Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέθοδος 1 από 4: Ζητώντας σχόλια σχετικά με την εργασία σας
• Μέθοδος 2 από 4: Ζητώντας σχόλια στο σχολείο
• Μέθοδος 3 από 4: Λάβετε σχόλια για ένα χειρόγραφο
• Μέθοδος 4 από 4: Λάβετε σχόλια από πελάτες
• Συμβουλές

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως και άλλες μορφές επικοινωνίας, έχει τη δική του εθιμοτυπία και κοινωνικούς κανόνες του παιχνιδιού. Εάν θέλετε να ζητήσετε ανατροφοδότηση μέσω e-mail στην εργασία ή στο σχολείο ή εάν θέλετε να λάβετε σχόλια για ένα χειρόγραφο που έχετε γράψει, είναι σημαντικό να σκεφτείτε προσεκτικά πώς διατυπώνετε το αίτημά σας, πώς διαμορφώνετε το e -mail και όταν το στέλνετε. Έτσι κάνετε το email σας όσο πιο αποτελεσματικό γίνεται. Με ευγενικό, σωστό και σαφές μήνυμα στο email σας, μπορείτε να λάβετε τα σχόλια που χρειάζεστε.

Για να πας

Μέθοδος 1 από 4: Ζητώντας σχόλια σχετικά με την εργασία σας

1. Στείλτε το αίτημά σας στο άτομο που μπορεί να αξιολογήσει καλύτερα την εργασία σας. Αυτός είναι συχνά ο διευθυντής σας. Σε κάθε περίπτωση, είναι καλό να ξεκινήσετε με τον επόπτη σας ή με έναν συνάδελφο που εργάζεται εκεί για αρκετό καιρό. Έχουν τη σωστή εμπειρία για να σας βοηθήσουν και να σας δώσουν τα σχόλια που χρειάζεστε.
2. Να είστε ευγενικοί και ταπεινοί στο email σας. Ακολουθήστε την εθιμοτυπία που ισχύει για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εργασία. Η σεμνότητα είναι υπέροχο πράγμα όσον αφορά τα σχόλια, αλλά μην είστε τόσο μετριοπαθής που το αφεντικό σας πιστεύει ότι δεν γνωρίζετε τίποτα για τη δουλειά σας. Αντίθετα, προσπαθήστε να διατυπώσετε την ερώτησή σας με τέτοιο τρόπο ώστε να δείξετε ποια πρόοδο έχετε ήδη κάνει στο έργο ή την εργασία για την οποία ζητάτε σχόλια. Αυτό δείχνει στο αφεντικό σας ότι δεν κάθεστε καθόλου, ενώ περιμένετε σχόλια.
   • Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: «Τελειώνω την παρουσίαση για αύριο, αλλά αντιμετωπίζω μια ερώτηση σχετικά με το σχέδιο. Έχω αμφιβολίες ως προς το τι συμβαδίζει με την εταιρική ταυτότητα. Έχω εσωκλείσει την παρουσίαση της έννοιας. έχετε μια πρόταση για το σχεδιασμό; Σας ευχαριστώ για τη βοήθειά σας σε αυτό. "
   • Μην ξεχάσετε να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη στο email για τη βοήθειά του.
3. Να είστε συγκεκριμένοι στο αίτημά σας για σχόλια. Αυτό σας εμποδίζει να αποκτήσετε ευρεία απάντηση που δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Αποφύγετε ερωτήσεις που μπορούν να απαντήσουν μόνο "ναι" ή "όχι". Επικεντρωθείτε σε συγκεκριμένα μέρη του έργου με το οποίο αντιμετωπίζετε. Προσπαθήστε να μην κατακλύζετε το αφεντικό ή τον συνάδελφό σας, ζητώντας ξαφνικά πολλές ερωτήσεις.
   • Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε: "Δεν είμαι σίγουρος πώς να προχωρήσω στο αρχείο Jansen. Ο πελάτης δεν αποκρίνεται στα e-mail μου και δεν είναι δυνατή η επικοινωνία μέσω τηλεφώνου. Επειδή είναι επείγον, θα ήθελα να ζητήσω τη συμβουλή σας για το πώς μπορώ να το λύσω καλύτερα ».
   • Εάν θέλετε γενικότερα σχόλια με τη μορφή αξιολόγησης ή έκθεσης, ζητήστε το ρητά. Βοηθά αν είστε ευγενικοί και όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι. Για παράδειγμα, μπορείτε να ζητήσετε μια αξιολόγηση του πόσο αποτελεσματικά εργάζεστε ή πόσο δημιουργικοί είστε. Εάν ζητάτε σχόλια από υπαλλήλους που εποπτεύετε, μπορεί να σας βοηθήσει αν αφήσετε τους υπαλλήλους σας να απαντήσουν ανώνυμα.
4. Ευχαριστώ τον πάροχο σχολίων. Στείλτε ένα ευχαριστώ στο άτομο που σας έδωσε σχόλια μέσω email. Εάν η ανατροφοδότηση σημαίνει ότι πρέπει να βελτιώσετε ορισμένα πράγματα, τότε αναφέρετε εν συντομία πώς θα το κάνετε αυτό. Μην αντιδράς παρορμητικά. αφήστε τα σχόλια να λειτουργήσουν πάνω σας και μην ανταποκριθείτε έως ότου τα συναισθήματά σας ηρεμήσουν λίγο.
   • Φροντίστε να απαντήσετε εντός δύο ημερών.

Μέθοδος 2 από 4: Ζητώντας σχόλια στο σχολείο

1. Πες ποιοι είσαι. Ο δάσκαλός σας μπορεί να έχει εκατοντάδες μαθητές, ειδικά σε ένα μεγάλο σχολείο ή πανεπιστήμιο. Θέλετε να καταστήσετε σαφές ποιοι είστε. Ξεκινήστε το email σας λέγοντας το όνομά σας (όνομα και επώνυμο), ποια τάξη βρίσκεστε και ποια τάξη παρακολουθείτε με τον καθηγητή. Με αυτόν τον τρόπο, ο δάσκαλός σας δεν θα σπαταλήσει χρόνο για να καταλάβει ποιος είστε ξανά και αυτός ή αυτή μπορεί να ξοδέψει περισσότερο χρόνο δίνοντας σας χρήσιμα σχόλια.
2. Κρατήστε το επιχειρηματικό. Μερικοί μαθητές δυσκολεύονται να στείλουν email σε έναν καθηγητή για πρώτη φορά. Εκτός αν ο δάσκαλός σας θέλει να απευθυνθεί με το όνομα στην τάξη, χρησιμοποιήστε το επώνυμο στο χαιρετισμό του e-mail. "Αγαπητέ κύριε De Vries" ή "Αγαπητή κυρία Smit" είναι συχνά μια καλή επιλογή. Εάν γνωρίζετε ότι ο δάσκαλός σας είναι πολύ επίσημος, επιλέγετε "Αγαπητέ κ. De Vries" ή "Αγαπητή κυρία Smit". Εάν ο δάσκαλός σας σας έχει στείλει email στο παρελθόν, επιλέξτε ένα χαιρετισμό που είναι τουλάχιστον τόσο επίσημο όσο αυτό που χρησιμοποίησε ο δάσκαλός σας. Κρατήστε τον τόνο σας επιχειρηματικό. Αντί, «Γεια σου, τι πιστεύεις για το δοκίμιο μου; Λίπος σωστά; " καλύτερα να πούμε, "Δεν είμαι σίγουρος ότι καταλαβαίνω την εργασία σωστά. Έχω μερικές ερωτήσεις σχετικά με το δοκίμιο. "
3. Κρατήστε το σύντομο. Μην ανησυχείτε για την εξήγηση του γιατί κάνετε συγκεκριμένες ερωτήσεις, εκτός εάν η εξήγηση αυτή είναι απαραίτητη για να κατανοήσει σωστά η ερώτηση ο δάσκαλός σας. Για παράδειγμα, εάν ρωτήσετε εάν μπορείτε να υποβάλετε μια έκθεση αργότερα, ο δάσκαλός σας θα θέλει να μάθει γιατί ζητάτε, αλλά εάν έχετε μια ερώτηση σχετικά με το τι σημαίνει μια συγκεκριμένη εργασία, δεν χρειάζεται να εξηγήσετε λεπτομερώς πώς ο σκύλος έχει την εργασία σας, τρώει ή άλλα πράγματα που δεν σχετίζονται άμεσα με την ίδια την ανάθεση.
4. Μην περιμένετε πριν από την προθεσμία για να ζητήσετε σχόλια. Όχι μόνο ο καθηγητής σας δεν θα είναι πολύ χαρούμενος αν ζητήσετε σχόλια την τελευταία στιγμή, αλλά δεν θα έχετε πλέον χρόνο να επεξεργαστείτε τα σχόλια. Εάν εξακολουθείτε να έχετε κάποιες πολύ επείγουσες ερωτήσεις της τελευταίας στιγμής, να είστε όσο το δυνατόν πιο σύντομοι στο email σας και να ζητήσετε συγγνώμη που ζητήσατε σχόλια τόσο αργά. Ας ελπίσουμε ότι ο δάσκαλός σας θα πάρει το χρόνο να σας απαντήσει γρήγορα.
5. Χρησιμοποιήστε τη μορφή αρχείου που ορίζει ο καθηγητής σας. Εάν στείλετε ένα συνημμένο με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (για παράδειγμα το πρόχειρο δοκίμιο), βεβαιωθείτε ότι το συνημμένο είναι στη μορφή αρχείου που υποδεικνύει ο καθηγητής σας στην περιγραφή της εργασίας. Για παράδειγμα, εάν ο δάσκαλός σας ζήτησε ένα έγγραφο .doc, μην στείλετε .odt. Σε περίπτωση αμφιβολίας, στείλτε το έγγραφο σε δύο μορφές. Μία φορά στη μορφή με την οποία δημιουργήσατε (για παράδειγμα .doc ή .ppt) και μία φορά στο .pdf. Στη μητρική μορφή, ο δάσκαλός σας μπορεί να σημειώσει εύκολα αν είναι απαραίτητο και μπορεί να διαβάσει το .pdf χωρίς προβλήματα, παρόλο που μπορεί να έχει διαφορετικό λογισμικό επεξεργασίας κειμένου από εσάς. Εξηγήστε στο email ότι είναι το ίδιο έγγραφο δύο φορές.
6. Ζητήστε σχόλια μετά την υποβολή μιας έκθεσης ή μετά από μια εξέταση. Απλώς στείλτε email στον δάσκαλό σας και να είστε ευγενικοί. Για παράδειγμα, πείτε: "Αγαπητέ κύριε Smit, δεν πέρασα τις εξετάσεις μου όσο περίμενα. Θα θέλατε να μου δώσετε λίγο περισσότερες εξηγήσεις σχετικά με τις ερωτήσεις που έκανα λάθος, ώστε να μπορέσω να κάνω την επόμενη εξέταση καλύτερη; " Κανονικά ο δάσκαλός σας θα χαρεί να σας βοηθήσει με αυτό.

Μέθοδος 3 από 4: Λάβετε σχόλια για ένα χειρόγραφο

1. Στείλτε πρώτα email σε κάποιον που γνωρίζετε. Εάν θέλετε πλήρη σχόλια, είναι καλύτερο να δώσετε το χειρόγραφό σας σε κάποιον που γνωρίζετε, κατά προτίμηση σε έναν φίλο ή έναν συνάδελφο. Όταν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον έτσι, κάντε τον όπως θα κάνατε κανονικά. Δεν χρειάζεται ξαφνικά να είστε πιο επιχειρηματικοί από το συνηθισμένο. Εάν επρόκειτο να τους καλέσετε αντί να τους στείλετε email για άλλες ερωτήσεις, θα ήταν πιο έξυπνο να καλέσετε πρώτα. Εάν επιλέξετε ένα e-mail αντί για μια τηλεφωνική κλήση, στείλτε ένα e-mail πρώτα ρωτώντας εάν θα ήθελαν να αφιερώσουν χρόνο για να δώσουν σχόλια σχετικά με το χειρόγραφό σας. Μόνο όταν το άτομο ανταποκρίνεται θετικά, στέλνετε το χειρόγραφο σε αυτό (σε ένα δεύτερο e-mail).
   • Ακόμα κι αν έχετε προηγουμένως μιλήσει με το άτομο που ζητάτε σχόλια σχετικά με το αίτημά σας, εξηγήστε εν συντομία ποιο είναι το αίτημά σας στο email στο οποίο στέλνετε το χειρόγραφο.
2. Στείλτε email σε έναν ειδικό. Μερικές φορές θέλετε έναν πραγματικό εμπειρογνώμονα να εξετάσει το χειρόγραφό σας. Στείλτε ένα email σε έναν ειδικό που γνωρίζετε και εξηγήστε γιατί ζητάτε σχόλια. Μην είσαι πιεστικός. Λάβετε υπόψη ότι ο χρόνος του ειδικού είναι πιθανό να είναι λιγοστός και γράψτε κάτι σαν, "Καταλαβαίνω αν δεν έχετε χρόνο να μου δώσετε σχόλια." Θα μπορούσατε ακόμη και να ρωτήσετε αν ο ειδικός που στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γνωρίζει κάποιον που μπορεί να έχει χρόνο, αν δεν το κάνει.
3. Μην στείλετε το χειρόγραφο σε οποιονδήποτε ανεπιθύμητο. Μπορεί να μην λάβετε καν απάντηση, εκτός εάν προσφέρετε στο email να πληρώσετε τον παραλήπτη για τη βοήθειά του. Εάν στείλετε ένα ανεπιθύμητο email σε έναν γνωστό συγγραφέα ή συγγραφέα, είναι πιθανό το email σας να καταλήξει στα σκουπίδια, καθώς ένας γνωστός συντάκτης θα λάβει εκατοντάδες τέτοια email. Αντί να απευθυνθείτε σε διάσημους ανθρώπους, ρωτήστε πρώτα κάποιον κοντά σας. Για παράδειγμα ένας φίλος, ένας συνάδελφος ή ένας δάσκαλος. Είναι πιθανότερο να θέλουν να σας βοηθήσουν.
4. Να είστε συγκεκριμένοι σε τι είδους σχόλια θέλετε να λαμβάνετε. Για παράδειγμα, υποδείξτε ότι θέλετε να λαμβάνετε εποικοδομητική κριτική. Επίσης, υποδείξτε πόσο λεπτομερείς θέλετε να είναι τα σχόλια και αν τα σχόλια πρέπει να αφορούν μόνο το περιεχόμενο (είναι μια ωραία ιστορία, για παράδειγμα) ή επίσης σχετικά με τη φόρμα (γραμματική, ορθογραφία, σχέδιο). Εάν το άτομο που ζητάτε σχόλια γνωρίζει τι χρειάζεστε, μπορεί να σας βοηθήσει καλύτερα.
   • Τα θετικά σχόλια (ό, τι αρέσει στους άλλους για το χειρόγραφό σας) σάς βοηθούν να κατανοήσετε καλύτερα τα πλεονεκτήματα του χειρόγραφου σας.
   • Τα καλά σχόλια είναι πάντα εποικοδομητικά, ακόμη και αν τα σχόλια είναι αρνητικά. Εάν λάβετε αρνητικά σχόλια, αφιερώστε λίγο χρόνο για να απαντήσετε. Θυμηθείτε ότι το άλλο άτομο θέλει ειλικρινά να σας βοηθήσει. Η λήψη αρνητικών σχολίων δεν είναι διασκεδαστική, αλλά σας βοηθά να βελτιώσετε το χειρόγραφό σας. Επομένως, ευχαριστήστε τον πάροχο σχολίων για τα σχόλιά τους, ακόμα κι αν είναι αρνητικό.
5. Δώστε στον παραλήπτη χρόνο να απαντήσει. Εάν έχετε ζητήσει λεπτομερή σχόλια σχετικά με ένα χειρόγραφο για ένα βιβλίο, μην περιμένετε τα σχόλια στο γραμματοκιβώτιό σας εντός μιας ημέρας. Και όχι μέσα σε μια εβδομάδα. Χρειάζεται χρόνος για να διαβάσετε και να σχολιάσετε ένα μακρύ χειρόγραφο. Εάν έχετε προθεσμία, βεβαιωθείτε ότι ο πάροχος σχολίων γνωρίζει εκ των προτέρων. Ρωτήστε τον πάροχο σχολίων εάν μπορεί να δώσει τα σχόλια πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Λάβετε υπόψη ότι ο πάροχος σχολίων έχει άλλα πράγματα να κάνει. δεν θα μπορεί να εργαστεί στο χειρόγραφό σας με πλήρη απασχόληση.
6. Ευχαριστούμε τον πάροχο σχολίων για τη βοήθειά τους. Εάν ο δωρητής σχολίων είναι φίλος σας, σκεφτείτε να δώσετε ένα μικρό ευχαριστώ δώρο. Για παράδειγμα, ένα κουτί με σοκολάτες. Εάν ένας συνάδελφος ή δάσκαλος σας έχει δώσει σχόλια, μπορείτε να στείλετε ένα email για να τους ευχαριστήσετε. Ενημερώστε τον πάροχο σχολίων πόσο εκτιμάτε ότι έχουν αφιερώσει πολύ χρόνο για να σας βοηθήσουν. Εάν δεν ευχαριστήσετε τον πάροχο σχολίων, θα πάρουν την εντύπωση ότι δεν εκτιμάτε τη βοήθειά τους και δεν θα θέλουν να σας βοηθήσουν τόσο γρήγορα την επόμενη φορά.

Μέθοδος 4 από 4: Λάβετε σχόλια από πελάτες

1. Μην κάνετε πολλές ερωτήσεις. Οι πελάτες λαμβάνουν ήδη πολλές έρευνες, από σχεδόν κάθε εταιρεία. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι ένας πελάτης ρίχνει το email σας απευθείας στον κάδο απορριμμάτων, βάλτε μια ολόκληρη λίστα ερωτήσεων. Εάν θέλετε ο πελάτης να καταβάλει προσπάθειες για να σας βοηθήσει, ακολουθήστε μία ή δύο ερωτήσεις.
2. Κάντε ανοιχτές ερωτήσεις. Αντί να κάνετε ερωτήσεις ναι / όχι, φράστε τις ερωτήσεις σας με τέτοιο τρόπο ώστε να λάβετε μια πιο περιεκτική απάντηση. Αντί να ρωτήσετε, "Θα μας συνιστούσατε σε έναν φίλο;" ρωτάτε, "Πώς θα μας περιγράφατε σε έναν φίλο;" Οι απαντήσεις σε ερωτήσεις δοκίμιου σας δίνουν περισσότερες πληροφορίες από μια απλή ερώτηση ναι / όχι.
3. Ενημερώστε τον πελάτη ότι θα απαντήσετε γρήγορα. Αυτό καθιστά σαφές ότι πρόκειται πραγματικά να κάνετε κάτι με τα σχόλια του πελάτη και ότι δεν θα εξαφανιστεί σε ανώνυμα εισερχόμενα. Είναι επίσης πιθανό να λάβετε πιο ειλικρινείς σχόλια εάν ο πελάτης γνωρίζει ότι θα λάβει απάντηση από εσάς.
   • Όταν απαντάτε, είστε ειλικρινείς και επαγγελματικοί. Με την ευκολία με την οποία οι πελάτες δημοσιεύουν αρνητικές εμπειρίες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης αυτές τις μέρες, θα έχετε κακή φήμη πριν το γνωρίζετε. Πάντα να ανταποκρίνεσαι ειλικρινά και επαγγελματικά.
4. Μην χρησιμοποιείτε Flash ή άλλες προσθήκες που καθιστούν την αλληλογραφία σας αργή. Εάν ένας πελάτης έχει αργή σύνδεση στο Διαδίκτυο, οι πιθανότητες είναι ότι θα διαγράψουν το email αμέσως μόλις το δουν να μην φορτώνεται. Να θυμάστε ότι τα σχόλια είναι συχνά πιο σημαντικά για εσάς παρά στον πελάτη σας.
5. Χρησιμοποιήστε μια καλά σχεδιασμένη γραμματοσειρά και σχεδιασμό. Θέλετε το email σας να φαίνεται καθαρό και επαγγελματικό. Ένα email με εικόνες κακής ποιότητας ή με τη γραμματοσειρά Comic Sans δεν αφήνει πολύ καλή εντύπωση στον πελάτη σας. Αντ 'αυτού, χρησιμοποιήστε πιο κοινές γραμματοσειρές όπως Times New Roman ή Arial και περιορίστε τις εικόνες στο ελάχιστο.
6. Βεβαιωθείτε ότι το email σας είναι κατάλληλο για όλες τις συσκευές. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποτελείται από μία στήλη είναι πιο ευέλικτο από ό, τι όταν επιλέγετε ένα σχέδιο με πολλές στήλες. Βεβαιωθείτε επίσης ότι το μέγεθος της γραμματοσειράς σας δεν είναι πολύ μικρό. Θέλετε το email σας να φαίνεται καλό σε φορητούς υπολογιστές, smartphone και tablet. Επειδή πολλά άτομα διαβάζουν τα email τους στα τηλέφωνά τους, είναι σημαντικό να το λάβετε αυτό υπόψη με τη μορφή του email σας.

Συμβουλές

• Μην ενοχλείτε τους ανθρώπους. αν κάποιος λέει ότι δεν θέλει να δώσει σχόλια, αφήστε το σε αυτό.
• Χρησιμοποιήστε την κανονική εθιμοτυπία όπως θα κάνατε με άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.