Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέρος 1 από 3: Αναγνώριση του εαυτού σας
• Μέρος 2 από 3: Έχετε τη γνώμη σας
• Μέρος 3 από 3: Συμπλήρωση
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Εάν πρέπει συχνά να καλέσετε τους πελάτες για τη δουλειά σας, υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι συχνά θα πρέπει να αφήσετε έναν αυτόματο τηλεφωνητή. Αλλά τι ακριβώς πρέπει να πεις μετά το μπιπ; Μπορεί να προκαλεί νευρικότητα να θυμόμαστε όλες τις σχετικές πληροφορίες που πρέπει να επικοινωνείς, κάτι που μπορεί να αποτρέψει την αναφορά σημαντικών λεπτομερειών. Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα αυτόματου τηλεφωνητή, δεν θα χρειαστεί ποτέ να εγγράψετε ξανά ταραγμένα και αυτοσχέδια φωνητικά μηνύματα. Τρέχοντας γρήγορα μια λίστα ελέγχου στο μυαλό σας, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι έχετε παράσχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και ότι έχετε περισσότερες πιθανότητες να κληθείτε ξανά.

Για να πας

Μέρος 1 από 3: Αναγνώριση του εαυτού σας

1. Χρησιμοποιήστε τον σωστό τονισμό. Μόλις ξεκινήσει η εγγραφή του μηνύματός σας, θα πρέπει να μιλάτε με σαφήνεια και με ευκρίνεια. Μην προσπαθήσετε να μουρμουρίσετε ή να μιλήσετε πολύ γρήγορα. Κάντε ό, τι μπορείτε για να ακούσετε ενδιαφέρον και χαρούμενο, ώστε να τραβήξετε την προσοχή του ακροατή. Αν και ο δέκτης δεν μπορεί να σας δει, ο γενικός σας τόνος θα παραληφθεί από το τηλέφωνο, οπότε βεβαιωθείτε ότι μεταδίδετε το σωστό.
   • Διατυπώστε ό, τι λέτε. Η κακή λήψη μπορεί να παραμορφώσει τη φωνή σας και να σας κάνει να εγκαταλείψετε. Ακόμη και μια συνηθισμένη ομιλούσα φωνή μπορεί να ακούγεται σαν μουρμουρητό μέσω του τηλεφώνου.
   • Η φωνή σας πρέπει να είναι συντονισμένη με τον τύπο κλήσης που πραγματοποιείτε. Για παράδειγμα, είναι εντάξει να ακούτε χαρούμενα όταν αφήνετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο για να συγχαίρετε τον ανιψιό σας για την αποφοίτησή του από το γυμνάσιο. Ωστόσο, εάν θέλετε να εκφράσετε τα συλλυπητήριά σας σε έναν θλιβερό φίλο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι η φωνή σας είναι υπεύθυνη και σεβαστή.
2. Συμπεριλάβετε το όνομά σας. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να δηλώσετε το όνομά σας. Με αυτόν τον τρόπο, το άτομο που καλείτε θα ξέρει αμέσως με ποιον ασχολείται. Ένα απλό "αυτό είναι (το όνομά σας)" αρκεί για τις περισσότερες περιπτώσεις. Εάν δεν έχετε γνωρίσει κάποιον άλλο, μπορείτε να επιλέξετε "το όνομά μου είναι (το πλήρες όνομά σας)". Οι φίλοι και οι συγγενείς σας θα σας αναγνωρίσουν χωρίς να χρειάζεται να ταυτιστείτε. Εάν πρόκειται για επαγγελματική κλήση, το άλλο άτομο έχει αμέσως ένα όνομα για να συσχετιστεί με τη φωνή και το μήνυμα, επιτρέποντας ίσως μια πιο εξατομικευμένη μορφή επικοινωνίας.
   • Αυτό το βήμα φαίνεται προφανές, αλλά ξεχνά συχνά από τους καλούντες.
   • Εάν έχετε έναν συγκεκριμένο τίτλο εργασίας ή μια περιγραφή του εαυτού σας που μπορεί να είναι χρήσιμη για τον παραλήπτη για την παρακολούθηση, συμπεριλάβετε το μετά το όνομά σας. Για παράδειγμα, "Το όνομά μου είναι Dr. Versluis, ακτινολόγος στο Πανεπιστημιακό Νοσοκομείο του Άμστερνταμ "ή" Αυτή είναι η Ariane Janssens, η μητέρα της Chloe που είναι στην τάξη με την κόρη σου ".
3. Αφήστε τον αριθμό τηλεφώνου σας. Συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου σας αμέσως μετά την καταχώριση του ονόματός σας. Οι περισσότεροι καλούντες περιμένουν μέχρι το τέλος του αυτόματου τηλεφωνητή για να δώσουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους, αλλά εάν ο παραλήπτης δεν μπορεί να τα γράψει σωστά την πρώτη φορά, είναι υποχρεωμένοι να ακούσουν ξανά το πλήρες μήνυμα. Θυμηθείτε να μιλήσετε αργά και να διατυπώσετε τα πάντα κατά την επικοινωνία του αριθμού τηλεφώνου σας, ώστε να είναι κατανοητό.
   • Ένας απλός τρόπος για να συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου σας στην αρχή ενός μηνύματος είναι να πείτε κάτι όπως "Αυτό είναι (το όνομά σας), ο αριθμός μου είναι (ο αριθμός τηλεφώνου σας)" ή "το όνομά μου είναι (όνομα) και θα καλέσω (αριθμός ) ".
   • Παρά το γεγονός ότι οι λειτουργίες αναγνώρισης καλούντος είναι πανταχού παρούσες, συνιστάται πάντα να αφήσετε τον αριθμό τηλεφώνου σας σε περίπτωση που το άτομο που σας καλεί δεν έχει αποθηκεύσει τον αριθμό σας ή σε περίπτωση που ζητήσετε επανάκληση σε άλλον αριθμό.
4. Δώστε ένα σημείο σύνδεσης. Κατά την ακρόαση επαγγελματικών φωνητικών μηνυμάτων ή μηνυμάτων από άγνωστους αποστολείς, οι άνθρωποι θα γίνουν γρήγορα ύποπτοι ή θα χάσουν το ενδιαφέρον τους εάν δεν γνωρίζουν ποιοι είστε και γιατί καλείτε. Διαβεβαιώστε τους αναφέροντας έναν αμοιβαίο φίλο ή μια αναφορά που σας έδωσε τον αριθμό τους. Αυτό διασφαλίζει και πάλι ότι το τηλεφώνημα έρχεται πιο επαγγελματικά. Το φωνητικό ταχυδρομείο θα ακούγεται λιγότερο ενοχλητικό και θα έχετε περισσότερες πιθανότητες να λάβετε ξανά μια κλήση.
   • Προσπαθήστε να συμπεριλάβετε μια σύντομη εισαγωγή που κόβει το ενδιαφέρον του ακροατή, όπως "Έλαβα τον αριθμό σας από τον Πάτρικ, ο οποίος μου είπε ότι σκέφτεστε να πουλήσετε το σκάφος σας."
   • Ακόμα κι αν δεν πραγματοποιείτε επαγγελματική κλήση, είναι σημαντικό να βρείτε ένα σημείο επαφής για να καθησυχάσετε τον παραλήπτη. "Αυτός είναι ο Μπομπ, ο γείτονάς σας ακριβώς απέναντί ​​σας" είναι πιο προσωπικός από ό, τι "Αυτός είναι ο Μπομπ Βερμέερς".

Μέρος 2 από 3: Έχετε τη γνώμη σας

1. Σκεφτείτε τι θα πείτε εκ των προτέρων. Πριν φύγετε από έναν αυτόματο τηλεφωνητή, βεβαιωθείτε ότι έχετε ξεκάθαρη ιδέα για το τι θα πείτε. Αυτό δεν θα πρέπει να είναι πρόβλημα αν ζητάτε έναν ειδικό λόγο, αλλά η ακρόαση του ηχητικού σήματος από την άλλη άκρη και η συνειδητοποίηση ότι απαντάτε μπορεί να σας κάνει να χάσετε τον τρόπο να ξέρετε τι να πείτε. Χωρίστε τις πληροφορίες σε ξεχωριστά σημεία και καλύψτε τα όλα πριν κλείσετε το τηλέφωνο.
   • Για πολύ επείγοντα ή σημαντικά φωνητικά μηνύματα, σκεφτείτε να γράψετε εκ των προτέρων μια τραχιά έκδοση του σεναρίου.
   • Αν βρεθείτε συχνά να χάνετε το καλώδιο, απλώς εστιάστε στο να συμπεριλάβετε το όνομά σας, έναν αριθμό για να καλέσετε ξανά και τον λόγο που καλείτε με λίγα λόγια.
   • Φανταστείτε να στέλνετε ένα φωνητικό ταχυδρομείο για να παρακολουθήσετε το χθεσινό ρομαντικό απόγευμα. Διανοητικά συντάσσοντας το μήνυμά σας πριν από την εγγραφή μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στο να φαίνεται δροσερό, ήρεμο και συλλεκτικό ή τραύλισμα και νευρικό.
2. Κρατήστε το μήνυμά σας συνοπτικό. Περιορίστε τα μηνύματα αυτόματου τηλεφωνητή σας σε 20-30 δευτερόλεπτα. Δεν υπάρχουν πολλές καταστάσεις όπου ο τηλεφωνητής πρέπει να είναι μεγαλύτερος. Δεν πρέπει να βάλετε τον παραλήπτη με μια πολύ μακρά εισαγωγή ή ιστορία. Κρατήστε το συνοπτικό. Παρεμπιπτόντως, ένα σύντομο μήνυμα μπορεί να προκαλέσει περισσότερη περιέργεια και να πείσει κάποιον να επιστρέψει, όταν δεν μπορεί διαφορετικά.
   • Από την άλλη πλευρά, ένα μήνυμα αυτόματου τηλεφωνητή που είναι πολύ σύντομο μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να αισθάνεται ασήμαντο, επιτρέποντάς τους να το διαγράψουν χωρίς καν να το ακούσουν. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα όταν καλείτε με έναν ιδιωτικό αριθμό.
   • Ο σκοπός της αποχώρησης ενός αυτόματου τηλεφωνητή είναι να ωθήσει κάποιον να σας καλέσει ξανά. Δεν είναι πρόθεση να παρέχουμε όλες τις πληροφορίες, καθώς αυτός ήταν ο σκοπός της τηλεφωνικής συνομιλίας.
3. Ξεκινήστε με τις πιο σημαντικές πληροφορίες. Πηγαίνετε ευθεία και δηλώστε με σαφήνεια τον λόγο για την κλήση. Εάν ελέγχετε μόνο, για παράδειγμα όταν έχετε πρόταση αγοράς ή εάν παρακολουθείτε μια συναλλαγή ή θέλετε να επιβεβαιώσετε μια συνάντηση, πρέπει να το καταστήσετε σαφές στον παραλήπτη. Ο ακροατής σας θα χάσει γρήγορα το ενδιαφέρον εάν δεν τους πείτε εξαρχής γιατί επικοινωνείτε μαζί τους.
   • Δεν έχετε πολύ χρόνο για να διαβάσετε το θέμα σας. Εάν δεν είστε ευθεία προς τα εμπρός, ο ακροατής σας θα διαγράψει το μήνυμα προτού ακούσει τις κρίσιμες πληροφορίες.
   • Καλύτερα να πάρετε άσχημα νέα, όπως "Ο μπαμπάς είναι στο νοσοκομείο". Χρησιμοποιήστε το υπόλοιπο μήνυμα για να παρηγορήσετε και να δώσετε εξηγήσεις. Σε κάθε περίπτωση, αυτό είναι καλύτερο από το να παρακάμψετε το θέμα και να αφήσετε τον ακροατή σας να ανησυχεί.
4. Να είστε προσωπικοί και γνήσιοι. Αντισταθείτε στον πειρασμό να πάρετε μια χειροποίητη, τηλεφωνική φωνή κοινής ακρόασης. Απλώς να είστε ευγενικοί, να είστε ο εαυτός σας και να μιλάτε φυσικά. Οι άνθρωποι γνωρίζουν πότε προσπαθούν να πουλήσουν κάτι με έναν συγκεκριμένο τρόπο και είναι πιο πιθανό να σας δώσουν μια ευκαιρία, εάν αισθάνονται ότι τους αντιμετωπίζετε ως ίσοι.
   • Όταν ακούτε σαν να διαβάζετε ένα σενάριο, ο ακροατής σας θα νιώσει σαν να πραγματοποιείτε άλλη μια τηλεφωνική κλήση επειδή πρέπει.

Μέρος 3 από 3: Συμπλήρωση

1. Κάντε μια συγκεκριμένη ερώτηση ή ζητήστε κάτι. Καθώς συμπληρώνετε το μήνυμα, θα πρέπει να δηλώσετε συγκεκριμένα γιατί θέλετε ο παραλήπτης να σας καλέσει ξανά. Κάντε μια ακριβή ερώτηση ή ζητήστε κάτι που θα τους ζητήσει να απαντήσουν στο τηλέφωνο. Εάν μετά την ακρόαση του αυτόματου τηλεφωνητή αισθάνονται μπερδεμένοι ή σίγουροι για το τι ακριβώς θέλετε, τότε ο αυτόματος τηλεφωνητής έχει χάσει το σημάδι του.
   • Δοκιμάστε φράσεις όπως "Ενημερώστε με αν σας άρεσε η συνταγή που σας έστειλα" ή "Θα ήθελα πολύ να ακούσω τις σκέψεις σας σχετικά με αυτήν την πρόταση."
   • Τα άτομα έχουν περισσότερα κίνητρα να έρθουν σε επαφή όταν έχετε ένα συγκεκριμένο αίτημα αντί να πείτε απλώς "κλήση πίσω".
2. Κανονικά συμπεριλάβετε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Συμπληρώστε το μήνυμά σας αναφέροντας ξανά το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Επαναλάβετε το τραγούδι σας δύο φορές έτσι ώστε ο ακροατής να μπορεί να το γράψει σωστά και να μην παρεξηγηθεί ένας αριθμός. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τυχόν λεπτομέρειες που μπορεί να είναι χρήσιμες για την κλήση του ακροατή σας, όπως όταν είστε διαθέσιμοι και μη διαθέσιμοι και η καλύτερη ώρα της ημέρας για να καλέσετε.
   • Η αναφορά του αριθμού τηλεφώνου σας περισσότερες από δύο φορές στο τέλος μιας κλήσης είναι υπερβολική και μπορεί ακόμη και να ερμηνευθεί ως αγενής.
   • Εάν είναι ένα καθημερινό μήνυμα σε έναν φίλο ή μέλος της οικογένειας, μην ανησυχείτε για αυτό το βήμα.
3. Αποφύγετε ένα μεγάλο τέλος. Όταν είναι ώρα να κλείσετε το τηλέφωνο, μην επεκτείνετε το μήνυμα άσκοπα. Εκτός αν πρόκειται για προσωπική τηλεφωνική κλήση με αγαπημένο σας πρόσωπο, δεν χρειάζεται να ευχηθείτε σε άλλη μια ωραία μέρα. Η προσοχή του παραλήπτη θα εξαφανιστεί καθώς το μήνυμα συνεχίζεται, οπότε προσπαθήστε να μην χάσετε την εστίασή σας στο τέλος. Τους ευχαριστώ για το χρόνο τους και αφήστε το επόμενο βήμα επικοινωνίας σε αυτούς.
   • Παρακαλώ ολοκληρώστε με κάτι σαν "Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς" είναι πιο ζεστό και επομένως πιο αποτελεσματικό από τις γενικές, εμπορικές φράσεις όπως "Σας εύχομαι καλή μέρα".
   • Δεν μπορείτε να ανακεφαλαιοποιήσετε ή να συνοψίσετε την ανάρτησή σας στο τέλος. Εάν ο παραλήπτης πρέπει να ακούσει ξανά μια συγκεκριμένη λεπτομέρεια, μπορεί να αναπαράγει το μήνυμα αργότερα.

Συμβουλές

• Σκεφτείτε για λίγο για τα φωνητικά μηνύματα που λάβατε και σας έκανε να σκεφτείτε "τι θέλει αυτό το άτομο από εμένα;". Αφήστε έναν αυτόματο τηλεφωνητή που θέλετε να λαμβάνετε.
• Εάν είναι σχετικό με τον παραλήπτη, μπορείτε επίσης να δηλώσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή άλλη μέθοδο επικοινωνίας εκτός από τον αριθμό τηλεφώνου σας.
• Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία εάν μοιράζεστε πληροφορίες ευαίσθητες στο χρόνο.
• Χαμόγελο! Αυτό γίνεται αισθητό ακόμη και μέσω του τηλεφώνου.
• Εάν ζητάτε ένα ευαίσθητο θέμα, θα πρέπει να περιορίσετε τις πληροφορίες που παρέχετε στον αυτόματο τηλεφωνητή σε περίπτωση που ακούγονται από άλλα άτομα.
• Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή φυσικής καταστροφής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εξερχόμενο μήνυμα αυτόματου τηλεφωνητή για να ενημερώσετε τους ανθρώπους ότι είστε εντάξει.

Προειδοποιήσεις

• Εάν προσπαθείτε να ζητήσετε από κάποιον να σας καλέσει ξανά, μην μιλήσετε για προηγούμενες ανεπιτυχείς κλήσεις. Αυτό μπορεί να φαίνεται ενοχλημένο, κάνοντας τον ακροατή λιγότερο άνετο να μιλάτε μαζί σας.
• Σε επιχειρηματικές συνθήκες, θα πρέπει να αφήνετε πάντα έναν αυτόματο τηλεφωνητή εάν το άτομο που καλείτε δεν απαντά. Η εμφάνιση πολλαπλών αναπάντητων κλήσεων χωρίς μηνύματα αυτόματου τηλεφωνητή θα υπονομεύσει τη σημασία της επιχείρησής σας.