Συγγραφέας:
Tamara Smith
Ημερομηνία Δημιουργίας:
26 Ιανουάριος 2021
Ημερομηνία Ενημέρωσης:
2 Ιούλιος 2024
Περιεχόμενο
Η προετοιμασία μιας πρότασης για τη διαχείριση είναι χρήσιμη εάν δείτε ευκαιρίες για βελτίωση των διαδικασιών, αύξηση του κύκλου εργασιών ή πραγματοποίηση εξοικονόμησης. Μπορείτε επίσης να γράψετε μια πρόταση εάν δείτε κάτι που πρέπει ή μπορεί να αλλάξει στα μάτια σας. Εάν θέλετε να προετοιμάσετε μια πρόταση για τη διαχείριση της εταιρείας σας, αφιερώστε χρόνο για να συγκεντρώσετε τις απαραίτητες πληροφορίες. Συζητήστε την πρόταση με συναδέλφους για να δείτε εάν συμφωνούν. Προσεγγίστε τη διαχείριση κατάλληλα.
Για να πας
Μέρος 1 από 2: Σύνταξη της πρότασής σας
Προσδιορίστε το πρόβλημα. Είτε θέλετε να υποβάλετε μια πρόταση για τον εξορθολογισμό των διαδικασιών είτε για τη μείωση του κόστους, πρέπει να έχετε μια σαφή εικόνα για το πρόβλημα. Συχνά έχετε μια ιδέα για αυτό τον εαυτό σας, αλλά εάν θέλετε να κάνετε ένα σημείο και να λύσετε κάτι, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να περιγράψετε το πρόβλημα συνοπτικά. 
Κάντε την έρευνά σας. Προτού αρχίσετε να γράφετε την πρότασή σας, είναι σημαντικό να ελέγξετε όλα τα γεγονότα. Συζητήστε με τα ενδιαφερόμενα μέρη. Αυτό θα μπορούσε να είναι συναδέλφους, επόπτες ή πελάτες. Διαβάστε για συγκρίσιμες εταιρείες και τι μπορούν να κάνουν διαφορετικά. - Για παράδειγμα, εάν πιστεύετε ότι η εταιρεία σας πρέπει να αλλάξει τροφοδοσία, μιλήστε με τους υπαλλήλους της κουζίνας που εργάζονται για την τρέχουσα τροφοδοσία. Τι πιστεύουν; Ίσως έχουν συνεργαστεί με άλλα caterers αλλού; Τι διαφορές βλέπουν; Τι πιστεύουν οι συνάδελφοί σας για το caterer; Εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με το φαγητό, θα μπορούσε να είναι μόνο το προσωπικό σας γούστο, αντί για την ποιότητα που είναι χαμηλότερη.
Γράψτε μια περιγραφή προβλήματος. Για να παρουσιάσετε την πρότασή σας, περιγράψτε ποια είναι η τρέχουσα κατάσταση. Αναφέρετε όλα τα σχετικά γεγονότα. Για παράδειγμα ποιοι συμμετέχουν, ημερομηνίες και τοποθεσίες. Μην αποτιμήσετε ακόμη περισσότερο αυτήν την ενότητα. περιοριστείτε σε ένα αντικειμενικό σκίτσο της τρέχουσας κατάστασης. - Στο παράδειγμα του caterer μπορείτε να γράψετε για παράδειγμα: "Η εταιρεία X συνεργάζεται με την Caterer Y για 7 χρόνια. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, ο αριθμός των γευμάτων από τα οποία μπορεί να επιλεγεί μειώθηκε από πέντε σε δύο. Ο αριθμός των χορτοφαγικών πιάτων έχει μειωθεί και σε μερικές ημέρες δεν προσφέρονται καθόλου πιάτα για χορτοφάγους. "
Εξηγήστε ποια είναι η λύση σας. Αφού εντοπίσετε το πρόβλημα, περιγράψτε τη λύση που προτείνετε. Εάν η πρότασή σας αποτελείται από πολλά στοιχεία, ξεκινήστε με το πιο σημαντικό στοιχείο στην πρότασή σας. Δείξτε ότι τα ευρήματά σας βασίζονται σε έρευνα. - Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: «Σας συμβουλεύω την εταιρεία X να αλλάξει σε διαφορετικό caterer. Η εταιρεία X έχει πολλές επιλογές εδώ. Οι Caterer W και Caterer Z προσφέρουν και οι δύο περισσότερες επιλογές στα γεύματα και έχουν συγκρίσιμο επίπεδο κόστους με τον τρέχοντα πάροχο. Επιπλέον, το Cateraar Z μπορεί να καλύψει καλύτερα τις ανάγκες των υπαλλήλων μας, καθώς διαθέτουν μια μεγάλη ποικιλία πιάτων για χορτοφάγους, vegan και χωρίς γλουτένη. Αν και το Cateraar W προσφέρει λιγότερα πιάτα για χορτοφάγους, αυτά θα ήταν και μια καλή επιλογή. Έρευνες νωρίτερα φέτος δείχνουν ότι το 40% των εργαζομένων μας είναι χορτοφάγοι, το 10% είναι βίγκαν και το 2% των εργαζομένων μας ακολουθούν δίαιτα χωρίς γλουτένη. "
Κάντε ένα σχέδιο. Περιγράψτε κάθε βήμα που πρέπει να ακολουθήσετε για την εφαρμογή της πρότασης. Αναφέρετε για κάθε βήμα τι κόστος συνδέεται με αυτό το βήμα και ποιος είναι ο χρόνος παράδοσης. Να είστε διαφανείς στο οποίο το κόστος είναι σίγουρο και που εξαρτάται από ορισμένους παράγοντες. Εάν θέλετε, μπορείτε να αριθμήσετε τα βήματα. Στη συνέχεια, δώστε πιο λεπτομερείς πληροφορίες. Μην υπερεκτιμάτε τις αποδόσεις της πρότασής σας. Αναφέρετε όσο το δυνατόν πιο αντικειμενικά ποιες είναι οι αναμενόμενες αποδόσεις. - Για να αλλάξετε caterer, είναι απαραίτητο: 1. Ακύρωση της τρέχουσας σύμβασης με την Caterer Y. 2. Προσκαλέστε τους Caterer W και Caterer Z για μια δοκιμαστική συνεδρία. 3. Κάντε μια επιλογή για έναν από τους δύο τροφοδότες. 4. Συνάψτε συμβόλαιο με τον επιλεγμένο τροφοδότη. Το κόστος της νέας σύμβασης αναμένεται να είναι συγκρίσιμο με το κόστος της τρέχουσας σύμβασης με την Caterer Y. Εάν τηρήσουμε την περίοδο ειδοποίησης που συμφωνήθηκε στην τρέχουσα σύμβαση με την Caterer Y, δεν υπάρχουν έξοδα που σχετίζονται με την ακύρωση. Η μετάβαση σε διαφορετικό caterer μπορεί συνεπώς να είναι ουδέτερη από πλευράς κόστους, με πιθανές θετικές επιπτώσεις στην ικανοποίηση των εργαζομένων, επειδή η προσφορά στην καντίνα είναι αυξημένη. "
Δηλώστε ποιες αντιρρήσεις θα μπορούσαν να υπάρχουν. Δείξτε ότι αντιλαμβάνεστε ότι υπάρχουν πιθανές αντιρρήσεις για την πρόταση. Για παράδειγμα, πρέπει να αναμένεται αντίσταση από τους υπαλλήλους; Ίσως ορισμένοι συνάδελφοι είναι τεράστιοι οπαδοί του τρέχοντος caterer. Αναφέρετε τι μπορεί να γίνει για την άρση τυχόν αντιρρήσεων και την ελαχιστοποίηση των κινδύνων. 
Αναφέρετε τι απαιτείται για την εφαρμογή της πρότασης. Εάν η πρότασή σας σημαίνει ότι πρέπει να αγοραστούν αντικείμενα ή πρέπει να αναπτυχθούν επιπλέον υπάλληλοι για την υλοποίηση, αναφέρετε αυτό. Αναφέρετε επίσης ποια χρονική δέσμευση απαιτείται. Μπορείτε να το κάνετε με τη μορφή λίστας ελέγχου. Για παράδειγμα: - "Απαιτείται: ομάδα εργασίας που αξιολογεί τους διαφορετικούς συνεργάτες (4 εργαζόμενοι από διαφορετικά μέρη του οργανισμού), 2 ώρες για τη δοκιμαστική συνεδρία, 3 ώρες για να προετοιμάσει την έκθεση αξιολόγησης."
Τερματίστε με τα κύρια οφέλη. Οποιαδήποτε αλλαγή προτείνετε, επαναλάβετε στο τέλος. Συνοψίστε τα τρία πιο σημαντικά σημεία σας και ολοκληρώστε με μία συνοπτική πρόταση. Σκεφτείτε το ως εκτελεστική περίληψη. Για παράδειγμα: - Όπως δείχνει αυτή η πρόταση, η Caterer Y μείωσε το φάσμα των πιάτων τα τελευταία 7 χρόνια. Οι Caterer W και Caterer Z προσφέρουν μεγαλύτερη γκάμα με το ίδιο κόστος. Συνιστώ να οργανώσετε μια δοκιμαστική συνεδρία με αυτούς τους δύο caterers με σκοπό την επιλογή ενός νέου caterer για την εταιρεία μας. Αναμένεται ότι αυτό θα αυξήσει την ικανοποίηση και τη διατήρηση των εργαζομένων. "
- Προσδιορίστε τα οικονομικά και ποσοτικά οφέλη. Για παράδειγμα, η καινοτομία σας έχει ως αποτέλεσμα εξοικονόμηση κόστους; Στη συνέχεια, δείξτε ότι.
- Προσδιορίστε ποιοτικά οφέλη. Μερικές φορές τα πλεονεκτήματα μιας πρότασης δεν μπορούν να αναφερθούν με σκληρούς αριθμούς. Για παράδειγμα, εάν η πρότασή σας αυξάνει την ικανοποίηση των εργαζομένων, αναφέρετε αυτό. Τα ποιοτικά οφέλη μπορούν να είναι εξίσου πολύτιμα με τα ποσοτικά.
Μέρος 2 από 2: Υποβολή της πρότασής σας
Διαβάστε την πρόταση σε έναν συνάδελφο. Ζητήστε από έναν συνάδελφο να σας δώσει σχόλια σχετικά με την πρότασή σας. Ίσως ο συνάδελφός σας να συμφωνήσει πλήρως με την πρότασή σας. Εάν ο συνάδελφός σας δεν συμφωνεί πλήρως με την πρότασή σας, σκεφτείτε τις αντιρρήσεις τους. Εάν πιστεύετε ότι οι αντιρρήσεις είναι δικαιολογημένες, προσαρμόστε την πρότασή σας. Εάν πιστεύετε ότι οι αντιρρήσεις είναι δικαιολογημένες από μόνες τους, αλλά δεν οδηγούν σε διαφορετικό συμπέρασμα, αναφέρετε τις αντιρρήσεις στην ενότητα στην οποία εξηγείτε τις πιθανές αντιρρήσεις για την πρόταση. 
Ξύστε. Μόλις η πρότασή σας είναι έτοιμη και την έχετε δοκιμάσει από κάποιον άλλο, εξετάστε την ξανά προσεκτικά. Όλες οι προτάσεις λειτουργούν καλά, δεν υπάρχουν ορθογραφικά λάθη, είναι αρκετά συνοπτική. Δεν θέλετε η πρότασή σας να είναι πολύ μεγάλη, γιατί τότε η διεύθυνση ενδέχεται να μην την διαβάσει. Το πολύ δύο σελίδες έχει ωραίο μήκος. 
Υποβάλετε την πρόταση στη διεύθυνση. Μόλις ολοκληρωθεί η πρότασή σας, προσδιορίστε σε ποιον θα την υποβάλετε. Σε ορισμένους οργανισμούς είναι σαφές ποιος έχει τη γνώμη για ένα συγκεκριμένο θέμα. Αυτό είναι λιγότερο σαφές σε άλλους οργανισμούς. Ρωτήστε με ποιον να επικοινωνήσετε. Συχνά οι γραμματείς το γνωρίζουν καλά. - Μόλις βρείτε το σωστό άτομο, προσπαθήστε να προγραμματίσετε μια φυσική συνάντηση μαζί τους για να συζητήσετε την πρόταση. Με αυτόν τον τρόπο λαμβάνετε περισσότερη προσοχή για την πρόταση παρά όταν την στέλνετε σε χαρτί ή μέσω e-mail.
