγήστε τα πάντα ξεκάθαρα. Ξεκινήστε με πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία (εάν πρόκειται για ανοιχτή επιστολή ενδιαφέροντος) ή προσωπικές πληροφορίες (αν πρόκειται για επιστολή χορηγίας για τον εαυτό σας). Για παράδειγμα, ο οργανισμός ABC είναι ένας μη κερδοσκοπικός οργανισμός με σκοπό ... κ.λπ.
   • Δίνοντας έμφαση σε μερικά επιτεύγματα έδειξε ότι η χορηγία της δουλειάς σας δεν θα φέρει κανένα κίνδυνο. Να είστε σαφείς και συγκεκριμένοι για το πώς θα χρησιμοποιήσετε τα χρήματα.
   • Στη δεύτερη ή την πρώτη παράγραφο, πρέπει να δηλώσετε απευθείας το αίτημά σας και να εξηγήσετε γιατί το χρειάζεστε.

2. 

   Περιγράψτε τα οφέλη. Για να σας χρηματοδοτήσει, μια εταιρεία ή ένα άτομο πρέπει να δει τα οφέλη που θα αποκομίσει από αυτήν. Έτσι, στο μεσαίο μέρος της επιστολής, επισημάνετε τα οφέλη για τους ευεργέτες.
   • Για παράδειγμα, εάν ο χορηγός θα τραβήξει την προσοχή του κοινού μέσω αυτού του συμβάντος, εξηγήστε με λεπτομέρεια και λεπτομέρειες: Θα γυριστεί η εκδήλωση στην τηλεόραση; Πόσα άτομα θα παρευρεθούν; Υπάρχουν επισκέπτες VIPS; Εάν άλλες αξιόπιστες εταιρείες ή οι ανταγωνιστές τους υποστηρίζουν την εκδήλωσή σας, αναφέρετέ το.
   • Αφήστε τον χορηγό σας να επιλεγεί. Θα χαρούν αν υπάρχουν διαφορετικές επιλογές που ταιριάζουν στις ανάγκες και τον προϋπολογισμό τους.

3. 

   Πείστε τους με τα πραγματικά στοιχεία. Για παράδειγμα, ορισμένοι συγκεκριμένοι αριθμοί επισκεπτών ή στατιστικά στοιχεία σχετικά με τον αριθμό των ατόμων που μπορούν να προσεγγίσουν.
   • Και μην ξεχνάτε τους παράγοντες που μπορούν να προκαλέσουν ενσυναίσθηση - για παράδειγμα, δίνοντας μια ιστορία για ένα άτομο που παίρνει βοήθεια εάν μπορεί να είναι πολύ σύντομος (σε μια πρόταση ή δύο), αυτό θα πολύ συγκινητικό.
   • Εξηγήστε πώς μπορείτε να κάνετε τον δωρητή σας γνωστό μέσω της χορηγίας του. Ίσως θα έχουν ελεύθερο χώρο για το περίπτερο της εκδήλωσής σας που αξίζει το ποσό της χορηγίας.
   • Δώστε τις απαραίτητες πληροφορίες στη συμφωνία χορηγίας που πρέπει να αποφασίσουν. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε την προσωπική σας διεύθυνση και τους προ-σφραγισμένους φακέλους, ώστε να μπορούν να ανταποκρίνονται πιο εύκολα. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία κατά την οποία πρέπει να λάβετε απάντηση.
   • Ρωτήστε τον χορηγό με ποιο τρόπο θα ήθελαν να προωθηθούν. Για παράδειγμα, πώς θα εμφανίζονται τα ονόματα ή οι επιχειρήσεις τους ή θέλουν να είναι γνωστά; Δώστε μερικές προτάσεις, αλλά απολύτως μην το αποδεχτείτε. Παρακαλώ ρώτα!

4. 

   Παρέχει βασικές πληροφορίες για την εκδήλωσή σας. Πρέπει να τους παρέχετε συγκεκριμένες πληροφορίες που θα ωφελήσουν τον οργανισμό ή το άτομο σας.
   • Για παράδειγμα, εάν γράφετε μια επιστολή δωρεάς στο φιλανθρωπικό ίδρυμα, εξηγήστε τις βασικές πληροφορίες για το φιλανθρωπικό ίδρυμα, όπως όταν ιδρύθηκε, ποιος είναι ο ηγέτης, απαντά. και τα βραβεία και τις ανταμοιβές που έχει λάβει το ταμείο.
   • Αποδείξτε το, όχι μόνο λόγια. Μην τους πείτε μόνο ότι ο οργανισμός ή η εκδήλωσή σας είναι καλή και αξίζει να εξεταστεί. Πείστε τους μέσα από συγκεκριμένα στοιχεία που καταδεικνύουν πόσο καλά είναι ο οργανισμός ή η εκδήλωσή σας και γιατί. Συνήθως, τα συγκεκριμένα στοιχεία είναι πιο πειστικά.

5. 

   Παρακαλώ ελάτε στο μέρος. Η αποστολή ενός γράμματος δεν είναι ο καλύτερος τρόπος για να αναπτύξετε μια σχέση. Αν και μια ανοιχτή επιστολή για να ζητήσετε χορηγία δεν είναι επίσης κακή ιδέα, το να πηγαίνετε προσωπικά εξακολουθεί να είναι ένας εξυπνότερος τρόπος συμπεριφοράς.
   • Μπορείτε να καλέσετε ή να επικοινωνήσετε αυτοπροσώπως εάν δεν λάβετε καμία απάντηση εντός 10 ημερών. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι τα στελέχη σε εταιρείες είναι εξαιρετικά απασχολημένα και αυτό μπορεί να είναι απογοητευτικό.Επομένως, πρέπει να κλείσετε ραντεβού ή να καλέσετε εκ των προτέρων.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε κοινοποιήσει τις προσδοκίες σας για το έργο σας. Αποφύγετε να αναφέρετε αρνητικά πράγματα. Μην τους κάνετε να σκέφτονται ότι ικετεύετε ή προσπαθείτε να τους τραβήξετε σε μια επικίνδυνη υπόθεση.
   • Εάν η απάντηση είναι "ίσως", μην φοβάστε να προσπαθήσετε ξανά. Απλώς μην τους ενοχλείτε αμέσως ή πάρα πολύ, θα τους κάνει άβολα.
   • Ποτέ μην είσαι υπερβολικός. Μην υποθέσετε ότι θα σας προγραμματίσουν ή θα σας υποστηρίξουν. Ευχαριστώ για την εκτίμησή τους.
   • Μην ξεχάσετε να τους ευχαριστήσετε εάν λάβετε χορηγία.

6. 

   Επιμέλεια κειμένων. Μπορεί να χάσετε τις πιθανότητές σας να λάβετε χρηματοδότηση εάν δεν εξετάσετε προσεκτικά την ανοιχτή επιστολή. Τα γράμματα που είναι γεμάτα ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη φαίνονται αντιεπαγγελματικά. Επιπλέον, γιατί κάποιος θέλει το όνομά του να πάει με μια τέτοια έλλειψη επαγγελματισμού;
   • Ελέγξτε τη στίξη. Πολλοί άνθρωποι δεν ξέρουν να χρησιμοποιούν σωστά κόμματα ή απόστροφα. Αυτά τα μικρά πράγματα παίζουν επίσης πολύ σημαντικό ρόλο.
   • Δοκιμάστε ένα αντίγραφο της επιστολής σας και διαβάστε το ξανά και ξανά για μερικές ώρες. Μερικές φορές τα μάτια σας είναι τόσο εξοικειωμένα με διαδικτυακό περιεχόμενο που είναι εύκολο να αγνοήσετε τα βασικά τυπογραφικά λάθη όταν διαβάζετε σε έναν υπολογιστή.
   • Βεβαιωθείτε ότι το έχετε στείλει σε ειδικό φάκελο.
7. Εδώ είναι ένα παράδειγμα: διαφήμιση

Επιστολόχαρτο (εάν υπάρχει) Ημερομηνία: ______

Διεύθυνση: _________ _________________ _________________

Αγαπητέ κύριε και κυρία: _______,

Πρόσφατα προσκλήθηκα να συμμετάσχω στον προκαταρκτικό γύρο του διαγωνισμού Miss States of America. Και στον Προκριματικό Γύρο των Εξετάσεων, θα έχω την ευκαιρία να επιλεγεί ως εκπρόσωπος της πολιτείας για να συμμετάσχω στα κράτη της Αμερικής.

Θα ήμουν πολύ ευγνώμων αν μπορούσατε να με βοηθήσετε να με χορηγήσετε στο διαγωνισμό Miss Colorado. Ο διαγωνισμός θα έχει περίπου 20-50 διαγωνιζόμενους. Αυτή η εκδήλωση θα μεταδοθεί σε τοπικό κανάλι με περίπου 200.000 - 300.000 θεατές και τα ονόματα όλων των χορηγών μου θα εμφανιστούν κατά τη διάρκεια της παράστασης καθώς και στον επίσημο ιστότοπο του διαγωνισμού.

Υπάρχουν διαφορετικά επίπεδα χρηματοδότησης. Μπορείτε να ορίσετε μία από τις παρακάτω επιλογές για να με βοηθήσετε.

$ ____ - Το όνομα, οι πληροφορίες και το λογότυπό σας

$ ____ - Το όνομα και οι πληροφορίες σας

$ ____ - Το όνομα και το λογότυπό σας

$ ____ - Το όνομά σας

Εάν ενδιαφέρεστε για αυτήν τη χορηγία, απαντήστε μου στο ___________________.

Ευχαριστώ ειλικρινά.


Τις καλύτερες ευχές,

(Σημάδι)

Πλήρες όνομα

Συμβουλή

• Μην δίνετε παραγγελίες. Ρωτήστε ευγενικά.
• Ψάξτε ένα κύριο πρόσωπο επαφής αντί γραμματέα ή τρίτου μέρους.
• Εάν δεν είναι πολύ ωραία η γραφή σας, πληκτρολογήστε. Αυτό θα φαίνεται πιο επαγγελματικό.
• Εκτυπώστε το γράμμα σε χαρτί υψηλής ποιότητας
• Οι επιχειρήσεις λαμβάνουν συχνά πολλές προσφορές χορηγίας για διαφορετικές εκδηλώσεις, οπότε φροντίστε να τους δώσετε τον λόγο για τον οποίο αυτή η εταιρεία είναι ο καταλληλότερος χορηγός για την εκδήλωση. η αγωγή σου.
• Συμπεριλάβετε μια φόρμα χορηγίας την οποία μπορεί να συμπληρώσει η επιχείρηση.