Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέθοδος 1 από 2: Πριν ξεκινήσετε
• Μέθοδος 2 από 2: Σύνθεση γράμματος
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις
• Πηγές και σύνδεσμοι

Εάν δεν έχετε γράψει ποτέ συστατική επιστολή, η διαδικασία μπορεί να φαίνεται λίγο αποθαρρυντική. Ευτυχώς, όλες οι συστατικές επιστολές περιέχουν κοινά στοιχεία που μπορείτε εύκολα να κυριαρχήσετε. Διαβάστε το άρθρο και μάθετε τα βασικά.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Πριν ξεκινήσετε

1. 1 Ο σκοπός της σύστασης. Καθορίστε το είδος της σύστασης - πρόκειται για εκπαιδευτικό ίδρυμα, εργασία, εθελοντική θέση, χαρακτηριστικά ή προσωπικά; Η επιστολή πρέπει να είναι προσανατολισμένη προς αυτούς τους στόχους.
   • Για παράδειγμα, εάν μια επιστολή προορίζεται για αίτηση για εργασία, τότε θα πρέπει να χαρακτηρίζει τον εργαζόμενο και να εστιάζει στις επιχειρηματικές του ιδιότητες.
2. 2 Ελέγξτε τη θέση. Εάν είναι δυνατόν, πάρτε ένα αντίγραφο της περιγραφής της εργασίας και μιλήστε με το άτομο που θα προτείνετε. Εάν γνωρίζετε τον παραλήπτη της επιστολής, μπορείτε επίσης να μιλήσετε μαζί του.
   • Όσο περισσότερα γνωρίζετε για τη θέση, τόσο πιο σωστά θα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γράμμα και να ικανοποιήσετε τις ανάγκες και των δύο μερών.
3. 3 Ρωτήστε το άτομο που προτείνετε. Συζητήστε μαζί του τους στόχους του και τη θέση για την οποία διεκδικεί. Συγκεντρώστε ένα βιογραφικό, σημειώσεις που μπορεί να έχετε σχετικά με αυτό το άτομο και οποιαδήποτε άλλη πληροφορία θα σας βοηθήσει κατά τη σύνταξη της επιστολής σας. Οι καλύτερες συστάσεις είναι εμπεριστατωμένες και συγκεκριμένες, επομένως αυτές οι πληροφορίες θα σας βοηθήσουν πολύ.
   • Γράφοντας μια συστατική επιστολή, θέτετε σε κίνδυνο τη φήμη σας. Εάν δεν γνωρίζετε καλά το άτομο ή δεν μπορείτε να του συστήσετε, τότε απορρίψτε το αίτημά του.

Μέθοδος 2 από 2: Σύνθεση γράμματος

1. 1 Χρησιμοποιήστε μια τυπική μορφή γραμμάτων. Η επιστολή αναφοράς αποτελεί μέρος της επιχειρηματικής αλληλογραφίας και ακολουθεί τους ίδιους γενικούς κανόνες και οδηγίες.
   • Στην επάνω δεξιά γωνία, γράψτε τη διεύθυνση και την ημερομηνία σας με λέξεις.
   • Κάτω στα αριστερά, εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη (εάν είναι γνωστός).
   • Ξεκινήστε την επιστολή σας με ένα επίσημο επαγγελματικό μήνυμα. Για παράδειγμα:
   • Αγαπητέ κύριε Smirnov
   • Αγαπητοί Κύριοι (εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη)
2. 2 Γράψτε μια συστατική επιστολή. Πρώτα απ 'όλα, γράψτε μια περίληψη της σύστασής σας, πώς γνωρίσατε και πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο. Συμπεριλάβετε επίσης τα δικά σας προσόντα. Εάν ο παραλήπτης της επιστολής γνωρίζει ότι είστε ο επικεφαλής του τμήματος και όχι φίλος του υποψηφίου, η σύσταση θα έχει μεγαλύτερο βάρος.
   • Για παράδειγμα, "Είμαι στην ευχάριστη θέση να συστήσω τον Μιχαήλ για τη θέση του Διευθυντή Ανάπτυξης στην ABV. Ως Αντιπρόεδρος του Τμήματος Ανάπτυξης, ο Μιχαήλ ήταν στην υπαγωγή μου από το 2009 έως το 2012. Συνεργαστήκαμε μαζί σε πολλά έργα και κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου τον γνώρισα αρκετά καλά ».
3. 3 Περιγράψτε τα προσόντα του υποψηφίου συγκεκριμένα, με παραδείγματα.
   • Για παράδειγμα, μην γράφετε: "Ο Μιχαήλ κάνει εξαιρετική δουλειά και κάνει τη ζωή ευκολότερη για όλους". Καλύτερα να γράψετε αυτό: "Ο Mikhail βελτίωσε την αρχιτεκτονική της βάσης δεδομένων και τη συνδύασε με το νέο σύστημα. Η προσωπική του προσέγγιση στην εργασία που εκτελείται και οι καινοτόμες λύσεις έχουν βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα του τμήματος μας. Η στάση του στην εκτέλεση εργασιών ήταν πάντα επαγγελματική, και δικαίως κέρδισε το σεβασμό της ομάδας και των πελατών μας ».
4. 4 Συγκρίνω. Οι συγκρίσεις επιτρέπουν στον παραλήπτη να καταλάβει γιατί προτείνετε ένα άτομο.
   • Για παράδειγμα, "ο Μιχαήλ πέτυχε τα καλύτερα αποτελέσματα στο τεχνικό έργο που έχω δει σε 8 χρόνια εργασίας στο ABC."
5. 5 Μην υπερβάλλεις. Μην βάζετε έναν υποψήφιο σε βάθρο. Όχι μόνο αυτό δεν φαίνεται πιστευτό, αλλά και ανέφικτα πράγματα αναμένονται από τον υποψήφιο. Αν ένας υποψήφιος έχει αχίλλειος πτέρνα, μην υπερβάλλετε, αλλά μην το κρύψετε κιόλας.
   • Για παράδειγμα, εάν ήταν δύσκολο για τον Μιχαήλ να σχολιάσει τον κώδικα, μην γράψετε: "Η μεγαλύτερη αδυναμία του Μιχαήλ ήταν ότι ήταν αδύνατο να τον αναγκάσω να γράψει κάτι". Αντ 'αυτού, γράψτε: "Ο Michael προσπάθησε πολύ να σχολιάσει τους κωδικούς, γεγονός που διευκόλυνε τους άλλους υπαλλήλους και χρήστες". Γράψτε μόνο έτσι αν είναι αλήθεια!
6. 6 Μην κάνετε τη σύσταση ασαφή. Η γραφή πρέπει να είναι ευκρινής και σαφής, η οποία θα δείχνει την αυθεντικότητα της σύστασής σας και θα κάνει το γράμμα πολύ πιο αποτελεσματικό.
   • Για παράδειγμα, μην πείτε: "Ο Michael είναι κατάλληλος για την εταιρεία ή τη θέση σας και θα είναι ένα άξιο μέρος της ομάδας". Αυτό το είδος διατύπωσης μπορεί να λειτουργήσει ενάντια σε έναν υποψήφιο. Αντ 'αυτού, πείτε, "Ο Μιχαήλ έχει τις δεξιότητες και τα επιτεύγματα που θα βοηθήσουν το WCC να επιτύχει τους στόχους του."
7. 7 Μην είσαι πολύ κοντός. Εάν ο παραλήπτης της επιστολής δει μια μικρή σημείωση μιας ή δύο παραγράφων, τότε θα το θεωρήσει σημάδι ότι είτε δεν γνωρίζετε καλά τον υποψήφιο, είτε δεν έχετε τίποτα να πείτε γι 'αυτόν. Επίσης, μην κάνετε τη σύσταση πολύ εκτεταμένη, προσπαθήστε να χωρέσετε σε μία σελίδα.
8. 8 Το γράμμα πρέπει να είναι ενεργό. Ξεκινήστε κάθε παράγραφο με μια ελκυστική περιγραφή των ιδιοτήτων ή της προσωπικότητας του υποψηφίου.
   • Για παράδειγμα, μην πείτε: "Τα τελευταία δύο χρόνια, χαίρομαι να παρακολουθώ την εξέλιξη του ταλέντου του Μιχαήλ." Πείτε αντ 'αυτού, "οι ικανότητες του Μάικλ έχουν αυξηθεί ραγδαία τα τελευταία δύο χρόνια."
9. 9 Τερματίστε το γράμμα καταφατικά. Επιβεβαιώστε τη σύστασή σας και, εάν είναι απαραίτητο, καλέστε τον παραλήπτη να επικοινωνήσει μαζί σας.
   • Για παράδειγμα, πείτε: "Νομίζω ότι αυτός είναι ο λόγος που ο Michael θα είναι μια εξαιρετική προσθήκη στην ομάδα σας. Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στις παραπάνω επαφές."
10. 10 Τελειώστε το γράμμα και εγγραφείτε.
    • Με εκτιμιση,
    • Τις καλύτερες ευχές μου,
11. 11 Λάβετε σχόλια. Εάν δεν είστε σίγουροι για τις δεξιότητες γραφής της συστατικής επιστολής σας ή η επιστολή σας έχει ιδιαίτερη σημασία για τον υποψήφιο, ζητήστε από έναν συνάδελφο που γνωρίζει τον υποψήφιο να σχολιάσει την επιστολή σας. Μια συστατική επιστολή είναι μέρος της φήμης σας, οπότε πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.

Συμβουλές

• Εάν ζητήσετε από έναν υποψήφιο να γράψει στον εαυτό του μια συστατική επιστολή, λάβετε υπόψη ότι δεν είναι όλοι σε θέση να το κάνουν αυτό. Διαβάστε προσεκτικά την επιστολή πριν την υπογράψετε.
• Πληκτρολογήστε το γράμμα στον υπολογιστή σας.Φαίνεται πιο επίσημο και ο παραλήπτης δεν χρειάζεται να αποκρυπτογραφήσει τη γραφή σας.
• Όταν αναφέρετε για πρώτη φορά έναν υποψήφιο σε ένα email, συμπεριλάβετε το πλήρες όνομά του. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατά την κρίση σας είτε μόνο το όνομα ή το επώνυμο. Το κυριότερο είναι να είμαστε συνεπείς.
• Ο τόνος της επιστολής πρέπει να είναι επιχειρηματικός και συγκεκριμένος.
• Χρησιμοποιήστε κομπλιμέντα και θετικές κριτικές, αλλά να είστε ειλικρινείς.
• Εάν πρέπει να γράψετε τη δική σας σύσταση, να είστε ειλικρινείς και συγκεκριμένοι. Γράψτε σαν να γράφετε μια συστατική επιστολή για κάποιον άλλο με τις ιδιότητές σας. Ζητήστε βοήθεια και συμβουλές από έναν φίλο ή συνάδελφο.

Προειδοποιήσεις

• Μια συστατική επιστολή πρέπει να επικεντρώνεται στις βασικές γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες του ατόμου. Μην χάνετε το χρόνο σας δημιουργώντας ένα ιδιαίτερα θετικό γράμμα, καθώς αυτό συνήθως παραβλέπεται.
• Σκεφτείτε αν θα δώσετε ένα αντίγραφο της επιστολής στον υποψήφιο, ειδικά αν περιέχει επιπλήξεις. Μια σύσταση έχει μεγαλύτερη βαρύτητα εάν ο παραλήπτης γνωρίζει ότι είναι ειλικρινής και δεν έχει γραφτεί για να επαινέσει τον υποψήφιο.

Πηγές και σύνδεσμοι

• Πανεπιστήμιο της Ουάσινγκτον
• Καλή γραφή γραμμάτων