Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλή
• Προειδοποίηση

Πρέπει να γράψετε μια επαγγελματική και ευγενική επιστολή εργασίας; Τα περισσότερα μηνύματα εργασίας έρχονται σε προσχηματισμένο και εύκολο στην αντιγραφή, απλά πρέπει να αλλάξετε το περιεχόμενο του μηνύματος. Το επιχειρησιακό ταχυδρομείο πρέπει πάντα να περιλαμβάνει την ημερομηνία, πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα, τον παραλήπτη και ορισμένες παραγράφους στο σώμα του μηνύματος. Θέλετε να γράψετε μια φωτογραφία, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα και διορθώστε τα απαραίτητα σημεία ώστε να ταιριάζουν με τα πρότυπα της εταιρείας σας.

Βήματα

Μέρος 1 από 4: Άνοιγμα μηνύματος

1. 

   Κατανοήστε τη μορφή. Ανεξάρτητα από το θέμα της επιστολής σας, υπάρχουν ορισμένα πρότυπα για την εμφάνιση της επιστολής που πρέπει να ακολουθήσετε. Οι επαγγελματικές επιστολές πρέπει να πληκτρολογούνται και να γράφονται σε μια δημοφιλή γραμματοσειρά όπως η Arial ή η Times New Roman. Πρέπει να επισημάνετε τις παραγράφους στα μηνύματα με μη αυτόματο τρόπο. Αυτό σημαίνει ότι ξεκινάτε μια νέα παράγραφο πληκτρολογώντας το πλήκτρο "επιστροφή" δύο φορές. Μην χρησιμοποιείτε την εντολή εσοχής για να επισημάνετε παραγράφους.
   • Αφήστε το περιθώριο περίπου 2 cm σε όλες τις άκρες.
   • Το email πρέπει επίσης να γράφεται σε δημοφιλείς γραμματοσειρές. Μην χρησιμοποιείτε γραμματοσειρές που μιμούνται το χειρόγραφο ή να είναι πολύχρωμες, εκτός από ασπρόμαυρες στο ταχυδρομείο εργασίας.

2. 

   
   
   Επιλέξτε τον σωστό τύπο χαρτιού. Το γράμμα εργασίας πρέπει να εκτυπώνεται σε μέγεθος χαρτιού 22cm x 28cm ("μέγεθος γράμματος"). Εάν δεν είστε στις ΗΠΑ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χαρτί μεγέθους Α4. Ορισμένες μεγάλες συμβάσεις μπορούν να εκτυπωθούν σε χαρτί 22cm x 36cm ("νόμιμο μέγεθος").
   • Εάν εκτυπώνετε για αλληλογραφία, θα πρέπει να το εκτυπώσετε στο επιστολόχαρτο της εταιρείας. Αυτό δίνει στο γράμμα μια πιο επαγγελματική εμφάνιση και παρέχει επίσης το λογότυπο και τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας σας.

3. 

   
   
   Δώστε πληροφορίες για την εταιρεία σας. Καταχωρίστε το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας, στην οποία κάθε τμήμα της διεύθυνσης είναι γραμμένο σε διαφορετική γραμμή. Εάν είστε ιδιοκτήτης ή μη μισθωτός, αντικαταστήστε το όνομα της εταιρείας με το δικό σας όνομα ή γράψτε το όνομά σας πάνω από αυτό.
   • Εάν η εταιρεία σας διαθέτει ένα προσχεδιασμένο επιστολόχαρτο, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αντί να πληκτρολογήσετε το όνομα και τη διεύθυνση της εταιρείας.
   • Εάν πληκτρολογείτε μόνοι σας τη διεύθυνση, θα πρέπει να ευθυγραμμίσετε δεξιά ή αριστερά στο επάνω μέρος της σελίδας, ανάλογα με εσάς και τις προτιμήσεις της εταιρείας σας.
   • Εάν στέλνετε αλληλογραφία διεθνώς, πληκτρολογήστε το όνομα της χώρας με κεφαλαία γράμματα.

4. 

   
   
   Προσθέστε την ημερομηνία. Το πλήρες ραντεβού είναι η πιο επαγγελματική επιλογή. Για παράδειγμα, μπορείτε να γράψετε "1 Απριλίου 2012" ή "1 Απριλίου 2012". Η ημερομηνία πρέπει να είναι αιτιολογημένη, μερικές γραμμές κάτω από τη διεύθυνση του αποστολέα.
   • Εάν η επιστολή σας είναι γραμμένη μέσα σε λίγες ημέρες, αφήστε την ημερομηνία ολοκλήρωσης της επιστολής.

5. 

   Παρέχετε πληροφορίες παραλήπτη. Γράψτε το πλήρες όνομα, τον τίτλο του παραλήπτη (εάν υπάρχει), το όνομα της εταιρείας και τη διεύθυνση αλληλογραφίας και διαιρέστε αυτές τις πληροφορίες σε ξεχωριστές γραμμές. Εάν είναι απαραίτητο, προσθέστε έναν αριθμό αναφοράς. Οι πληροφορίες παραλήπτη θα πρέπει να αφήνονται δικαιολογημένες από μερικές γραμμές κάτω από την ημερομηνία.
   • Είναι καλύτερο να στείλετε μια επιστολή σε ένα αναγνωρισμένο άτομο. Με αυτόν τον τρόπο το άτομο στο οποίο στέλνετε το μήνυμα μπορεί να απαντήσει στο μήνυμά σας. Εάν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου στο οποίο πρέπει να στείλετε μήνυμα, ελέγξτε λίγο. Μπορείτε να καλέσετε την εταιρεία του για να ζητήσετε το ακριβές όνομα και τον τίτλο του ατόμου.

6. 

   Επιλέξτε ένα χαιρετισμό. Ο χαιρετισμός είναι ένα σημείο σεβασμού για τον παραλήπτη της επιστολής και ο χαιρετισμός που χρησιμοποιείται εξαρτάται από το αν γνωρίζετε το άτομο στο οποίο στέλνετε το μήνυμα, πόσα γνωρίζετε και πόσο σοβαρή είναι η επιστολή. . Μπορείτε να λάβετε υπόψη τις ακόλουθες επιλογές:
   • "Σε ποιον μπορεί να ανησυχεί" (Για όσους εμπλέκονται) μόνο όταν Δεν ξέρετε σε ποιον, ειδικά σε ποιον θέλετε να στείλετε το μήνυμα.
   • Εάν δεν γνωρίζετε τον παραλήπτη της αλληλογραφίας σας, ξεκινώντας με το "Αγαπητέ Κύριε / Κυρία" (Αγαπητέ Κύριε / Κυρία ") είναι μια ασφαλής επιλογή.
   • Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον τίτλο και το όνομα του παραλήπτη, για παράδειγμα "Αγαπητέ Dr. Smith" (Αγαπητέ καθηγητή Smith).
   • Εάν γνωρίζετε καλά τον παραλήπτη της αλληλογραφίας και έχετε στενή σχέση μαζί τους, μπορείτε να τον καλέσετε με το όνομα, όπως "Αγαπητή Σούζαν".
   • Εάν δεν είστε βέβαιοι για το φύλο του παραλήπτη του μηνύματος, απλώς πληκτρολογήστε το πλήρες όνομα, π.χ. "Αγαπητέ Kris Smith" (Γεια σας Kris Smith).
   • Μην ξεχάσετε να πληκτρολογήσετε κόμμα μετά το χαιρετισμό ή ένα άνω και κάτω τελεία μετά το "To Whom It May Concern".
   διαφήμιση

Μέρος 2 από 4: Σύνθεση περιεχομένου μηνυμάτων

1. 

   Ευθεία στο πρόβλημα. Ο χρόνος είναι χρήμα, όπως λέει το αξίωμα, οι περισσότεροι επιχειρηματίες μισούν τη σπατάλη χρόνου. Επομένως, το περιεχόμενο της επιστολής πρέπει να παρουσιάζεται σύντομα και επαγγελματικά. Γράψτε ένα γράμμα όπου ο παραλήπτης μπορεί να το διαβάσει γρήγορα πηγαίνοντας κατευθείαν στο σημείο και συνοψίζοντας τη γνώμη σας στην πρώτη παράγραφο. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε πάντα να ξεκινήσετε με "Σας γράφω σχετικά με ..." (γράφω σε αυτόν για ...) και να ξεκινήσετε από εκεί.
   • Μην χρησιμοποιείτε γλώσσα με υφή, μεγάλα τρυπήματα ή μεγάλες, στρογγυλές προτάσεις - θα πρέπει να κοινοποιήσετε αυτά που πρέπει να πείτε όσο πιο συνοπτικά και ξεκάθαρα γίνεται.
   • Εκφράστε το πειστικά. Φαίνεται ότι ο περισσότερος σκοπός της σύνταξης μιας επιστολής είναι να πείσει τον αναγνώστη να κάνει κάτι: να αλλάξει γνώμη, να διορθώσει ένα λάθος, να στείλει χρήματα ή να κάνει κάποια ενέργεια. Προσπαθήστε να πείσετε τον παραλήπτη του μηνύματος να κάνει ό, τι θέλετε.

2. 

   Χρησιμοποιήστε την αντωνυμία προσώπου. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να χρησιμοποιείτε την αντωνυμία "I" (I), "we" (εμείς) και "you" (εσείς) στην επιστολή σας. Περιγράψτε το ως "Εγώ" (εγώ) και καλέστε τον αναγνώστη "εσείς" (φίλος / παππούς / γιαγιά / αδελφός / αδελφή).
   • Σημειώστε εάν γράφετε για λογαριασμό ενός οργανισμού. Εάν παρέχετε μια προοπτική ανάπτυξης για την εταιρεία σας, θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε το "εμείς" (εμάς) για να ενημερώσετε τους αναγνώστες σας ότι μιλάτε για την εταιρεία. Εάν γράφετε για την προσωπική σας γνώμη, χρησιμοποιήστε το «Εγώ» (εγώ).

3. 

   
   
   Γράψτε καθαρά, συνοπτικά και συνοπτικά. Ενημερώστε τους αναγνώστες σας τι ακριβώς θέλετε να πείτε. Οι αναγνώστες θα απαντήσουν γρήγορα στο μήνυμά σας μόνο εάν το περιεχόμενο του μηνύματός σας είναι σαφές. Ειδικότερα, εάν θέλετε οι αναγνώστες να εξαγάγουν συμπεράσματα ή να λάβουν μέτρα ως απάντηση στην επιστολή σας, τότε πείτε τους. Εξηγήστε τη διατριβή σας με τον πιο συνοπτικό τρόπο.

4. 

   
   
   Χρησιμοποιήστε ενεργές προτάσεις. Όταν περιγράφετε μια κατάσταση ή υποβάλλετε ένα αίτημα, χρησιμοποιήστε το ενεργό και όχι παθητικό. Οι παθητικές προτάσεις μπορούν να κάνουν το γράμμα σας ασαφές ή να μην προσδιορίσει το άτομο που εμπλέκεται. Επιπλέον, η ενεργή πρόταση είναι απλοποιημένη και πιο απλή. Για παράδειγμα:
   • Παθητική πρόταση: Τα γυαλιά ηλίου δεν έχουν σχεδιαστεί ή κατασκευαστεί σε σχέση με την ανθεκτικότητά τους.
   • Προληπτική δήλωση: Η εταιρεία σας σχεδιάζει και κατασκευάζει γυαλιά ηλίου χωρίς να λαμβάνεται υπόψη η ανθεκτικότητά τους.

5. 

   
   
   Να είστε κατάλληλα ανοιχτοί. Τα γράμματα γράφονται από ανθρώπους και απευθύνονται σε ανθρώπους, οπότε αποφύγετε άκαμπτα γράμματα εάν είναι δυνατόν. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα σχέση με μια μη προσωπική επιστολή και έλλειψη διαφάνειας. Ωστόσο, αποφύγετε τη χρήση συνομιλητικής γλώσσας ή αργκό όπως οι φράσεις "ξέρετε" (ξέρετε), "εννοώ" (εννοώ) ή "θέλω" (θέλετε να κάνετε - συντομεύστε το "θέλω"). μεγάλο'). Κρατήστε τον τόνο σας σοβαρό αλλά φιλικό και ενθουσιώδες.
   • Εάν γνωρίζετε τον παραλήπτη καλά, θα πρέπει να έχετε μια σειρά ευγενικών ευχών σε αυτούς ανεπίσημα.
   • Χρησιμοποιήστε τη δική σας κρίση όταν αποφασίζετε σε ποιο βαθμό να εκφραστείτε. Μερικές φορές λίγο χιούμορ μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε μια επιτυχημένη συμφωνία, αλλά να είστε προσεκτικοί όταν το πειράζετε μπορεί να είναι λάθος.

6. 

   Ευγενικό και ευγενικό. Ακόμα κι αν γράψετε μια επιστολή για να παραπονεθείτε ή να εκφράσετε ανησυχίες, μπορείτε να είστε ευγενικοί. Βάλτε τον εαυτό σας στα παπούτσια του δέκτη και βρείτε ό, τι ιδέες έχετε, με έναν λογικό τρόπο ώστε οι αναγνώστες να βλέπουν ότι είστε πάντα ενθουσιώδεις και πρόθυμοι να βοηθήσετε.
   • Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κάνετε μια σκληρή καταγγελία όπως αυτή: "Νομίζω ότι τα γυαλιά ηλίου σας είναι κακά και δεν θα τα αγοράσω ποτέ ξανά." Ωστόσο, μπορείτε να γράψετε με πιο ευγενικό τρόπο: " Είμαι απογοητευμένος με το προϊόν γυαλιών ηλίου της εταιρείας σας και σκοπεύω να αγοράσω γυαλιά αλλού στο μέλλον.

7. 

   Χρησιμοποιήστε το πρότυπο κεφαλίδας "δεύτερη σελίδα" για επιπλέον σελίδες. Τα περισσότερα επαγγελματικά γράμματα πρέπει να είναι σύντομα σε μία σελίδα. Ωστόσο, εάν το ζήτημα για το οποίο μιλάτε είναι μεγαλύτερο, όπως ένα συμβόλαιο ή ένα νομικό ζήτημα, ίσως χρειαστείτε μερικές ακόμη σελίδες. Χρησιμοποιήστε το πρότυπο "δεύτερης σελίδας" επιστολόχαρτου, το οποίο συνήθως έχει συντομευμένη διεύθυνση και τον ίδιο τύπο χαρτιού με το επιστολόχαρτο της πρώτης σελίδας.
   • Αρίθμηση σελίδων στο πάνω μέρος της σελίδας με τη δεύτερη και τις επόμενες σελίδες. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε ονόματα παραληπτών και ημερομηνίες.

8. 

   Περίληψη περιεχομένου. Στην τελευταία παράγραφο, συνοψίστε τα κύρια σημεία και αναφέρετε με σαφήνεια τα βήματα στο σχέδιο δράσης σας ή τι να περιμένετε από τον παραλήπτη του μηνύματος. Λάβετε υπόψη ότι ο παραλήπτης μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας για να ρωτήσει ή να μιλήσει, να τους ευχαριστήσει για το ενδιαφέρον τους για την επιστολή και το ζήτημά σας. διαφήμιση

Μέρος 3 από 4: Τελικές επιστολές

1. 

   Επιλέξτε την πρόταση λήξης. Η πρόταση λήξης, όπως ένας χαιρετισμός, δείχνει σεβασμό στον παραλήπτη της επιστολής και τον βαθμό υπευθυνότητας της επιστολής. Το "Με εκτίμηση" ή "Ειλικρινά" είναι συνήθως μια ασφαλής επιλογή. Μπορείτε να σκεφτείτε άλλες επιλογές όπως "Cordially", "Σεβασμό" (Με εκτίμηση), "Regards" και "Yours Truly" (Με εκτίμηση). Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ένα ελαφρώς λιγότερο επίσημο αλλά επαγγελματικό τέλος όπως "Όλα τα καλύτερα", "Καλύτερες ευχές". , "Θερμές χαιρετισμούς" και "Ευχαριστώ" και "Ευχαριστώ". Χρησιμοποιήστε κόμματα μετά την πρόταση.

2. 

   Σημάδι. Αφήστε περίπου τέσσερις γραμμές κενές και, στη συνέχεια, υπογράψτε την. Υπογράψτε την υπογραφή σας μετά την εκτύπωση του γράμματος ή αν το στείλετε μέσω email, σαρώστε την εικόνα της υπογραφής σας και επικολλήστε την σε αυτό το μέρος του μηνύματος. Θα πρέπει να επιλέξετε μπλε ή μαύρο μελάνι για την υπογραφή.
   • Εάν υπογράφετε ένα γράμμα για λογαριασμό κάποιου, γράψτε "pp:" μπροστά από την υπογραφή σας. Το "Pp" σημαίνει "ανά προμήθεια" (όπως "ανά εταιρεία" ή "εκ μέρους του").

3. 

   Πληκτρολογήστε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Κάτω από την υπογραφή σας, πληκτρολογήστε το πλήρες όνομά σας, τον τίτλο, τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση email και τυχόν πιθανές μεθόδους επικοινωνίας. Κάθε πληροφορία γράφεται σε ξεχωριστή γραμμή.

4. 

   Προσθέστε τη συντομογραφία του δακτυλογράφου. Εάν κάποιος άλλος από εσάς πληκτρολογήσατε το γράμμα, θα πρέπει να προσθέσετε τα αρχικά αυτού του ατόμου κάτω από την υπογραφή. Μερικές φορές, συμπεριλήφθηκαν τα αρχικά του ατόμου που έγραψε την επιστολή. Επομένως, είναι σημαντικό να γίνει διάκριση μεταξύ του ατόμου που έγραψε το γράμμα και του που πληκτρολόγησε το γράμμα.
   • Για παράδειγμα, εάν μόλις προσθέσατε τα αρχικά του δακτυλογράφου, γράψτε τα με πεζά γράμματα: mj
   • Εάν προσθέσετε τις συντομογραφίες του συγγραφέα, γράψτε τις με κεφαλαία γράμματα και τη συντομογραφία του δακτυλογράφου με πεζά: RW: mj. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια κάθετο μεταξύ των δύο συντομογραφιών: RW / mj.

5. 

   Σημειώστε συνημμένα έγγραφα. Εάν επισυνάπτετε ένα έγγραφο για να δει ο παραλήπτης, σημειώστε το μερικές γραμμές κάτω από τα στοιχεία επικοινωνίας σας, σημειώνοντας τον αριθμό και τον τύπο του εγγράφου. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να γράψετε: "Συνημμένα (2): βιογραφικό, φυλλάδιο" ("Συνημμένο (2): βιογραφικό, φυλλάδιο").
   • Μπορείτε επίσης να συντομογραφείτε "Περιφράξεις" ως "Περιφράξεις". ή "Enc."

6. 

   Προσθήκη παραληπτών. Εάν στείλετε ένα αντίγραφο της επιστολής σε άλλο άτομο, θα πρέπει να συμπεριλάβετε το όνομα αυτού του ατόμου στην επιστολή. Μπορείτε να προσθέσετε σχολιασμούς πληκτρολογώντας "cc:" κάτω από τη γραμμή "Συνημμένα", "cc" σημαίνει "ευγένεια αντίγραφο", με το όνομα και τον τίτλο του ατόμου ("cc" για "Αντίγραφο άνθρακα" (αντίγραφο άνθρακα) όταν το γράμμα είναι δακτυλογραφημένο σε χαρτί άνθρακα).
   • Για παράδειγμα, γράψτε: "cc: Mary Smith, Αντιπρόεδρος Μάρκετινγκ" ("Αγαπητέ: Mary Smith, Αναπληρωτής Διευθυντής Μάρκετινγκ").
   • Εάν θέλετε να προσθέσετε έναν άλλο παραλήπτη, πληκτρολογήστε το όνομα ενός δεύτερου ατόμου ακριβώς κάτω από το όνομα του πρώτου ατόμου και δεν χρειάζεστε "cc:".
   διαφήμιση

Μέρος 4 από 4: Έγινε

1. 

   Επεξεργαστείτε το μήνυμά σας. Η εμφάνιση είναι το βασικό στοιχείο για έναν επαγγελματία συγγραφέα. Σίγουρα ο αναγνώστης θα δει εύκολα ότι είστε ικανός και υπεύθυνος διορθώνοντας τα μικρότερα ελαττώματα στην επιστολή. Μπορείτε να εκτελέσετε την εντολή ορθογραφίας για να ελέγξετε την ορθογραφία στη λέξη, αλλά μπορείτε επίσης να ελέγξετε διαβάζοντας το γράμμα προσεκτικά πριν από την αποστολή.
   • Αναρωτιέστε αν το γράμμα ήταν σαφές και περιεκτικό. Υπάρχει μια παράγραφος με περισσότερες από τρεις ή τέσσερις προτάσεις σε μήκος; Εάν ναι, μπορείτε να διαγράψετε περιττές παραγράφους.
   • Εάν το γράμμα είναι πραγματικά σημαντικό, μπορείτε να ζητήσετε από έναν φίλο ή συνάδελφο να το ελέγξει γρήγορα. Μερικές φορές, μόνο με λίγα δευτερόλεπτα για ανάγνωση μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε λάθη ή αδέξια χρήση λέξεων που ίσως δεν έχετε δει.

2. 

   Μην συρραφή αλληλογραφίας. Εάν το μήνυμα έχει πολλές σελίδες, αποφύγετε τη συρραφή του μηνύματος. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι οι σελίδες είναι σωστά ευθυγραμμισμένες, χρησιμοποιήστε το συνδετήρα επάνω αριστερά.

3. 

   Ταχυδρομικός. Εάν ταχυδρομήσετε, χρησιμοποιήστε έναν επιχειρησιακό φάκελο. Εάν υπάρχει διαθέσιμος φάκελος με το λογότυπο της εταιρείας σας, χρησιμοποιήστε τον. Εκτυπώστε με σαφήνεια τη διεύθυνση επιστροφής και τη διεύθυνση παραλήπτη. Διπλώστε το γράμμα σε τρία μέρη, έτσι ώστε όταν ο παραλήπτης ανοίξει το μήνυμα, το πρώτο μέρος του μηνύματος διπλώνεται στο επάνω μέρος και στη συνέχεια ανοίγει στο κάτω μέρος. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετά γραμματόσημα και, στη συνέχεια, στείλτε τα.
   • Εάν αισθάνεστε ότι η χειρόγραφη διεύθυνση είναι μουτζουρωμένη και δεν ταιριάζει με το επαγγελματικό σας στυλ, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση στη λέξη, τοποθετήστε το φάκελο στον εκτυπωτή και εκτυπώστε τη διεύθυνση στο φάκελο.
   • Εάν το γράμμα είναι εξαιρετικά σημαντικό και / ή επείγον, θα πρέπει να το στείλετε μέσω courier.
   • Εάν θέλετε να στείλετε το μήνυμα μέσω email, μετατρέψτε το σε μορφή HTML ή αποθηκεύστε το μήνυμα σε μορφή PDF για να διατηρήσετε τη μορφή. Ωστόσο, η αποστολή χαρτιού είναι καλύτερη.
   διαφήμιση

Συμβουλή

• Χρησιμοποιήστε ένα καλό στυλό για να υπογράψετε γράμματα.
• Γρήγορα. Εάν δεν μπορείτε να απαντήσετε στο αίτημα του αποστολέα εντός μίας εβδομάδας, ενημερώστε τον για αυτό και ενημερώστε τους πότε μπορούν να λάβουν απάντηση από εσάς.
• Εστίαση στα θετικά. Μιλήστε για τα πράγματα που μπορείτε να κάνετε, όχι για τα πράγματα που δεν μπορείτε. Για παράδειγμα, εάν δεν έχετε κάποιο απόθεμα, μην πείτε στον πελάτη ότι δεν μπορείτε να εκπληρώσετε την παραγγελία του, αντίθετα, ας πούμε ότι το προϊόν είναι δημοφιλές, οπότε η πλευρά σας δεν είναι διαθέσιμη . Τότε πείτε τους πότε μπορείτε να τους προσφέρετε το προϊόν.
• Εάν γράψετε ένα γράμμα με πολύ περιεχόμενο, θα πρέπει πρώτα να αναφέρετε αυτά τα πράγματα.
  • Αναφέρετε όλα τα πράγματα που θέλετε να καλύψετε. Μην ανησυχείτε για την παραγγελία.
  • Για κάθε περιεχόμενο, απαριθμήστε τις βασικές λέξεις, παραδείγματα, επιχειρήματα και γεγονότα.
  • Ελέγξτε το περιεχόμενο στο περίγραμμά σας, έτσι ώστε να είναι κατάλληλο για τον σκοπό σας και το κοινό σας.
  • Αποκόψτε τυχόν άσχετα προβλήματα.
  • Τακτοποιήστε τις πληροφορίες με τη σειρά που είναι καλύτερη για τον αναγνώστη.

Προειδοποίηση

• Μην γράφετε γράμματα με κολακευτικές προτάσεις. Ένα πραγματικό κομπλιμέντο είναι αποδεκτό, αλλά αν το κάνετε υπερβολικά, ο αναγνώστης θα νιώσει ότι εργάζεστε με κολακευτικά, όχι από την ικανότητά σας.
• Μην χρησιμοποιείτε πολύ σκληρό και επιβλητικό τόνο. Θυμηθείτε, προσπαθείτε να ενισχύσετε ή να ξεκινήσετε μια επαγγελματική σχέση με μια επαγγελματική επιστολή.