Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 2: Γράψτε μια αναφορά
• Μέθοδος 2 από 2: Δώστε μια προφορική αναφορά

Δεν είναι πάντα εύκολο να βρεις δουλειά. Μια θετική και ενθουσιώδης αναφορά από έναν συνάδελφο μπορεί στη συνέχεια να κάνει τη διαφορά. Εάν θέλετε να δώσετε μια θετική αναφορά για έναν συνάδελφο ή έναν πρώην συνάδελφο, σκεφτείτε προσεκτικά πώς τους περιγράφετε. Αυτό που λέτε για τον συνάδελφό σας και πώς το λέτε, μπορεί να βοηθήσει τον συνάδελφό σας να πάρει τη δουλειά του ονείρου του.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 2: Γράψτε μια αναφορά

1. Προσφορά για να γράψετε ένα θετικό γράμμα. Εάν κάποιος σας πλησιάσει για να παράσχετε μια αναφορά, σκεφτείτε εάν θέλετε πραγματικά να το κάνετε αυτό. Εάν είχατε καλές εμπειρίες με αυτό το άτομο και μπορείτε να πείτε πράγματα για αυτό που θα τους βοηθήσουν να βρουν τη δουλειά, προσφέρετε να γράψετε ένα θετικό γράμμα.
   • Μην προσφέρετε να γράψετε ένα γράμμα εάν δεν μπορείτε να γράψετε κάτι θετικό. Δεν θέλετε να μειώσετε τις πιθανότητες του άλλου.
   • Προσφέρετε να παρέχετε αναφορά μόνο εάν έχετε συνεργαστεί με αυτό το άτομο για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Είναι δύσκολο να κρίνεις πώς είναι κάποιος αν έχεις δουλέψει μαζί του για μικρό χρονικό διάστημα.
   • Βεβαιωθείτε ότι είστε το σωστό άτομο για την παροχή της αναφοράς. Ελέγξτε αν υπάρχουν κανόνες στην εταιρεία σας σχετικά με την αναφορά σε συναδέλφους.
2. Συγκεντρώστε πληροφορίες για να συμπεριλάβετε στην επιστολή σας. Ρωτήστε το άτομο για το οποίο γράφετε την επιστολή, τι είδους δουλειά είναι η επιστολή και ποια χαρακτηριστικά είναι σημαντικά γι 'αυτήν. Αναφέρετε επίσης ό, τι γνωρίζετε για το άτομο για το οποίο γράφετε την επιστολή και τι ταιριάζει στη δουλειά.
   • Ρωτήστε το άτομο για το οποίο γράφετε την επιστολή τι είδους δουλειά είναι. Ποιες δραστηριότητες αποτελούν μέρος της εργασίας; Ποιες δεξιότητες είναι σημαντικές για αυτό; Ποια προσωπικά χαρακτηριστικά;
   • Διαβάστε ξανά τα email σας με τον άλλο για να δείτε ποια είναι η μέθοδος του άλλου ατόμουΤι δείχνει τον επαγγελματισμό και την καταλληλότητά του για τη νέα δουλειά; Εάν έχετε πρόσβαση σε αυτό, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αναφορές αξιολόγησης.
3. Συντάξτε ένα γράμμα σε προσχέδιο. Συμπεριλάβετε όλες τις πληροφορίες που έχετε συλλέξει σε μια επιστολή. Αυτό δεν πρέπει να είναι ένα τέλειο γράμμα. Βάλτε τα κύρια σημεία σε χαρτί. Με αυτόν τον τρόπο δεν ξεχνάτε τα πιο σημαντικά πράγματα. Γράψτε το γράμμα με θετικό τρόπο.
   • Μια αναφορά έχει μήκος μία ή δύο σελίδες. Εάν κάνετε το γράμμα μεγαλύτερο, οι πιθανότητες είναι ότι ο μελλοντικός εργοδότης δεν θα διαβάσει ολόκληρη την επιστολή. Στη συνέχεια, μπορεί να χάσει σημαντικές πληροφορίες.
   • Ξεκινήστε την επιστολή σας με μια σύντομη εισαγωγή. Αναφέρει το όνομα του ατόμου για το οποίο γράφετε την επιστολή, τη δουλειά για την οποία ζητάτε και ότι το συνιστώνετε για τη συγκεκριμένη εργασία. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: «Θα ήθελα να συστήσω τον Chris Smit για τη θέση του υπευθύνου προϊόντος. Ο Κρις ήταν μεγάλος συνεισφέρων στη δουλειά μου / αυτήν την εταιρεία και νομίζω ότι θα είναι πολύτιμος για την ομάδα σας. "
   • Στη συνέχεια, σε μία έως τρεις παραγράφους, εξηγήστε πόσο καιρό γνωρίζετε το άτομο, τον ρόλο που συνεργάσατε, ποιες είναι οι πιο σημαντικές δεξιότητες αυτού του ατόμου και πώς ο νέος εργοδότης μπορεί να επωφεληθεί από αυτές τις δεξιότητες. Εξηγήστε γιατί το άτομο είναι ο καλύτερος υποψήφιος για τη δουλειά.
   • Μπορείτε να περιγράψετε τον χαρακτήρα του ατόμου στην επιστολή, αλλά είναι προτιμότερο να μην συμπεριλάβετε προσωπικά στοιχεία. Οι προσωπικές πληροφορίες είναι συχνά πολύ υποκειμενικές. Εάν εξακολουθείτε να θέλετε να ηχογραφήσετε κάτι, συζητήστε το με το άτομο για το οποίο γράφετε την επιστολή.
   • Τερματίστε την επιστολή σας με μια παράγραφο που συνοψίζει ότι συνιστούμε θερμά το άτομο. Αναφέρετε επίσης σε αυτήν την παράγραφο ότι είστε διαθέσιμοι για να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που μπορεί να έχει ο υποψήφιος εργοδότης. Για παράδειγμα, γράψτε: «Με βάση τις εμπειρίες μου με τον Chris Smit, τον συνιστώ θερμά για τη θέση του διαχειριστή προϊόντων στο Product Management B.V. Αν έχετε απορίες σχετικά με αυτήν την επιστολή, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στον αριθμό τηλεφώνου 012-3456789 ή στη διεύθυνση e-mail [email protected]. "
4. Χρησιμοποιήστε θετικές και ενεργές λέξεις. Φροντίστε να χρησιμοποιήσετε θετική γλώσσα και ενεργά ρήματα για να περιγράψετε το άτομο για το οποίο γράφετε το γράμμα. Αυτό βοηθά να ζωγραφίσει μια πιο ελκυστική εικόνα αυτού του ατόμου.
   • Χρησιμοποιήστε ρήματα όπως συνεργασία, επίτευξη και προώθηση.
   • Χρησιμοποιήστε ουσιαστικά όπως παίκτης ομάδας, περιουσιακό στοιχείο και ευθύνη.
   • Χρησιμοποιήστε επίθετα όπως αξιόπιστα, έξυπνα και συμπαθητικά.
   • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λέξεις μαζί σε μια πρόταση όπως, «Ο Chris και εγώ εργαστήκαμε μαζί σε ένα πρόγραμμα μάρκετινγκ και ήταν καθοριστικός για την απόκτηση πολλών νέων πελατών. Έχει μια ισχυρή αίσθηση ευθύνης και είναι ένας συμπαθητικός παίκτης της ομάδας που θα έχει θετικό αντίκτυπο στην εταιρεία σας. "
5. Να είστε ειλικρινείς και μην το παρακάνετε. Θέλετε να παρουσιάσετε τον υποψήφιο όσο το δυνατόν καλύτερα και να μην δώσετε την εντύπωση ότι δημιουργείτε κάτι. Η γραμμή μεταξύ ειλικρίνειας και υπερβολικής είναι λεπτή.
   • Δεν χρειάζεται να πεις ότι το άτομο είναι υπέροχο αν αυτό δεν είναι αλήθεια. Επιλέξτε θετικές ιδιότητες που έχει πραγματικά το άτομο. Για παράδειγμα, "Ο Chris είναι ένας από τους πιο υπεύθυνους και συναδέλφους συναδέλφους που γνωρίζω." Όταν περιγράφετε τις τεχνικές δεξιότητες κάποιου, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κάτι σαν "Ο Chris είναι στο κορυφαίο 5% των διαχειριστών προϊόντων με τους οποίους συνεργάστηκα."
6. Ενημερώστε και ελέγξτε το γράμμα σας. Μόλις έχετε έτοιμο το γράμμα, μπορείτε να αρχίσετε να βελτιώνετε το γράμμα σας. Βεβαιωθείτε ότι οι προτάσεις λειτουργούν ομαλά, ότι η δομή είναι λογική και δείτε εάν λείπουν κάποια πράγματα που θέλετε να συμπεριλάβετε. Ελέγξτε επίσης για ορθογραφικά λάθη και γραμματική. Είναι σημαντικό το γράμμα σας να φαίνεται τακτοποιημένο.
   • Βεβαιωθείτε ότι η αναθεωρημένη έκδοσή σας είναι σωστά δομημένη, με εισαγωγή, κύριο περιεχόμενο και κλείσιμο. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι η γλώσσα σας είναι επιχειρηματική, ειλικρινής και θετική και ότι παρουσιάζετε τον υποψήφιο όσο το δυνατόν καλύτερα.
   • Εξετάστε το ενδεχόμενο να διαβάσετε το γράμμα δυνατά για να εντοπίσετε τυχόν λάθη και βεβαιωθείτε ότι το γράμμα ακούγεται επαγγελματικό.
   • Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που συμπεριλαμβάνετε στην επιστολή είναι συγκεκριμένες για τη νέα εργασία.
7. Μορφοποιήστε το γράμμα σας. Προτού μπορέσετε να στείλετε το γράμμα, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι έχει μορφοποιηθεί σωστά. Στη συνέχεια, η επιστολή σας θα ληφθεί σοβαρά υπόψη από τον πιθανό μελλοντικό εργοδότη πιο γρήγορα.
   • Εάν γράφετε το γράμμα από τη θέση σας, χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας σας για την επιστολή.
   • Εάν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο εταιρείας, η διεύθυνση του αποστολέα θα βρίσκεται ήδη στην επιστολή. Εάν χρησιμοποιείτε κενά χαρτικά, ξεκινήστε με τη διεύθυνσή σας στην κορυφή.
   • Κάτω από τη διεύθυνσή σας βρίσκεται η διεύθυνση του παραλήπτη, δηλαδή ο εργοδότης με τον οποίο υποβάλλει αίτηση το άτομο για το οποίο γράφετε την επιστολή. Εάν το γράμμα είναι πιο γενικό και το άτομο για το οποίο γράφετε το γράμμα θα ήθελε να το χρησιμοποιήσει για περισσότερες εφαρμογές (ή το άτομο δεν πρόκειται να υποβάλει αίτηση ακόμη, αλλά θα ήθελε μια αναφορά εκ των προτέρων), τότε μπορείτε να παραλείψετε τη διεύθυνση . Λάβετε υπόψη στην επιστολή σας ότι το περιεχόμενο πρέπει επίσης να είναι πιο ουδέτερο.
   • Στη συνέχεια, γράψτε το μέρος (πόλη) όπου γράφετε το γράμμα και την ημερομηνία. Κάτω από αυτό θα υπάρχει μια γραμμή θέματος, στην οποία θα αναφέρετε κάτι όπως "Σχετικά: Αναφορά Chris Smit για διαχειριστή προϊόντων κενών θέσεων".
   • Παρακάτω είναι ο χαιρετισμός, το περιεχόμενο της επιστολής και το κλείσιμο. Κάτω από το όνομά σας μπορείτε να εισαγάγετε τη θέση και τα στοιχεία επικοινωνίας σας (τηλέφωνο ή / και διεύθυνση e-mail). Φροντίστε να αφήσετε χώρο για την υπογραφή σας πάνω από το όνομά σας.
8. Διαβάστε ξανά το γράμμα προσεκτικά. Διαβάστε ξανά προσεκτικά πριν στείλετε την επιστολή. Κατά προτίμηση μία ή δύο μέρες μετά τη σύνταξη της επιστολής. Τότε το κοιτάζετε με νέα εμφάνιση και μπορεί να δείτε λάθη που δεν είχατε ξαναδεί.

Μέθοδος 2 από 2: Δώστε μια προφορική αναφορά

1. Ελέγξτε αν υπάρχουν κανόνες στην εταιρεία σας σχετικά με την αναφορά σε συναδέλφους. Ορισμένες εταιρείες δεν σας επιτρέπουν να μιλάτε επ 'αόριστον για τη δουλειά κάποιου. Ορισμένες δραστηριότητες μπορεί να είναι εμπιστευτικές. Ελέγξτε τι μπορείτε και τι δεν μπορείτε να πείτε προτού συμφωνήσετε να δώσετε μια προφορική αναφορά.
2. Συμφωνώ να παράσχετε μια προφορική αναφορά. Εάν ένας υπάλληλος ή συνάδελφος σας ζητήσει να δώσετε μια αναφορά, το κάνετε μόνο εάν μπορείτε να δώσετε μια θετική αναφορά. Εάν έχετε καλές εμπειρίες με τον άλλο και πιστεύετε ότι είναι πράγματι κατάλληλοι για τη δουλειά, συμφωνήστε να δώσετε μια αναφορά.
   • Μην προσφέρετε να γίνετε χορηγός εάν δεν έχετε θετική ιστορία για το άλλο άτομο. Δεν θέλετε να μειώσετε τις πιθανότητες του άλλου στην εργασία.
   • Συμφωνείτε να μιλήσετε με έναν υποψήφιο εργοδότη μόνο εάν έχετε συνεργαστεί με τον άλλο για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα. Είναι δύσκολο να απαντήσεις σε ερωτήσεις σχετικά με το πώς λειτουργεί το άλλο άτομο και σε τι είναι καλό όταν γνωρίζεις ο ένας τον άλλον μόνο για λίγους μήνες.
   • Βεβαιωθείτε ότι είστε το σωστό άτομο για την παροχή της αναφοράς. Ίσως ένας συνάδελφος που έχει συνεργαστεί με τον άλλο για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα είναι πολύ πιο κατάλληλος.
3. Ρωτήστε το άτομο για το οποίο δίνετε την αναφορά για πληροφορίες. Ρωτήστε το άλλο άτομο για ποιο είδος εργασίας είναι η αναφορά και ποια χαρακτηριστικά είναι σημαντικά γι 'αυτήν.
   • Ζητήστε πληροφορίες σχετικά με την κενή θέση. Τι είδους θέση είναι, ποια είναι η κουλτούρα της εταιρείας και πώς το άτομο για το οποίο παρέχετε την αναφορά πιστεύει ότι η εμπειρία του / της είναι κατάλληλη για αυτήν τη θέση;
   • Σκεφτείτε τις δικές σας εμπειρίες με τον άλλο. Σε ποια έργα έχετε συνεργαστεί, ποιες θετικές ιδιότητες βλέπετε στο άλλο; Εάν έχετε πρόσβαση σε αυτό, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αναφορές αξιολόγησης.
   • Διαβάστε ξανά τα email σας με τον άλλο για να δείτε ποια είναι η μέθοδος του άλλου ατόμου Τι δείχνει τον επαγγελματισμό και την καταλληλότητά του για τη νέα δουλειά;
4. Προγραμματίστε ένα τηλεφωνικό ραντεβού. Οι περισσότερες προφορικές αναφορές δίνονται μέσω τηλεφώνου. Προγραμματίστε ένα τηλεφωνικό ραντεβού με τον πιθανό μελλοντικό εργοδότη του ατόμου για το οποίο παρέχετε την αναφορά. Ο προγραμματισμός ραντεβού αντί για απλή κλήση, σας δίνει την ευκαιρία να καλέσετε σε μια ήσυχη στιγμή, χωρίς περισπασμούς. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να παρέχετε καλύτερα μια συνεκτική, θετική αναφορά.
   • Ρωτήστε το άτομο για το οποίο παρέχετε την αναφορά για στοιχεία επικοινωνίας του υποψήφιου εργοδότη ή ζητήστε του να παράσχει τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε αυτόν τον εργοδότη.
   • Φροντίστε να προγραμματίσετε το ραντεβού μέσω τηλεφώνου σε μια στιγμή που έχετε πραγματικά χρόνο. Μια τέτοια τηλεφωνική συνομιλία είναι συχνά σύντομη (10 έως 15 λεπτά), αλλά σχεδιάζετε πολύ χρόνο για να είστε στην ασφαλή πλευρά.
5. Κρατήστε σημειώσεις για την τηλεφωνική κλήση. Μόλις προγραμματίσετε ένα ραντεβού, μπορείτε να αναφέρετε ποιες πληροφορίες θέλετε να παρέχετε. Βάλτε τα πιο σημαντικά πράγματα (ψηφιακά) σε χαρτί. Με αυτόν τον τρόπο βεβαιωθείτε ότι δεν ξεχνάτε τίποτα κατά τη διάρκεια της συνομιλίας.
   • Επειδή δεν γνωρίζετε ποιες ερωτήσεις θα υποβάλει ο μελλοντικός εργοδότης, είναι καλύτερο να αναφέρετε όλες τις σημαντικές πληροφορίες. Τόσο για την προσωπικότητα του ατόμου για το οποίο αναφέρεστε, όσο και για τις δεξιότητές του. Αλλά και σε ποιους ρόλους έχετε συνεργαστεί και πόσο καιρό έχετε συνεργαστεί.
6. Απαντήστε σε ερωτήσεις διεξοδικά και ειλικρινά. Δίνοντας ειλικρινείς και πλήρεις απαντήσεις, δίνετε μια καλή εικόνα του υποψηφίου. Αυτός ή αυτή μπορεί στη συνέχεια να πάρει τη δουλειά που θέλει.
   • Μην το παρακάνετε. Πραγματικά δεν χρειάζεται να πείτε ότι όποιος αναφέρεστε είναι «ο μεγαλύτερος συνεργάτης ποτέ». Το να πεις ότι το άτομο "είναι ένας από τους καλύτερους συναδέλφους με τους οποίους έχεις δουλέψει ποτέ" ακούγεται πολύ πιο πειστικό.
   • Να γνωρίζετε ότι εάν είστε αισθητά ανασφαλής κατά την απάντηση σε ερωτήσεις, θα φαίνεται σαν να είστε ανέντιμοι. Εάν δεν έχετε τη σωστή απάντηση σε μια ερώτηση, μην βρείτε κάτι. Αντίθετα, ας πούμε ότι δεν συνεργαστήκατε με τον συνάδελφό σας.
7. Χρησιμοποιήστε θετικές και περιγραφικές λέξεις. Εάν απαντήσετε σε ερωτήσεις από τον μελλοντικό εργοδότη, θέλετε να βάλετε το άτομο για το οποίο δίνετε την αναφορά στο πιο θετικό φως. Αυτό τους επιτρέπει να έχουν λίγο μπροστά από άλλους υποψηφίους για τη δουλειά.
   • Υπάρχουν πολλά ρήματα, ουσιαστικά και επίθετα που είναι κατάλληλα για την περιγραφή για ποιον γράφετε την αναφορά. Όσο πιο συγκεκριμένο μπορείτε να είστε, τόσο το καλύτερο.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν "Ο Κρις είναι δημιουργικός και προσανατολισμένος στη λύση" ή "Επικοινωνεί με σαφήνεια τις ιδέες του."
   • Φροντίστε να προσδιορίσετε τις δεξιότητες που θα χρειαστεί το άτομο στη νέα εργασία.
8. Αποφύγετε τα προσωπικά θέματα. Μιλάτε μόνο για πράγματα που έχουν σημασία για το πώς το άλλο άτομο θα εκτελέσει τη νέα εργασία. Για παράδειγμα σχετικά με εξαιρετικές ηγετικές ιδιότητες ή πόσο καλός είναι στη δημιουργία μιας ομάδας. Μην μιλάτε για την ιδιωτική ζωή του ατόμου στο οποίο αναφέρεστε, καθώς θα σας κάνει και τους δύο να φαίνονται λιγότερο επαγγελματίες.
   • Μην συζητάτε για ιδιωτικά θέματα όπως θρησκεία, οικογενειακή κατάσταση, ηλικία ή υγεία.
   • Η παροχή προσωπικών πληροφοριών μπορεί να μειώσει τις πιθανότητες του άλλου να βρει τη δουλειά. Η παροχή προσωπικών πληροφοριών μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλο πρόστιμο για την εταιρεία σας.
9. Τελειώστε τη συνομιλία. Μόλις απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις του μελλοντικού εργοδότη, ολοκληρώνετε την τηλεφωνική συνομιλία. Ρωτήστε εάν ο συνεργάτης συνομιλίας σας έχει ερωτήσεις και προσφέρετε ότι μπορεί να σας καλέσει ξανά εάν υπάρχουν ερωτήσεις αργότερα. Τέλος, ευχαριστώ τον συνομιλητή σας για τη συνομιλία.