Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 4: Προσαρμόστε το στυλ επικοινωνίας σας
• Μέθοδος 2 από 4: Αντιμετώπιση υπαλλήλων και συναδέλφων
• Μέθοδος 3 από 4: Αντιμετώπιση συναισθηματικά φορτισμένων καταστάσεων
• Μέθοδος 4 από 4: Επικοινωνία με μεγάλες ομάδες

Για να μάθετε να επικοινωνείτε αποτελεσματικά, πρέπει να προσαρμόσετε τα πράγματα που λέτε και να γράφετε σε διαφορετικά περιβάλλοντα. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να προσαρμόσετε το στυλ επικοινωνίας σας στο κοινό σας. Στον χώρο εργασίας, αυτό σημαίνει ότι κάνεις ό, τι μπορεί για να είσαι σαφής, σεβασμός και επαγγελματίας. Όταν ασχολείστε με μια συναισθηματικά φορτισμένη κατάσταση, επικεντρωθείτε στην επικύρωση των συναισθημάτων του άλλου ατόμου και όχι στη γνώμη σας. Όταν επικοινωνείτε με μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων ή δίνετε μια παρουσίαση, μπορείτε να προσαρμόσετε τηρώντας μια σαφή δομή, τονίζοντας σημαντικά σημεία και αλληλεπιδρώντας με το κοινό για να διατηρήσετε την ενέργεια και την προσοχή τους.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 4: Προσαρμόστε το στυλ επικοινωνίας σας

1. Προσαρμόστε το λεξιλόγιό σας στο κοινό. Είναι σημαντικό να είστε σε θέση να μιλάτε σε διαφορετικά μητρώα, μερικά από τα οποία είναι επίσημα και άλλα ανεπίσημα. Στη δουλειά σας ή στην επαγγελματική σας ζωή, είναι πιθανώς σημαντικό να φαίνεστε καλά μορφωμένοι, ενημερωμένοι και στιλβωμένοι. Ωστόσο, οι φίλοι σας ενδέχεται να περιμένουν να δουν μια πιο απλή πλευρά στην προσωπικότητά σας. Προσαρμόζοντας το λεξιλόγιό σας στην κατάσταση, μπορείτε να συνδεθείτε καλύτερα με άλλα άτομα.
   • Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε λέξεις που καταλαβαίνουν άλλοι.
   • Για παράδειγμα, η αργκό και η αργκό μπορεί να είναι κατάλληλα για συνομιλία με φίλους, αλλά μπορεί να παρεμποδίσουν την καριέρα σας εάν τα χρησιμοποιήσετε στο χώρο εργασίας. Ομοίως, οι μεγάλες λέξεις και η επαγγελματική γλώσσα στην εργασία μπορούν να σας κάνουν να φαίνεστε πιο έξυπνοι, αλλά μπορεί να σας ενοχλεί και να αποξενώνετε εάν χρησιμοποιείτε τέτοια γλώσσα μεταξύ φίλων.
2. Αντικατοπτρίστε τη γλώσσα και τις κινήσεις του ατόμου με το οποίο μιλάτε. Αντικατοπτρίζοντας τη στάση του άλλου ατόμου μπορεί να τους κάνει να νιώσουν άνετα. Σας κάνει επίσης πιο πειστικό. Μπορείτε να αντιγράψετε χειρονομίες, στάση ή / και επιλογή λέξεων.
   • Μιμηθείτε μερικές από τις χειρονομίες και τις επιλογές λέξεων. Κάνοντας αυτό πολύ μπορεί να αρχίσει να τους ενοχλεί.
   • Κατοπτρίζετε μόνο κάποιον όταν θεωρείται κατάλληλο. Για παράδειγμα, εάν είστε άντρας που μιλά σε μια γυναίκα που κρατά ένα πορτοφόλι, δεν είναι καλή ιδέα να κρατάτε το χέρι σας στο πλάι σας σαν να κρατάτε και ένα πορτοφόλι.
3. Αλλάξτε τον τόνο σας ανάλογα με την κατάσταση. Ο Toon μπορεί να πει στο άλλο άτομο πολλά για την κατάσταση. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν σοβαρό τόνο όταν συζητάτε για επιχειρήσεις στο χώρο εργασίας, έναν ενθαρρυντικό τόνο κατά την αξιολόγηση ενός υπαλλήλου ή έναν περιστασιακό τόνο όταν κάνετε παρέα με φίλους.
   • Όταν προσαρμόζετε τον τόνο σας, βεβαιωθείτε ότι ο μη λεκτικός και λεκτικός σας συνδυασμός επικοινωνίας, που θα δείξει ειλικρίνεια. Για παράδειγμα, ένας σταθερός, σοβαρός τόνος θα υπονομευόταν αν θέλατε να γελάσετε και να είστε γοητευτικοί. Ένας σοβαρός τόνος θα ταιριάζει με ένα ίσιο πρόσωπο και ελαφρές χειρονομίες, ενώ ένας ενθαρρυντικός τόνος θα ταιριάζει καλά με τα νεύρα και μερικές ακόμη χειρονομίες.

Μέθοδος 2 από 4: Αντιμετώπιση υπαλλήλων και συναδέλφων

1. Προγραμματίστε προσωπικές συναντήσεις για νέα ή περίπλοκα θέματα. Επιλέξτε την προσωπική επαφή, ακόμα κι αν αισθάνεστε ότι μπορείτε να θέσετε το θέμα μέσω email ή ενημερωτικού δελτίου. Με αυτόν τον τρόπο δίνετε στους ανθρώπους την ευκαιρία να κάνουν ερωτήσεις και την ευκαιρία να παρέχουν διευκρινίσεις όπου είναι απαραίτητο.
   • Για παράδειγμα, μπορεί να πιστεύετε ότι μπορείτε να εξηγήσετε νέους κανόνες για διαλείμματα υπαλλήλων μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κρεμώντας τους κανόνες στην καντίνα.
   • Ωστόσο, εάν πραγματοποιείτε συνάντηση με τους υπαλλήλους σας, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι όλοι κατανοούν τους κανόνες και ότι μπορούν να θεωρηθούν υπεύθυνοι.
2. Συζητήστε ιδιωτικά θέματα με υφισταμένους. Ποτέ μην κρατάτε έναν συνάδελφο για λογαριασμό μπροστά σε άλλους υπαλλήλους, καθώς αυτό μπορεί να προκαλέσει δυσαρέσκεια. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να παρερμηνευθούν, επομένως είναι καλύτερα να μην θέλουμε να αντιμετωπίσουμε και τα προβλήματα των εργαζομένων με αυτόν τον τρόπο. Αντ 'αυτού, προγραμματίστε μια ιδιωτική συνάντηση για να μιλήσετε.
   • Χρησιμοποιήστε λέξεις που μπορούν να γίνουν κατανοητές από τον άλλο.
   • Ανοίξτε τη συνομιλία με κάτι σαν "Φρανκ, ήθελα να σας μιλήσω για μερικά από τα πράγματα που έχω παρατηρήσει πρόσφατα στη δουλειά σας και πώς μπορούμε να κάνουμε κάτι γι 'αυτό." Αυτό δημιουργεί έναν δυνατό, αλλά προσανατολισμένο στο μέλλον τόνο, αντί για έναν υπερβολικά κρίσιμο τόνο.
   • Στη συνέχεια, γράψτε μια σύνοψη κάθε συνάντησης και στείλτε την μέσω email σε όλους τους εμπλεκόμενους. Αυτό καθιστά την επικοινωνία ακόμα πιο ξεκάθαρη.
3. Χρησιμοποιήστε τα κοινωνικά μέσα επαγγελματικά. Μην στέλνετε προσωπικά παράπονα ή εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με την εργασία μέσω των κοινωνικών μέσων. Με λίγα λόγια, διατηρήστε την επιχείρησή σας επαγγελματία. Εάν συνήθως χρησιμοποιείτε μόνο μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να συνδεθείτε με φίλους, αυτό θα μπορούσε να σημαίνει αλλαγή του τόνου και του περιεχομένου των δημοσιεύσεών σας.
   • Διατηρήστε τις δημοσιεύσεις σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης θετικές και συνοπτικές: "Γεια Γκρόνινγκεν, ελάτε στο Totaalsport σήμερα για έκπτωση 20% σε όλο τον εξοπλισμό!"
   • Όταν επικοινωνείτε με συναδέλφους, υπαλλήλους ή πελάτες μέσω των κοινωνικών μέσων μαζικής ενημέρωσης, μείνετε μακριά από προσωπικές επιθέσεις, εξαερισμό, παράπονα και ακατάλληλες εικόνες.
   • Να γνωρίζετε ότι οτιδήποτε δημοσιεύετε στο διαδίκτυο μπορεί να το δει ο καθένας.
   • Πολλοί άνθρωποι θέλουν να διατηρούν ξεχωριστό λογαριασμό κοινωνικών μέσων - έναν για προσωπική χρήση και έναν για επαγγελματική χρήση.
4. Αναρωτιέστε τι θέλετε να μεταφέρετε εάν δεν επικοινωνείτε αυτοπροσώπως. Διαβάστε ένα email ή ένα κείμενο πριν πατήσετε "αποστολή". Εάν πρέπει να μιλήσετε ή να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνο με κάποιον, σημειώστε μερικές σημειώσεις σχετικά με το τι θέλετε να πείτε πριν ξεκινήσετε τη συνομιλία. Η επικοινωνία μέσω κειμένου μπορεί να είναι δύσκολο να ερμηνευτεί, επειδή δεν έχετε ενδείξεις με βάση τα συμφραζόμενα, όπως τον τόνο και τις εκφράσεις του προσώπου. Βεβαιωθείτε ότι είστε απολύτως σαφείς:
   • Εάν γράφετε στο χώρο εργασίας, τοποθετήστε το κύριο σημείο του email σας στη γραμμή θέματος ή, εάν βρίσκεται σε μήνυμα κειμένου, στην κορυφή. Ο παραλήπτης θα εκτιμήσει ότι εξοικονομείτε χρόνο όταν είστε άμεσος.
   • Χρησιμοποιήστε προσεκτικά τη γραμμή θέματος του email. Αποφύγετε ασαφή ή προφανή θέματα, όπως "Ειδοποίηση για Εργασία". Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε συγκεκριμένους τίτλους όπως "Συνάντηση με τον Berend Wijmans στις 16 Νοεμβρίου!"
   • Όταν βρίσκεστε στο τηλέφωνο, χρησιμοποιήστε ξεκάθαρα λεκτικά στοιχεία όπως "Λοιπόν, Νατάσα, ο λόγος που καλώ είναι να μιλήσω για τις φθίνουσες πωλήσεις" και "Αντρέ, θέλω να βεβαιωθώ ότι καταλαβαίνω. Μπορείτε να επαναλάβετε το σύνθημα ξανά;
5. Αφιερώστε χρόνο για μικρές συνομιλίες αν είστε εσωστρεφής. Κάντε ό, τι καλύτερο μπορείτε για να μιλήσετε επίσης ανεπίσημα, έτσι ώστε όταν μιλούν μαζί σας, οι άνθρωποι αισθάνονται άνετα και άνετα ανεξάρτητα από το πλαίσιο. Ακόμα κι αν είστε εσωστρεφής και δεν μιλάτε φυσικά, είναι εύκολο να βρείτε τρόπους για να κάνετε ουδέτερες συνομιλίες με ανθρώπους.
   • Παραμείνετε σε ουδέτερα, μη αμφιλεγόμενα θέματα. Για παράδειγμα, μπορείτε να μιλήσετε για δημοφιλείς τηλεοπτικές εκπομπές, φαγητό ή για κάτι που μπορείτε πάντα να χρησιμοποιήσετε: τον καιρό.
     • Για παράδειγμα, δοκιμάστε κάτι σαν "Hey, τι πιστεύετε για το τελευταίο επεισόδιο του Game of Thrones;
   • Εάν βρίσκεστε σε διευθυντική ή διευθυντική θέση, η συζήτηση ή οι καθημερινές υποθέσεις θα κάνουν τους υπαλλήλους σας να αισθάνονται ότι ανεβαίνετε στο επίπεδό τους και ότι είστε προσιτοί. Η συζήτηση για πράγματα σε έναν διευθυντή ή αφεντικό βοηθά στη δημιουργία δεσμών, καθιστώντας ευκολότερη τη συζήτηση για πιο περίπλοκα ή σοβαρά θέματα αργότερα.

Μέθοδος 3 από 4: Αντιμετώπιση συναισθηματικά φορτισμένων καταστάσεων

1. Χρησιμοποιήστε τις δηλώσεις "I" αντί για "εσείς". Ανανεώστε τα πράγματα που θέλετε να πείτε έτσι ώστε να μεταφέρετε πώς αισθάνεστε ή σκέφτεστε, αντί να εστιάζετε σε αυτό που έχει κάνει κάποιος άλλος. Αυτό θα κάνει το άλλο άτομο λιγότερο πιθανό να αισθανθεί επίθεση. Για παράδειγμα:
   • Στην εργασία, θα μπορούσατε να πείτε κάτι σαν, "Θυμάμαι να το μαθαίνω ως νέο υπάλληλο" αντί για "Δεν καταλαβαίνετε πώς λειτουργεί αυτό."
   • Ομοίως, είναι καλύτερα να μην πείτε σε έναν φίλο κάτι σαν, "Αναστατώνεστε πολύ εύκολα. Αντ 'αυτού, πείτε κάτι σαν, "Νιώθω ότι αυτό είναι κάτι που σας ενδιαφέρει πραγματικά."
2. Αναζητήστε έναν δεσμό με όποιον είναι αναστατωμένος. Ακόμα και όταν κάποιος σας ενοχλεί ή όταν προσπαθείτε να μεσολαβήσετε μεταξύ δύο μερών, θα πρέπει να κάνετε ό, τι μπορείτε για να βρείτε κοινό έδαφος σε συναισθηματικές καταστάσεις. Όταν η κατάσταση φορτίζεται συναισθηματικά, η σφυρηλάτηση δεσμών βοηθά στην αποτροπή της επίθεσης των ανθρώπων. Αυτό μπορεί επίσης να αποτρέψει κάποιον να είναι αμυντικός.
   • Τονίστε τη συνεργασία με τον τρόπο που διατυπώνετε τα πράγματα.Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε προτάσεις όπως "Μπορούμε να το κάνουμε" ή "Είμαστε σε αυτό μαζί".
3. Δείξτε ενσυναίσθηση για το άλλο πρόσωπο, παρά κριτική. Μερικές φορές όταν οι άνθρωποι είναι αναστατωμένοι πρέπει να μιλήσουν και χρειάζονται κάποιον για να ακούσει. Δείξτε ότι λαμβάνετε σοβαρά υπόψη τις ανησυχίες τους και είστε πρόθυμοι να προσπαθήσετε να καταλάβετε τι συμβαίνει. Αυτό σημαίνει προσαρμογή του τρόπου επικοινωνίας για να εστιάζουμε περισσότερο στην απάντηση σε αυτό που λέει το άλλο άτομο.
   • Πείτε κάτι σαν "Καταλαβαίνω εντελώς γιατί αναστατώνεστε" ή "Έχετε δίκιο, αυτό θα ήταν ενοχλητικό για κανέναν."
   • Αποφύγετε σχόλια όπως "Δεν χρειάζεται να είστε πολύ αναστατωμένοι γι 'αυτό" ή "Δεν καταλαβαίνω γιατί αυτό σας ενοχλεί", ακόμα κι αν αισθάνεστε έτσι.
4. Κάνε το καλύτερό σου για να δείξεις σεβασμό. Η απομάκρυνση μιας συναισθηματικά φορτισμένης κατάστασης απαιτεί αναγνώριση της εισόδου και της αξίας άλλων ανθρώπων, έτσι ώστε να μην αισθάνονται αδύναμοι ή μη αναγνωρισμένοι. Καταστήστε σαφές τι έχει κάνει καλά ο άλλος ή ποια δικαιώματα και εξουσίες έχει ο άλλος, όπως:
   • Δουλέψατε πολύ σκληρά σε αυτό, έτσι δεν είναι;
   • Νομίζω ότι το χειρίζεσαι με πολλή υπομονή.

Μέθοδος 4 από 4: Επικοινωνία με μεγάλες ομάδες

1. Προσαρμόστε την παρουσίασή σας στο κοινό σας. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε το κοινό σας, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε το μήνυμά σας στο κοινό σας. Πρέπει να γνωρίζετε ποιος είναι στο ακροατήριο, να κατανοήσετε κάπως το ιστορικό τους και γιατί συμμετέχουν στην παρουσίασή σας. Όσο περισσότερες πληροφορίες έχετε, τόσο καλύτερα μπορείτε να σχεδιάσετε την παρουσίασή σας.
   • Για παράδειγμα, εάν κάνετε μια παρουσίαση σε μια ομάδα στελεχών που βρίσκονται πάνω σας στην εταιρική ιεραρχία, η γλώσσα σας θα πρέπει να είναι επαγγελματική και στιλβωμένη και να αγνοείτε τα αστεία ή την ορολογία. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αστεία, ορολογία και απλή γλώσσα όταν μιλάτε με μια ομάδα υφισταμένων, καθώς αυτό μπορεί να βοηθήσει στη μείωση της έντασης στο δωμάτιο.
   • Λάβετε υπόψη το υπόβαθρο των ατόμων στο κοινό για να βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε γλώσσα ή παραδείγματα που είναι προσβλητικά.
2. Χαρτογραφήστε τι θέλετε να πείτε. Για να επικοινωνήσετε καθαρά με μια μεγάλη ομάδα, χρειάζεστε ένα σχέδιο για αυτό που θέλετε να πείτε, σε αντίθεση με την ανεπίσημη συζήτηση με μερικά άτομα. Διαφορετικά, κινδυνεύετε να χάσετε την προσοχή του κοινού σας. Σχεδιάστε τα ακόλουθα:
   • Τα κύρια σημεία που θέλετε να τονίσετε. Για παράδειγμα, εάν εισάγετε τη νέα στρατηγική πωλήσεων της εταιρείας σας σε τρία σημεία, σχεδιάστε να μιλήσετε λίγο πιο δυνατά όταν αναφέρετε για πρώτη φορά κάθε σημείο.
   • Στιγμές που ίσως θέλετε να επιβραδύνετε (όπως η εισαγωγή νέων ή περίπλοκων πληροφοριών).
   • Φυσικά μέρη στην παρουσίασή σας όταν μπορείτε να κάνετε παύση, όπως μετά την εισαγωγή κάθε σημείου στρατηγικής πωλήσεων τριών σημείων. Αυτό δίνει στους συμμετέχοντες χρόνο να αφήσουν τις πληροφορίες να βυθιστούν.
3. Αναφέρετε τα κύρια σημεία στην παρουσίασή σας. Χρησιμοποιήστε βασικές φράσεις για να περιγράψετε τα κύρια σημεία της συνομιλίας σας. Μπορεί να είναι δύσκολο να παρακολουθήσετε προφορικές παρουσιάσεις, αλλά αυτές οι "πινακίδες" βοηθούν το κοινό σας να παρακολουθεί το κείμενο. Οι καλές φράσεις για την υπογράμμιση είναι:
   • "Συνέχεια ..." (για να εισαγάγει ένα νέο σημείο).
   • "Όπως είπα και πριν ..." (για να υπενθυμίσω στο κοινό το κύριο σημείο σας).
   • "Για να ολοκληρώσουμε τα πράγματα ..." (για να τους ενημερώσουμε ότι πλησιάζει το τέλος του κειμένου σας).
   • Πείτε στους ανθρώπους πότε πρόκειται να απαντήσετε σε ερωτήσεις. Θα μπορούσατε να πείτε, "Αποθηκεύστε τις ερωτήσεις σας έως και μετά την παρουσίαση, τότε θα τους απαντήσω.
4. Δημιουργήστε οπτικά βοηθήματα για να δώσετε έμφαση στα πιο σημαντικά σημεία. Συγκεντρώστε μια απλή παρουσίαση διαφανειών. Χρησιμοποιήστε την προβολή διαφανειών ως τρόπο να τονίσετε σημαντικά σημεία και όχι να τα εξηγήσετε λεπτομερώς. Διαφορετικά, το κοινό σας θα παρακολουθήσει τις διαφάνειες αντί να προσέξει αυτά που λέτε.
   • Χρησιμοποιήστε μόνο μια μικρή ποσότητα κειμένου ή εικόνων ανά διαφάνεια. Για παράδειγμα, εάν περιγράφετε τρεις στόχους για τον οργανισμό σας για το επόμενο έτος, δημιουργήστε μια διαφάνεια με την ένδειξη "Στόχος 1: Αύξηση ιδιότητας μέλους κατά 10%."
   • Αυτές είναι αρκετές πληροφορίες για να υπενθυμίσουν στο κοινό το σημείο που θέλετε να κάνετε, αλλά όχι τόσο που μειώνει την προσοχή τους.
5. Αλληλεπιδράστε με το κοινό σας. Συμπεριλάβετε παύσεις στην παρουσίασή σας, κάντε ερωτήσεις και ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να κάνουν ερωτήσεις εάν χρειάζονται διευκρινίσεις για οποιαδήποτε από τις παρουσιάσεις. Μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε απευθείας σε άτομα στο κοινό, είτε με όνομα είτε με το βλέμμα τους. Αυτό βοηθά να κάνετε την παρουσίαση πιο ελκυστική, να προσελκύσετε το κοινό και να αυξήσετε τον όγκο των πληροφοριών που μπορούν να αντλήσουν από τη συνομιλία σας.