Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλή
• Προειδοποίηση

Η διοργάνωση εκδηλώσεων φαίνεται σαν μια πολύ δύσκολη εργασία και τα πράγματα γίνονται ακόμη πιο περίπλοκα εάν δεν έχετε σχέδιο και σχέδιο. Γι 'αυτό προσπαθήστε να το αποφύγετε - προετοιμάζοντας μήνες νωρίτερα και διατηρώντας την ηρεμία σας κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 4: Προγραμματίστε μήνες πριν από την εκδήλωση

1. 

   Προσδιορίστε τον σκοπό της εκδήλωσης. Ο προσδιορισμός του σκοπού του οργανισμού σας θα συμβάλει στη διατήρηση της εκδήλωσης σε καλό δρόμο. Σχεδιάζετε μια εκδήλωση για να εκπαιδεύσετε την κοινότητα; Πείστε τους πιθανούς χορηγούς; Επαινείτε ένα συγκεκριμένο άτομο ή μια ομάδα; Λεπτομέρειες αυτού του σκοπού όσο το δυνατόν περισσότερο. Ανεξάρτητα από το τι κάνετε (εκπαιδεύστε, πείστε, επαινείτε κ.λπ.), Γιατί το κάνεις ξανά
   • Σκεφτείτε το ως δήλωση της αποστολής σας ή ως προϋπόθεση για την επιτυχία σας. Μόλις ξέρετε τι θέλετε σίγουρα, θα το βρείτε πολύ πιο εύκολο!

2. 

   
   
   Θέτω στόχους.Ακριβώς Τι θέλετε να πετύχετε; Όχι ο αριθμός των ατόμων που εμφανίζονται στην εκδήλωση, ούτε το γεγονός ότι συνέβη - πώς θέλετε να είναι η εκδήλωση; 5 νέα μέλη στον οργανισμό σας; Συγκεντρώθηκαν 20 εκατομμύρια dong; Αλλαγή της νοοτροπίας των άλλων; Κάνετε όλους ενθουσιασμένους;
   • Σκεφτείτε τα 3 αποτελέσματα που θέλετε περισσότερο από την εκδήλωση και εστιάστε στην πραγματοποίησή τους. Μπορείτε να σταθμίσετε έναν οικονομικό στόχο, έναν κοινωνικό στόχο και έναν προσωπικό στόχο - εξαρτάται από εσάς!

3. 

   
   
   Συγκεντρώστε εθελοντές. Χρειάζεστε καλά και καλά μέλη σε πολλούς διαφορετικούς τομείς της οργανωτικής επιτροπής. Μπορούν να σας βοηθήσουν με τα πάντα, από τον προγραμματισμό, τον προϋπολογισμό έως την αποστολή προσκλήσεων, το σχεδιασμό αφισών, την υποδοχή των φιλοξενούμενων και τον καθαρισμό μετά την εκδήλωση. Με άλλα λόγια, θα σας βοηθήσουν να ολοκληρώσετε τη δουλειά. Εάν είναι δυνατόν, βρείτε εθελοντές που μπορείτε να εμπιστευτείτε!
   • Βεβαιωθείτε ότι οι διοργανωτές καθώς και οι διαχειριστές εκδηλώσεων λειτουργούν σύμφωνα με το πρόγραμμα που ορίζετε στο σχέδιο. Η συνεργασία μεταξύ των μερών θα διευκολύνει τη δουλειά σας. Όταν ζητάτε βοήθεια από κάποιον, να είστε ξεκάθαροι από την αρχή για τις προσδοκίες σας από αυτά και για το βαθμό συμμετοχής τους στην εκδήλωση.
   • Εάν δεν μπορείτε να βρείτε εθελοντή, προσλάβετε μια ομάδα εκδηλώσεων! Αυτό εξαρτάται εξ ολοκλήρου από τον τύπο της εκδήλωσης που φιλοξενείτε. Μπορείτε να νοικιάσετε τον χώρο με την ομάδα της εκδήλωσης ή να προσλάβετε τρίτο μέρος.

4. 

   
   
   Εκτιμώμενος προϋπολογισμός. Όλα τα έξοδα, τα έσοδα, οι επιχορηγήσεις και άλλα έκτακτα έξοδα πρέπει να περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό. Εάν δεν έχετε προϋπολογισμό, θα τερματίσετε την εκδήλωση με ένα χοντρό λογαριασμό και ένα άδειο πορτοφόλι χωρίς να καταλάβετε τι μόλις ξοδέψατε. Να είστε ρεαλιστές από την πρώτη μέρα για να μην εκπλαγείτε αργότερα!
   • Βρείτε τρόπους για να διατηρήσετε το κόστος χαμηλό. Μπορείτε να προσλάβετε εθελοντές για να εργαστείτε δωρεάν; Σκεφτείτε τοποθεσίες που είναι φθηνότερες προς ενοικίαση (για παράδειγμα σπίτι κάποιου); Θυμηθείτε ότι μια μικρή, απλή αλλά επιτυχημένη συνάντηση είναι πολύ καλύτερη από ένα πολυτελές πάρτι που αποτυγχάνει.

5. 

   Προσδιορίστε την ώρα και την τοποθεσία του συμβάντος. Αυτός είναι ο παράγοντας το πιο σημαντικό της εκδήλωσης. Ποια πρέπει να είναι η ώρα και ο τόπος της εκδήλωσής σας για να πουν οι άνθρωποι, "Ναι, θα είμαι εκεί!"; Θέλετε να διοργανώσετε την εκδήλωση σε μια στιγμή που όλοι είναι ελεύθεροι και σε μια βολική τοποθεσία όπου έχετε αρκετό ενοίκιο!
   • Δείτε το πρόγραμμα της κοινότητας στην οποία ζείτε και σκεφτείτε ποιος συμμετέχει στην εκδήλωση. Εάν στοχεύετε νοικοκυρές, η διοργάνωση εκδηλώσεων ημέρας και γειτονιάς είναι η καλύτερη επιλογή (μπορείτε να παρέχετε επιπλέον υπηρεσίες φύλαξης παιδιών). Στην περίπτωση μαθητή που συμμετέχει, πραγματοποιήστε την εκδήλωση στο κέντρο της πόλης ένα βράδυ κατά τη διάρκεια της εβδομάδας. Εάν είναι δυνατόν, πρέπει να πάτε στη θέση τους Συνέλευση.
   • Φυσικά θα υπάρχουν πολλοί χώροι εκδηλώσεων που πρέπει να κάνετε κράτηση εκ των προτέρων. Επικοινωνήστε για να νοικιάσετε αυτές τις τοποθεσίες το συντομότερο δυνατό. Μπορεί να είναι πιο ακριβά από ό, τι νομίζετε!

6. 

   Εξετάστε την εφοδιαστική. Πρέπει να σκεφτείτε για την εφοδιαστική από κάθε άποψη. Πώς θα είναι ο χώρος στάθμευσης; Η ικανότητα των ατόμων με αναπηρία να συμμετέχουν; Τι μπορείτε να κάνετε με τον χώρο εκδηλώσεων; Τι εξοπλισμό χρειάζεστε; Θα χρειαστείτε κάτι επιπλέον με χρέωση (π.χ. ποτά ηχείων, εμβλήματα, δημοσιεύσεις); Πόσα άτομα θα χρειαστούν για την ομαλή εκδήλωση;
   • Είναι πολύ σημαντικό να προβληματιστείτε και να συζητήσετε με τα μέλη των διοργανωτών για να λάβετε υπόψη όλες τις πτυχές της εκδήλωσης. Υπάρχουν εμπόδια που μπορείτε να προβλέψετε και να αποφύγετε; Χρειάζονται οι επισκέπτες ένα μέρος για να μείνουν; Τι εξαιρέσεις απαιτούνται;

7. 

   Σκεφτείτε το μάρκετινγκ και τη διαφήμιση. Ενώ προετοιμάζεστε για την εκδήλωση, δημιουργήστε ένα προσχέδιο της αφίσας. Αυτή η αφίσα θα πρέπει να περιλαμβάνει πληροφορίες σχετικά με την ημερομηνία, την ώρα, την τοποθεσία, τους κύριους προσκεκλημένους, το όνομα της εκδήλωσης και το θέμα ή την ετικέτα του συμβάντος. Δεδομένου ότι ο χρόνος προετοιμασίας είναι πολύ νωρίς, μπορείτε να αφιερώσετε πολύ χρόνο να σκεφτείτε αυτά τα πράγματα προσεκτικά - αλλά θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα αρχικό σχέδιο για να δείτε ποια είναι τα τμήματα όλα μαζί!
   • Σκεφτείτε άλλους τρόπους προώθησης της εκδήλωσης. Αποστολή email; Αλληλογραφία; Παρέχετε πληροφορίες στο Facebook, το Twitter ή μια σειρά διαδικτυακών ιστότοπων εκδηλώσεων (περισσότερα για αυτά αργότερα); Τι χρειάζεσαι πριν εκδηλώσεις για να προσελκύσετε άτομα και ό, τι χρειάζεστε σε εκδηλώσεις για να τα συγκρατήσετε;

8. 

   Αναδιάταξη εργασίας. Ίσως νιώθεις πολύ μπερδεμένη αυτή τη στιγμή. Πάρτε μια βαθιά ανάσα και ανοίξτε το λογισμικό Excel. Ετοιμάστε ένα πρόχειρο πρόγραμμα δραστηριοτήτων στην εκδήλωση. Χρησιμοποιήστε μερικά υπολογιστικά φύλλα Excel για να οργανώσετε τις σκέψεις σας. Μπορεί να φαίνεται σαν περιττή γραφειοκρατία σε αυτό το σημείο, αλλά μέσα στους επόμενους δύο μήνες θα είστε ευγνώμονες για τον εαυτό σας που φροντίσατε τον εαυτό σας.
   • Αναπτύξτε ένα πρόγραμμα εργασίας (με προθεσμίες) για κάθε δραστηριότητα. Γράψτε όλα τα μέλη των διοργανωτών, πότε και πού τα χρειάζεστε. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προγραμματίσετε την εργασία σας και να αποφύγετε ερωτήσεις αργότερα.
   διαφήμιση

Μέθοδος 2 από 4: Προγραμματίστε την εργασία για 2 εβδομάδες πριν από την εκδήλωση

1. 

   Βεβαιωθείτε ότι όλα είναι έτοιμα. Προσδιορίστε την ώρα, την τοποθεσία, τους βασικούς προσκεκλημένους, τον διοργανωτή της εκδήλωσης, το όνομα της εκδήλωσης και την ετικέτα. Θα υπάρχουν Οτιδήποτε Μπορούμε να ξεφύγουμε; Μπορούν να συμβούν αλλαγές της τελευταίας στιγμής; Σε αυτό το σημείο, όλα πρέπει να είναι τόσο ξεκάθαρα όσο και σε μαύρο και άσπρο χαρτί.

2. 

   Συναντηθείτε με τα μέλη των διοργανωτών. Ζητήστε έγκριση για προϋπολογισμό, πρόγραμμα κ.λπ. από διοργανωτές καθώς και διαχειριστές εκδηλώσεων. Τώρα είναι η κατάλληλη στιγμή για την αντιμετώπιση ερωτήσεων. Όλοι έχουν κατανοήσει ακόμη τις υποχρεώσεις τους; Είναι άνετα με τα πάντα;
   • Για άλλη μια φορά, συναντηθείτε με τους διοργανωτές καθώς και τους εθελοντές για να σκεφτείτε πιθανά προβλήματα. Αυτή είναι επίσης η ιδανική στιγμή για να σχεδιάσετε τη δράση σας.
   • Βεβαιωθείτε ότι οι διοργανωτές δεν έχουν εσωτερικά προβλήματα. Μείνετε σε επαφή με όλους τους επικεφαλής των τμημάτων, τους διοργανωτές καθώς και τους εθελοντές.

3. 

   Χωρίστε το έργο μεταξύ διαφορετικών ανθρώπων και αφήστε ένα άτομο με εμπειρία να συντονίσει όλες τις δραστηριότητες. Εάν πρόκειται για μια εκδήλωση ιδιαίτερα μεγάλης κλίμακας, ορίστε πολλά άτομα για να συντονίσετε διαφορετικές δραστηριότητες υπό την επίβλεψη ενός ατόμου. Αυτός ο ηγέτης πρέπει να εμπιστεύεται τα μέλη των διοργανωτών.
   • Θα πρέπει να ορίσετε ένα έως δύο μέλη για να περάσετε χρόνο καλωσορίζοντας τους επισκέπτες και συνομιλία πριν από την εκδήλωση.Βασικά, είναι οι ρεσεψιονίστ, υπεύθυνοι για την ανάδειξη όλων των επισκεπτών και για να τους αφήσουν να δουν ότι τους φροντίζουν.

4. 

   Φροντίστε να ενημερώνετε όλες τις διαδικτυακές σελίδες που σχετίζονται με την εκδήλωση. Ίσως γνωρίζετε ήδη το Facebook και το Twitter, αλλά υπάρχουν πολλοί άλλοι διαδικτυακοί ιστότοποι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προωθήσετε, όπως το Eventbrite, το Evite και το Meetup. Εάν δεν έχετε ακούσει ποτέ αυτές τις σελίδες, αναζητήστε τώρα! Σε περίπτωση που η εκδήλωσή σας είναι στο εξωτερικό και θέλετε να πουλήσετε εισιτήρια online, το Ticketbud είναι αρκετά χρήσιμο.
   • Και φυσικά, ενημερώστε τη διαδικτυακή σελίδα, το blog ή τη σελίδα του Facebook, εάν υπάρχει. Μπορείτε να στείλετε υπενθυμίσεις συμβάντων, να δημοσιεύσετε φωτογραφίες και να διαχειριστείτε τις απαντήσεις σε συμβάντα. Όσο πιο ενεργός είστε στο διαδίκτυο, τόσο πιο διαδεδομένη γίνεται η εκδήλωση. Εάν φιλοξενείτε μια εκδήλωση που σχετίζεται με την κηπουρική, τη διακόσμηση σπιτιού ή άλλα δημιουργικά πεδία, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Pinterest.

5. 

   Συγκεντρώστε χορηγίες και άλλες πηγές χρημάτων από τους επισκέπτες. Υπάρχουν πολλοί τύποι δαπανών που θα προκύψουν τις επόμενες εβδομάδες και δεν θέλετε να πληρώσετε μόνοι σας! Ανακαλύψτε λίγο για το κόστος εκκίνησης - πρόκειται για ενοικίαση χώρου, εξοπλισμό ή πάρτι δεξιώσεων; Ίσως χρειαστεί επίσης να πληρώσετε μερικά από τα παραπάνω ποσά πριν ξεκινήσετε την προετοιμασία για την εκδήλωση.
   • Βεβαιωθείτε ότι έχετε δημιουργήσει ένα σύστημα χειρισμού εγγράφων, πιστοποιήσεων, τιμολογίων και άλλων εγγράφων. Πρέπει να φυλάσσετε όλα τα έγγραφα για μελλοντική αναφορά, οπότε όσο πιο σύντομα οργανωθείτε, τόσο πιο βολικό θα είναι το μέλλον, ειδικά όταν ο συνεργάτης σας εργάζεται μη επαγγελματικά.

6. 

   Προώθηση εκδηλώσεων. Προετοιμάστε δημοσιεύσεις, ξεκινήστε διαφημίσεις, δημοσιεύστε στον τύπο, στείλτε προσκλήσεις, τηλεφωνήματα, ομάδες επαφών μέσω email, συναντήστε δυνητικούς παρευρισκόμενους ή χορηγούς. Πώς θα γνωρίζουν και θα συμμετέχουν οι άνθρωποι στην εκδήλωσή σας; Βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που δίνετε είναι πλήρεις, εκτός από ορισμένους παράγοντες αμφισβήτησης - η περιέργεια του επισκέπτη πρέπει επίσης να τονιστεί!
   • Σκεφτείτε το κοινό-στόχο σας. Εάν θέλετε να προσκαλέσετε τους πρεσβύτερους, δεν θα χάνετε χρόνο για την αποστολή μηνυμάτων μέσω του λογισμικού Snapchat. Μεταβείτε σε μέρη όπου πηγαίνουν ή χρησιμοποιήστε τα εργαλεία που χρησιμοποιεί το κοινό σας.

7. 

   Συγκεντρώστε τα απαραίτητα αντικείμενα για την εκδήλωση. Αυτά τα είδη μπορεί να περιλαμβάνουν μετάλλιο, παιχνίδι, σουβενίρ, ανταμοιβή ή πιστοποιητικό. Υπάρχουν πολλά μικρά και ασήμαντα πράγματα που οι άπειροι άνθρωποι δεν μπορούν να δώσουν προσοχή, αλλά πρέπει να γνωρίζετε όλους τους μικρότερους παράγοντες. Μην ξεχάσετε τα έπιπλα, τις συσκευές, τα τραπέζια, τα τραπεζομάντιλα και άλλα μεγάλα, σημαντικά αντικείμενα!
   • Αυτό είναι ένα άλλο πράγμα που πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να σκεφτείτε. Μην σταματήσετε μέχρι να βρείτε 5 είδη που ξεχάσατε να προετοιμάσετε - τα πάντα, από στυλό και κουτιά πρώτων βοηθειών έως μπαταρίες, παγάκια και καλώδια επέκτασης. Θα θελήσετε να είστε έτοιμοι για οποιαδήποτε κατάσταση.

8. 

   Είδος τα παντα. Τακτοποιήστε την εγγραφή βίντεο. Οργανώστε τη μεταφορά για τους επισκέπτες. Τακτοποιήστε τα τρόφιμα για την ομάδα καθαρισμού. Η λίστα μπορεί να συνεχιστεί για πάντα, αλλά χωρίς ταξινόμηση δεν θα μπορείτε να οργανώσετε την εκδήλωση!
   • Προετοιμάστε φαγητό και ποτό. Αυτή είναι επίσης μια καλή στιγμή για να οργανώσετε ειδικά καταλύματα, όπως καταλύματα για άτομα με ειδικές ανάγκες. Ελέγξτε εάν κάποιος επισκέπτης είναι χορτοφάγος ή έχει άλλες συγκεκριμένες ανάγκες για φαγητό. Πολλοί διαδικτυακοί ιστότοποι έκδοσης εισιτηρίων εκδηλώσεων θα έχουν μια ενότητα "ερωτήσεις για αυτο-ερωτήσεις", η οποία θα σας βοηθήσει να αξιολογήσετε τα ειδικά αιτήματα των καλεσμένων σας.
   • Προετοιμάστε γραφεία και καρέκλες, σκηνικά, μικρόφωνα, ηχεία, υπολογιστές, προβολείς, βάθρα - οτιδήποτε απαιτείται στο χώρο της εκδήλωσης.

9. 

   Προετοιμάστε τη λίστα επαφών σας. Πρέπει να έχετε αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις και διευθύνσεις email από τους διοργανωτές. Δημιουργήστε μια παρόμοια λίστα με VIP (ιδιαίτερα σημαντικούς επισκέπτες) και παρόχους αγαθών ή υπηρεσιών. Όταν κάποιος δεν εμφανίζεται ή είναι αργά, αυτή είναι μια λίστα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
   • Ας πούμε ότι η ομάδα των συμποσίων είναι αργά. Τι θα κάνεις? Αποκτήστε τη λίστα επαφών τους αμέσως και καλέστε τους. Ω, νομίζουν ότι θα το κάνετε στο μέρος για να το πάρετε 90 κιλά χοιρινού τεμαχισμένου; Οτιδήποτε. Δίνεις τη λίστα στον κ. Α, παίρνει το φορτηγό και πηγαίνει στη διεύθυνση συλλογής κρέατος στο χαρτί. Έχετε αποτρέψει μια καταστροφή. Τώρα ξέρετε ότι δεν πρέπει να προσλάβετε αυτήν την ομάδα υπηρεσιών ή να δώσετε σαφέστερη κατεύθυνση!

10. 

    Πηγαίνετε στο χώρο της εκδήλωσης με τους διοργανωτές. Παρατηρήστε και αξιολογήστε το χώρο στάθμευσης, τις τουαλέτες, τα δωμάτια και τις πόρτες. Αναζητήστε κοντινά μέρη όπου μπορείτε να κάνετε φωτοτυπίες, να κάνετε τηλεφωνικές κλήσεις και να αγοράσετε είδη πρώτης ανάγκης. Σε γενικές γραμμές, έχετε τον χώρο εκδήλωσης στο χέρι.
    • Μιλήστε στο άτομο με το οποίο επικοινωνήσατε για να νοικιάσετε το μέρος. Θα πρέπει να έχουν καλύτερη κατανόηση του χώρου από οποιονδήποτε άλλο. Υπάρχει πρόβλημα που πρέπει να γνωρίζετε; Περιορισμένο χρονικό διάστημα? Είναι κλειδωμένη η πόρτα σε συγκεκριμένες ώρες; Ας ελπίσουμε ότι αυτό δεν θα συμβεί - αλλά θα πρέπει επίσης να μάθετε για τα προγράμματα ελέγχου συναγερμού πυρκαγιάς.
    διαφήμιση

Μέθοδος 3 από 4: Προετοιμαστείτε στις 24 ώρες πριν από την εκδήλωση

1. 

   Μείνε ήρεμος. Μπορείς να το κάνεις. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να παραμείνετε ήρεμοι και να μην μπερδεύεστε ή να ανησυχείτε. Ετοιμάζεστε για μήνες! Ολα θα πάνε καλά. Όσο πιο ήσυχοι είστε, τόσο πιο ήρεμοι θα είναι οι συμπαίκτες σας, τόσο πιο ομαλά θα είναι η εκδήλωση. Άλλωστε, όλα θα τελειώσουν σύντομα!
   • Σοβαρά, μπορείτε να το κάνετε. Έχετε κάνει ό, τι μπορείτε, σκεφτόμαστε όλα τα πιθανά προβλήματα - αν κάτι πάει στραβά, ξέρετε πώς να λύσετε το πρόβλημα. Και θυμηθείτε: κανείς δεν μπορεί να σας κατηγορήσει. Ένας θορυβώδης επισκέπτης, το φαγητό δεν είναι καλό - οι άνθρωποι θα καταλάβουν ότι δεν μπορείτε να τα ελέγξετε όλα. Χαλαρώστε. Θα είσαι εντάξει.

2. 

   Τελευταίος έλεγχος με μέλη των διοργανωτών. Βεβαιωθείτε ότι έχετε μιλήσει σε όλους σχετικά με τρόπους για να φτάσετε στο χώρο της εκδήλωσης και πότε θα φτάσετε. Αυτό που δεν θέλετε περισσότερο είναι όταν ολόκληροι οι διοργανωτές σας καλούν την ημέρα της εκδήλωσης, επειδή δεν ξέρετε πού βρίσκεται η πίσω είσοδος.
   • Ακόμα κι αν κανείς δεν λέει τίποτα ή σας κάνει μια ερώτηση, κάντε το καλύτερο δυνατό για να μετρήσετε τη στάση των άλλων. Είναι όλοι ικανοποιημένοι με τη δουλειά τους; Ταιριάζουν μεταξύ τους; Εάν όχι, μιλήστε σε όλους και προσπαθήστε να αφαιρέσετε τον κόμπο. Ίσως κάποιος να χωρέσει σε άλλο τμήμα ή να συνεργαστεί με άλλους.

3. 

   Ελέγξτε όλες τις προσκλήσεις και τις απαντήσεις. Καταχωρίστε τους επισκέπτες σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και υπολογίστε τον αριθμό των ατόμων. Για την πλειονότητα των εκδηλώσεων, ο αριθμός των επιβεβαιωμένων συμμετεχόντων θα είναι δεν είναι δείχνει τον αριθμό των ατόμων που συμμετέχουν στην εκδήλωση. Μπορείτε να έχετε 50 επικυρωτές, αλλά στο τέλος υπάρχουν μόνο 5 ή συμμετέχουν έως και 500 άτομα. Ενώ πρέπει να γνωρίζετε τον αριθμό των επικυρωτών, να είστε έτοιμοι να χειριστείτε την κατάσταση όταν υπάρχουν πάρα πολλοί ή πάρα πολλοί συμμετέχοντες!
   • Υπενθυμίστε στους VIP επισκέπτες την εκδήλωση. Θα εκπλαγείτε από τον αριθμό των ανθρώπων που λένε, "Ω, σωστά. Αύριο δεν είναι;" Με μια απλή κλήση ή κείμενο, μπορείτε να το αποφύγετε.

4. 

   Πηγαίνετε στο χώρο της εκδήλωσης και ελέγξτε αν όλα είναι έτοιμα. Είναι το δωμάτιο καθαρό και έτοιμο; Είναι εγκατεστημένες και λειτουργούν οι ηλεκτρονικές συσκευές; Μπορείτε να προεγκαταστήσετε οποιαδήποτε συσκευή, εάν χρειάζεται; Έχει προετοιμαστεί πλήρως το προσωπικό για την εκδήλωση;
   • Ελέγξτε αν η εκδήλωση έχει αρκετούς υποστηρικτές. Φυσικά, είναι καλύτερο αν έχετε περισσότερους υποστηρικτές από ό, τι χρειάζεστε. Ίσως χρειαστεί να ζητήσετε από κάποιον έκτακτη ανάγκη, να χρειαστεί κάποιον να ειδοποιήσει έναν επισκέπτη ή να λύσει ένα πρόβλημα που δεν μπορείτε να προβλέψετε. Ή, ξέρετε, ίσως χρειαστείτε κάποιον να σας ρίξει περισσότερο καφέ.

5. 

   Προετοιμάστε κιτ για τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση. Αυτό το κιτ μπορεί να περιλαμβάνει ένα μπουκάλι νερό, μια καραμέλα, μια κολλώδη σημείωση, ένα στυλό, ένα φυλλάδιο και κάθε άλλη πληροφορία που χρειάζονται. Επίσης, μια καλή ιδέα εάν θέλετε να προσθέσετε μικρά αναμνηστικά.Αυτό είναι ένα εξαιρετικό αποκορύφωμα που δείχνει ότι η εκδήλωση ήταν καλά οργανωμένη, και ταυτόχρονα κάνει τους επισκέπτες να αισθάνονται πολύτιμοι.
   • Αυτό το κιτ μπορεί να είναι για επισκέπτες ή διοργανωτές ή και τα δύο! Ποιος δεν αρέσει μια μπάρα granola και ένα στυλό;

6. 

   Προγραμματίστε πληροφορίες συμβάντων (τρέχοντας φύλλο ή τρέχοντας φύλλο). Ακολουθεί μια λίστα με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες διαιρούμενη ανά ώρα και / ή τμήμα. Προετοιμάστε ένα πρόγραμμα εργασιών σε λίγα λεπτά με σημαντικές δραστηριότητες. Το πρότυπο του τρέχοντος φύλλου εξαρτάται αποκλειστικά από εσάς. Απλώς προσπαθήστε να περιορίσετε τις πληροφορίες στο ελάχιστο για εύκολη ανάγνωση.
   • Αν είστε πραγματικά σκληροί, δημιουργήστε τους είδος ένα διαφορετικό φύλλο λειτουργίας μπορεί να είναι χρήσιμο. Οι ομιλητές είναι πιο πιθανό να θέλουν να γνωρίζουν τη λίστα των άλλων προσκεκλημένων που θα είναι πού και πότε. Οι διοργανωτές θα θέλουν μια λίστα εξοπλισμού, χρονοδιαγραμμάτων και σχεδίων καθαρισμού. Όταν έχετε αρκετό χρόνο για να δημιουργήσετε το τρέχον φύλλο, θα το βρείτε πολύ χρήσιμο.

7. 

   Δημιουργήστε μια λίστα με αντικείμενα που θα φέρετε στο χώρο της εκδήλωσης. Πόσο κακό θα είναι όταν φτάσετε στην εκδήλωση, όλα είναι έτοιμα, όλοι είστε όλοι εκεί και συνειδητοποιείτε ότι έχετε ξεχάσει 12.000 φλιτζάνια στο σπίτι; Αυτό είναι κακό. Τα καταστρέψατε όλα. Κάντε λοιπόν μια λίστα, ελέγξτε την για άλλη μια φορά και φέρετε μαζί όλα τα συστατικά για προετοιμασία!
   • Εάν τα αντικείμενα είναι διάσπαρτα σε διαφορετικά μέρη, αναθέστε μια συγκεκριμένη εργασία σε κάθε άτομο. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να ξοδέψετε 8 ώρες τρέχοντας και συλλέγοντας αυτά τα αντικείμενα με πανικό. "Ένα δέντρο δεν κάνει ένα νεαρό, τρία δέντρα να συσσωρεύονται μαζί έτσι το βουνό είναι ψηλό" - είπε οι αρχαίοι άνθρωποι.
   διαφήμιση

Μέθοδος 4 από 4: Ελέγξτε την ημερομηνία του συμβάντος

1. 

   Άφιξη στο χώρο της εκδήλωσης νωρίς με διοργανωτές και εθελοντές. Βεβαιωθείτε ότι όλοι είναι παρόντες και ότι τα ηλεκτρονικά λειτουργούν σωστά. Έχετε ερωτήσεις τελευταίας στιγμής; Αν υπάρχει χρόνος, ας πούμε αναψυκτικά, μοιραστείτε, ενθαρρύνετε όλους και ξεκουραστείτε! Μπορείς να το κάνεις. Είσαι έτοιμος.
   • Βεβαιωθείτε ότι ο διοργανωτής φοράει ένα ειδικό σήμα ή φέρει κάποια αναγνωρίσιμα αντικείμενα στο χέρι, ώστε οι συμμετέχοντες στην εκδήλωση να μπορούν να ζητήσουν βοήθεια όταν χρειαστεί. Μερικές φορές τα χακί κοστούμια δεν είναι αρκετά.

2. 

   Όλα τα πράγματα, μέσα και εξω απο. Χρειάζεστε μπαλόνια στο γραμματοκιβώτιο; Αφίσες στη γωνία του δωματίου; Τι γίνεται με την πόρτα και κατά μήκος του διαδρόμου; Εάν οι καλεσμένοι σας πρέπει να περάσουν από έναν χαοτικό λαβύρινθο για να φτάσουν στο χώρο της εκδήλωσης, θα πρέπει να βάλετε πολλά σημάδια για να σας καθοδηγήσουν.
   • Τα πανό καλωσορίσματος και άλλες πινακίδες πληροφοριών μπροστά από το κτίριο θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμα. Θέλετε οι άνθρωποι να μπορούν να αναγνωρίζουν τον τόπο της εκδήλωσης απευθείας από το δρόμο. Δεν υπάρχει τίποτα να αναρωτιέσαι για αυτό!
   • Υπάρχει μια ρεσεψιόν και εγγεγραμμένοι επισκέπτες στην εκδήλωση. Όταν οι επισκέπτες μπαίνουν στην πόρτα, θα πρέπει να δουν ακριβώς τι πρέπει να κάνουν. Διαφορετικά, θα αιωρούνται σε κατάσταση αβεβαιότητας και δυσφορίας. Θυμάστε την ενότητα υποδοχής που αναφέρθηκε παραπάνω; Παρακαλώ αναθέστε σε κάποιον να σταθεί δίπλα στην πόρτα για να καλωσορίσει και να απαντήσει σε όλες τις ερωτήσεις του επισκέπτη.
   • Πλωτή μουσική! Η μουσική θα σβήσει τη ντροπαλή ατμόσφαιρα της εκδήλωσης.

3. 

   Βεβαιωθείτε ότι οι συμμετέχοντες στην εκδήλωση γνωρίζουν τι συμβαίνει. Εάν ένα ηχείο είναι αργά, θα πρέπει να δημοσιεύσετε μια ειδοποίηση καθυστέρησης συμβάντος. Εάν το γεύμα διαρκεί περισσότερο από το αναμενόμενο, οι επισκέπτες της εκδήλωσης θα πρέπει να γνωρίζουν τυχόν αλλαγές στο πρόγραμμα. Είναι πολύ σπάνιο για τα γεγονότα να πάνε όπως έχει προγραμματιστεί - οπότε όταν τα προγράμματα δεν ακολουθούνται στενά, βεβαιωθείτε ότι τα μέρη συνεχίζουν να μιλούν.

4. 

   Βγάλε μια φωτογραφία! Ίσως θέλετε να σημειώσετε αυτό. Ταυτόχρονα, οι άνθρωποι θα είναι ενθουσιασμένοι που βλέπουν κάποιον που κρατά μια κάμερα για να καταγράψει τις στιγμές της εκδήλωσης. Τραβήξτε μια φωτογραφία του banner του χορηγού σας, του banner σας, της πύλης υποδοχής, του χώρου υποδοχής κ.λπ. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτές τις φωτογραφίες για το επόμενο έτος!
   • Εάν είναι δυνατόν, αφήστε έναν φίλο ή έναν επαγγελματία φωτογράφο να κάνει τη δουλειά. Έχετε αρκετή δουλειά να κάνετε! Πρέπει να συνομιλήσετε και να φάτε με τους επισκέπτες, οπότε κάποιος άλλος πρέπει να φροντίσει τη φωτογράφηση.

5. 

   Βάζοντας έγγραφα μετά την εκδήλωση. Πρέπει να έχετε τοποθετήσει κάποια ιδέα στην αντίληψη των επισκεπτών και θέλετε να εγκαταλείψουν την εκδήλωση με συγκεκριμένες σκέψεις, προβληματισμό ή αποφασιστικότητα να δράσουν. Ετοιμάστε λοιπόν ένα φυλλάδιο ή οποιοδήποτε είδος που μπορούν να φέρουν μαζί τους μετά Εκδήλωση.
   • Μπορείτε να σκεφτείτε την ψηφοφορία για το πρόσφατο συμβάν για αυτήν την ενότητα. Δώστε ένα μέσο για να μιλήσουν το μυαλό τους, τι να βελτιώσουν και τι θέλουν στην επόμενη εκδήλωση. Και φυσικά, πώς μπορούν να συμμετάσχουν!

6. 

   Καθαρίστε τους χώρους εκδηλώσεων! Ελέγξτε τον μετρητή τροφοδοσίας, αφαιρέστε τα πανό, καθαρίστε τα έπιπλα και άλλα. Θα θέλατε τον ιστότοπο να επιστρέψει στην αρχική του κατάσταση - ειδικά όταν πληρώνετε το ενοίκιο και θέλετε να επιστρέψετε. Μπορείτε επίσης να αποφύγετε τις πρόσθετες χρεώσεις που επιβάλλονται από τον πάροχο του χώρου σας. Χωρίστε την εργασία ομοιόμορφα έτσι ώστε η διαδικασία καθαρισμού να είναι όσο το δυνατόν πιο γρήγορη και απαλή.
   • Ελέγξτε ξανά για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχουν μείνει πολύτιμα αντικείμενα. Εάν ναι, προετοιμάστε μια φόρμα αξίωσης για χαμένο αντικείμενο
   • Εάν καταστρέψετε κάτι, ενημερώστε το άτομο με το οποίο επικοινωνήσατε για να νοικιάσετε το μέρος. Η ειλικρίνεια και η ειλικρίνεια είναι πάντα η καλύτερη στάση.
   • Αφαιρέστε όσο το δυνατόν περισσότερα σκουπίδια. Το τμήμα συντήρησης θα αναλάβει μετά από αυτό.

7. 

   Προσέξτε όλες τις αποστολές μετά την εκδήλωση. Ανάλογα με τον τύπο της εκδήλωσης που διοργανώνετε, ενδέχεται να μην έχετε καμία σχέση μετά την εκδήλωση, ή θα υπάρχει μια μεγάλη λίστα ατόμων που θα ευχαριστήσουν καθώς και εκκρεμείς αποδείξεις. Ακολουθούν ορισμένες ιδέες για να ξεκινήσετε:
   • Ευχαριστώ όλα τα μέλη της οργανωτικής επιτροπής, ειδικά τους χορηγούς και τους εθελοντές. Δεν μπορείτε να οργανώσετε μια εκδήλωση χωρίς αυτά!
   • Ολοκληρώστε και χειριστείτε θέματα χρημάτων. Αυτό πρέπει να γίνει όσο το δυνατόν γρηγορότερα, όσο λιγότερα ελαττώματα τόσο το καλύτερο.
   • Διοργανώστε ένα πάρτι ευγνωμοσύνης σε όσους σας βοήθησαν. Θέλετε οι συμπαίκτες σας να αισθάνονται ευγνώμονες και ταυτόχρονα να θέλουν οι χορηγοί σας να δουν ότι έχουν φέρει αλλαγή και μια καλή αιτία.
   • Διανείμετε αναμνηστικά ή άλλες δημοσιεύσεις σε ενδιαφερόμενα μέρη.
   • Μεταφορά τιμολογίων σε χορηγούς και άλλους.
   • Δημοσιεύστε φωτογραφίες στη διαδικτυακή σελίδα της εκδήλωσης.

8. 

   Πραγματοποιήστε μια συνάντηση για να μάθετε από εμπειρίες και να κάνετε καλύτερα την επόμενη φορά. Αφού όλα έχουν τελειώσει, τι θέλετε να κάνετε διαφορετικά; Τι λειτουργεί και τι όχι; Θέλετε να διοργανώσετε μια τέτοια εκδήλωση; Τι έμαθες?
   • Εάν λάβετε απάντηση από όλους, διαβάστε τα όλα. Ακόμα κι αν δεν λάβετε καμία απάντηση από τους επισκέπτες, ρωτήστε τους διοργανωτές της εκδήλωσης! Πώς σκέφτονται; Απόλαυσαν εκείνη τη στιγμή; Πιθανώς μόνο και μόνο επειδή η μπάρα granola και το στυλό ήταν ελεύθερα, σωστά;
   διαφήμιση

Συμβουλή

• Κατάλογος εγγράφων για προετοιμασία:
  • Προσωρινός προϋπολογισμός
  • Πρόγραμμα εκδηλώσεων (ώρα κάθε προγράμματος στην εκδήλωση)
  • Πρόσκληση
  • ΛΙΣΤΑ καλεσμενων
  • Σχέδιο δράσης
  • Πρόγραμμα εργασίας (πρόγραμμα ολοκλήρωσης)
  • Τεκμηρίωση για δελτία τύπου
  • Ομιλία
  • Κατάλογος συμμετεχόντων
  • Ομιλίες των μερών (επισύναψη βιογραφικού)
  • Πρόγραμμα εργασίας
  • Το πρόγραμμα χωρίζεται σε λίγα λεπτά
  • Λίστα δικτύου επαφών (αριθμός τηλεφώνου του διοργανωτή)
  • Λίστα αντικειμένων προς μεταφορά
  • Λίστα εργασιών που πρέπει να ολοκληρωθούν
  • Αναφορές εκδηλώσεων (σε τύπο και άλλα)
• Πριν από την εκδήλωση, αναθέστε άτομα / τμήματα να είναι υπεύθυνα για τους ακόλουθους τομείς:
  • Δωρητές
  • Οι παρευρισκόμενοι
  • Σημαντικός επισκέπτης, ομιλητής
  • Σχεδιάστε, εκτυπώστε, συλλέξτε άρθρα και αξιολογήστε αυτά τα προϊόντα
  • Ανταμοιβές, αναμνηστικά, δώρα, πανό, πιστοποιητικά
  • Οχήματα, τροφοδοσία, ρυθμίσεις εκδηλώσεων, διακόσμηση, σκηνικά, πάρκινγκ
  • Media, PR (εξωτερικές σχέσεις), Marketing
• Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή μιας τοποθεσίας και τη διαπραγμάτευση τιμών:
  • Χωρητικότητα ιστότοπου (αριθμός συμμετεχόντων, εκτός από εκείνους που δεν παρευρέθηκαν επίσημα)
  • Διαθεσιμότητα φαγητού (σε περίπτωση που τα γεύματα είναι διαθέσιμα σε αυτόν τον χώρο)
  • Ώρα (ώρα έναρξης και λήξης της εκδήλωσης)
  • Φωτισμός (σε περίπτωση που η εκδήλωση πραγματοποιηθεί τη νύχτα)
  • Υπάρχει κλιματισμός ή όχι
  • Παρέχεται ο απαιτούμενος εξοπλισμός (μικρόφωνο, ηχεία κ.λπ.)
  • Έπιπλα (έπιπλα, πετσέτες, κ.λπ.)
  • Μπορούν να πραγματοποιηθούν εκδηλώσεις μουσικής και ψυχαγωγίας στο χώρο (με λιγότερο επίσημες παραστάσεις)
  • Γεννήτρια
  • Εύκολη πρόσβαση στον χώρο - είτε βρίσκεται στο κέντρο της πόλης είτε όχι (εάν οι εκπρόσωποι μπορούν να παρευρεθούν χωρίς καμία δυσκολία)
  • Ειδικό δωμάτιο για τους διοργανωτές, αποδυτήρια κ.λπ.
  • συνολικό κόστος
• Την ημέρα της εκδήλωσης, αναθέστε το άτομο / τμήμα να είναι υπεύθυνο για τα ακόλουθα:
  • Γενικός συντονισμός
  • Τουαλέτα
  • Φαγητό
  • Δουλεύει στο γήπεδο
  • Κεντρικός υπολογιστής (MC)
  • Υπολογιστές, προβολείς
  • Φωτογράφος
  • Υπεύθυνος υποδοχής
  • Έλεγχος πλήθους και PR με το πλήθος
  • Χώρος στάθμευσης
  • Προστατεύω
  • Διανείμετε υλικά και προμήθειες (δώρα και πιστοποιητικά σε συγκεκριμένα άτομα καθώς και σε όλους τους συμμετέχοντες στην εκδήλωση)
• Παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν αποφασίζετε για την ημερομηνία της εκδήλωσης:
  • Ο κύριος επισκέπτης και άλλοι VIP επισκέπτες θα είναι διαθέσιμοι για την ημέρα
  • Ποια μέρα είναι καλύτερη για το κοινό-στόχο σας;
• Ανά πάσα στιγμή, δεν μπορείτε να παραδώσετε τη δουλειά και τις ευθύνες σας σε άλλο άτομο.
• Η εργασία είναι υπεύθυνη.
• Στην ώρα. Εάν έχετε καθυστερήσει, αναφέρετε πλήρως και αμέσως την εργασία στο άτομο που πρέπει να αναφέρετε.
• Όταν προκύπτουν προβλήματα, μην κατηγορείτε τους άλλους, μην σκέφτεστε πάρα πολύ και προκαλείτε περισσότερο άγχος, βρείτε τρόπους για να λύσετε το πρόβλημα.
• Βεβαιωθείτε ότι έχετε εφαρμόσει σχέδιο εκκένωσης για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν η εκδήλωσή σας είναι σε μεγάλη κλίμακα, βεβαιωθείτε ότι η αστυνομία και οι γιατροί είναι σε λειτουργία.

Προειδοποίηση

• Μην πανικοβληθείτε ή στρες. Μια ήρεμη στάση θα έχει καλύτερα αποτελέσματα.
• Να είστε προετοιμασμένοι για οποιαδήποτε κατάσταση. Μερικές φορές θα υπάρχουν πράγματα εκτός ελέγχου σας. Εάν είστε μέλος των διοργανωτών, μην θυμώνετε όταν κάποιος σας φωνάζει, αυτό το άτομο μπορεί να είναι απλώς ένταση. Εάν είστε συντονιστής, μην πιέζετε και μην πανικοβληθείτε. Κάντε τα πάντα ήρεμα. Προσπαθήστε να σκεφτείτε πιθανές καταστάσεις και τι θα κάνατε σε αυτές τις καταστάσεις.