Περιεχόμενο

• Βήματα

Ο τρόπος με τον οποίο επιλέγετε να απαντήσετε σε κάποιο άτομο μπορεί να επηρεάσει τον τρόπο που εσείς και άλλοι σας αντιλαμβάνονται. Ευτυχώς, γνωρίζοντας πώς και πότε να δώσετε σχόλια είναι κάτι που μπορείτε να μάθετε να βελτιώνετε. Εάν μιλάτε με κάποιον πρόσωπο με πρόσωπο, το κλειδί είναι να τους δώσετε προσοχή και να τους αφήσετε να εκφράσουν τις σκέψεις τους προτού δώσετε μια συγκεκριμένη απάντηση. Όταν συνομιλείτε με μηνύματα κειμένου, υπάρχουν μερικοί σιωπηλοί κανόνες που πρέπει να ακολουθήσετε για να επικοινωνήσετε με επιτυχία. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η πιο επίσημη μορφή επικοινωνίας με επαγγελματικές συμβάσεις που πρέπει να ακολουθήσετε για να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά και να ανταποκριθείτε κατάλληλα.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Απάντηση σε μηνύματα κειμένου

1. 

   Χρησιμοποιήστε την καθημερινή γλώσσα όταν στέλνετε κείμενο. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η αλληλογραφία και ακόμη και η συνομιλία πρόσωπο με πρόσωπο μπορούν να πραγματοποιηθούν με πιο επίσημο τρόπο.Λόγω της σύντομης και περιορισμένης φύσης των μηνυμάτων κειμένου, η χρήση πιο χαλαρής γλώσσας είναι κατάλληλη και μεταφέρει το μήνυμα ότι η συνομιλία είναι πιο προσωπική.
   • Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "b" αντί για "εσείς" για να εξοικονομήσετε χώρο, να στείλετε ένα μήνυμα πιο γρήγορα και να εκφράσετε έναν χαλαρό τόνο.
   • Οι κανόνες στίξης είναι συνήθως πιο άνετοι στα γραπτά μηνύματα. Για παράδειγμα, ο υποχρεωτικός κανόνας των κόμματα μπορεί να κάνει τη συνομιλία να αισθανθεί βομβιστική και επίσημη.
   • Μην υποθέτετε πάντα ότι τα γραπτά μηνύματα είναι εντάξει, αλλά εάν το άλλο άτομο χρησιμοποιεί καθημερινή γλώσσα, απαντήστε σε αυτά για να τους βοηθήσετε να χαλαρώσουν.

2. 

   
   
   Υποβάλετε ανοιχτές ερωτήσεις για να αναπτύξετε συνομιλία. Εάν θέλετε να συνεχίσετε τη συνομιλία μέσω κειμένου, η υποβολή ερωτήσεων ανοιχτού κώδικα βοηθά το άλλο άτομο να μιλήσει περισσότερο και να εκφράσει τη γνώμη του για ένα θέμα. Η υποβολή ερωτήσεων που παρέχουν μια συνοπτική, ναι ή όχι απάντηση θα κάνει τη συζήτηση βαρετή.
   • Για παράδειγμα, εάν μιλάτε σε κάποιον για την επιχείρησή σας, μπορείτε να ρωτήσετε: "Πώς νιώθετε για ένα νέο έργο;"
   • Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις σκέψεις ενός ατόμου για ένα θέμα, δοκιμάστε να το στείλετε με μήνυμα, "Συμφωνώ μαζί σας, αλλά γιατί το πιστεύετε;"

3. 

   
   
   Αποφύγετε την υποβολή σκληρών ή απλών λέξεων. Τα γραπτά μηνύματα πρέπει να είναι σχετικά σύντομα, αλλά μια σύντομη ή βιαστική απάντηση μπορεί να μεταδώσει το μήνυμα ότι είστε θυμωμένοι ή αναστατωμένοι με το άτομο. Εάν απαντάτε στο μήνυμα κάποιου, στείλτε του μια ουσιαστική απάντηση που περιέχει τουλάχιστον 1 ή 2 προτάσεις.
   • Μερικές φορές είναι απολύτως αποδεκτό να απαντήσετε "OK" εάν έχει νόημα στο πλαίσιο. Ωστόσο, αποφύγετε να στείλετε ξανά τη λέξη "K", καθώς αισθάνεται βρώμικη και αγενής.

   Συμβουλή: Εάν συνήθως δίνετε σύντομες απαντήσεις, μπορείτε να συνεχίσετε.

   
   

4. 

   Χρησιμοποιήστε σημεία στίξης και emoji για να μεταφέρετε τον τόνο. Λόγω της αντικειμενικής φύσης των μηνυμάτων κειμένου, οι άνθρωποι μπορούν να κατανοήσουν τον τόνο ή τα συναισθήματα μέσω συνοπτικής γλώσσας. Μπορείτε να κοινοποιήσετε με σαφήνεια τις ιδέες σας χρησιμοποιώντας σημεία στίξης και emoji εάν το μήνυμά σας φαίνεται ασαφές.
   • Για παράδειγμα, μπορεί να απαντήσετε, "Ξέρω, ευχαριστώ. :) "τότε το κείμενο δεν αισθάνεται σαν να ενοχλείτε ή να ξαφνιάζετε το άτομο.
   • Μερικές φορές, η χρήση κουκκίδων αισθάνεται σαν να είστε θυμωμένος. Για παράδειγμα, είναι πιο άνετο να πεις "Όχι, δεν είναι εκεί" αντί να πεις "Όχι. Δεν έχει".

5. 

   Ελέγξτε το μήνυμα πριν από την αποστολή. Πριν στείλετε το μήνυμα, πρέπει να ελέγξετε γρήγορα. Ελέγξτε για τυπογραφικά λάθη και βεβαιωθείτε ότι μεταφέρετε το σωστό μήνυμα και χρησιμοποιείτε το σωστό τόνο.
   • Μόλις στείλετε το μήνυμα, δεν μπορείτε να το ανακτήσετε! Επομένως, είναι καλύτερο να κάνετε έναν γρήγορο έλεγχο πριν από την αποστολή.

6. 

   Μην στέλνετε την επόμενη παρτίδα μηνυμάτων. Πολλές ειδοποιήσεις και νήματα μηνυμάτων κειμένου μπορούν να ενοχλήσουν και να απογοητεύσουν άλλους. Στείλτε μια απάντηση που περιλαμβάνει όλα όσα θέλετε να πείτε, αντί να στέλνετε πολλά σύντομα μηνύματα.
   • Είναι επίσης φυσιολογικό να στέλνετε ένα επιπλέον κείμενο εάν ξεχάσετε το μυαλό σας ή θέλετε να διευκρινίσετε κάτι.
   • Εάν κάποιος δεν απαντήσει σε 2 μηνύματα στη σειρά, πιθανότατα δεν θέλει να σας μιλήσει ή δεν είναι στο τηλέφωνο. Σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να τους δώσετε χρόνο και χώρο για να απαντήσετε.

7. 

   Ζητήστε ένα τηλεφώνημα εάν η συνομιλία γίνει πολύ περίπλοκη για αποστολή μηνυμάτων. Τα μηνύματα κειμένου πρέπει να είναι σύντομα και συνοπτικά. Εάν η συνομιλία μέσω κειμένου αρχίσει να γίνεται πολύ αδέξια στο σημείο που δεν μπορείτε να εκφράσετε σωστά τις σκέψεις σας, ρωτήστε εάν το άτομο μπορεί να σας καλέσει ώστε να μπορείτε να μιλήσετε λεπτομερώς ή να συζητήσετε σωστά τις σκέψεις σας. Πλήρης δήλωση διατριβής.
   • Δοκιμάστε να στείλετε γραπτά μηνύματα ως εξής: "Θα είναι πιο εύκολο να το εξηγήσετε μέσω τηλεφώνου. Μπορείτε να με καλέσετε, ευχαριστώ! "
   διαφήμιση

Μέθοδος 2 από 3: Συνομιλήστε απευθείας με κάποιον

1. 

   Ακούστε προσεκτικά όταν σας μιλάει κάποιος. Κάθε φορά που κάποιος σας μιλάει, κάντε επαφή με τα μάτια και προσέξτε αυτά που λένε. Αυτό δείχνει ότι ακούτε και κατανοείτε τι λένε.
   • Δώστε πλήρη προσοχή στο ηχείο, ώστε να αισθάνονται άνετα να μιλούν μαζί σας.
   • Γείρετε πιο κοντά ή ρωτήστε τον σύντροφό σας εάν μπορείτε να μετακινηθείτε σε ένα πιο ήσυχο μέρος εάν δυσκολεύεστε να ακούσετε καθαρά.

2. 

   Δώστε προσοχή σε μη λεκτικά στοιχεία από τον ομιλητή. Η γλώσσα του σώματος μπορεί να μεταφέρει κάτι περισσότερο από τα λόγια ενός ατόμου. Ενώ κάποιος μιλάει, παρατηρήστε τη γλώσσα του σώματός του για να δείτε πώς πρέπει να ανταποκριθείτε.
   • Για παράδειγμα, εάν κάποιος συνεχίζει να κοιτάζει γύρω ή να κινεί τα πόδια του μπρος-πίσω, μπορεί να ανησυχεί ή να φοβάται. Ρωτήστε τους αν είναι εντάξει αντί να απαντήσετε σε αυτά που λένε.
   • Πρέπει επίσης να ακούσετε τον τρόπο που μιλούν. Εάν μιλούν δυνατά ή προσβλητικά, πιθανότατα είναι αναστατωμένοι ή θυμωμένοι για τη συνομιλία. Θα χρειαστείτε μια διαφορετική προσέγγιση όταν απαντάτε για να αποφύγετε περαιτέρω άγχος.

3. 

   Αποφύγετε να απαντήσετε ενώ κάποιος μιλάει. Εάν είστε πολύ ενθουσιασμένοι ή ενθουσιασμένοι για να απαντήσετε πριν κάποιος τελειώσει να μιλήσει, θα παρατηρήσει και μπορεί να αναστατωθεί. Περιμένετε έως ότου τελειώσουν να μιλούν και έχετε ακούσει όλα όσα θέλουν να πουν πριν δώσετε οποιαδήποτε απάντηση.
   • Θα ήταν αγενές να παρεμβαίνετε στις σκέψεις σας ενώ μιλάει κάποιος άλλος.

   Συμβουλή: Ακούστε και λάβετε υπόψη τα κύρια σημεία στα οποία σκοπεύετε να απαντήσετε ενώ κάποιος μιλάει, αλλά μην αγνοείτε αυτά που λένε στη συνέχεια, ώστε να μπορείτε να δώσετε πιο έξυπνες ή πιο γρήγορες απαντήσεις. γρήγορα.

4. 

   Περιμένετε μέχρι να ολοκληρώσουν την ομιλία πριν μιλήσετε. Όταν μιλάτε σε κάποιον, αφήστε τον να τελειώσει τις σκέψεις του πριν απαντήσετε. Με αυτόν τον τρόπο, θα γνωρίζετε όλα τα γεγονότα και τις πληροφορίες που θέλουν να μεταδώσουν, ώστε να μπορείτε να δώσετε διορατικές και διορατικές απαντήσεις.
   • Μερικές φορές οι άνθρωποι θα προσθέσουν λίγες περισσότερες πληροφορίες αφού έχουν τελειώσει τη συζήτηση. Για παράδειγμα, θα μπορούσαν να πουν, "Ω περιμένετε, ξέχασα να το πω αυτό." Αφήστε τους να πουν όλα όσα θέλουν να πουν.

5. 

   Σκεφτείτε την απάντηση, ώστε να μπορείτε να μιλήσετε με αυτοπεποίθηση. Πριν απαντήσετε, αφιερώστε λίγο χρόνο για να εξετάσετε όλες τις πληροφορίες που γνωρίζετε ήδη. Εάν δώσετε μια απάντηση εκτός θέματος, το άλλο άτομο θα σκεφτεί ότι δεν ακούσατε πραγματικά αυτά που είπαν.
   • Αφιερώνοντας λίγο χρόνο για να σκεφτείτε πώς να ανταποκριθείτε, διασφαλίζεται επίσης ότι θα δώσετε μια έξυπνη απάντηση.

6. 

   Κάντε ερωτήσεις εάν χρειάζεστε εξήγηση ή περισσότερες πληροφορίες. Εάν δεν μπορείτε να ακούσετε ή να καταλάβετε τι λέει κάποιος, μην προσπαθήσετε να απαντήσετε με παρεξήγηση ή παρανόηση. Ρωτήστε τους τι είπαν ή τι εννοούσαν ώστε να μπορείτε να απαντήσετε ανάλογα.
   • Εάν δεν είστε βέβαιοι για τις προθέσεις κάποιου ή θέλετε να εξηγήσει το πραγματικό τους νόημα πριν απαντήσετε, ρωτήστε μια ανοιχτή ερώτηση, "Τι εννοείτε;"
   • Είναι εντάξει να ρωτήσετε ξανά κάποιον εάν δεν μπορείτε να ακούσετε ή να καταλάβετε πλήρως τι έχουν πει.

7. 

   Μιλήστε άμεσα και καθαρά όταν απαντάτε. Αφού σταθμίσετε τις πληροφορίες που παίρνετε και σκεφτείτε τι θέλετε να πείτε, μιλήστε καθαρά και με αυτοπεποίθηση. Μην χρησιμοποιείτε αμφίσημη ή αντικρουόμενη γλώσσα για να προσπαθήσετε να εμφανίζεται πιο γρήγορα ή πιο έξυπνα. Οι άνθρωποι εκτιμούν την αλήθεια, γι 'αυτό δώστε ειλικρινή σχόλια για να δείξετε ότι τους νοιάζετε και τους κατανοείτε.
   • Βεβαιωθείτε ότι προσέχουν, ώστε να μην χρειάζεται να τα επαναλάβετε.
   • Μάθετε εάν κάποιος άλλος θέλει να μιλήσει και να του δοθεί η ευκαιρία να μιλήσουν.
   • Αφήστε το άλλο άτομο να ανταποκριθεί σε αυτά που είπατε. Μην αφήσετε ή να τερματίσετε τη συνομιλία επειδή είχατε την ευκαιρία να μιλήσετε.

8. 

   Να είστε προετοιμασμένοι όταν κάποιος αντιτίθεται. Ακόμα κι αν έχετε σκεφτεί τι θέλετε να πείτε, υπάρχει πάντα η πιθανότητα κάποιος να αντιταχθεί στα λόγια σας. Και αυτό είναι καλό! Να είστε προετοιμασμένοι σε περίπτωση που κάποιος διαφωνήσει ή προσπαθήσει να κοιτάξει κάτω τα λόγια σας.
   • Μείνετε ήρεμοι και μην θυμώνετε αν κάποιος προσπαθήσει να σας προκαλέσει.
   • Αφήστε άλλους να επιβεβαιώσουν τις πεποιθήσεις και τις απόψεις τους. Μην προσπαθήσετε να τους αναγκάσετε να αποδεχτούν την άποψή σας.
   διαφήμιση

Μέθοδος 3 από 3: Σχόλια μέσω email

1. 

   Απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός 48 ωρών. Η έγκαιρη απάντηση στο email είναι σημαντική για να δείξετε ευγένεια και επαγγελματισμό.Δεν χρειάζεται να απαντήσετε αμέσως, αλλά θα πρέπει να απαντήσετε εντός τουλάχιστον 2 ημερών.
   • Είτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν σχετίζεται με εσάς είτε κατά λάθος, απαντήστε στον αποστολέα για να του ενημερώσετε ότι έστειλε λάθος άτομο.

2. 

   Χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό στο email απάντησης. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι συχνά πιο επίσημο από τα μηνύματα κειμένου ή τις τηλεφωνικές κλήσεις. Απαντήστε με "Γεια" ή "Γεια" μπροστά από το όνομα ενός ατόμου για να ξεκινήσει σωστά το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   • Εάν το άτομο στο οποίο απαντάτε έχει μια ιδιαίτερη προτίμηση για χαιρετισμό ή θέλει να το καλέσετε με το όνομά του, κάντε ό, τι απαιτείται. Για παράδειγμα, αν θέλουν να τους καλέσετε ένα μικρό όνομα, όπως "Bob" αντί για "Robert" χρησιμοποιήστε αυτό το όνομα.

3. 

   Περιορίστε τη χρήση θαυμαστικών. Η απόκριση πρέπει να έχει κατάλληλη γραμματική, ορθογραφία και σημεία στίξης. Ωστόσο, η χρήση υπερβολικού θαυμαστικού μπορεί να σας κάνει να φαίνετε ανέντιμοι ή υπερβολικά επιθετικοί. Αποφύγετε τη χρήση τους, εκτός εάν απαιτείται.
   • Τα θαυμαστικά είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να συγχαίρετε κάποιον ή να μεταφέρετε τον ενθουσιασμό, αλλά εάν κακοποιηθούν, θα είναι αναποτελεσματικά.

4. 

   Αποφύγετε τις γραμματοσειρές που είναι δύσκολο να δείτε όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε μια βασική γραμματοσειρά για να κάνετε το email σας να φαίνεται επαγγελματικό. Μην χρησιμοποιείτε μια πολύχρωμη γραμματοσειρά ή γραμματοσειρά όπως το Comic Sans όταν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   • Βασική επιλογή είναι το μέγεθος 10 ή 12 για τη γραμματοσειρά Arial ή Times New Roman.

5. 

   Δώστε προσοχή στον παραλήπτη στο email απόκρισης. Μερικές φορές, βοηθά να συμπεριλάβετε κάποιον άλλο στην απάντηση, ώστε να μπορείτε να τον συμπεριλάβετε στη συζήτηση. Ωστόσο, η αποστολή του σε έναν άσχετο σύμβουλο ή συνάδελφο θα ενοχλήσει ή θα θυμώσει το άτομο στο οποίο απαντάτε.
   • Εάν πρέπει να συμπεριλάβετε κάποιον άλλο στο email, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία "BCC", που σημαίνει την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πολλά άτομα, αλλά οι πληροφορίες σχετικά με αυτά τα άτομα θα παραμείνουν ιδιωτικές.

6. 

   Καθορίστε σε ποιον θέλετε να απαντήσετε σε ένα ομαδικό email. Εάν η απάντηση σε όλους στην ομάδα ήταν η σωστή απάντηση, επιλέξτε "Απάντηση σε όλους" όταν την στείλετε πίσω. Ωστόσο, εάν πρέπει να ρωτήσετε ή να διευκρινίσετε ένα συγκεκριμένο θέμα ή πρόβλημα με ένα άτομο, στείλτε το απευθείας σε αυτό το άτομο.
   • Εάν υπάρχει μια μεγάλη ομάδα ατόμων σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά χρειάζεται απλώς να απαντήσετε σε λίγα άτομα, απλά πρέπει να επιλέξετε να απαντήσετε σε αυτά τα άτομα.

7. 

   Αποφύγετε να στείλετε ένα ευχαριστήριο email, εκτός εάν είναι απαραίτητο. Ένα σύντομο email που δεν είναι χρήσιμο για μια συνομιλία δεν θα είναι απαραίτητο. Εκτός εάν ο αποστολέας σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ότι έχετε λάβει και κατανοήσει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "Ευχαριστώ" θα είναι περιττή και ενοχλητική.

   Συμβουλή: Εάν κάποιος σας στείλει ένα μήνυμα "προβολής", επιβεβαιώστε ότι λάβατε το email κάνοντας κλικ στο μήνυμα για να του στείλετε μια ειδοποίηση.

8. 

   Διαβάστε ξανά το email και ελέγξτε τον παραλήπτη πριν από την αποστολή. Τα ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη μπορούν να κάνουν το email σας να φαίνεται μη επαγγελματικό. Πριν από την αποστολή, αφιερώστε λίγο χρόνο για να διαβάσετε ξανά την απάντηση. Ελέγξτε τη σωστή ορθογραφία και γραμματική και βεβαιωθείτε ότι στέλνετε το σωστό άτομο.
   • Μην βασίζεστε στον ορθογραφικό έλεγχο για να βρείτε όλα τα λάθη!
   • Δοκιμάστε να διαβάσετε το email δυνατά προτού το στείλετε, ώστε να μπορείτε να ακούσετε το περιεχόμενο με σαφήνεια.
   • Οι εφαρμογές ή τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συμπληρώνουν συχνά διευθύνσεις email αυτόματα καθώς πληκτρολογείτε πεδία δεδομένων παραλήπτη, κάτι που μπορεί να σας προκαλέσει κατά λάθος να στείλετε email σε λάθος άτομο.
   διαφήμιση