Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλή
• Προειδοποίηση

Η απόδειξη του επαγγέλματος (συγκεκριμένα η επιστολή εργασίας) είναι ένα επίσημο έγγραφο που συντάσσεται από τον εργοδότη βάσει αιτήματος τρίτου, με σκοπό την έγκριση του επαγγελματικού ιστορικού του εργαζομένου. κίνηση. Μια επιστολή επιβεβαίωσης εργασίας απαιτείται συνήθως όταν ένα άτομο χρειάζεται τραπεζικό δάνειο, ενοικίαση ακινήτου, αίτηση για εργασία ή όταν υπάρχει άλλος λόγος για επιβεβαίωση ιστορικού σταδιοδρομίας. Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής επιβεβαίωσης εργασίας, πρέπει να εξηγήσετε ποιος είστε, να παράσχετε μια ακριβή περίληψη των καθηκόντων του υπαλλήλου και να επιβεβαιώσετε την εργασία του. Όλα αυτά θα πρέπει να παρουσιαστούν σε ένα επαγγελματικό τίτλο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε παράσχει τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας και την υπογραφή σας. Διαβάστε τις παρακάτω οδηγίες για να μάθετε πώς να συντάξετε ένα πλήρες και ακριβές αναγνωριστικό γράμμα.

Βήματα

Μέρος 1 από 2: Προετοιμασία για την προετοιμασία επαγγελματικής επιστολής ταυτότητας

1. 

   
   
   Σκεφτείτε γιατί γράψατε την ταυτότητά σας. Το περιεχόμενο και ο τόνος σας θα διαφέρουν ανάλογα με τον αναγνώστη. Εάν στείλετε μια επιστολή επιβεβαίωσης σε ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα, η φωνή σας πρέπει να είναι επαγγελματική και το σώμα της επιστολής θα πρέπει να περιέχει οικονομικές πληροφορίες (π.χ. μισθός, προμήθεια, αύξηση μισθού ή μπόνους). Αντίθετα, εάν γράφετε σε έναν νέο υπάλληλο, ο τόνος της φωνής σας θα πρέπει να είναι πιο φιλικός και μπορείτε επίσης να καταργήσετε οικονομικές πληροφορίες.
   • Η κατανόηση του σκοπού και του πεδίου της επιβεβαίωσης της επιχείρησης θα σας βοηθήσει να συντάξετε μια επιστολή με το περιεχόμενο που ταιριάζει στις ανάγκες του παραλήπτη.

2. 

   
   
   Σκεφτείτε ποιος πρέπει να γράψει την απόδειξη της απασχόλησης. Συνήθως, ο εργοδότης, εκ μέρους του υπαλλήλου, θα γράψει μια επιστολή που θα επιβεβαιώνει την εργασία. Σε αυτήν την περίπτωση, ο εργαζόμενος είναι πιο πιθανό να προσεγγίσει εσάς, τον εργοδότη, και να ζητήσει επιβεβαίωση της απασχόλησης για έναν συγκεκριμένο σκοπό. Από την άλλη πλευρά, ο εργαζόμενος μπορεί επίσης να γράψει για να επιβεβαιώσει την απασχόληση.Εκείνη τη στιγμή, εσείς, ο εργαζόμενος, θα γράψετε και θα ζητήσετε την υπογραφή του εργοδότη ή θα αλλάξετε το περιεχόμενο της επιστολής κατά την κρίση του εργοδότη. Όπου είναι δυνατόν, οι εργοδότες πρέπει να γράφουν επιστολές για λογαριασμό των εργαζομένων και να μην επιτρέπουν στους υπαλλήλους να γράφουν οι ίδιοι επιστολές.
   • Εάν είστε εργοδότης και πρέπει να γράψετε στους υπαλλήλους σας, θα πρέπει να γνωρίζετε πώς να ευθυγραμμίσετε το περιεχόμενό σας με τα πρότυπα που πρέπει να πληρούνται, ώστε να μπορείτε να ελέγχετε το μήνυμα στο μήνυμα. Ταυτόχρονα, ως εργοδότης, το γεγονός ότι γράφετε μια επιστολή για να επιβεβαιώσετε τη δουλειά μόνοι σας θα φέρει ειλικρίνεια και αυθεντικότητα στην επιστολή. Ωστόσο, το μειονέκτημα είναι ότι πρέπει να αφιερώσετε χρόνο γράφοντας αυτές τις επιστολές. Ως εργοδότης, οι πιθανότητες είναι ότι το πρόγραμμά σας είναι αρκετά απασχολημένο και η σύνταξη επιστολής μπορεί να είναι χρονοβόρα. Ωστόσο, οι επιστολές επιβεβαίωσης είναι συνήθως σύντομες και συνοπτικές, οπότε δεν θα χρειαστεί να ξοδέψετε πολύ χρόνο γράφοντας επιστολές, ειδικά αν είχατε παρόμοια εμπειρία στο παρελθόν.
   • Εάν είστε αυτο-γραπτός υπάλληλος, μπορείτε να εκφράσετε με ακρίβεια τις πληροφορίες που θα μεταβιβαστούν στον παραλήπτη χωρίς να χάνετε χρόνο να περιγράψετε τις ιδέες σας στον εργοδότη σας. Ταυτόχρονα, η σύνταξη της δικής σας επιστολής επιβεβαίωσης θα μειώσει την πίεση στον εργοδότη σας σχετικά με το χρονικό διάστημα που πρέπει να αφιερώσουν για τη σύνταξη της επιστολής (συγκεκριμένα, η σύνταξη της επιστολής μόνοι σας θα κάνει το αφεντικό ευτυχισμένο. , επειδή δεν χρειάζεται να γράψει για σένα). Ωστόσο, ο εργοδότης σας πρέπει πάντα να υπογράφει την επιστολή επιβεβαίωσης και ενδέχεται να μην αποδεχτεί την προσφορά σας. Αυτό θα διαρκέσει περισσότερο για να ξαναγράψει την επιστολή, ή μπορείτε να αναγκάσετε τον εργοδότη να σας γράψει την επιστολή.

3. 

   
   
   Συγκεντρώστε τις ζητούμενες πληροφορίες. Όταν καταλαβαίνετε ποιος είναι ο αναγνώστης και ποιος θα γράψει την επιστολή, πρέπει να συγκεντρώσετε όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται για να γράψετε μια πλήρη επιστολή επιβεβαίωσης.
   • Εάν είστε εργοδότης, πρέπει να μιλήσετε στον υπάλληλό σας σχετικά με το περιεχόμενο που πρέπει να συμπεριληφθεί στην επιστολή, συγκεκριμένα τις πληροφορίες που σχετίζονται με τον παραλήπτη, τον σκοπό της επιστολής, λεπτομέρειες που πρέπει να περιλαμβάνονται στην επιστολή. περιεχόμενο και χρόνος για την αποστολή της επιστολής.
   • Εάν είστε υπάλληλος και γράψετε στον εαυτό σας, θα έχετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να συντάξετε, αλλά θα πρέπει επίσης να μιλήσετε εκ των προτέρων στον εργοδότη σας σχετικά με τις προσδοκίες τους για μια επιστολή. επιβεβαιωμένη εργασία. Αυτό θα διασφαλίσει ότι γράφετε την επιστολή σύμφωνα με τα πρότυπα που ορίζει ο εργοδότης, ώστε να μπορεί να αποδεχτεί το περιεχόμενο της επιστολής.
   διαφήμιση

Μέρος 2 από 2: Γράφοντας απόδειξη καριέρας

1. 

   Χρησιμοποιήστε τον τίτλο της εταιρείας. Όταν αρχίζετε να γράφετε την επιστολή επιβεβαίωσης, θέλετε πάντα να χρησιμοποιείτε την επίσημη επιστολόχαρτο της εταιρείας. Εάν είστε εργοδότης, θα πρέπει να έχετε έτοιμη τη γραμμή θέματος. Εάν είστε υπάλληλος, ρωτήστε τον εργοδότη σας εάν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Η χρήση ενός επίσημου επιστολόχαρτου θα επικυρώσει την επιστολή και θα οδηγήσει τον παραλήπτη να εμπιστευτεί το περιεχόμενό του.
   • Εάν δεν έχετε διαθέσιμη γραμμή θέματος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον υπολογιστή σας για να δημιουργήσετε μία για το μήνυμά σας. Το επιστολόχαρτο πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και το email της εταιρείας του εργοδότη. Ο τίτλος θα πρέπει επίσης να παρέχει πληροφορίες σχετικά με το άτομο που έγραψε την επιστολή (καθώς και τη θέση του) και την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής.

2. 

   Καταγράψτε τις πληροφορίες του παραλήπτη όσο το δυνατόν πιο λεπτομερείς. Εάν γνωρίζετε συγκεκριμένα το όνομα του παραλήπτη, στείλτε ένα μήνυμα απευθείας σε αυτόν. Εάν δεν γνωρίζετε ποιος θα είναι ο παραλήπτης του μηνύματος, συμπεριλάβετε το όνομα του παραλήπτη ως τον αιτούντα οργανισμό, με μια λεζάντα στο σώμα του μηνύματος.
   • Για παράδειγμα, εάν γνωρίζετε τη διεύθυνση και το όνομα του παραλήπτη, γράψτε τα ακριβώς κάτω από τη γραμμή θέματος και ακολουθήστε με τον κατάλληλο χαιρετισμό, όπως "Αγαπητέ".
   • Εάν δεν γνωρίζετε ποιος είναι ο παραλήπτης, στείλτε το μήνυμα στο κατάλληλο τμήμα του οργανισμού σας με ένα σχόλιο σχετικά με το σώμα του μηνύματος. Για παράδειγμα, όταν στέλνετε μια επιστολή σε ένα χρηματοπιστωτικό ίδρυμα ώστε ένας υπάλληλος να μπορεί να δανειστεί χρήματα, μπορείτε να στείλετε μια επιστολή στο τοπικό υποκατάστημα με την ακόλουθη υποσημείωση, "Αναγνώριση εργασίας για Απόδειξη δανείου. " Στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε έναν κατάλληλο χαιρετισμό, π.χ. "Αγαπητέ Κύριε / Κυρία."

3. 

   Εξηγήστε ποιοι είστε. Στην πρώτη παράγραφο της επιστολής επιβεβαίωσης εργασίας, πρέπει να εξηγήσετε ποιοι είστε και ο σκοπός της επιστολής. Οι απαιτούμενες πληροφορίες περιλαμβάνουν τον τίτλο της εργασίας σας στην εταιρεία, το χρονικό διάστημα που εργαζόσασταν εκεί, καθώς και πόσο καιρό γνωρίσατε τον υπάλληλο που αναφέρεται στην επιστολή. Ακόμα κι αν είστε ο υπάλληλος που γράφει στον εαυτό σας, γράψτε σαν να σας γράφει ο εργοδότης, καθώς αυτοί θα αποδέχονται το περιεχόμενο της επιστολής.
   • Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε: "Το όνομά μου είναι Tran Van B, είμαι ο αναπληρωτής διευθυντής πωλήσεων και μάρκετινγκ στο ABC Group. Έχω εργαστεί στο ABC Group για 12 χρόνια και γνωρίζω αυτόν τον υπάλληλο. για 7 χρόνια. Τα τελευταία 3 χρόνια, ήμουν ο διευθυντής του υπαλλήλου. "

4. 

   Παρέχετε επιβεβαίωση εργασίας. Η επόμενη παράγραφος στην επιστολή είναι μια περίληψη της εργασίας των εργαζομένων στην εταιρεία. Αυτό περιλαμβάνει τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης της απασχόλησης, τη θέση του εργαζομένου στην εταιρεία, την εποχιακή ή μακροχρόνια εργασία και το αν ο εργαζόμενος εξακολουθεί να εργάζεται για την εταιρεία. Εάν είναι απαραίτητο, οι οικονομικές πληροφορίες του υπαλλήλου θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται εδώ.
   • Ένα παράδειγμα κατάλληλου κειμένου: "Γράφω αυτήν την επιστολή για να πιστοποιήσω τη δουλειά του εργαζομένου. Ο υπάλληλος βρίσκεται στην ομάδα ABC για 7 χρόνια, από τις 7 Σεπτεμβρίου 2003. Ο υπάλληλος κατέχει τη θέση του αναπληρωτή διευθυντή πωλήσεων, μια μακροπρόθεσμη θέση στο ABC Group. Ο υπάλληλος παραμένει αναπληρωτής διευθυντής πωλήσεων στο ABC Group, από τις 7 Ιανουαρίου 2011. "
   • Ένα άλλο παράδειγμα μπορεί να είναι το εξής: "Γράφω για να επιβεβαιώσω ότι ο εργαζόμενος εργάζεται στην ομάδα ABC για 7 χρόνια. Ο εργαζόμενος εργάζεται στην ομάδα ABC από τις 7 Σεπτεμβρίου 2003 έως 7 Ιανουαρίου 2011. Ενώ εργαζόταν στον όμιλο ABC, η θέση του υπαλλήλου ήταν αναπληρωτής διευθυντής πωλήσεων. Ο υπάλληλος εργάστηκε με πλήρες ωράριο για 7 χρόνια στην ομάδα ABC με ετήσιο μισθό 600 εκατομμύρια Ντονγκ. "

5. 

   Περίληψη των καθηκόντων του εργαζομένου. Αυτή η παράγραφος θα περιγράφει τα καθήκοντα των εργαζομένων στον οργανισμό σας Αυτές οι πληροφορίες θα είναι πολύ χρήσιμες όταν γράφετε επιστολές επιβεβαίωσης εργασίας σε νέους υπαλλήλους που υποβάλλουν αίτηση για νέα εργασία. Παρόλο που η επιστολή επιβεβαίωσης δεν είναι συστατική επιστολή, δεν θα είναι πρόβλημα εάν προσθέσετε κάποια θετικά σχόλια σχετικά με τον υπάλληλο. Η φήμη σας ως εργοδότης θα αλλάξει προς μια θετική κατεύθυνση. Θα βοηθήσετε επίσης τους υπαλλήλους να βρουν νέες θέσεις εργασίας, να νοικιάσουν ακίνητα ή να δανειστούν από μια τράπεζα.
   • Αυτό το απόσπασμα μπορεί να γραφτεί ως εξής: "Τα καθήκοντα των εργαζομένων στο ABC Group περιλαμβάνουν: Ο εργαζόμενος είναι υπεύθυνος για την πώληση θερμαντήρων στο Βορρά. Ο εργαζόμενος είναι στη θέση του διευθυντή και υπευθύνου. Η ευθύνη της προώθησης μιας ομάδας από επτά έως εννέα υπαλλήλους πωλητών πρέπει να διασφαλίζει την ικανοποίηση των πελατών, να επιλύει τα παράπονα των πελατών και να υποβάλλει αναφορά ανά τρίμηνο στα κεντρικά γραφεία σχετικά με την πρόοδο. ανάπτυξη των πωλήσεων. "

6. 

   Αποφύγετε την κοινή χρήση ευαίσθητων ή παράνομων πληροφοριών σχετικά με τους εργαζόμενους. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, τα περισσότερα κράτη έχουν νόμους που ορίζουν τι μπορείτε και τι δεν μπορείτε να μιλήσετε στην επιστολή παραπομπής σας και σε δηλώσεις προς τον υποψήφιο εργοδότη σας. Ορισμένες πολιτείες σας επιτρέπουν μόνο να παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους με έγκριση υπαλλήλου. Άλλες πολιτείες επιτρέπουν στους εργοδότες να αποκαλύπτουν σχεδόν όλες τις πληροφορίες του εργαζομένου, υπό την προϋπόθεση ότι είναι ακριβείς και παρέχονται με καλή πίστη. Πριν από την αποκάλυψη ευαίσθητων πληροφοριών, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τους νόμους της πολιτείας. Μπορείτε να ξεκινήσετε την αναζήτησή σας εδώ.
   • Για παράδειγμα, ο κρατικός νόμος της Αλάσκας επιτρέπει σε έναν εργοδότη να αποκαλύψει πληροφορίες σχετικά με την απόδοση ενός εργαζομένου και ο εργοδότης δεν θα θεωρηθεί υπεύθυνος για την υποβολή τέτοιων αξιώσεων, εκτός από ο μη εργοδότης γνωστοποιεί σκόπιμα ή εν γνώσει του ψευδείς ή παραπλανητικές πληροφορίες ή πληροφορίες που παραβιάζουν τα αστικά δικαιώματα των εργαζομένων.
   • Ένα άλλο παράδειγμα είναι η κατάσταση του Κοννέκτικατ, όπου οι εργοδότες επιτρέπεται να αποκαλύπτουν όλες τις πραγματικές και ακριβείς αξιώσεις.

7. 

   Παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας για παραλήπτες. Η τελευταία παράγραφος της επιστολής επιβεβαίωσης εργασίας θα πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας (ή του εργοδότη σας). Πρέπει να εμφανίσετε αυτές τις πληροφορίες, εκτός εάν ο παραλήπτης έχει επιπλέον ερωτήσεις ή ανησυχίες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιβεβαιώσει ότι ο παραλήπτης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας.
   • Για παράδειγμα, η παράγραφος πληροφοριών επικοινωνίας μπορεί να έχει την εξής μορφή: "Εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες, επικοινωνήστε στο (84-4) 555-5555 ή στείλτε email στο tranvanb @ ABCCorp.com. "

8. 

   Υπογράψτε και στείλτε την επιστολή. Όταν ολοκληρώσετε την επιστολή, θα προσθέσετε την πρόταση λήξης, θα την υπογράψετε και θα την επιστρέψετε στον υπάλληλο ή θα την στείλετε μόνοι σας στον παραλήπτη.
   • Τερματισμός με "Καλύτερες ευχές".
   • Χρησιμοποιείτε πάντα μια επίσημη υπογραφή και αναφέρετε τον τίτλο στην επιστολή.
   • Προσθέστε τυχόν γραμματόσημα ή πιστοποιήσεις που συνήθως χρησιμοποιεί η εταιρεία σας για τέτοιες επιστολές.
   διαφήμιση

Συμβουλή

• Ίσως χρειαστεί να γράψετε για τη θέση του εργαζομένου σε περίπτωση που υποβάλει αίτηση για θεώρηση ή πράσινη κάρτα για να έρθει στις Ηνωμένες Πολιτείες. Θα πρέπει να ανακαλύψετε βαθύτερα τη σημασία της εργασίας που πραγματοποιείται από αυτόν τον υπάλληλο.
• Ορισμένες εταιρείες ορίζουν ορισμένα άτομα για να κάνουν τη δραστηριότητα επικύρωσης και άλλες μπορεί να έχουν ειδικά πρότυπα επιστολών που πρέπει να χρησιμοποιήσετε για την ταυτότητά σας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, θα πρέπει να επικοινωνήσετε με το τμήμα ανθρώπινων πόρων της εταιρείας σας.
• Μερικοί εργοδότες ζητούν από τους εργαζομένους να συντάξουν μια επιστολή και στη συνέχεια να την υπογράψουν. Εάν ζητήσετε από έναν υπάλληλο να το κάνει, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει προσεκτικά το περιεχόμενο της επιστολής πριν την υπογράψετε.

Προειδοποίηση

• Παρέχετε οικονομικές πληροφορίες μόνο εάν απαιτείται από έναν υπάλληλο. Εάν είστε αυτο-πιστοποίηση υπαλλήλου, μπορείτε να προσθέσετε τις πληροφορίες που θεωρείτε απαραίτητες.
• Μην αναφέρετε προσωπικά στοιχεία για τον υπάλληλο, εκτός εάν σας το επιτρέπει.
• Εάν ο εργαζόμενος σας ζητήσει επιβεβαίωση της απασχόλησης όταν δεν εργάζεστε πλέον μαζί σας, μην δώσετε λόγο να σταματήσει να εργάζεται μαζί σας, ακόμη και αν η διάλυση έγινε ειρηνικά.