Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 2: Δημιουργήστε ένα σχέδιο για τη διαχείριση της οργανωτικής αλλαγής
• Μέθοδος 2 από 2: Παρακολούθηση αλλαγών σε ένα έργο
• Συμβουλές

Υπάρχουν δύο τύποι σχεδίων διαχείρισης αλλαγών. Κάποιος ασχολείται με τον αντίκτυπο που έχει μια αλλαγή σε έναν οργανισμό και την εξασθένιση της μετάβασης. Το άλλο κάνει αλλαγές σε ένα έργο και παράγει μια σαφή καταγραφή των προσαρμογών ή των αλλαγών που έγιναν στο προϊόν σε επίπεδο έργου. Και τα δύο σχέδια στοχεύουν στην επικοινωνία με σαφήνεια για το τι πρέπει να γίνει σωστά και με ακρίβεια.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 2: Δημιουργήστε ένα σχέδιο για τη διαχείριση της οργανωτικής αλλαγής

1. Δείξτε τους λόγους της αλλαγής. Λίστα παραγόντων που οδήγησαν στην απόφαση για αλλαγή, όπως κενά απόδοσης, νέα τεχνολογία ή αλλαγή στη δήλωση αποστολής του οργανισμού.
   • Μια πιθανή προσέγγιση είναι να περιγράψουμε την τρέχουσα κατάσταση του οργανισμού και τη μελλοντική κατάσταση που θέλει να επιφέρει αυτό το σχέδιο.
2. Προσδιορίστε τι αλλαγή να κάνετε και το μέγεθος της. Περιγράψτε εν συντομία την αναμενόμενη φύση του σχεδίου διαχείρισης αλλαγών. Καθορίστε εάν αυτό θα επηρεάσει τις περιγραφές θέσεων εργασίας, τις διαδικασίες, την πολιτική ή / και τη διαρθρωτική οργάνωση. Αναφέρετε τα τμήματα, τις ομάδες εργασίας, τα συστήματα ή άλλους τομείς που θα υποστούν αλλαγές.
3. Αναφέρετε την υποστήριξη των ενδιαφερομένων. Αναφέρετε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη που επηρεάζονται από το σχέδιο, όπως, για παράδειγμα, διευθυντικά στελέχη, διαχειριστές έργων, χορηγούς έργου, τελικούς χρήστες ή / και υπαλλήλους. Γράψτε σε κάθε ομάδα εάν ο ενδιαφερόμενος υποστηρίζει την αλλαγή.
   • Μπορείτε να εμφανίσετε ένα γράφημα για να κοινοποιήσετε αυτά τα δεδομένα σύντομα και καθαρά. Μπορείτε να διαιρέσετε τα γραφήματα σε "Ευαισθητοποίηση", "Επίπεδο υποστήριξης" και "Επιρροή" για κάθε ενδιαφερόμενο, με βάση μια υψηλή / μέση / χαμηλή βαθμολογία.
   • Εάν είναι δυνατόν, μπορείτε να πραγματοποιήσετε συνομιλίες ένας προς έναν για να ζητήσετε υποστήριξη.
4. Συγκεντρώστε μια ομάδα διαχείρισης αλλαγών. Αυτή η ομάδα είναι υπεύθυνη για την καλή επικοινωνία με όλους τους ενδιαφερόμενους, καταγράφοντας τις ανησυχίες και διασφαλίζοντας ότι η διαδικασία αλλαγής είναι όσο το δυνατόν πιο ομαλή. Επιλέξτε άτομα που απολαμβάνουν μεγάλη αξιοπιστία στην εταιρεία και έχουν καλές δεξιότητες επικοινωνίας.
   • Αυτή η ομάδα περιλαμβάνει έναν εκκινητή της διαδικασίας αλλαγής από το υψηλότερο επίπεδο διαχείρισης. Τονίστε ότι αυτό συνεπάγεται πραγματικά ενεργό έργο για την προώθηση των αλλαγών και ότι δεν πρόκειται μόνο για την έγκριση του σχεδίου.
5. Αναπτύξτε μια προσέγγιση για να συμπεριλάβετε το εκτελεστικό προσωπικό του οργανισμού. Είναι υψίστης σημασίας να λάβετε υποστήριξη από τους ηγέτες του οργανισμού για να επιτύχετε την αλλαγή. Ζητήστε από κάθε εκτελεστικό μέλος του προσωπικού να σχολιάσει την αλλαγή και να συνεργαστεί με κάθε άτομο για να αναλάβει ενεργό ρόλο στην προώθηση της αλλαγής.
6. Προετοιμάστε ένα σχέδιο για κάθε ενδιαφερόμενο. Για κάθε ενδιαφερόμενο, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που υποστηρίζουν την αλλαγή, αξιολογήστε τους κινδύνους και τις ανησυχίες. Αναθέστε στην ομάδα διαχείρισης αλλαγών να επιλύσετε αυτά τα προβλήματα.
7. Εκπονήστε ένα σχέδιο επικοινωνίας. Η επικοινωνία είναι το πιο σημαντικό μέρος του σχεδίου διαχείρισης αλλαγών. Επικοινωνήστε σε τακτική βάση με οποιονδήποτε του οποίου η εργασία επηρεάζεται από τις αλλαγές. Δώστε έμφαση στους λόγους για τις αλλαγές και τα οφέλη που συνοδεύουν.
   • Τα ενδιαφερόμενα μέρη θα πρέπει να έχουν τη δυνατότητα αμφίδρομης επικοινωνίας πρόσωπο με πρόσωπο. Οι ιδιωτικές συναντήσεις είναι πολύ σημαντικές.
   • Η επικοινωνία πρέπει να προέρχεται από τον επικεφαλής εκκινητή της αλλαγής, από τον άμεσο επόπτη κάθε υπαλλήλου και από οποιονδήποτε πρόσθετο εκπρόσωπο που εμπιστεύεται ο ενδιαφερόμενος. Όλες οι επικοινωνίες πρέπει να μεταφέρουν ένα συνεπές μήνυμα.
8. Μάθετε από πού προέρχεται η αντιπολίτευση. Οι αλλαγές οδηγούν πάντα σε αντιπολίτευση. Αυτό συμβαίνει σε ατομικό επίπεδο, οπότε μιλήστε με τους ενδιαφερόμενους προσωπικά για να μάθετε γιατί. Παρακολούθηση παραπόνων, ώστε η ομάδα διαχείρισης αλλαγών να μπορεί να τα επιλύσει. Αυτά περιλαμβάνουν ιδίως:
   • οι άνθρωποι δεν έχουν κίνητρο να αλλάξουν ή δεν έχουν αίσθηση επείγοντος
   • οι άνθρωποι δεν καταλαβαίνουν τη μεγαλύτερη εικόνα ή γιατί είναι απαραίτητες οι αλλαγές
   • υπάρχει έλλειψη συμμετοχής στη διαδικασία
   • Οι άνθρωποι είναι αβέβαιοι για τη δουλειά τους, τη μελλοντική τους θέση ή τις απαιτήσεις και τις δεξιότητές τους
   • η διοίκηση δεν ανταποκρίνεται στις προσδοκίες σχετικά με την εφαρμογή ή την ανακοίνωση των αλλαγών
9. Αντιμετωπίστε εμπόδια. Πολλά παράπονα μπορούν να αντιμετωπιστούν επικοινωνώντας πιο εντατικά ή αλλάζοντας τη στρατηγική επικοινωνίας, ώστε να συζητηθούν συγκεκριμένα προβλήματα. Άλλα παράπονα απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις που μπορούν να ενσωματωθούν στο σχέδιό σας ή να ανατεθούν στην ομάδα διαχείρισης αλλαγών για την εφαρμογή τους. Σκεφτείτε ποια από αυτές τις προσεγγίσεις ταιριάζει στην κατάσταση στον οργανισμό σας:
   • Για αλλαγές στις περιγραφές ή τις διαδικασίες εργασίας, δώστε προτεραιότητα στην εκπαίδευση των εργαζομένων.
   • Εάν περιμένετε μια αγχωτική μετάβαση ή μία με λίγα κίνητρα, οργανώστε μια εκδήλωση ή παρέχετε οφέλη για τους εργαζομένους.
   • Εάν οι ενδιαφερόμενοι δεν έχουν κίνητρα για αλλαγή, δώστε κίνητρα.
   • Εάν οι ενδιαφερόμενοι αισθάνονται αποκλεισμένοι, οργανώστε μια συνάντηση για να συλλέξετε σχόλια και να σκεφτείτε ποιες αλλαγές μπορείτε να κάνετε στο σχέδιο.

Μέθοδος 2 από 2: Παρακολούθηση αλλαγών σε ένα έργο

1. Ορίστε τις λειτουργίες διαχείρισης αλλαγών. Παραθέστε τις συναρτήσεις που θα εκχωρηθούν για αυτό το έργο. Περιγράψτε τις ευθύνες και τις δεξιότητες για κάθε θέση. Πρέπει να παρέχετε τουλάχιστον έναν διαχειριστή έργου για την εφαρμογή της αλλαγής σε καθημερινό επίπεδο και έναν χορηγό έργου για την παρακολούθηση της συνολικής προόδου και τη λήψη αποφάσεων διαχείρισης αλλαγών υψηλού επιπέδου.
   • Για μεγάλα έργα σε έναν μεγάλο οργανισμό, μπορείτε να διαιρέσετε το ρόλο του διαχειριστή έργου μεταξύ διαφορετικών ατόμων, το καθένα με συγκεκριμένες δεξιότητες.
2. Σκεφτείτε για τη σύσταση επιτροπής ελέγχου αλλαγών. Τα προγράμματα λογισμικού έχουν γενικά μια επιτροπή ελέγχου αλλαγών που αποτελείται από εκπροσώπους από κάθε ομάδα ενδιαφερομένων. Αυτή η επιτροπή εγκρίνει αιτήματα αλλαγής στη θέση του διαχειριστή του έργου και κοινοποιεί τις αποφάσεις στους ενδιαφερόμενους. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά για έργα που εμπλέκουν διαφορετικούς ενδιαφερόμενους φορείς και έργα των οποίων το πεδίο και οι στόχοι πρέπει να επανεκτιμηθούν.
3. Καθιερώστε μια διαδικασία για την έκδοση αιτημάτων αλλαγής. Μόλις κάποιος στην ομάδα του έργου βρει έναν τρόπο να προχωρήσει, πώς κάνετε αυτή την ιδέα πραγματικότητα; Σε αυτό το σχέδιο, περιγράψτε τη διαδικασία που εγκρίθηκε από την ομάδα. Ακολουθεί ένα παράδειγμα:
   • Ένα μέλος της ομάδας συμπληρώνει μια φόρμα για να ζητήσει μια αλλαγή και την αποστέλλει στον διαχειριστή του έργου.
   • Ο διαχειριστής έργου εισάγει τη φόρμα στο αρχείο καταγραφής αιτήσεων αλλαγής και ενημερώνει αυτό το αρχείο καταγραφής καθώς τα αιτήματα εκτελούνται ή απορρίπτονται.
   • Ο διευθυντής αναθέτει στα μέλη της ομάδας να αναπτύξουν ένα πιο λεπτομερές σχέδιο και να εκτιμήσουν την απαιτούμενη προσπάθεια.
   • Ο διαχειριστής έργου στέλνει το σχέδιο στον χορηγό του έργου για αποδοχή ή απόρριψη.
   • Η αλλαγή εφαρμόζεται. Τα ενδιαφερόμενα μέρη ενημερώνονται τακτικά για την πρόοδο.
4. Δημιουργήστε μια φόρμα για να ζητήσετε μια αλλαγή. Οι ακόλουθες πληροφορίες πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε αίτημα και να προστίθενται στο αρχείο καταγραφής:
   • ημερομηνία αλλαγής αίτησης
   • αριθμός του αιτήματος αλλαγής, το οποίο δίνεται από τον διαχειριστή του έργου
   • τίτλος και περιγραφή
   • όνομα, e-mail και αριθμός τηλεφώνου του αποστολέα
   • προτεραιότητα (υψηλή, μεσαία ή χαμηλή). Τα σχέδια επείγουσας διαχείρισης αλλαγών έχουν διαφορετικές προθεσμίες.
   • αριθμός προϊόντος και έκδοση (για έργα λογισμικού)
5. Προσθέστε επιπλέον πληροφορίες στο αρχείο καταγραφής αλλαγών. Αυτό το αρχείο καταγραφής πρέπει επίσης να καταγράφει τις αποφάσεις και την εκτέλεσή τους. Εκτός από τις πληροφορίες που παρέχονται στη φόρμα αίτησης αλλαγής, πρέπει να παρέχετε χώρο για τις ακόλουθες πληροφορίες:
   • έγκριση ή απόρριψη
   • υπογραφή του ατόμου που εγκρίνει ή απορρίπτει την αίτηση
   • προθεσμία για την εφαρμογή της αλλαγής
   • ημερομηνία λήξης της αλλαγής
6. Παρακολουθήστε τις μεγάλες αποφάσεις. Εκτός από το αρχείο καταγραφής αλλαγών που παρακολουθεί τις καθημερινές αλλαγές, μπορείτε επίσης να τηρείτε αρχείο όλων των σημαντικών αποφάσεων που λαμβάνονται. Χάρη σε αυτήν την αναφορά, είναι πιο εύκολο να βρείτε μακροπρόθεσμα έργα ή έργα που υπόκεινται σε αλλαγές στη διαχείρισή τους. Αυτή η αναφορά μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως βάση για επικοινωνία με πελάτες ή ανώτατο διοικητικό προσωπικό. Για οποιαδήποτε αλλαγή όρου, μεγέθους έργου ή απαιτήσεων έργου, επιπέδων προτεραιότητας ή στρατηγικής, παρακολουθήστε τις ακόλουθες πληροφορίες:
   • ποιος έλαβε την απόφαση
   • όταν ελήφθη η απόφαση
   • περίληψη των λόγων πίσω από την απόφαση και τη διαδικασία για την εφαρμογή της. Προσθέστε έγγραφα που σχετίζονται με αυτήν τη διαδικασία.

Συμβουλές

• Χτίστε εμπιστοσύνη και πίστη τόσο με το προσωπικό σας όσο και με τους πελάτες σας. Οι άνθρωποι αισθάνονται συχνά άβολα με την αλλαγή. Μεταδίδοντας το μήνυμα ότι βάζετε πρώτα τα συμφέροντα των υπαλλήλων σας, κερδίζετε την υποστήριξή τους.