Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέρος 1 από 2: Ρύθμιση της αναφοράς σας
• Μέρος 2 από 2: Συγκέντρωση όλων

Μια αναφορά κατάστασης μπορεί να μοιάζει με δουλειά, αλλά η σύνταξή της μπορεί στην πραγματικότητα να είναι μια καλή ευκαιρία για επικοινωνία με τη διεύθυνση. Ανεξάρτητα από το έργο στο οποίο εργάζεστε, θα πρέπει να εστιάσετε στην παροχή συγκεκριμένων λεπτομερειών που περιγράφουν τον προϋπολογισμό και την πρόοδο του έργου. Βάλτε τις πιο σημαντικές πληροφορίες σε μια περίληψη στην αρχή. Στη συνέχεια, συνεχίστε με τις κύριες λεπτομέρειες που περιγράφουν το έργο από άποψη αποτελεσμάτων και προκλήσεων. Κρατήστε τα πράγματα σύντομα αλλά ενημερωτικά και η διοίκηση είναι ευχαριστημένη.

Για να πας

Μέρος 1 από 2: Ρύθμιση της αναφοράς σας

1. Επικεντρωθείτε στο κόστος και το χρονοδιάγραμμα. Ανεξάρτητα από το έργο στο οποίο εργάζεστε, οι διαχειριστές θέλουν να μάθουν την πορεία των πραγμάτων όσον αφορά τον προϋπολογισμό και την πρόοδο. Ρυθμίστε την αναφορά σας συγκεντρώνοντας πληροφορίες σχετικά με την οικονομική απόδοση του έργου. Επιπλέον, κάντε κάποια σχόλια σχετικά με το εάν το έργο βρίσκεται σε σωστή ώρα ή όχι.
2. Να είστε ειλικρινείς για τα προβλήματα. Εάν γνωρίζετε ότι υπάρχουν ζητήματα κόστους και προόδου έργου, μην τα κρύψετε. Αυτό θα οδηγήσει μόνο σε μεγαλύτερα προβλήματα αργότερα. Αντ 'αυτού, σκεφτείτε πώς αυτά τα προβλήματα σχετίζονται με πράγματα που πάνε καλά.
   • Για παράδειγμα, εάν το έργο σας περιλαμβάνει την παραγωγή και αποστολή 1.000 μπλουζών για 1.000 $, μπορεί να ανησυχείτε εάν έχετε κάνει μόνο 300, αλλά έχετε ήδη ξοδέψει 500 $.
   • Θα μπορούσατε επίσης να βρεθείτε δύο ημέρες νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα και να σχολιάσετε αυτό.
3. Προσφέρετε λύσεις σε προβλήματα. Μέρος του σκοπού μιας αναφοράς κατάστασης είναι να βοηθήσει τον διαχειριστή να αποφασίσει τα επόμενα βήματα. Μπορείτε να βοηθήσετε προτείνοντας λύσεις σε ορισμένα προβλήματα που παρατηρείτε. Καθώς ρυθμίζετε την αναφορά, σημειώστε πώς οι λύσεις σας σχετίζονται με το κόστος και την πρόοδο.
   • Για παράδειγμα, εάν η επιχείρησή σας με μπλουζάκια είναι μπροστά από το χρονοδιάγραμμα και πίσω από τον προϋπολογισμό, μπορεί να το δείτε ως λόγο για να αυξήσετε την παραγωγή και να εξισορροπήσετε τα πράγματα.

Μέρος 2 από 2: Συγκέντρωση όλων

1. Δώστε στην έκθεση έναν τίτλο. Ξεκινήστε τη γραπτή αναφορά σας με μια σύντομη περίληψη, τίτλο και ημερομηνία. Επειδή οι αναφορές κατάστασης πρέπει να είναι σύντομες, δεν χρειάζεται να βρίσκονται σε ξεχωριστή σελίδα τίτλου. Εάν υποβάλλετε την αναφορά μέσω e-mail, αρκεί να έχετε ένα σαφές θέμα, ώστε ο διαχειριστής σας να γνωρίζει τι είναι το e-mail.
   • Κάτι σαν το "Αναφορά Parker Transport August 2017" είναι εντάξει.
   • Να παρέχετε πάντα δεδομένα, ώστε να είναι σαφές σχετικά με την περίοδο αναφοράς.
   • Εάν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί συγκεκριμένες μορφές αναφοράς, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε και αυτές.
2. Ξεκινήστε με μια περίληψη. Οι διευθυντές είναι απασχολημένοι και πρέπει να δουν τις πιο σημαντικές πληροφορίες αμέσως. Μερικές γραμμές στην αρχή της έκθεσης βρίσκονται στο επίκεντρο του θέματος, εξηγώντας εν συντομία την πορεία του έργου από άποψη προϋπολογισμού και προόδου.
   • Προσπαθήστε να διασφαλίσετε ότι ο διαχειριστής σας βλέπει όλες τις πληροφορίες στα πρώτα λεπτά της ανάγνωσης της αναφοράς.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ξεκινήσετε την αναφορά σας αμέσως με κάτι άμεσο όπως: «Το Parker Transport είναι επί του παρόντος μπροστά από το χρονοδιάγραμμα. Ξοδέψαμε το 50% του προϋπολογισμού και παρήγαμε το 30% του προϊόντος. Μπορούμε να μειώσουμε το κόστος επιταχύνοντας την παραγωγή. "
   • Εάν οι διαχειριστές είναι ικανοποιημένοι με αυτό που βλέπουν στην αρχή, μπορεί να γνωρίζουν ήδη αρκετά. Εάν υπάρχει κάτι στη σύνοψη που υποδεικνύει ένα πρόβλημα, μπορούν γρήγορα να μετακινηθούν από εκεί στις σχετικές πληροφορίες πιο κάτω από την αναφορά.
3. Καταχωρίστε τις πιο σχετικές λεπτομέρειες. Παραθέστε τα πιο σημαντικά αποτελέσματα μέχρι στιγμής, εστιάζοντας σε ορόσημα και βασικά δεδομένα. Ενημερώστε τον διευθυντή σας όσον αφορά τα αποτελέσματα και όχι τις δραστηριότητες.
   • Για παράδειγμα, μην γράφετε κάτι σαν «Οι ηγέτες παραγωγής μας, ο Frank και η Sandra, έχουν κάνει καλή δουλειά. Ο Φρανκ είναι πάντα εκεί πολύ νωρίς και ο Σάντρα είναι πάντα ο τελευταίος που φεύγει, για να βεβαιωθούμε ότι έχουμε όλα παράγονται εγκαίρως. "
   • Αντ 'αυτού, υπογραμμίστε τα βασικά δεδομένα: "Είμαστε 20% νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα, καθώς οι ηγέτες της παραγωγής (Frank και Sandra) έχουν αυξήσει τον χρόνο παραγωγής κατά δύο ώρες την ημέρα."
4. Οργανώστε τα γεγονότα. Εδώ μπορείτε να προσαρμόσετε την αναφορά στο στυλ του διαχειριστή σας. Εάν γνωρίζετε τον τρόπο λειτουργίας του διαχειριστή σας, μπορείτε να προσαρμόσετε την αναφορά ανάλογα. Εάν δεν είστε σίγουροι, εστιάστε σε μια σύντομη, άμεση περίληψη με στυλ που γνωρίζετε καλά.
   • Εάν ο διευθυντής σας θέλει να δει τη μεγάλη ιστορία, μπορείτε να ονομάσετε ένα κεφάλαιο "Αποτελέσματα", ένα άλλο "Προκλήσεις" και ένα τρίτο "Λύσεις".
   • Για έναν διαχειριστή που του αρέσει να βλέπει τα πράγματα χρονολογικά, δοκιμάστε ένα κεφάλαιο "Πρόοδος αυτήν την εβδομάδα" και στη συνέχεια "Επόμενα βήματα".
5. Χρησιμοποιήστε σφαίρες. Οι διευθυντές πρέπει να διαθέτουν τις πληροφορίες που χρειάζονται γρήγορα και με ευανάγνωστο τρόπο. Οι παράγραφοι είναι πολύ μεγάλες για να διαβάσουν και να συγκαλύψουν βασικές πληροφορίες. Αλλά με λίστες είναι εύκολο να σαρώσετε μέσω της αναφοράς.
   • Εάν ο διευθυντής ή η εταιρεία σας ζητήσει συγκεκριμένα μια πλήρως γραπτή αναφορά, πρέπει φυσικά να εκπληρώσετε αυτήν την επιθυμία.
6. Προσθέστε οπτικά στοιχεία όπως απαιτείται. Ορισμένοι διευθυντές θεωρούν χρήσιμο να προσθέσουν οπτικά στοιχεία για να εξηγήσουν πώς λειτουργεί ένα έργο. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να βάλετε ένα πράσινο φως δίπλα σε μια κουκκίδα σχετικά με το κόστος, αν αυτό πηγαίνει καλά, αλλά ένα πορτοκαλί φως δίπλα σε ένα για την πρόοδο, εάν είναι πιθανό να είστε λίγο πίσω.
7. Ελέγξτε και τροποποιήστε την αναφορά σας όπως απαιτείται πριν την υποβάλετε στον διαχειριστή σας. Τα ορθογραφικά λάθη και οι μη τρέχουσες προτάσεις δεν είναι ποτέ έγκυρα, ούτε καν σε μια σύντομη, σχετικά ανεπίσημη αναφορά κατάστασης. Μην βασίζεστε αποκλειστικά σε ηλεκτρονικούς ορθογραφικούς και γραμματικούς ελέγχους. Για να διατηρήσετε την αναφορά σύντομη και άμεση, σκεφτείτε τι μπορεί να αφαιρεθεί (όπως περιττά επιρρήματα και επίθετα).
   • Για παράδειγμα, αποφύγετε φράσεις όπως "Οι πωλήσεις του Αυγούστου πάνε καλά, ο καλύτερος μήνας ακόμα, χάρη στις πραγματικά εξαιρετικές προσπάθειες της Marie και του Sam."
   • Μπορείτε να πείτε το ίδιο πολύ πιο σύντομα: "Οι πωλήσεις του Αυγούστου είναι οι καλύτερες ακόμα, χάρη στη σκληρή δουλειά της Μαρίας και του Σαμ."
8. Αναφέρετε τουλάχιστον μία φορά το μήνα, εκτός εάν έχετε άλλες οδηγίες. Η εταιρεία σας μπορεί να σας ζητήσει να παρέχετε αναφορές κατάστασης σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο, όπως εβδομαδιαία ή δύο εβδομάδες. Η αναφορά τουλάχιστον μία φορά το μήνα είναι γενικά καλή για την ενημέρωση του διαχειριστή σας. Επικοινωνήστε μαζί του εάν δεν είστε βέβαιοι πότε πρέπει να βρίσκονται οι αναφορές κατάστασης.
   • Εάν ο διευθυντής σας θέλει να λαμβάνει αναφορές λιγότερο συχνά, φυσικά θα κάνετε όπως σας ζητείται.