Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέρος 1 από 3: Επιλέγοντας το ύφος και τη γλώσσα του μνημονίου
• Μέρος 2 από 3: Προετοιμασία για τη σύνταξη σημειώματος
• Μέρος 3 από 3: Γράφοντας ένα σημείωμα

Ένα υπόμνημα είναι ένας παγκοσμίως αποδεκτός τρόπος επικοινωνίας πληροφοριών εντός μιας εταιρείας. Οι σημειώσεις υπηρεσιών μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για αλληλογραφία μεταξύ δύο εταιρειών. Το υπόμνημα πρέπει να είναι επαγγελματικό και να μεταφέρει πληροφορίες με σαφήνεια. Μην ανησυχείτε αν δεν έχετε γράψει ποτέ σημειώματα - αυτό το άρθρο θα σας διδάξει πώς.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Επιλέγοντας το ύφος και τη γλώσσα του μνημονίου

1. 1 Μην χρησιμοποιείτε ανεπίσημη γλώσσα. Η γλώσσα του σημειώματος πρέπει να είναι απλή αλλά επίσημη.
   • Μην γράψετε μια σημείωση όπως «Γεια! ΕΠΙΤΕΛΟΥΣ ΕΙΝΑΙ ΠΑΡΑΣΚΕΥΗ! Θέλω να σας πω για ένα σημαντικό θέμα ».
   • Αντ 'αυτού, γράψτε αυτό: "Αυτή η σημείωση θα σας κρατά ενήμερους για την πρόοδο του Project 319."
2. 2 Στο υπόμνημά σας, τηρήστε έναν ουδέτερο τόνο - μην είστε υπερβολικά συναισθηματικοί και υποκειμενικοί. Προσπαθήστε να βασίζεστε σε γεγονότα και αποδεικτικά στοιχεία κατά την υποβολή αξίωσης.
   • Για παράδειγμα, δεν πρέπει να γράφετε έτσι: "Νομίζω ότι όλοι θα είμαστε πολύ πιο ευτυχισμένοι αν ερχόμαστε στη δουλειά τις Παρασκευές με ό, τι θέλουμε".
   • Αντίθετα, ερευνήστε εάν όλοι οι εργαζόμενοι θέλουν να ντύνονται με casual ρούχα τις Παρασκευές και πώς αυτό επηρεάζει την εταιρική ηθική.
3. 3 Χρησιμοποιήστε φράσεις σήματος. Όταν πρόκειται να προσκομίσετε στοιχεία ή να αναφέρετε μια πηγή, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε κατάλληλες φράσεις.
   • Για παράδειγμα: "Σύμφωνα με τα δεδομένα μας, ..." ή "Οι μελέτες που πραγματοποιήθηκαν δείχνουν ότι ...".
4. 4 Επιλέξτε μια κατάλληλη γραμματοσειρά και μέγεθος. Το υπόμνημα πρέπει να διαβάζεται εύκολα, οπότε αποφύγετε τη χρήση υπερβολικά μικρών εκτυπώσεων. 11 ή 12 είναι το τυπικό μέγεθος γραμματοσειράς.
   • Θα πρέπει επίσης να επιλέξετε ένα απλό στυλ γραμματοσειράς όπως το Times New Roman. Μην γράφετε τη σημείωσή σας με αστεία ή φανταχτερή γραμματοσειρά όπως τα Comic Sans (θα σας γελάσουν αν το κάνετε!).
5. 5 Χρησιμοποιήστε τυπικά πεδία. Τα περιθώρια 2,5 εκατοστών είναι το πρότυπο για τα υπομνήματα, αν και ορισμένοι επεξεργαστές κειμένου ενδέχεται να περιλαμβάνουν πρότυπα υπομνημάτων με μεγάλα περιθώρια (για παράδειγμα, 3 εκατοστά).
6. 6 Οι σημειώσεις εξυπηρέτησης γράφονται με ενιαία απόσταση γραμμών. Αφήστε μια κενή γραμμή μεταξύ παραγράφων και τμημάτων.
   • Μην κάνετε εσοχές στις παραγράφους.

Μέρος 2 από 3: Προετοιμασία για τη σύνταξη σημειώματος

1. 1 Εάν πρέπει να ενημερώσετε πολλά άτομα για κάτι σημαντικό (στη δουλειά), στείλτε τους ένα σημείωμα. Μπορείτε ακόμη και να το στείλετε σε ένα άτομο εάν πρέπει να τεκμηριωθεί το γεγονός ότι έχετε διαβιβάσει πληροφορίες.
   • Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις είναι καλύτερο να μιλήσετε μόνο με τους ανθρώπους που θέλετε.
   • Επιπλέον, ορισμένες πληροφορίες δεν μπορούν να διαβιβαστούν γραπτώς.
2. 2 Ανάλογα με τις πληροφορίες που διαβιβάζονται, το περιεχόμενο και η μορφή της σημείωσης μπορεί να διαφέρουν. Τα περισσότερα υπομνήματα περιέχουν τις ακόλουθες πληροφορίες:
   • Μια νέα ιδέα ή λύση σε ένα πρόβλημα.Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε πώς να λύσετε ένα πρόβλημα με τον προγραμματισμό του κόστους υπερωριών, γράψτε το σε ένα σημείωμα και στείλτε το στο αφεντικό σας.
   • Παραγγελίες. Για παράδειγμα, η αποστολή ενός σημειώματος είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος κατανομής ευθυνών σε ένα επερχόμενο συνέδριο που φιλοξενείται από το τμήμα σας.
   • Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ. Μπορείτε επίσης να στείλετε μια σημείωση για να ενημερώσετε τους συναδέλφους για ένα πρόσφατο συμβάν ή να τους ενημερώσετε για νέες πληροφορίες σχετικά με το έργο ή να υποβάλετε μια αναφορά για τα αποτελέσματα μιας μελέτης.
3. 3 Perhapsσως εργάζεστε σε πολλά έργα και θέλετε να τα μοιραστείτε σε ένα υπόμνημα. Δεν πρέπει να το κάνει αυτό. Οι σημειώσεις υπηρεσίας περιέχουν πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο ζήτημα (θέμα, έργο κ.ο.κ.).
   • Το υπόμνημα πρέπει να είναι σύντομο, ενημερωτικό και εύκολο στην ανάγνωση. Έτσι, εστιάζοντας σε ένα μόνο θέμα, διασφαλίζετε ότι οι πληροφορίες διαβάζονται και λαμβάνονται υπόψη.
4. 4 Το περιεχόμενο και το ύφος της σημείωσής σας εξαρτάται από το κοινό -στόχο, οπότε σκεφτείτε ποιος θα διαβάσει τη σημείωσή σας.
   • Για παράδειγμα, το στυλ του σημειώματος για τους συναδέλφους σας σχετικά με τον προγραμματισμό μιας σημαντικής ημερομηνίας και το ύφος της σημείωσης για το αφεντικό σας με την έκθεση προόδου θα είναι πολύ διαφορετικό.

Μέρος 3 από 3: Γράφοντας ένα σημείωμα

1. 1 Τίτλος της σημείωσης. Είναι συνήθης πρακτική στην επιχειρηματική αλληλογραφία με έγγραφα τίτλου.
   • Για παράδειγμα, στο επάνω μέρος της σελίδας, γράψτε "Memo" ή "Memo".
   • Μπορείτε να τοποθετήσετε τον τίτλο στο κέντρο ή να τον πατήσετε στα αριστερά της σελίδας. Είναι καλύτερο να κοιτάξετε τα σημειώματα που λάβατε νωρίτερα και να αντιγράψετε τη μορφή τους.
2. 2 Γράψτε έναν τίτλο για τη σημείωσή σας. Θα πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες:
   • ΠΡΟΣ: Γράψτε τα ονόματα και τους τίτλους των ατόμων στα οποία στέλνετε τη σημείωση.
   • OT: γράψτε το όνομα και τον τίτλο σας.
   • ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ: Γράψτε την ακριβή ημερομηνία συμπεριλαμβανομένου του έτους.
   • ΘΕΜΑ: Δώστε μια σύντομη αλλά ακριβή περιγραφή του τι θα αφορά η σημείωση.
   • Λάβετε υπόψη ότι αντί για "Θέμα" μπορείτε να γράψετε "Ref."
3. 3 Στη λίστα παραληπτών της σημείωσης, φροντίστε να συμπεριλάβετε όλα τα άτομα στα οποία πρόκειται να την στείλετε. Περιορίστε τους παραλήπτες της σημείωσης στα άτομα που επηρεάζονται από τις πληροφορίες σε αυτήν.
   • Μην στείλετε ένα σημείωμα σε όλους στο τμήμα ή την εταιρεία σας εάν το ζήτημα αφορά μόνο λίγα άτομα.
   • Εάν στείλετε σημειώσεις σε όλους τους υπαλλήλους της εταιρείας ταυτόχρονα, τότε θα βομβαρδιστούν με σημειώσεις και είτε δεν θα τις διαβάσουν προσεκτικά, είτε δεν θα διαβάσουν καθόλου.
4. 4 Στη λίστα παραληπτών της σημείωσης, συμπεριλάβετε πλήρη ονόματα και τίτλους. Ακόμα κι αν βρίσκεστε σε κοντό πόδι με το αφεντικό σας, είναι καλύτερο να τηρήσετε έναν επίσημο τόνο στην επαγγελματική αλληλογραφία. Για παράδειγμα, μπορείτε να τον καλέσετε "Βλαντιμίρ" όταν πηγαίνετε στο γραφείο του, αλλά στο υπόμνημά σας, αναφέρετέ τον ως "κύριος Ντμίτριεφ" ή "Βλαντιμίρ Νικολάεβιτς".
   • Λάβετε αυτό υπόψη κατά την καταχώριση των παραληπτών της σημείωσης - συμπεριλάβετε το πλήρες όνομα και τον τίτλο.
5. 5 Εάν στέλνετε μια σημείωση σε κάποιον από άλλη εταιρεία, είναι πολύ σημαντικό να καθορίσετε τη σωστή μορφή επικοινωνίας μαζί του. Αφιερώστε χρόνο για να βρείτε πληροφορίες σχετικά με αυτό το άτομο. πιθανότατα, αυτό μπορεί να γίνει στον ιστότοπο της εταιρείας του.
   • Για παράδειγμα, εάν το άτομο έχει διδακτορικό, φροντίστε να το συμπεριλάβετε.
   • Επίσης, φροντίστε να βρείτε τη θέση που κατέχει αυτό το άτομο και να την συμπεριλάβετε στη σημείωσή σας.
6. 6 Σκεφτείτε το θέμα της σημείωσής σας. Θα πρέπει να είναι συνοπτική και απλή.
   • Για παράδειγμα, "Νέοι πελάτες" είναι ένα αρκετά ασαφές θέμα και αν κάποιος θέλει να βρει τη σημείωσή σας σε λίγες ημέρες ή εβδομάδες, τότε θα δυσκολευτεί να το κάνει.
   • Το καλύτερο θέμα είναι: "Αναφορά επέκτασης πελατών".
7. 7 Κατά κανόνα, οι χαιρετισμοί δεν γράφονται στα σημειώματα υπηρεσίας. Αλλά, αν θέλετε, μπορείτε να ξεκινήσετε το κείμενο της σημείωσης με "Αγαπητέ κύριε Ντμίτριεφ" ή "Αγαπητοί συνάδελφοι".
   • Η σημείωση πρέπει να είναι σύντομη και κατατοπιστική, έτσι ώστε ο χαιρετισμός να παραλείπεται.
8. 8 Γράψτε το εισαγωγικό τμήμα της σημείωσης. Σε αυτό, δηλώστε με σαφήνεια το σκοπό της σύνταξης και αποστολής του σημειώματος.
   • Για παράδειγμα, "Γράφω στο ...". Το εισαγωγικό μέρος της σημείωσης πρέπει να περιέχει μια σύντομη επισκόπηση των πληροφοριών που παρουσιάζονται σε αυτήν.
9. 9 Το εισαγωγικό τμήμα πρέπει να είναι σύντομο. Δεν χρειάζεται να παρέχετε λεπτομέρειες και άλλες λεπτομέρειες σε αυτό.
   • Κάντε το εισαγωγικό τμήμα πολλών σύντομων προτάσεων (σύντομη παράγραφος).
10. 10 Αποφασίστε για τον τρόπο παρουσίασης των βασικών πληροφοριών. Θα πρέπει να περικλείεται σε 2-4 παραγράφους. Ο τρόπος παρουσίασης θα εξαρτηθεί από τις ίδιες τις πληροφορίες.
    • Για παράδειγμα, μπορείτε να παρουσιάσετε πληροφορίες με σειρά σπουδαιότητας ή σύμφωνα με τις διαδικασίες στις οποίες αναλύεται το έργο σας.
11. 11 Το σημείωμα υπηρεσίας πρέπει να χωριστεί σε ενότητες (παράγραφοι) έτσι ώστε οι αναγνώστες του να μπορούν εύκολα να αφομοιώσουν τις πληροφορίες. Επιπλέον, οι ενότητες θα τους βοηθήσουν να εντοπίσουν σημαντικά σημεία στη σημείωση.
12. 12 Τίτλος κάθε ενότητας. ο τίτλος της παραγράφου πρέπει να αναφέρει σαφώς τις πληροφορίες που περιέχει.
    • Για παράδειγμα, μπορείτε να χωρίσετε την επερχόμενη σημείωση μετακίνησης γραφείου στις ακόλουθες ενότητες: Νέα τοποθεσία γραφείου, οδηγίες για συσκευασία εξοπλισμού και έγγραφα και χρονοδιάγραμμα μετεγκατάστασης.
13. 13 Η πρώτη πρόταση κάθε ενότητας θα πρέπει να λέει στους αναγνώστες τι αφορά αυτή η παράγραφος.
    • Οι μεμονωμένες παράγραφοι ή ενότητες της σημείωσής σας πρέπει να εστιάζουν σε ένα συγκεκριμένο σημείο του υπό εξέταση θέματος.
14. 14 Για να επισημάνετε σημαντικά σημεία, δημιουργήστε μια λίστα ή λίστα. Αυτό θα βοηθήσει τους αναγνώστες να επικεντρωθούν σε βασικά σημεία και να διαβάσουν και να απορροφήσουν πληροφορίες γρηγορότερα.
15. 15 Το μέγεθος ενός σημειώματος δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 1-2 σελίδες.
    • Αυτό είναι ένα τυπικό μέγεθος υπομνημάτων με απόσταση μεταξύ γραμμών και κενή γραμμή μεταξύ παραγράφων.
16. 16 Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε μια παράγραφο που να συνοψίζει τις πληροφορίες που παρουσιάζονται. Στις περισσότερες περιπτώσεις, αυτό δεν είναι απαραίτητο, ειδικά αν γράψατε μια σύντομη σημείωση.
    • Αλλά εάν οι πληροφορίες που παρουσιάζονται είναι πολύ περίπλοκες ή εάν το μέγεθος του σημειώματος είναι περισσότερο από το τυπικό, τότε είναι καλύτερο να συμπεριλάβετε μια μικρή παράγραφο που συνοψίζει τις πληροφορίες που παρουσιάζονται (συγκεκριμένα, τα βασικά σημεία).
17. 17 Φροντίστε να συμπεριλάβετε μια τελευταία παράγραφο, ακόμα κι αν δεν νομίζετε ότι το χρειάζεστε. Σκέψου τα ακόλουθα:
    • Ποιοι είναι οι στόχοι του σημειώματος; Ενθαρρύνετε τους αναγνώστες να κάνουν κάτι; Πρέπει οι εργαζόμενοι να αναφέρουν εγκαίρως; Αν ναι, δηλώστε το με σαφήνεια στην τελευταία παράγραφο.
    • Εάν δεν απαιτείται περαιτέρω ενέργεια, γράψτε το ακόλουθο συμπέρασμα: "Θα χαρώ να συζητήσω αυτό το ζήτημα" ή "Εάν έχετε ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με αυτό το θέμα, θα χαρώ να σας απαντήσω".
18. 18 Εάν θέλετε, τοποθετήστε το όνομα ή την υπογραφή σας στο τέλος της σημείωσης (αλλά αυτό δεν απαιτείται). Εάν συμβαίνει αυτό, κοιτάξτε τα υπομνήματα που λάβατε από άλλους υπαλλήλους.
    • Εάν υπογράφουν σημειώσεις (για παράδειγμα, "Με εκτίμηση, Ivanov AA), κάντε το ίδιο.
    • Εάν δεν θέλετε να υπογράψετε τη σημείωση, μπορείτε να βάλετε τα αρχικά σας στο τέλος του εγγράφου.
19. 19 Κάντε μια υπενθύμιση για τυχόν συνημμένα, εάν στη σημείωση επισυνάπτονται πίνακες, γραφήματα ή αναφορές. Για να το κάνετε αυτό, στο τέλος του εγγράφου γράψτε, για παράδειγμα, "Προσάρτημα: Πίνακας 1".
    • Τα συνημμένα πρέπει να αναφέρονται στο κύριο κείμενο της σημείωσης.
    • Για παράδειγμα, εάν γράφετε για μια επερχόμενη μετάβαση σε ένα νέο γραφείο, μπορείτε να γράψετε κάτι σαν: «Σκοπεύουμε να ολοκληρώσουμε τη μετακίνηση μέχρι το τέλος του τριμήνου. Δείτε τον συνημμένο πίνακα 1 για ένα αναλυτικό πρόγραμμα μετακίνησης. "
20. 20 Φροντίστε να το ελέγξετε πριν υποβάλετε τη σημείωσή σας. Βεβαιωθείτε ότι οι προτάσεις είναι γραμματικά σωστές, ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά ή συντακτικά λάθη στη σημείωση και ότι οι πληροφορίες έχουν νόημα.
    • Μην στείλετε το σημείωμα αφού πρώτα ελεγχθεί (εκτός αν, φυσικά, είναι επείγον σημείωμα). Αφήστε το έγγραφο στην άκρη και ελέγξτε το ξανά σε μία ώρα. Perhapsσως θα βρείτε νέα λάθη και ανακρίβειες που χάσατε νωρίτερα.
    • Εάν η σημείωση περιέχει εμπιστευτικές πληροφορίες, ελέγξτε την πολιτική απορρήτου της εταιρείας σας και μάθετε το όνομα του ατόμου που θα ελέγξει τη σημείωσή σας και θα δώσει τη γνώμη της σχετικά με τη συμμόρφωσή της με τους καθιερωμένους κανόνες.