Συγγραφέας:
Louise Ward
Ημερομηνία Δημιουργίας:
7 Φεβρουάριος 2021
Ημερομηνία Ενημέρωσης:
1 Ιούλιος 2024
Περιεχόμενο
Στην ουσία, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι τυπικό σαν να γράφετε μια χάρτινη επιστολή. Ωστόσο, υπάρχουν στιγμές που πρέπει να είστε πιο επίσημοι στη σύνταξη email. Σκεφτείτε ποιος είναι ο παραλήπτης και, στη συνέχεια, επιλέξτε τον κατάλληλο χαιρετισμό για την κατάσταση. Μόλις γνωρίζετε αυτές τις πληροφορίες, μπορείτε να προχωρήσετε με τη μορφή χαιρετισμού και το άνοιγμα του στυλ των προτάσεων.
Βήματα
Μέρος 1 από 3: Σκεφτείτε τον παραλήπτη
Προσδιορίστε πόσο επίσημο πρέπει να είστε. Είτε γράφετε ένα "επίσημο" email, ο βαθμός της μοναξιάς του email θα εξαρτηθεί από τον παραλήπτη του. Για παράδειγμα, δεν θα χρησιμοποιούσατε τον ίδιο βαθμό φορμαλισμού όταν γράφετε σε καθηγητή απ 'ό, τι όταν γράφετε συνοδευτική επιστολή.
- Όταν επικοινωνείτε για πρώτη φορά με κάποιον, είναι καλύτερο να γράφετε πιο επίσημα από το συνηθισμένο για ασφάλεια.
Βρείτε το όνομα του παραλήπτη. Θα πρέπει να κάνετε κάποια έρευνα για να βρείτε το όνομα του ατόμου εάν δεν το γνωρίζετε ήδη. Η γνώση του ονόματος του παραλήπτη καθιστά τον χαιρετισμό πιο προσωπικό, ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε επαγγελματικές μεθόδους σύνταξης email.
Ακολουθήστε τον τρόπο του δέκτη. Εάν το άτομο σας έστειλε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι καλή ιδέα να αντιγράψετε το χαιρετισμό του. Για παράδειγμα, εάν γράφουν "Γεια" και το όνομά σας, μπορείτε να απαντήσετε με παρόμοιο στυλ, χρησιμοποιώντας το "Γεια" και το όνομα του ατόμου κατά την αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. διαφήμιση
Μέρος 2 από 3: Επιλέξτε ένα χαιρετισμό
Χρησιμοποιήστε το "Αγαπητέ". Το "αγαπητό" (ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη) είναι ο κλασικός χαιρετισμός. Είναι ανεπίσημο χωρίς να είναι ενοχλητικό, και δεδομένου ότι χρησιμοποιείται τόσο συχνά αυτός ο χαιρετισμός γίνεται συχνά η προεπιλογή, κάτι που είναι καλό. Δεν θα θέλατε ο χαιρετισμός σας να είναι παράξενος γιατί δεν ταιριάζει.
Δοκιμάστε το "Γεια σας", εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη. Το "Hello" είναι ένας επίσημος χαιρετισμός που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σε επαγγελματικά email, ειδικά αν δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη. Ωστόσο, είναι πάντα καλύτερο να μάθετε το όνομα του παραλήπτη εάν είναι δυνατόν.
- Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "Αποστολή σε ενδιαφερόμενα άτομα" εάν το email είναι ιδιαίτερα επίσημο και δεν γνωρίζετε το όνομα του παραλήπτη. Ωστόσο, αυτός ο χαιρετισμός μπορεί να μην ενδιαφέρει ορισμένους.
Εξετάστε το "Γεια" ή "Γεια" ή σε λιγότερο επίσημα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο τείνει να είναι λιγότερο επίσημο από την αλληλογραφία γενικά, οπότε μπορείτε να γράψετε "Γεια" σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να είναι πολύ επίσημο. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε καθηγητή, ειδικά σε κάποιον με τον οποίο επικοινωνείτε συχνά, θα λειτουργούσε ένας χαιρετισμός "Γεια" ή "Γεια".
Μην χρησιμοποιείτε τη λέξη "Hey". Παρόλο που η λέξη "Γεια" είναι αποδεκτή σε ένα επίσημο email, δεν θα ήταν σωστό να πείτε γεια. Είναι ένας πολύ αυθαίρετος τρόπος χαιρετισμού, ακόμη και σε προφορική γλώσσα, οπότε θα πρέπει να αποφύγετε τη χρήση του σε οποιοδήποτε επίσημο email. Για παράδειγμα, ακόμη και αν είστε κοντά στο αφεντικό σας, είναι καλύτερο να αποφύγετε τη χρήση της λέξης "Hey" όταν γράφετε ένα email σε αυτούς.
Χρησιμοποιήστε την αλλαγή τίτλου όταν χρειάζεται. Μερικές φορές, γράφετε σε κάποιον που γνωρίζετε μόνο τον τίτλο του σε εταιρεία ή οργανισμό. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τίτλο του ατόμου στη θέση του ονόματος, όπως "Αγαπητέ επικεφαλής ανθρώπινων πόρων", "Αγαπητέ ανθρώπινο δυναμικό" ή "Αγαπητέ καθηγητή".
Προσθέστε τις τιμές του ατόμου για να κάνετε το email πιο επίσημο. Όταν είναι δυνατόν, προσθέστε "Παππούς", "Γιαγιά", "Γιατρός" ή "Καθηγητής" μπροστά από το όνομα του παραλήπτη για περισσότερη τυπικότητα. Εκτός αυτού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα ή το πλήρες όνομα του παραλήπτη για να είστε πιο επαγγελματικοί, αντί να χρησιμοποιείτε μόνο το όνομα. διαφήμιση
Μέρος 3 από 3: Μορφοποίηση και έναρξη email
Γράψτε τον χαιρετισμό στην πρώτη γραμμή. Γράψτε το χαιρετισμό που έχετε επιλέξει στην επάνω γραμμή, ακολουθούμενο από το όνομα του παραλήπτη. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις αρετές του ατόμου εάν είναι δυνατόν, όπως ο παππούς, η γιαγιά ή ο γιατρός, ακολουθούμενο από το πλήρες όνομα.
Χρησιμοποιήστε κόμματα. Σε γενικές γραμμές, θα χρησιμοποιήσετε κόμμα μετά το χαιρετισμό. Στην επίσημη αλληλογραφία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άνω και κάτω τελεία, αλλά αυτό είναι συχνά πολύ επίσημο για ένα email, ακόμη και για επαγγελματικό email. Ένα κόμμα λειτουργεί σε όλες τις καταστάσεις, αν και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άνω και κάτω τελεία αν γράφετε συνοδευτική επιστολή μέσω email.
Μεταβείτε στην επόμενη γραμμή. Ο χαιρετισμός βρίσκεται στην επάνω γραμμή, οπότε όταν τελειώσετε, πατήστε το κουμπί νέας γραμμής για να μεταβείτε στην επόμενη γραμμή. Εάν χρησιμοποιείτε αλλαγές γραμμής αντί για εσοχή για να δημιουργήσετε παραγράφους, θα πρέπει να αφήσετε μια κενή γραμμή μεταξύ του χαιρετισμού και της πρώτης παραγράφου.
Εισαγάγετε τον εαυτό σας στην εισαγωγική πρόταση εάν χρειαστεί. Εάν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά, θα πρέπει να δώσετε μια εισαγωγή, ανεξάρτητα από το πόσο ξέρετε στη ζωή. Δίνοντας στον παραλήπτη μια υπόδειξη για το ποιοι είστε, θα τους ενθαρρύνετε να συνεχίσουν να διαβάζουν.
- Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "Είμαι ο Nguyen Van Nam και είμαι ο διευθυντής μάρκετινγκ της εταιρείας XYZ". Θα πρέπει επίσης να δηλώσετε τον λόγο που γνωρίζετε τον παραλήπτη: "Είμαι ο Nguyen Manh Hung και είμαι στην τάξη μάρκετινγκ (το τμήμα μάρκετινγκ 101 παίρνει την Τρίτη και την Πέμπτη το μεσημέρι)".
- Εάν γνωρίζετε τον παραλήπτη και το έχετε γράψει στο παρελθόν, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πρώτη πρόταση ως χαιρετισμό. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε "Ευχαριστώ για την πρώιμη απάντησή σας" ή "Ελπίζω να είστε καλά".
Μεταβείτε κατευθείαν στο θέμα. Τα περισσότερα επίσημα email πρέπει να εστιάσουν γρήγορα. Αυτό σημαίνει ότι η πρώτη ή η δεύτερη πρόταση πρέπει να λέει γιατί το γράψατε για αυτούς. Θυμηθείτε να είστε όσο το δυνατόν πιο περιεκτικοί όταν περιγράφετε τον σκοπό σας.
- Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε "Εγώ γράφω για να σας ζητήσω βοήθεια με ένα πρόβλημα μάρκετινγκ" ή "Σας γράφω επειδή δυσκολεύομαι στην τάξη και ελπίζω να μπορείτε να ξεφύγετε από αυτό. χρήσιμη πρόσθετη τεκμηρίωση για να διαβάσω περισσότερα ".
