Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Στην επιχείρηση, υπάρχουν δύο κύριοι τομείς που πρέπει να τηρεί ένας λογιστής - οι απαιτήσεις και οι απαιτήσεις. Πρόκειται για δύο κατευθύνσεις, τα ονόματα των οποίων μιλούν από μόνα τους. Εάν το πρώτο είναι υπεύθυνο για τη λήψη κεφαλαίων από την πώληση αγαθών και υπηρεσιών, τότε το δεύτερο είναι υπεύθυνο για την πληρωμή αγαθών και υπηρεσιών που είναι απαραίτητα για την επιχείρηση. Αυτό το άρθρο θα σας διδάξει πώς να παρακολουθείτε τους εισπρακτέους λογαριασμούς, υποθέτοντας ότι ο πελάτης έχει ήδη λάβει τα αγαθά ή τις υπηρεσίες και ότι το τιμολόγιο έχει σταλεί επίσης για πληρωμή.

Βήματα

1. 1 Δημιουργήστε έναν ξεχωριστό λογαριασμό για κάθε πελάτη στο λογιστικό σας σύστημα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Excel (Microsoft Excel) για την τήρηση μικρών αρχείων. Ωστόσο, εάν έχετε μεγάλο όγκο συναλλαγών, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε ειδικά λογιστικά προγράμματα όπως 1C, QuickBooks.
   • Πρέπει να έχετε πληροφορίες σχετικά με την εταιρεία: όνομα, πρόσωπο επικοινωνίας, διεύθυνση, αριθμό τηλεφώνου και φαξ.
   • Εισαγάγετε τις πληροφορίες στο ηλεκτρονικό σύστημα εκχωρώντας τους έναν αριθμό λογαριασμού ή έναν κωδικό αναγνώρισης.
   • Όταν πουλάτε αγαθά ή υπηρεσίες σε αυτόν τον πελάτη, εισαγάγετε τις πληροφορίες στο τιμολόγιό του.
   • Κρατήστε αρχεία ηλεκτρονικά και κρατήστε αντίγραφα σε χαρτί, εάν απαιτείται από τις λογιστικές πολιτικές.
2. 2 Δημιουργία αναφοράς προσώπων με ληξιπρόθεσμες οφειλές άνω των 30 ημερών στο λογιστικό πρόγραμμα για μηνιαία λογιστική. Βεβαιωθείτε ότι τα τιμολόγιά σας είναι επαγγελματικά προετοιμασμένα και περιλαμβάνουν το λογότυπο και το όνομα της εταιρείας σας, καθώς και τους αριθμούς διεύθυνσης και τηλεφώνου και φαξ.
   • Χρησιμοποιήστε εισπρακτέους λογαριασμούς μόνο για τους πελάτες που σας οφείλουν. Στείλτε σε αυτούς τους πελάτες μια λίστα συναλλαγών. Αυτό το έγγραφο πρέπει επίσης να αναφέρει την ημερομηνία αγοράς, το οφειλόμενο ποσό, το κόστος που σχετίζεται με την παράδοση και πρόσθετες υπηρεσίες.
   • Κάθε τιμολόγιο πληρωμής πρέπει να αναφέρει την ποινή που επιβάλλεται σε περίπτωση καθυστερημένης πληρωμής. Τέτοιες συνθήκες πρέπει να διαπραγματεύονται με τον πελάτη.
   • Τα τιμολόγια που πληρώνονται μετά τη συμφωνημένη ημερομηνία λήξης θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στην έκθεση. Δημιουργήστε μια λίστα που περιλαμβάνει την ημερομηνία αγοράς και την ημερομηνία καθυστέρησης πληρωμής (για παράδειγμα, 30, 60, 90 και 120 ημέρες ή περισσότερο).
3. 3 Εισαγάγετε τα στοιχεία πληρωμής καθώς τα χρήματα λαμβάνονται από τον πελάτη, κλείνοντας το χρέος του προς την εταιρεία σας.
4. 4 Επικοινωνήστε με ένα πρακτορείο είσπραξης εάν έχετε μακροπρόθεσμο ληξιπρόθεσμο χρέος. Έτσι, θα μειώσετε τα επισφαλή χρέη και θα αυξήσετε τα περιουσιακά σας στοιχεία σε κυκλοφορία.

Συμβουλές

• Πολλά λογιστικά προγράμματα έχουν φόρμες για τη δημιουργία των απαιτούμενων αναφορών. Ωστόσο, μπορείτε επίσης να βρείτε φόρμες στο Διαδίκτυο. Το SampleWords.com διαθέτει μια ποικιλία μορφών στα αγγλικά που είναι δωρεάν για λήψη.

Προειδοποιήσεις

• Είναι προς το συμφέρον σας να αποθηκεύσετε σαρώσεις παραγγελιών, έγγραφα αποστολής, καθώς και άλλα έγγραφα σε ξεχωριστούς ηλεκτρονικούς φακέλους, εάν δεν θεωρείτε απαραίτητο να τα αποθηκεύσετε σε έντυπη μορφή. Είναι καλύτερα να έχετε πολλά έγγραφα παρά όχι αρκετά εάν πρέπει να αποδείξετε το χρέος του πελάτη.