Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέρος 1 από 4: Αλλαγή της προσέγγισής σας
• Μέρος 2 από 4: Μείωση μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
• Μέρος 3 από 4: Ορίστε τα δικά σας φίλτρα
• Μέρος 4 από 4: Αλλαγή των συνηθειών σας
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Εάν βασίζεστε στο email ως κύρια μορφή επικοινωνίας, ενδέχεται να έχετε εκατοντάδες μη αναγνωσμένα μηνύματα στα εισερχόμενά σας. Το να περνάς μέσα από αυτό το βάλτο προσπαθώντας να καταλάβεις ποια email αξίζει να διαβάσεις μπορεί να είναι εξαιρετικά απογοητευτικό. Για να αποφύγετε την καθημερινή αντιμετώπιση μηνυμάτων e-mail, προσπαθήστε να μειώσετε τον αριθμό των e-mail που λαμβάνετε. Επομένως, είναι σημαντικό να περιορίσετε τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε σε αυτά που σας ενδιαφέρουν.

Για να πας

Μέρος 1 από 4: Αλλαγή της προσέγγισής σας

1. Διδάξτε το πρόγραμμα email σας για να αναγνωρίσετε τα ανεπιθύμητα. Σημειώστε μηνύματα που θεωρείτε ανεπιθύμητα, ώστε να σταματούν αυτόματα στα εισερχόμενά σας στο μέλλον. Όταν λαμβάνετε ανεπιθύμητα μηνύματα, επιλέξτε το μήνυμα και επισημάνετε το ως ανεπιθύμητο. Αυτό θα επισημάνει τον αποστολέα ως spammer και όλα τα επόμενα μηνύματα θα καταλήξουν στον φάκελο spam.
   • Οι περισσότεροι πελάτες webmail (όπως το Gmail και το Hotmail) διαθέτουν ήδη ενσωματωμένο φίλτρο ανεπιθύμητων μηνυμάτων που μετακινεί αυτόματα ανεπιθύμητα μηνύματα από τα εισερχόμενά σας στο φάκελο ανεπιθύμητων. Τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας μπορούν να αναγνωρίσουν ανεπιθύμητα μηνύματα από το κείμενό τους και από μεγάλο αριθμό παραληπτών.
   • Τα μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας είναι τυχαία, μαζικά αποστέλλονται email, συχνά για σκοπούς μάρκετινγκ ή απάτη.
   • Δεδομένου ότι τα μηνύματα spam μπορούν να περιέχουν ιούς, είναι καλή ιδέα να μην ανοίξετε το μήνυμα για να το επισημάνετε ως ανεπιθύμητο. Είναι καλύτερα να διαγράψετε απλώς την αλληλογραφία αντί να πάρετε έναν ιό επειδή θέλετε να επισημάνετε ένα μήνυμα ως ανεπιθύμητο ως ανεπιθύμητο.
2. Δοκιμάστε μια διαφορετική υπηρεσία email. Άλλοι πελάτες email ενδέχεται μερικές φορές να έχουν πιο ισχυρά φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και άλλες λειτουργίες. Εάν δεν είστε εντυπωσιασμένοι με την υπηρεσία email σας, δοκιμάστε μια άλλη.
   • Το Gmail θεωρείται γενικά ως ένα από τα πιο αποτελεσματικά όσον αφορά το φιλτράρισμα των ανεπιθύμητων μηνυμάτων και διαθέτει πολλά εργαλεία διαθέσιμα για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα email σας.
   • Εάν η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας απαιτεί να χρησιμοποιήσετε έναν συγκεκριμένο πελάτη, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε να δοκιμάσετε διαφορετικό, προωθήστε το email σας, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην άλλη διεύθυνση μέσω διαφορετικού πελάτη.
3. Αποφύγετε ιστότοπους και υπηρεσίες που ζητούν διεύθυνση email. Προωθήστε το email σας μόνο σε ιστότοπους που εμπιστεύεστε και είναι γνωστοί. Ποτέ μην δίνετε τη διεύθυνση email σας, εκτός εάν είναι πραγματικά σημαντικό. Η διεύθυνση email είναι μια από τις προσωπικές σας μορφές επαφής, όπως ο αριθμός τηλεφώνου κινητού ή σταθερού τηλεφώνου σας. Η ευθύνη κατά την εγγραφή σε ιστότοπους θα συμβάλει συχνά στη μείωση των email.
   • Παρόλο που ένας ιστότοπος στον οποίο αφήνετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να μην σας στείλει email, ενδέχεται να πουλήσουν σε άλλη εταιρεία που θα σας στείλει στη συνέχεια ανεπιθύμητο περιεχόμενο.
   • Οι εταιρείες στις οποίες αφήνετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εκτός διαδικτύου μπορούν να το κάνουν επίσης. Να είστε ιδιαίτερα προσεκτικοί με διαβόητους οργανισμούς όπως ταξιδιωτικούς πράκτορες και λοταρίες. Επειδή ξέρουν ακριβώς τι ψάχνετε, θα μεταπωλούν γρήγορα τα δεδομένα σας σε συνδεδεμένες εταιρείες ή υπηρεσίες.
4. Μην δημοσιεύετε τη διεύθυνση email σας σε ιστότοπους. Μπορεί μερικές φορές να μπείτε στον πειρασμό να δημοσιεύσετε τη διεύθυνση email σας σε έναν ιστότοπο. Αυτός μπορεί να είναι ο δικός σας ιστότοπος ή σε απάντηση σε άλλο ιστότοπο (όπως ιστότοποι ειδήσεων ή ιστολόγια). Ένα άλλο κοινό λάθος είναι η δημοσίευση της διεύθυνσης email σας σε φόρουμ. Υπάρχουν συρτές που ψάχνουν τον Ιστό για διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια πωλούν αυτές τις διευθύνσεις σε εταιρείες που στέλνουν ανεπιθύμητα μηνύματα. Λαμβάνοντας μερικά μέτρα μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι αυτό δεν θα συμβεί.
   • Μια συχνά χρησιμοποιούμενη λύση είναι να διαγραφείτε εντελώς το e-mail και όχι ως διεύθυνση e-mail. Για παράδειγμα, το "[email protected]" γίνεται "jackjohn at email dot com".
   • Εάν θέλετε να δημοσιεύσετε τη διεύθυνση email σας στον δικό σας ιστότοπο, δημιουργήστε έναν σύνδεσμο που θα δημιουργήσει αυτόματα ένα email για εσάς, αντί να αναφέρετε τη διεύθυνση email. Αυτό ονομάζεται σύνδεσμος "mailto:".

Μέρος 2 από 4: Μείωση μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Κατάργηση εγγραφής από ενημερωτικά δελτία. Εκτός από τα ανεπιθύμητα μηνύματα, τα ενημερωτικά δελτία είναι ένας από τους κύριους παράγοντες που συμβάλλουν στη μεγάλη εισροή email. Όταν δημιουργείτε λογαριασμούς σε διάφορους ιστότοπους (όπως εφημερίδες και διαδικτυακά καταστήματα όπου έχετε αγοράσει ποτέ κάτι) όπου απαιτείται να δώσετε μια διεύθυνση email, αυτοί οι ιστότοποι σας εγγράφουν αυτόματα στα ενημερωτικά δελτία τους.
   • Για να σταματήσετε να λαμβάνετε ενημερωτικά δελτία, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να ανοίξετε και να μετακινηθείτε προς τα κάτω στο μήνυμα. Είναι υποχρεωτικό να τοποθετήσετε έναν σύνδεσμο στο κάτω μέρος ενός ενημερωτικού δελτίου που επιτρέπει στον παραλήπτη να διαγραφεί από το ενημερωτικό δελτίο. Κάντε κλικ στο σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής ή κατάργησης εγγραφής και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα καταργηθεί από τη λίστα αλληλογραφίας, οπότε δεν θα λαμβάνετε πλέον ενημερωτικά δελτία από αυτόν τον ιστότοπο.
   • Το φίλτρο ανεπιθύμητων μηνυμάτων δεν θα φιλτράρει αυτά τα μηνύματα επειδή προέρχονται από νόμιμους ιστότοπους.
2. Αλλάξτε τις ρυθμίσεις κοινωνικών μέσων. Λογαριασμοί κοινωνικών μέσων όπως το Facebook και το Twitter συχνά δημιουργούνται για να σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα, αναφορά, όπως, fav ή σχόλιο. Εάν έχετε κουραστεί να σπαταλάτε το χρόνο σας ελέγχοντας το κινητό σας κάθε φορά που υποδηλώνει ότι έχει έρθει κάτι παρόμοιο, αλλάξτε τις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας, ώστε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μόνο όταν συμβεί κάτι σημαντικό ή έτσι ώστε να μην λαμβάνετε καθόλου ειδοποιήσεις για συμβάντα.
   • Αντί να λαμβάνετε αυτές τις συνεχείς ειδοποιήσεις, είναι προτιμότερο να ελέγχετε με μη αυτόματο τρόπο το λογαριασμό σας για δραστηριότητες στο τέλος της ημέρας. Αυτό είναι καλύτερο από το να περάσετε από μια θάλασσα email.
3. Ρυθμίστε μια ξεχωριστή διεύθυνση email για ανεπιθύμητο περιεχόμενο. Μια άλλη επιλογή, εάν χρησιμοποιείτε πολλούς ιστότοπους όπου πρέπει να δώσετε μια διεύθυνση email ή θέλετε να λαμβάνετε τα τυπικά μαζικά μηνύματα, είναι να ζητήσετε μια ξεχωριστή διεύθυνση email για να λάβετε αυτά τα συγκεκριμένα μηνύματα. Διαβιβάστε αυτό σε ιστότοπους και εταιρείες και χρησιμοποιήστε το ιδιωτικό ή επαγγελματικό σας email όπως προορίζεται.
   • Μπορείτε επίσης να το αλλάξετε και να ζητήσετε μια νέα διεύθυνση email για ιδιωτική και επαγγελματική χρήση.

Μέρος 3 από 4: Ορίστε τα δικά σας φίλτρα

1. Δημιουργήστε το δικό σας φίλτρο. Οι περισσότεροι πελάτες webmail έχουν μια επιλογή φίλτρου για φιλτράρισμα μηνυμάτων. Τα φίλτρα μηνυμάτων λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο όπως τα φίλτρα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, εκτός από το ότι τα πρώτα ρυθμίζονται χειροκίνητα από τον χρήστη. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για συγκεκριμένες διευθύνσεις email με τέτοιο τρόπο ώστε κάθε φορά που λαμβάνετε ένα μήνυμα από αυτόν τον λογαριασμό, να καταλήγει αυτόματα στον κάδο απορριμμάτων.
   • Για να δημιουργήσετε φίλτρα, μεταβείτε στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας και επιλέξτε "Φίλτρο". Τώρα μπορείτε να καθορίσετε τη διεύθυνση email που πρέπει να φιλτραριστεί και πού θα πρέπει να ανακατευθυνθείτε (όπως στον κάδο απορριμμάτων ή σε έναν συγκεκριμένο φάκελο στον λογαριασμό σας).
2. Φιλτράρισμα κατά αποστολέα. Εάν λαμβάνετε συνεχώς ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως αυτά τα ενοχλητικά καθημερινά αστεία που λαμβάνετε από έναν ευχάριστο συνάδελφο ή συμμαθητή), εξετάστε το ενδεχόμενο να τα φιλτράρετε από τα εισερχόμενά σας. Σε αυτήν την περίπτωση, πιθανότατα θα θέλετε να φιλτράρετε με βάση τη διεύθυνση email του αποστολέα και όχι από τον ιστότοπο. Στη συνέχεια, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι τα μηνύματα από αυτές τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καταλήγουν σε ξεχωριστό φάκελο ή μεταφέρονται σε ανεπιθύμητη αλληλογραφία.
3. Φιλτράρισμα ανά θέμα. Εάν τα ανεπιθύμητα μηνύματα καταφέρνουν να ξεπεράσουν τα τυπικά φίλτρα, μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε τα δικά σας φίλτρα, ελέγχοντας τις κοινές φράσεις ανεπιθύμητου. Εδώ φιλτράρετε το περιεχόμενο της γραμμής θέματος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   • Παραδείγματα μπορεί να περιλαμβάνουν τις ακόλουθες λέξεις "Cialis", "Viagra" ή "πέος".
   • Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε λέξεις που μερικές φορές είναι σωστές και μερικές φορές λανθασμένες. Μπορεί να έχετε κουραστεί από e-mail σχετικά με προσφορές, αλλά η χρήση της λέξης "offer" ως λόγος για την αποστολή μηνύματος στον κάδο απορριμμάτων δεν είναι καλή ιδέα. Ενδέχεται να σας ενδιαφέρει μια συγκεκριμένη προσφορά.
4. Φιλτράρισμα κατά περιεχόμενο. Μια άλλη επιλογή είναι να ρυθμίσετε φίλτρα που ελέγχουν το περιεχόμενο ενός email για λέξεις-κλειδιά ή εκφράσεις και, στη συνέχεια, ανακατευθύνουν αυτό το email εάν είναι απαραίτητο. Αυτό είναι χρήσιμο εάν έχετε κουραστεί να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα που υπάρχει στις ειδήσεις ή αν γνωρίζετε ότι θα υπάρξουν πολλά μηνύματα για κάτι που συμβαίνει.
   • Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι διευθύνετε μια εταιρεία μόδας και μόλις ξεκινήσατε ένα νέο πουκάμισο για τη σειρά επιτυχίας "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Μπορείτε να ρυθμίσετε ένα φίλτρο έτσι ώστε τα μηνύματα σχετικά με αυτό το πουκάμισο να προωθούνται σε έναν ειδικό φάκελο, ώστε να μπορείτε να χειριστείτε αυτά τα μηνύματα χωρίς να χάσετε τα υπόλοιπα σημαντικά μηνύματα που λαμβάνετε.

Μέρος 4 από 4: Αλλαγή των συνηθειών σας

1. Ελέγξτε το email σας σε συγκεκριμένες ώρες. Είναι πολύ εύκολο να αφιερώσετε πολύ χρόνο ελέγχοντας όλα τα email σας όλη την ημέρα. Αυτό είναι ένα κοινό πρόβλημα, ειδικά σε περιβάλλον γραφείου. Γι 'αυτό είναι καλή ιδέα να προσπαθήσετε να αλλάξετε τις συνήθειές σας και να αφιερώσετε λιγότερο χρόνο στην επεξεργασία του email σας. Ορίστε όρια και δώστε στον εαυτό σας μόνο 2 ή 3 σύντομες στιγμές κατά τη διάρκεια της ημέρας επιτρέποντας στον εαυτό σας να ελέγχει το email σας.
   • Για παράδειγμα, ελέγξτε το email σας στις 9 π.μ., 1:30 μ.μ. και 5:00 μ.μ. και μην ξοδεύετε περισσότερο από 10 λεπτά κάθε φορά.
   • Εάν είστε ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης ή διευθυντή, μπορείτε επίσης να επιβάλλετε αυτούς τους κανόνες στο προσωπικό για να αυξήσετε την παραγωγικότητα.
2. Αποφύγετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να είστε ευγενικοί. Είναι κακή πρακτική να απαντάτε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως ευγένεια. Το αντιμετωπίζουν σαν μια συνομιλία, αλλά απλώς κάνει όλους να λαμβάνουν ακόμη περισσότερα email. Μην αισθάνεστε υποχρεωμένοι να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με κάτι σαν "Καλή μέρα" ή "Ευχαριστώ".
   • Απαντήστε μόνο για να υποδείξετε ότι έχετε λάβει το μήνυμα, εάν αυτό είναι σημαντικό. Για παράδειγμα, εάν κάποιος σάς έχει στείλει κάποια γραφειοκρατία, θα πρέπει να απαντήσετε μόνο επιστρέφοντας την ολοκληρωμένη ή ελεγμένη εργασία ή στέλνοντάς τους μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν μπορούν να το περιμένουν.
3. Προσπαθήστε να επικοινωνείτε μέσω άλλων καναλιών όσο το δυνατόν περισσότερο. Τα email είναι χρήσιμα για γρήγορα, σύντομα μηνύματα. Το είδος όπου δεν χρειάζονται περισσότερες από δύο ή τρεις ανταλλαγές μηνυμάτων για την ολοκλήρωση μιας συνομιλίας. Εάν είναι απαραίτητο να στείλετε πολλά περισσότερα μηνύματα, είναι πιο βολικό να το χειριστείτε μέσω τηλεφώνου ή να κλείσετε ραντεβού με το εν λόγω άτομο, έτσι ώστε να εξοικονομείτε ο ένας τον άλλον όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και πολύ χρόνο.
4. Περιορίστε τον αριθμό των μηνυμάτων που μπορείτε να στέλνετε ανά ημέρα. Εάν θέλετε να μειώσετε το χρόνο που ξοδεύετε στο email και τον αριθμό των μηνυμάτων που πρέπει να διαβάσουν άλλοι, δοκιμάστε να θέσετε ένα όριο στον αριθμό των μηνυμάτων που μπορείτε να στέλνετε ανά ημέρα. Αυτό σας κάνει να σκεφτείτε καλύτερα για ποια μηνύματα είναι ή δεν είναι αρκετά σημαντικά για να στείλετε.
   • Για παράδειγμα, εάν σύντομα πρέπει να στείλετε ένα μήνυμα στο αφεντικό σας, ίσως είναι λιγότερο πιθανό να ενημερώσετε όλους ότι η κόρη σας έχει ξεκινήσει μια νέα επιχείρηση.
   • Εάν θέλετε να στείλετε το ίδιο μήνυμα σε όλους, υπάρχουν καλύτερες μέθοδοι. Για παράδειγμα, δοκιμάστε να πιάσετε ένα post-it στο κουτί με φαγητό όλων των ατόμων στο ψυγείο.

Συμβουλές

• Υπάρχουν περιπτώσεις όπου εξακολουθείτε να λαμβάνετε ενημερωτικά δελτία ακόμη και μετά την κατάργηση της εγγραφής. Όταν συμβεί αυτό, συνδεθείτε απευθείας στον ιστότοπο από τον οποίο προήλθε το ενημερωτικό δελτίο και μεταβείτε στις ρυθμίσεις του λογαριασμού σας για να σταματήσετε να λαμβάνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Δεδομένου ότι οι περισσότεροι πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ιστού είναι δωρεάν, υπάρχει περιορισμένος μόνο χώρος αποθήκευσης για τα email σας στους διακομιστές τους. Γι 'αυτό είναι λογικό να διατηρείτε ένα καθαρό γραμματοκιβώτιο.

Προειδοποιήσεις

• Ελέγχετε το φάκελο ανεπιθύμητων μηνυμάτων σας κάθε τόσο για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε χάσει κάτι σημαντικό.