Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Τα στοιχεία επικοινωνίας είναι απλά αναντικατάστατα για την επιχειρηματική συνεργασία και την επιχειρηματική επικοινωνία. Όταν λαμβάνετε μια επαγγελματική κάρτα με στοιχεία επικοινωνίας, κάντε τον κόπο να διασφαλίσετε ότι θα καταλήξει σε ένα μέρος όπου μπορείτε εύκολα να το βρείτε μόλις προκύψει η ανάγκη. Δεν έχει σημασία αν έχετε τη δική σας επιχείρηση ή απλώς κυκλοφορείτε πολύ σε επαγγελματικούς κύκλους, η τακτοποίηση των πραγμάτων στις επαγγελματικές κάρτες που λαμβάνετε μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε τα σωστά άτομα πολύ πιο γρήγορα, κάτι που με τη σειρά του μπορεί να σας προσφέρει υψηλότερες πωλήσεις και περισσότερα χρήματα στις τσέπες σας. Ακολουθούν μερικές ιδέες για το πώς αυτές οι ίδιες επαγγελματικές κάρτες μπορούν να αποθηκευτούν με οργανωμένο τρόπο.

Βήματα

1. 1 Ρίξτε μια ματιά στην επαγγελματική κάρτα αμέσως μετά την παραλαβή της. Η ανάγνωση μιας επαγγελματικής κάρτας προσεκτικά και αμέσως μετά τη λήψη της είναι ένας πολύ καλός τρόπος να θυμάστε το όνομα του ιδιοκτήτη μαζί με το πρόσωπό του. Η φόρμα αίτησης και το πτυχίο είναι επίσης συνήθως γραμμένα σε επαγγελματική κάρτα, οπότε εδώ είναι μια άλλη ένδειξη που θα σας πει ποιος είναι και τι κάνει.
2. 2 Έχετε ένα μέρος για να τοποθετήσετε τις επαγγελματικές σας κάρτες αφού τις λάβετε. Εάν πάρετε μια τσάντα ή ένα σημειωματάριο μαζί σας στις συναντήσεις, τότε αφιερώστε ένα μέρος σε αυτό όπου μπορείτε να τοποθετήσετε τις ληφθείσες επαγγελματικές κάρτες. Όπου και αν αποφασίσετε να τα βάλετε, σε καμία περίπτωση μην τα βάλετε ανάμεσα στα φύλλα σημειώσεών σας ή βάλτε τα στην τσέπη σας - εκεί σίγουρα θα χαθούν ή θα πλυθούν με τα πράγματά σας.
3. 3 Αποθηκεύστε τα στοιχεία επικοινωνίας των ανθρώπων στον υπολογιστή σας. Όταν επιστρέφετε από επαγγελματικό γεύμα, εμπορική έκθεση ή συνάντηση, τοποθετήστε αμέσως όλες τις επαγγελματικές κάρτες που λαμβάνετε σε ασφαλές μέρος. Ένα συρτάρι γραφείου ή άλλο μέρος που οι άλλοι άνθρωποι συνήθως δεν κοιτάζουν είναι ιδανικό. Μόλις έχετε χρόνο, βγάλτε όλες τις επαγγελματικές κάρτες που έχουν συγκεντρωθεί στο συρτάρι του γραφείου σας και εισαγάγετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας από αυτά στο Outlook, Excel, Access ή ακόμα και μόνο στο Word.
4. 4 Δημιουργήστε μια στήλη "Σημειώσεις" σε κάθε αρχείο αφιερωμένο σε μία επαγγελματική κάρτα. Συμπληρώστε τυχόν πληροφορίες που δεν υπάρχουν στην ίδια την επαγγελματική κάρτα: τι κάνει αυτό το άτομο, ποιες πληροφορίες ή πολλά υποσχόμενη συνεργασία περιγράφει για εσάς, όταν συναντηθήκατε κ.λπ.
5. 5 Δημιουργήστε μια ταξινόμηση επαγγελματικών επαφών. Χωρίστε τα σε εξαιρετικά, περισσότερο ή λιγότερο δυνητικά και σε αυτά που δεν χρειάζεστε ποτέ. Για να το κάνετε αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρίθμηση, όπου το 1 είναι να επισημάνετε πολύτιμες επαφές, 2 - πιθανές και 3 - αυτές με τις οποίες είναι απίθανο να αντιμετωπίσετε. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε χρωματική κωδικοποίηση: πράσινο για πολύτιμες επαγγελματικές επαφές, κίτρινο για πιθανές επαφές και κόκκινο για απελπιστικές, αντίστοιχα. Επιλέξτε μια βολική και αξέχαστη επιλογή για εσάς, η οποία θα σας επιτρέψει να θυμάστε καλύτερα τα στοιχεία επικοινωνίας των συνεργατών σας.
6. 6 Τακτοποιήστε τα στοιχεία επικοινωνίας των συνεργατών σας, ώστε να μπορείτε εύκολα να τα βρείτε αργότερα. Μπορεί να τακτοποιηθεί αλφαβητικά με το πρώτο γράμμα του επωνύμου του ατόμου ή με το πρώτο γράμμα του ονόματος της εταιρείας. με το πρώτο γράμμα της πόλης όπου συναντήσατε αυτό το άτομο (αν ταξιδεύετε συχνά). ή τη βιομηχανία στην οποία εργάζεται το άτομο. Έτσι, μπορείτε απλά να εισαγάγετε τις πληροφορίες σχετικά με το επιθυμητό άτομο που θυμάστε στη γραμμή αναζήτησης και ο υπολογιστής θα σας δώσει μια λίστα επαφών που πληρούν τις καθορισμένες παραμέτρους αναζήτησης.
   • Πολλά ειδικά προγράμματα υπολογιστών, σκοπός των οποίων είναι η δημιουργία βάσης δεδομένων με τις επαφές σας, μπορούν να ταξινομήσουν τις επαφές σας με όποιον τρόπο θέλετε και να τις κάνετε εύκολα αν θυμηθείτε ξαφνικά μόνο μερικές λέξεις -κλειδιά για αναζήτηση. Εάν χρησιμοποιείτε ένα από αυτά τα προγράμματα, θα εξοικονομήσετε πολύ χρόνο για τη μη αυτόματη ταξινόμηση επαγγελματικών καρτών με δεδομένα.
7. 7 Αποθηκεύστε τις επαγγελματικές κάρτες με τον παλιομοδίτικο τρόπο. Τοποθετήστε τα σε ένα αρχείο διεύθυνσης ή κάτοχο επαγγελματικής κάρτας, διαθέσιμο από καταστήματα ειδών γραφείου.
   • Αυτός ο παλιομοδίτικος τρόπος αποθήκευσης πληροφοριών επικοινωνίας, ακόμη και αν πρόκειται για μια στοίβα επαγγελματικών καρτών, δεμένες με ελαστική ταινία, είναι ένα καλό ασφαλιστήριο συμβόλαιο για την ηλεκτρονική σας αποθήκευση στον υπολογιστή σας.
   • Θα πρέπει να αποφασίσετε πώς προτιμάτε να ταξινομείτε τις επαγγελματικές σας κάρτες: κατά όνομα, επωνυμία εταιρείας κ.λπ.
8. 8 Μόλις λάβετε μια επαγγελματική κάρτα από κάποιον, γράψτε αμέσως (το πολύ μέσα σε λίγες ημέρες) γράψτε στο πίσω μέρος του το μέρος όπου συναντήσατε αυτό το άτομο. Έτσι σίγουρα δεν θα το ξεχάσετε. Είναι επίσης καλύτερο να γράψετε σύντομα στο πίσω μέρος αυτού που συζητήσατε, ώστε αργότερα, όταν χρειαστεί να επικοινωνήσετε με αυτό το άτομο, να του υπενθυμίσετε πού συναντηθήκατε, να ρωτήσετε πώς περνούν τα παιδιά ή να θυμηθείτε οτιδήποτε συζητήσατε στην πρώτη συνάντηση.
9. 9 Ετοιμος.

Συμβουλές

• Εάν λαμβάνετε πολλές επαγγελματικές κάρτες, τότε σκεφτείτε να αγοράσετε λογισμικό που θα σας επιτρέψει να τις ταξινομήσετε και να τις αποθηκεύσετε. Υπάρχουν σαρωτές επαγγελματικών καρτών, καθώς και προγράμματα που μπορούν να διαβάσουν, να αναγνωρίσουν και να επιλέξουν τις πληροφορίες που χρειάζεστε από μια επαγγελματική κάρτα. Μπορούν να σας εξοικονομήσουν τεράστιο όγκο εργασίας πληκτρολογώντας με μη αυτόματο τρόπο αυτές τις πληροφορίες στον υπολογιστή σας.
• Εάν πρέπει να γνωρίζετε περισσότερα για τους επιχειρηματικούς σας συνεργάτες από τα ονόματα και τους αριθμούς τηλεφώνου τους, αναζητήστε λογισμικό που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε και να διαχειρίζεστε μεγάλες ποσότητες πληροφοριών σχετικά με πελάτες ή συνεργάτες.
• Αρχίστε να ενεργείτε γρήγορα εάν υποσχεθήκατε κάτι στους νέους γνωστούς σας ή αν κάποιος ενδιαφέρεται για εσάς και την υπόθεσή σας.
• Μην αφήνετε τις ακατέργαστες επαγγελματικές κάρτες να συσσωρευτούν. Ταξινομήστε τα και εισαγάγετε τα δεδομένα στον υπολογιστή σας τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα πριν ξεχάσετε εντελώς ποιον συναντήσατε και γιατί.

Προειδοποιήσεις

• Εάν αποθηκεύετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας πελατών ή συνεργατών στον υπολογιστή σας, θυμηθείτε να κάνετε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας σε περίπτωση βλάβης του υπολογιστή σας ή σφάλματος του σκληρού σας δίσκου. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας των πληροφοριών σας αυτόματα, αν είναι δυνατόν.