Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέρος 1 από 3: Σύνταξη της Επιστολής
• Μέρος 2 από 3: Επιλέγοντας τον σωστό τόνο
• Μέρος 3 από 3: Σχεδιασμός σωστά

Ανεξάρτητα από το είδος της επιχείρησής σας, είναι πολύ σημαντικό να αναπτύξετε μια ισχυρή σχέση με τον πελάτη, έτσι ώστε οι άνθρωποι να επιστρέφουν σε εσάς ξανά και ξανά. Κάθε ευχαριστήρια επιστολή πρέπει να είναι ξεχωριστή, επομένως δεν θα βρείτε δείγματα με παραδείγματα σε αυτό το άρθρο. Αντ 'αυτού, θα βρείτε οδηγίες που θα σας βοηθήσουν να γράψετε αποτελεσματικά τέτοια γράμματα. Αν θέλετε να μάθετε πώς να γράψετε ένα ευχαριστήριο γράμμα για να εκφράσετε την εκτίμησή σας για έναν πελάτη, διαβάστε παρακάτω.

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Σύνταξη της Επιστολής

1. 1 Εισαγάγετε το σωστό όνομα πελάτη στο χαιρετισμό. Πολλές έρευνες αγοράς δείχνουν ότι σχεδόν όλα τα μηνύματα που απευθύνονται σε έναν πελάτη είναι εντελώς αναποτελεσματικά εάν το όνομά τους είναι γραμμένο λανθασμένα. Επομένως, είναι εξαιρετικά σημαντικό να ελέγξετε ξανά ότι δεν υπάρχουν λάθη στην επικοινωνία με τον πελάτη.
2. 2 Αναφέρετε τον λόγο για την ευχαριστήρια επιστολή. Κάντε το όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένο. Φυσικά, μπορείτε απλώς να γράψετε "ευχαριστώ για την αγορά σας", αλλά είναι καλύτερα αν καθορίσετε τι είδους αγορά έκανε ο αγοραστής και τι είδους παράδοση επέλεξε. Έτσι, ο πελάτης θα επικεντρωθεί περισσότερο στην αντιμετώπιση της εταιρείας σας, καθώς θα είναι ευχαριστημένος με μια τέτοια ατομική προσέγγιση. Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
   • Η ευγνωμοσύνη σας πρέπει να ακούγεται όσο το δυνατόν πιο ειλικρινής. Εάν είναι κατάλληλο, μπορείτε να ανατρέξετε σε μια συνομιλία με έναν πελάτη.
   • Προσπαθήστε να μην κάνετε το email σας να ακούγεται ασήμαντο, αλλιώς θα φαίνεται ότι στέλνετε το ίδιο μήνυμα σε εκατοντάδες πελάτες.
3. 3 Προσθέστε μερικές γραμμές ανατροφοδότησης. Σε μια ευχαριστήρια επιστολή, είναι σκόπιμο να κάνετε μερικές ερωτήσεις για να βεβαιωθείτε ότι έχουν ικανοποιηθεί όλες οι ανάγκες του πελάτη και ότι ο πελάτης είναι ικανοποιημένος με την ποιότητα. Τέτοιες διευκρινίσεις αυξάνουν τις πιθανότητες να επιστρέψει ο αγοραστής σε εσάς, πράγμα που σημαίνει ότι θα αυξηθεί και το κέρδος. Δεν χρειάζεται να παρασυρθείτε πολύ ζητώντας σχόλια, αλλά η προσοχή στις ανάγκες των πελατών είναι ένα κρίσιμο μέρος μιας επιτυχημένης επιχείρησης.
   • Εκφράστε την ελπίδα σας ότι ο αγοραστής είναι ευχαριστημένος με την αγορά του και προσθέστε ότι είστε έτοιμοι να απαντήσετε σε όλες τις ερωτήσεις και προτάσεις που τον ενδιαφέρουν.
   • Ρωτήστε τον αγοραστή εάν υπάρχει κάτι άλλο που πρέπει να κάνετε για να βελτιώσετε την ικανοποίησή του.
4. 4 Συμπεριλάβετε το όνομα της εταιρείας σας στο γράμμα. Η ευχαριστήρια επιστολή πρέπει πάντα να περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας, το λογότυπό της ή άλλες πληροφορίες που προσδιορίζουν την επωνυμία σας. Και πάλι, αυτό αυξάνει την προβολή της επιχείρησής σας.
   • Εάν γράφετε την ευχαριστήρια επιστολή σας σε μια κάρτα, φροντίστε να συμπεριλάβετε το όνομα της επιχείρησής σας.
   • Εάν γράφετε σε επιστολόχαρτο, το λογότυπο και το όνομα της εταιρείας σας θα είναι ορατά ούτως ή άλλως, επομένως δεν είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε το όνομα στο ίδιο το γράμμα.
   • Εάν στέλνετε ένα ευχαριστήριο σημείωμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το όνομα και το λογότυπο της εταιρείας πρέπει να είναι υπογεγραμμένα.
5. 5 Χρησιμοποιήστε ένα κατάλληλο συμπέρασμα. Θα πρέπει να εκφράζει την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία με τον πελάτη και να εκφράζει το ειλικρινές ενδιαφέρον σας για αυτόν. Για παράδειγμα, το "με σεβασμό" μπορεί μερικές φορές να ακούγεται πολύ επίσημο και στη συνέχεια θα πρέπει να αντικατασταθεί με "ειλικρινά δικό σου" ή "καλύτερες ευχές". Εξερευνήστε δημοφιλείς καταλήξεις επιχειρηματικών γραμμάτων και λάβετε υπόψη τις ιδιαιτερότητες του κλάδου.
6. 6 Υπογράψτε το γράμμα με το χέρι. Υπογράψτε το γράμμα με το χέρι αν είναι δυνατόν. Οι μεγάλες εταιρείες συχνά το χρησιμοποιούν για να κάνουν το γράμμα να φαίνεται πιο εξατομικευμένο. Ακόμα και μια υπογραφή που δημιουργείται με υπολογιστή και στη συνέχεια εισάγεται σε ένα γράμμα, συχνά κάνει καλύτερη εντύπωση από ένα πληκτρολογημένο όνομα, καθώς δημιουργεί το αποτέλεσμα ενός γράμματος που γράφεται αυτοπροσώπως.

Μέρος 2 από 3: Επιλέγοντας τον σωστό τόνο

1. 1 Αντισταθείτε στον πειρασμό να προσφέρετε στον πελάτη ένα νέο προϊόν ή υπηρεσία. Γράφετε ένα ευχαριστήριο γράμμα για τη συμφωνία, οπότε δεν χρειάζεται να διαφημιστείτε. Η καλή επαφή είναι αρκετή σε αυτό το στάδιο. Αφήστε τον πελάτη να αισθανθεί όπως είναι.
   • Φράσεις όπως "ελπίζουμε σε νέα συνεργασία μαζί σας" ακούγονται σαν διαφημιστικό κλισέ και είναι προτιμότερο να απέχουμε από αυτές. Μην γράψετε τίποτα που δεν θα γράφατε στον φίλο σας.
   • Μην συμπεριλάβετε περιγραφές άλλων προϊόντων, αναφορές επερχόμενης πώλησης ή άλλες φράσεις που θα μπορούσαν να θεωρηθούν διαφημίσεις στην επιστολή.
2. 2 Στείλτε το γράμμα με πραγματική σφραγίδα. Ακόμα κι αν στέλνετε βουνά με γράμματα, είναι καλύτερο να μην χρησιμοποιείτε μηχανή σήμανσης. Έτσι, αποπροσωποποιείτε το γράμμα, καθιστώντας το ένα από τα πολλά, πράγμα που σημαίνει ότι ο πελάτης δεν θα αισθάνεται ξεχωριστός. Πιθανότατα, το γράμμα σας θα καταλήξει αμέσως στον κάδο απορριμμάτων.
3. 3 Εάν είναι δυνατόν, γράψτε τη διεύθυνση με το χέρι. Και πάλι: όσο πιο εξατομικευμένο είναι το γράμμα, τόσο πιο ευχάριστο θα είναι να το λάβετε. Εάν δεν έχετε χρόνο να υπογράψετε τους φακέλους, αναθέστε το σε κάποιον άλλο. Ακόμα κι αν η διεύθυνση δεν είναι γραμμένη από εσάς προσωπικά, ο πελάτης θα εντυπωσιαστεί ευχάριστα όταν δει ότι είναι χειρόγραφη.
4. 4 Δώστε στοιχεία επικοινωνίας και προετοιμαστείτε για περαιτέρω επικοινωνία. Φροντίστε να συμπεριλάβετε τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνσή σας στην επιστολή και ενημερώστε τον πελάτη ότι είστε έτοιμοι να τον ακούσετε για τυχόν απορίες. Εάν ένας πελάτης επικοινωνήσει μαζί σας, να είστε έτοιμοι να απαντήσετε γρήγορα στο αίτημα ή την ερώτησή του.

Μέρος 3 από 3: Σχεδιασμός σωστά

1. 1 Γράψτε το γράμμα σας με το χέρι. Η εκτύπωση μιας τυπικής φόρμας είναι σαν να στέλνετε ένα φυλλάδιο στον πελάτη. Αντί να κάνετε τον πελάτη να αισθάνεται σημαντικός και πολύτιμος για εσάς, κινδυνεύετε να δώσετε την αντίθετη εντύπωση και να προκαλέσετε μόνο ερεθισμό. Προσπαθήστε να γράψετε ευχαριστήρια γράμματα σε κάθε πελάτη προσωπικά και με το χέρι.
   • Εάν υπάρχουν πάρα πολλές ευχαριστίες για να γράψετε μόνοι σας, ζητήστε από έναν άλλο συνεργάτη να σας βοηθήσει. Η ατομική προσέγγιση αξίζει τον κόπο.
   • Εάν δεν έχετε τη δυνατότητα να γράφετε με το χέρι σημειώσεις ευχαριστίας, πρέπει να βρείτε έναν άλλο τρόπο για να τις εξατομικεύσετε. Το λιγότερο που μπορείτε να κάνετε είναι να συμπεριλάβετε το όνομα του πελάτη και την πραγματική υπογραφή σας σε κάθε email.
   • Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να είναι πιο κατάλληλο να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παρά χειροκίνητα ευχαριστήρια σημειώματα, για παράδειγμα, εάν έχετε ήδη καλή σχέση με έναν πελάτη. Το πιο σημαντικό είναι ότι η επιστολή ακούστηκε ειλικρινής και απευθυνόταν σε συγκεκριμένο πελάτη. Εάν υπάρχει πιθανότητα η επιστολή σας να θεωρηθεί λανθασμένη ως διαφήμιση, είναι καλύτερα να το γράψετε με το χέρι.
2. 2 Επιλέξτε πού θα γράψετε τις ευχαριστίες σας. Τόσο οι κάρτες ευχαριστιών όσο και τα επιστολόχαρτα της εταιρείας θα κάνουν.Εάν χρειάζεται μόνο να γράψετε μερικά ευχαριστήρια γράμματα, αγοράστε κομψές κάρτες ευχαριστιών που αφήνουν τον πελάτη να νιώσει σημαντικός. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε επιστολόχαρτο σε βαρύ χαρτί.
   • Μην χρησιμοποιείτε απλό χαρτί εκτυπωτή για την ευχαριστήρια επιστολή σας.
   • Επιλέξτε ευχαριστήρια κάρτες που είναι κατάλληλες σε επιχειρηματικό πλαίσιο. Εάν έχετε μια δημιουργική ή ψυχαγωγική επιχείρηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καρτ ποστάλ με έντονα χρώματα που ταιριάζουν με την εικόνα της εταιρείας. Αποφύγετε τις καρτ -ποστάλ με ακατάλληλες ή υπερβολικά προσωπικές λέξεις ή εικόνες.
3. 3 Σκεφτείτε να στείλετε ένα δώρο. Αν θέλετε να προχωρήσετε και να δείξετε την εκτίμησή σας, στείλτε ένα μικρό δώρο με το γράμμα σας. Αυτό είναι προαιρετικό, ωστόσο για ορισμένους πελάτες μπορεί να είναι ακριβώς αυτό που χρειάζεστε. Το δώρο πρέπει να είναι μικρό και χρήσιμο. Μπορεί να αντιπροσωπεύει τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας ή να είναι εντελώς άσχετο με τον τομέα της επιχείρησής σας, αλλά επαγγελματικού χαρακτήρα.
   • Τα μικρά δώρα περιλαμβάνουν σελιδοδείκτες, μαγνήτες, γλυκά, μπλουζάκια ή δωροεπιταγές.
   • Το δώρο δεν πρέπει να είναι ακριβότερο από 500-1500 ρούβλια. Η εταιρική ηθική ορισμένων εταιρειών απαγορεύει την αποδοχή ακριβών δώρων.