Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέθοδος 1 από 2: Εργασία με πρότυπο Excel
• Μέθοδος 2 από 2: Δημιουργήστε τον δικό σας πίνακα δυναμικών εξόδων
• Συμβουλές

Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν το Microsoft Excel για να παρακολουθούν τα έξοδα του τμήματος ή της εταιρείας. Προς το παρόν, το Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλους τους υπολογιστές με λειτουργικό σύστημα Windows. Για το λόγο αυτό, μπορείτε να παρακολουθείτε τα δικά σας έξοδα εάν αυτό το πρόγραμμα είναι εγκατεστημένο στον οικιακό σας υπολογιστή. Υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός προτύπων για την παρακολούθηση των εξόδων από τη Microsoft και άλλους ιστότοπους, οι τελευταίες εκδόσεις του Excel περιλαμβάνουν ένα ενσωματωμένο πρότυπο ως προεγκατεστημένο. Επίσης στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε τον δικό σας δυναμικό πίνακα για την παρακολούθηση των εξόδων. Και στις δύο περιπτώσεις, ακολουθήστε τις παρακάτω οδηγίες.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Εργασία με πρότυπο Excel

1. 1 Επιλέξτε ένα προκαθορισμένο πρότυπο. Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις του προγράμματος περιλαμβάνουν ένα πρότυπο για την παρακολούθηση των προσωπικών εξόδων, καθώς και πρότυπα για την παρακολούθηση των επιχειρηματικών εξόδων. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτά τα πρότυπα και να παρακολουθείτε τα έξοδα χρησιμοποιώντας τα.
   • Στο Excel 2003, επιλέξτε Νέο από το μενού Αρχείο. Στη γραμμή εργασιών Στον υπολογιστή μου, επιλέξτε Νέο βιβλίο για να δείτε τα πρότυπα σε ένα νέο παράθυρο διαλόγου.
   • Στο Excel 2007, στο μενού Αρχείο, επιλέξτε Νέο. Αυτό θα εμφανίσει το παράθυρο διαλόγου "Νέο βιβλίο". Επιλέξτε Εγκατεστημένα πρότυπα από το μενού Πρότυπα στο αριστερό μενού. Επιλέξτε Προσωπικός μηνιαίος προϋπολογισμός από τα εγκατεστημένα πρότυπα στο κεντρικό μενού και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
   • Στο Excel 2010, στο μενού Αρχείο, επιλέξτε Νέο. Επιλέξτε Δείγματα προτύπων στο επάνω μέρος του παραθύρου Διαθέσιμα πρότυπα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Προσωπικός μηνιαίος προϋπολογισμός μεταξύ όλων των δειγμάτων προτύπων και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
2. 2 Επιλέξτε ένα πρότυπο online. Εάν τα προκαθορισμένα πρότυπα δεν είναι κατάλληλα για την παρακολούθηση των εξόδων σας, μπορείτε να επιλέξετε ένα πρότυπο μέσω Διαδικτύου. Μπορείτε να το κατεβάσετε από οποιονδήποτε ιστότοπο ή να συνδεθείτε μέσω του Excel στο Microsoft Office Online.
   • Για το Excel 2003, μπορείτε να επιλέξετε ένα κατάλληλο πρότυπο από τη διαδικτυακή βιβλιοθήκη του Microsoft Office στη διεύθυνση https://templates.office.com/en-us. (Μπορείτε επίσης να βρείτε πρότυπα εκεί για μεταγενέστερες εκδόσεις του Excel.)
   • Στο Excel 2007, επιλέξτε την καρτέλα Προϋπολογισμοί στην ενότητα Διαδίκτυο στο παράθυρο διαλόγου Νέο βιβλίο εργασίας. Για να συνδεθείτε στη διαδικτυακή βιβλιοθήκη προτύπων του Office, πρέπει να έχετε ενεργοποιήσει το Διαδίκτυο.
   • Στο Excel 2010, επιλέξτε Προϋπολογισμοί από την ενότητα Office.com στο παράθυρο Διαθέσιμα πρότυπα. Για να συνδεθείτε, πρέπει να έχετε ενεργοποιημένο το Διαδίκτυο.
3. 3 Εισαγάγετε τις απαιτούμενες πληροφορίες στα κατάλληλα πεδία. Οι πληροφορίες εξαρτώνται από το συγκεκριμένο πρότυπο δυναμικού πίνακα που χρησιμοποιείτε.
4. 4 Αποθηκεύστε τον δυναμικό σας πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το προτεινόμενο όνομα για τον δυναμικό πίνακα ή να αλλάξετε το όνομα. Θα αρκεί να αναφέρετε το όνομά σας και το τρέχον έτος στο όνομα του αρχείου.

Μέθοδος 2 από 2: Δημιουργήστε τον δικό σας πίνακα δυναμικών εξόδων

1. 1 Ανοίξτε το Excel.
2. 2 Εισαγάγετε το όνομα του δυναμικού πίνακα στο κελί A1. Ο τίτλος πρέπει να έχει νόημα, για παράδειγμα, "Προσωπικός προϋπολογισμός", "Παρακολούθηση προσωπικών εξόδων" ή κάτι παρόμοιο (δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε εισαγωγικά, είναι εδώ μόνο για να δείξετε ένα παράδειγμα).
3. 3 Εισαγάγετε τις επικεφαλίδες στηλών. Υποτιθέμενοι τίτλοι και σειρά: Ημερομηνία, Κατηγορία εξόδων, Σημείωση, Έξοδα, Έσοδα και Υπόλοιπο. Συμπληρώστε αυτές τις κεφαλίδες από το κελί A2 έως G2. Σως χρειαστεί να κάνετε τις στήλες ευρύτερες για να ταιριάζουν στον τίτλο ή την τιμή.
   • Αφού ετοιμάσετε τις επικεφαλίδες δυναμικού πίνακα και στήλης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Freeze Region για να εμφανίσετε μόνιμα τις επικεφαλίδες καθώς κάνετε κύλιση προς τα κάτω στις τιμές. Η δυνατότητα Freeze Region βρίσκεται στο μενού Προβολή στο Excel 2003 και παλαιότερες εκδόσεις και στο μενού Προβολή, καρτέλα Παράθυρο στο Excel 2007 και 2010.
4. 4 Εισαγάγετε τις πληροφορίες για τον πρώτο τύπο δαπάνης στο κελί στην τρίτη σειρά.
5. 5 Εισαγάγετε τον τύπο υπολοίπου στο κελί G3. Λόγω του γεγονότος ότι εισάγετε ένα υπόλοιπο για πρώτη φορά, θα οριστεί ως η διαφορά μεταξύ εξόδων και εσόδων. Το πώς γράφετε αυτό εξαρτάται από το αν θέλετε να εμφανίσετε έξοδα ή διαθέσιμα κεφάλαια.
   • Εάν θέλετε το υπολογιστικό φύλλο να εμφανίζει πρώτα τα έξοδα, ο τύπος υπολοίπου πρέπει να είναι = E3-F3, όπου το E3 αντιπροσωπεύει τα έξοδα και το F3 αντιπροσωπεύει το εισόδημα. Με αυτήν τη ρύθμιση, ο τύπος θα εμφανίζει τα έξοδα ως θετικό αριθμό, διευκολύνοντας την κατανόηση του ποσού των δαπανών.
   • Εάν θέλετε στον πίνακα να εμφανίζονται κυρίως τα διαθέσιμα κεφάλαια, ο τύπος υπολοίπου πρέπει να είναι = F3-E3. Με αυτήν τη ρύθμιση, ο πίνακας θα εμφανίσει ένα θετικό υπόλοιπο εάν το εισόδημά σας είναι υψηλότερο από τα έξοδά σας και ένα αρνητικό υπόλοιπο στην αντίθετη κατάσταση.
6. 6 Εισαγάγετε τις πληροφορίες για τον δεύτερο τύπο δαπανών στο κελί στην τέταρτη σειρά.
7. 7 Εισαγάγετε τον τύπο υπολοίπου στο κελί G4. Η δεύτερη και οι επόμενες τιμές θα συνεχίσουν να εμφανίζουν το υπόλοιπο, οπότε πρέπει να προσθέσετε τη διαφορά μεταξύ εξόδων και εσόδων στην αξία του υπολοίπου της προηγούμενης εγγραφής.
   • Εάν εξετάζετε πρώτα τα έξοδα, ο τύπος υπολοίπου θα είναι = G3 + (E4-F4), όπου G3 είναι το κελί που δείχνει το προηγούμενο υπόλοιπο, το E4 εμφανίζει έξοδα και το F4 δείχνει έσοδα.
   • Εάν διατηρείτε ένα υπολογιστικό φύλλο για την εμφάνιση μετρητών, ο τύπος υπολοίπου θα είναι = G3 + (F4-E4).
   • Οι παρενθέσεις γύρω από τα κελιά που αντιπροσωπεύουν τη διαφορά μεταξύ εξόδων και εσόδων είναι προαιρετικές. Χρησιμοποιούνται μόνο για να καταστεί σαφέστερος ο τύπος.
   • Εάν θέλετε το υπόλοιπο να παραμείνει κενό μέχρι να καταχωριστεί μια εγγραφή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τιμή IF στον τύπο, ώστε εάν δεν έχει εισαχθεί ημερομηνία, το κελί δεν θα εμφανίσει την τιμή. Ο τύπος για μια τέτοια εγγραφή θα είναι = IF (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)), εάν ο πίνακας χρειάζεται για τη διατήρηση του κόστους, και = IF (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)), εάν ο πίνακας χρειάζεται για την εμφάνιση μετρητών (μπορείτε να παραλείψετε τις αγκύλες γύρω από το κελί, οι οποίες δείχνουν έξοδα και έσοδα, αλλά πρέπει να χρησιμοποιήσετε εξωτερικές αγκύλες).
8. 8 Αντιγράψτε το υπόλοιπο του τύπου σε άλλα κελιά στη στήλη G (στήλη ισορροπίας). Κάντε δεξί κλικ στο κελί G3, επιλέξτε Αντιγραφή. Στη συνέχεια, επιλέξτε τα κελιά κάτω από τη στήλη. Κάντε δεξί κλικ στα επιλεγμένα κελιά και επιλέξτε Επικόλληση για να επικολλήσετε τον τύπο στα επιλεγμένα κελιά (στο Excel 2010, επιλέξτε Επικόλληση ή Επικόλληση τύπου από το μενού). Ο τύπος θα ενημερώσει αυτόματα τα κελιά για να εμφανίζει έξοδα, έσοδα και ημερομηνίες (εάν υπάρχουν) από την τρέχουσα σειρά και το υπόλοιπο από τη σειρά πάνω από την τρέχουσα σειρά.
9. 9 Αποθηκεύστε τον δυναμικό σας πίνακα. Δώστε ένα ουσιαστικό όνομα, για παράδειγμα, "Expense Accounting.xls" ή "Personal Budget.xls". Όπως και στην περίπτωση του ονόματος των προτύπων, μπορείτε να συμπεριλάβετε το όνομα και το έτος σας στο όνομα του αρχείου (σημείωση, τα εισαγωγικά χρησιμοποιούνται μόνο για να δείξουν ένα παράδειγμα, δεν πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε στο όνομα. Δεν χρειάζεται να καθορίσετε το αρχείο επέκταση είτε, το Excel θα το κάνει μόνο του) ...
   • Το Excel 2003 και παλαιότερες εκδόσεις αποθηκεύουν δυναμικούς πίνακες στην παλιά μορφή ".xls", ενώ το Excel 2007 και 2010 αποθηκεύουν πίνακες στη νεότερη μορφή ".xlsx" που βασίζεται σε XML, αλλά μπορείτε να διαβάσετε και να αποθηκεύσετε δυναμικούς πίνακες και στον παλιό ". xls "επίσης. Εάν έχετε πολλούς υπολογιστές και θέλετε να αποθηκεύσετε ένα υπολογιστικό φύλλο σε καθένα από αυτά, χρησιμοποιήστε την παλαιότερη μορφή εάν οποιοσδήποτε από τους υπολογιστές σας έχει Excel 2003 ή παλαιότερο ή τη νεότερη μορφή εάν τουλάχιστον το Excel 2007 είναι εγκατεστημένο σε όλους τους υπολογιστές.

Συμβουλές

• Χρησιμοποιήστε την Αυτόματη συμπλήρωση στις κατηγορίες εξόδων και εισοδήματος για να ταιριάξετε με τις πληροφορίες που καταχωρίσατε.
• Για να ξεχωρίσετε τους πληρωμένους λογαριασμούς από τα έξοδα που μόλις προγραμματίστηκαν, κάντε τη γραμματοσειρά έντονη, επισημάνετε κείμενο ή κελιά με χρώμα.
• Για να αποφύγετε την τυχαία αλλαγή ενός τίτλου τύπου ή στήλης, μπορείτε να προστατεύσετε τα κελιά από την αλλαγή. Επιλέξτε τα κελιά που μπορεί να χρειαστεί να αλλάξετε στο μέλλον (ημερομηνία, κατηγορία, έξοδα, έσοδα, σημείωση) και ξεκλειδώστε τα. Μετά από αυτό, μπορείτε να κλειδώσετε τον υπόλοιπο πίνακα από αλλαγές.