Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέρος 1 από 4: Χαρτογράφηση και ρύθμιση της ενημέρωσής σας
• Μέρος 2 από 4: Περιγράφοντας το θέμα
• Μέρος 3 από 4: Εξαγωγή συμπερασμάτων και συστάσεων
• Μέρος 4 από 4: Έλεγχος της ενημέρωσης
• Συμβουλές

Μια ενημέρωση περιγράφει ένα συγκεκριμένο θέμα και το ιστορικό του, συνήθως για έναν κυβερνητικό αξιωματούχο ή άλλο υπεύθυνο χάραξης πολιτικής. Αυτοί οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων πρέπει να κάνουν δύσκολες επιλογές σε πολλά διαφορετικά θέματα κάθε μέρα και δεν έχουν χρόνο να ερευνήσουν κάθε θέμα σε βάθος. Η ενημέρωση συμβάλλει στην προσοχή ενός ατόμου και επισημαίνει σημαντικές λεπτομέρειες που πρέπει να γνωρίζει. Στη συνέχεια, η ενημέρωση προτείνει λύσεις και προτείνει βελτιώσεις. Το να γράφεις μια ενημέρωση είναι μια χρήσιμη δεξιότητα για μαθητές, επιχειρηματίες, πολιτικούς και ακτιβιστές. Μια πειστική ενημέρωση είναι περιεκτική, καλά οργανωμένη και καλύπτει τα πιο σημαντικά και σχετικά γεγονότα και λύσεις.

Για να πας

Μέρος 1 από 4: Χαρτογράφηση και ρύθμιση της ενημέρωσής σας

1. Προσδιορίστε το εύρος της ενημέρωσης. Το πεδίο εφαρμογής περιλαμβάνει τόσο το βάθος όσο και τη διάρκεια της ενημέρωσης. Σε ποιες λεπτομέρειες θα καλύψετε το θέμα; Πόσα διαφορετικά θέματα θα καλύψετε; Αυτό εξαρτάται από το πόσες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε και πόσες πληροφορίες πρέπει να παρέχετε για να υποστηρίξετε τις αξιώσεις σας.
   • Ο καθορισμός του πεδίου της ενημέρωσης είναι σημαντικός επειδή επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει ακριβώς ποιες πληροφορίες συζητούνται και τι όχι.
2. Γνωρίστε το κοινό σας. Πριν ξεκινήσετε να γράφετε την ενημέρωσή σας, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποιος θα το διαβάσει. Αυτό ελέγχει τις επιλογές που θα κάνετε στο έγγραφο. Πριν ξεκινήσετε, σκεφτείτε τις ακόλουθες ερωτήσεις και εάν δεν γνωρίζετε ήδη τις απαντήσεις, προσπαθήστε να μάθετε τα εξής:
   • Ποιος θα διαβάσει αυτό το έγγραφο; Οι κυβερνητικοί αξιωματούχοι; Ηγέτες επιχειρήσεων; Δημοσιογράφοι; Ένας συνδυασμός αυτών;
   • Πόσο γνωρίζει ήδη ο αναγνώστης για αυτό το πρόβλημα; Γνωρίζουν καν κάτι για αυτό; Τι πρέπει το αναγνωστικό κοινό;
   • Ποια αρχή έχει ο αναγνώστης για το θέμα; Τι αλλαγές μπορεί να κάνει;
3. Σχεδιάστε τα κύρια σημεία. Πριν ξεκινήσετε να γράφετε την ενημέρωσή σας, πρέπει να χαρτογραφήσετε (είτε στο μυαλό σας είτε σε ένα περίγραμμα) τα κύρια σημεία που θέλετε να επισημάνετε.
   • Επειδή μια ενημέρωση συνήθως δεν υπερβαίνει μία ή δύο σελίδες, θα πρέπει να είναι συνοπτική. Οι υπεύθυνοι χάραξης πολιτικής είναι πολύ απασχολημένοι και το ζήτημά σας δεν είναι το μόνο που υπάρχει. Δεν υπάρχει περιθώριο για περιττές πληροφορίες ή εξαντλητικές εξηγήσεις. Αποφασίστε εκ των προτέρων σχετικά με τα κύρια σημεία σας για τη δημιουργία μιας συνοπτικής ενημέρωσης.
4. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο. Αν και η μορφή ενημέρωσης δεν πρέπει να είναι υπερβολικά περίπλοκη, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο κατεβάζοντας ένα από τα πολλά δωρεάν διαδικτυακά πρότυπα για τη δημιουργία εγγράφων ενημέρωσης στο MS Word.
   • Ένα πρότυπο μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις σκέψεις σας και να προετοιμάσετε μια ενημέρωση πιο γρήγορα.
5. Ελάτε με ένα όνομα, ημερομηνία και γραμμές θέματος. Εάν δεν χρησιμοποιείτε πρότυπο, τότε πρέπει να ξεκινήσετε γράφοντας ένα όνομα, ημερομηνία και γραμμές θέματος.
   • Το όνομα αντιστοιχεί στο άτομο στο οποίο απευθύνεται η ενημέρωση.
   • Η ημερομηνία αντιστοιχεί στην ημερομηνία υποβολής της ενημέρωσης.
   • Η γραμμή θέματος πρέπει να περιγράψει με λίγα λόγια το κύριο θέμα της ενημέρωσης, όπως «Η επικράτηση του εκφοβισμού στο σχολείο στην περιοχή της Ουτρέχτης». Αυτό επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει, χωρίς καν να χρειάζεται να ρίξει μια ματιά στο έγγραφο, τι το πρόβλημα είναι ότι θα αντιμετωπιστεί.
6. Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε μια περίληψη. Ορισμένες ενημερώσεις περιλαμβάνουν μια περίληψη στην αρχή της ενημέρωσης, συνοψίζοντας ολόκληρο το κείμενο σε μερικά σημεία. Αποφασίστε εάν θέλετε να το κάνετε αυτό, και εάν ναι, κάντε κράτηση χώρου για αυτήν την ενότητα.
   • Για έναν πολύ απασχολημένο αναγνώστη, η περίληψη παρέχει τα κύρια σημεία εκ των προτέρων, καθιστώντας ευκολότερη την περιήγηση στο υπόλοιπο έγγραφο.
   • Μια καλά σχεδιασμένη ενημέρωση είναι συχνά αρκετά σύντομη για να καταστήσει περιττή αυτήν την ενότητα. Ωστόσο, εάν υπάρχουν ζητήματα που απαιτούν άμεση δράση, αυτός μπορεί να είναι ένας τρόπος να επισημανθεί ο επείγων χαρακτήρας της ενημέρωσης, αναφέροντας σαφώς το χρονικό πλαίσιο στη σύνοψη.
   • Η περίληψη δεν πρέπει να υπερβαίνει τα τρία έως τέσσερα σημεία.

Μέρος 2 από 4: Περιγράφοντας το θέμα

1. Κατασκευάστε μια εισαγωγή που συνοψίζει το θέμα. Το επόμενο μέρος της ενημέρωσης θα πρέπει να περιγράφει λεπτομερώς το ζήτημα ή το πρόβλημα. Ξεκινήστε με ένα σύντομο άνοιγμα, που συνήθως αναφέρεται ως "Πρόβλημα" ή "Στόχος", περιγράφοντας σε μία ή δύο προτάσεις το κύριο θέμα στο οποίο εστιάζει η ενημέρωση ή / και γιατί δημιουργήσατε αυτήν την ενημέρωση.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε κάτι σαν: "Υπήρξε αύξηση του αριθμού των βίαιων περιστατικών εκφοβισμού σε σχολεία στην περιοχή της Ουτρέχτης." Οι τρέχουσες πειθαρχικές πολιτικές ενδέχεται να μην επαρκούν για την αντιμετώπιση αυτού του ζητήματος. "
2. Δώστε μια επισκόπηση των πιο σημαντικών γεγονότων / ιστορικών. Η επόμενη ενότητα, "Σκέψεις" ή "Ιστορικό" θα πρέπει να παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση του προβλήματος ή του ζητήματος, εστιάζοντας στην πρόσφατη ανάπτυξη ή / και την τρέχουσα κατάσταση.
   • Αυτή η ενότητα θα πρέπει να περιλαμβάνει τις απαραίτητες πληροφορίες ώστε ο αναγνώστης να λάβει απόφαση επί του θέματος. Πληροφορίες που δεν είναι απαραίτητες για το σκοπό αυτό, όσο ενδιαφέρουσες και αν είναι, μπορούν να παραλειφθούν.
   • Εάν δεν το έχετε κάνει ήδη, κάντε κάποια έρευνα πριν γράψετε αυτήν την ενότητα. Οι πληροφορίες σε αυτήν την ενότητα θα πρέπει να είναι όσο το δυνατόν ακριβέστερες, συγκεκριμένες και ενημερωμένες.
   • Εάν είναι απαραίτητο, μεταφράστε τις πληροφορίες για το κοινό σας για να καταστήσετε αυτήν την ενότητα σαφή και απλή. Αποφύγετε την ορολογία, την τεχνική γλώσσα ή πληροφορίες που δεν ενδιαφέρουν άμεσα το κοινό.
   • Χρησιμοποιήστε στατιστικά στοιχεία και δεδομένα, όπου χρειάζεται, αλλά εξηγήστε πράγματα με όρους που το κοινό σας θα μπορεί να κατανοήσει γρήγορα και εύκολα.
3. Αφήστε τη γνώμη σας έξω. Η γνώμη σας σχετικά με αυτήν την κατάσταση ή / και τι πρέπει να γίνει γι 'αυτήν δεν ανήκει σε αυτήν την ενότητα. Παραμείνετε στα γεγονότα.
   • Ωστόσο, μπορείτε να επιλέξετε να συζητήσετε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των διαφόρων προτεινόμενων ή τρεχουσών ενεργειών, εντοπίζοντας τα πλεονεκτήματα και τις αδυναμίες κάθε μιας.

Μέρος 3 από 4: Εξαγωγή συμπερασμάτων και συστάσεων

1. Κάντε το σχετικό. Η ενημέρωσή σας θα πρέπει να ολοκληρωθεί με ενότητες όπως "Συμπέρασμα" ή / και "Προτάσεις" ή "Επόμενα βήματα". Ένα τέτοιο κλείσιμο θα πρέπει να διευκρινίσει γιατί αυτό το θέμα πρέπει να θεωρηθεί σημαντικό από τον αναγνώστη σας.
   • Προσπαθήστε να συνδέσετε το θέμα απευθείας με το ενδιαφέρον του αναγνώστη, για να κάνετε την ενημέρωσή σας πιο συναρπαστική.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν, "Τα περιστατικά εκφοβισμού οδηγούν τους γονείς να εξετάσουν το ιδιωτικό σχολείο. Συνδέονται με χαμηλότερα σκορ δοκιμών και ποσοστά επιτυχίας, κάνοντας τα σχολεία μας να φαίνονται λιγότερο αποτελεσματικά στα μάτια της κοινωνίας. Μειώνουν τις πιθανότητες της περιοχής να παρέχει χρηματοδότηση με κρατικές επιχορηγήσεις και ιδιωτικές χρηματοδοτήσεις. "
2. Προτείνετε μια λύση. Πολλές ενημερώσεις προσφέρουν μια προτεινόμενη λύση στο πρόβλημα που περιγράφεται, συνδέοντας το ζήτημα με μια αλλαγή πολιτικής για τη βελτίωση της κατάστασης.
   • Ορισμένες ενημερώσεις περιγράφουν τις προτεινόμενες λύσεις σε μια ενότητα με τίτλο "Προτάσεις", αλλά ορισμένοι συγγραφείς προτιμούν τα "Επόμενα βήματα", επειδή πιστεύουν ότι έχει μια πιο απαλή αίσθηση και είναι λιγότερο αλαζονική ή επιθετική. Θυμηθείτε, είναι ο αναγνώστης που έχει τον τελευταίο λόγο και παίρνει την απόφαση για το θέμα, όχι εσείς.
   • Αυτή η ενότητα δεν χρειάζεται να είναι "ισορροπημένη" όπως η ενότητα "Ιστορικό". Αυτό μπορεί να είναι ένα μέρος για να εκφράσετε τη γνώμη σας σχετικά με το τι πρέπει να γίνει.
   • Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι δεν χρειάζεται να δώσετε συγκεκριμένη λύση. Εναλλακτικά, μπορείτε απλά να απαριθμήσετε ορισμένες επιλογές με τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους, και να παροτρύνετε τον αναγνώστη να εξετάσει αυτές τις επιλογές και να αναλάβει δράση με κάποιο τρόπο για να αντιμετωπίσει αυτό το ζήτημα. Δεν χρειάζεται απαραίτητα να καθορίσετε ποια ενέργεια θα ήταν πιο κατάλληλη.
3. Χρησιμοποιήστε στοιχεία για να υποστηρίξετε το επιχείρημά σας. Οι προτάσεις σας σε αυτήν την τελευταία ενότητα θα πρέπει να ρέουν λογικά από τις πληροφορίες στις προηγούμενες ενότητες. Χρησιμοποιήστε τα γεγονότα που έχετε παρουσιάσει για να δείξετε γιατί η λύση που προτείνετε είναι μια καλή λύση.
   • Βεβαιωθείτε ότι οποιαδήποτε λύση που προτείνετε είναι σαφής και σχετίζεται άμεσα με το ζήτημα, όπως το έχετε περιγράψει. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι αναφέρατε την έλλειψη προγραμμάτων πρόληψης εκφοβισμού στην προηγούμενη ενότητα. Σε αυτήν την ενότητα, είναι λογικό να προτείνουμε ένα τέτοιο πρόγραμμα και ίσως να επισημάνω σε άλλα σχολεία την αποτελεσματικότητά τους. Εάν δεν έχετε αναφέρει ακόμη προγράμματα πρόληψης, μια λύση όπως αυτή φαίνεται άσκοπη.

Μέρος 4 από 4: Έλεγχος της ενημέρωσης

1. Κάντε την ενημέρωση πιο περιεκτική. Η ενημέρωση δεν πρέπει να υπερβαίνει τις δύο σελίδες. Εάν η ενημέρωση έχει διαρκέσει περισσότερο από αυτό, πρέπει πρώτα να αναζητήσετε κομμάτια στη φάση ελέγχου που μπορούν να παραλειφθούν.
   • Αναζητήστε πληροφορίες που δεν σχετίζονται με ή είναι λιγότερο σημαντικές για το θέμα και αφαιρέστε αυτό το υλικό, ειδικά εάν δεν σχετίζεται με τις λύσεις που προσφέρετε.
   • Υπό το ίδιο πρίσμα, δεν πρέπει να λείπουν σημαντικές πληροφορίες που απαιτούνται για να καταστήσετε το επιχείρημά σας σαφές και πειστικό. Ίσως χρειαστεί να ανταλλάξετε ορισμένα στοιχεία με άλλο.
   • Προσπαθήστε να βρεθείτε στα χέρια ενός πολιτικού ή γραφειοκράτη κατά την επεξεργασία του κειμένου σας. Σκεφτείτε πόσες πληροφορίες λαμβάνουν αυτά τα άτομα κάθε μέρα. Μην συμβάλλετε στο πρόβλημα. Γίνετε μέρος της λύσης παρέχοντας τις απαραίτητες πληροφορίες για να λάβετε μια απόφαση - όχι περισσότερο, όχι λιγότερο.
2. Καταργήστε την τεχνική γλώσσα. Κατά τη διάρκεια της φάσης επεξεργασίας, δώστε προσοχή στην τεχνική γλώσσα ή στη γλώσσα που θα κάνει την ενημέρωσή σας λιγότερο προσβάσιμη. Ακόμα κι αν προσπαθήσατε να το αποφύγετε κατά τη σύνταξη της ενημέρωσης, είναι πιθανό ορισμένοι περίπλοκοι όροι να έχουν εισέλθει στο έγγραφο.
   • Ειδικά αν είστε ειδικός σε ένα θέμα για το οποίο γράφετε, είναι εύκολο να ξεχάσετε για μια στιγμή ότι η καθημερινή γλώσσα για εσάς μπορεί να είναι δύσκολη για τους άλλους να κατανοήσουν.
   • Λάβετε υπόψη ότι για άτομα που δεν είναι πολύ εξοικειωμένα με ένα θέμα, δεν είναι επίσης πάντα σαφές γιατί κάτι είναι σημαντικό. Οι υπεύθυνοι χάραξης πολιτικής συνήθως δεν μπορούν να είναι ειδικοί σε κάθε θέμα για το οποίο πρέπει να λάβουν αποφάσεις.
3. Βεβαιωθείτε ότι η δομή έχει νόημα. Βεβαιωθείτε ότι τα κύρια γεγονότα που έχετε καταγράψει προκύπτουν λογικά από το θέμα καθώς το έχετε συνοψίσει. Επίσης, ελέγξτε ξανά ότι όλες οι λύσεις που προτείνετε αντιμετωπίζουν αυτές τις πιο σημαντικές εκτιμήσεις.
4. Ελέγξτε προσεκτικά την εργασία σας για σφάλματα. Αφού ελέγξετε τη διάρκεια και τη ροή της ενημέρωσης, ελέγξτε προσεκτικά το κείμενο για άλλη μια φορά για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν εισέλθει λάθη.
   • Μια ενημέρωση με ορθογραφία, στυλ ή γραμματικά λάθη γίνεται λιγότερο σοβαρή από τον αναγνώστη. Μπορεί να κάνετε καλύτερα από το κακό, υποβάλλοντας ένα τόσο σύντομο, καθώς μπορεί να δυσφημίσει την προοπτική σας.

Συμβουλές

• Παρακολουθήστε ενημερώσεις γραμμένων από εξέχοντες ηγέτες και καθηγητές για να μάθετε για το στυλ πειθώ τους.
• Λάβετε υπόψη ότι ενώ η ενημέρωσή σας μπορεί να απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο, άλλοι - το προσωπικό, οι συνάδελφοι και ακόμη και τα μέσα ενημέρωσης - μπορεί να το διαβάσουν. Αυτός είναι ένας καλός λόγος για να διατηρήσετε τη γλώσσα σας όσο το δυνατόν πιο προσιτή, ακόμη και αν ο προοριζόμενος αναγνώστης έχει κάποια γνώση του θέματος.