Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέρος 1 από 2: Μορφή επαγγελματικής επιστολής
• Μέρος 2 από 2: Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή
• Συμβουλές

Εάν έχετε τη δική σας επιχείρηση, τότε μάλλον πρέπει να γράψετε επαγγελματικές επιστολές στους πελάτες σας. Οι στόχοι μπορεί να είναι διαφορετικοί: ειδοποίηση για νέα γεγονότα ή συνθήκες, απάντηση σε παράπονα πελατών για λογαριασμό της εταιρείας. Ανεξάρτητα από τον λόγο γραφής, είναι σημαντικό να διατηρείτε τον επαγγελματικό τόνο και το επιχειρηματικό στυλ ανά πάσα στιγμή.

Βήματα

Μέρος 1 από 2: Μορφή επαγγελματικής επιστολής

1. 1 Χρησιμοποιήστε ένα επαγγελματικό επιστολόχαρτο. Η επαγγελματική επιστολή αντιπροσωπεύει την εταιρεία σας. Από την άποψη αυτή, η επιστολή πρέπει να έχει την κατάλληλη μορφή. Επίσης, μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε το λογότυπο ή το εμπορικό σήμα της εταιρείας σας.
   • Μπορείτε να δημιουργήσετε μια κεφαλίδα επιστολής χρησιμοποιώντας έτοιμα έγχρωμα πρότυπα για το Microsoft Word. Χρησιμοποιήστε ένα πραγματικό λογότυπο ή μάρκα εταιρείας.
2. 2 Ανοίξτε έναν επεξεργαστή κειμένου. Όλα τα επιχειρησιακά γράμματα της εταιρείας πρέπει πάντα να πληκτρολογούνται σε υπολογιστή.
   • Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο και ορίστε τα περιθώρια στα 2,54 εκατοστά.
   • Χρησιμοποιήστε μια γραμματοσειρά serif όπως Times New Roman, Georgia ή Arial. Έτσι, το μέγεθος της γραμματοσειράς δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερο από 12, αλλά όχι μικρότερο από 10. Ο τύπος ή το μέγεθος της γραμματοσειράς δεν πρέπει να επηρεάζει αρνητικά την αναγνωσιμότητα του γράμματος.
   • Χρησιμοποιήστε αποστάσεις μιας γραμμής.
3. 3 Προσαρμόστε το σχήμα μπλοκ. Η φόρμα μπλοκ είναι η πιο κοινή μορφή για επαγγελματικά γράμματα. Είναι επίσης το πιο εύκολο να το ρυθμίσετε και να το ακολουθήσετε. Κάθε στοιχείο αφήνεται δικαιολογημένο και χωρίζεται με ένα κενό. Με σειρά από την κορυφή της σελίδας προς τα κάτω, μια επαγγελματική επιστολή πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία:
   • Η σημερινή ημερομηνία ή η ημερομηνία αποστολής της επιστολής. Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία, επειδή χρησιμοποιείται για τη λογιστική του αποστολέα και του παραλήπτη, καθώς και για νομικούς σκοπούς. Δώστε την ακριβή ημερομηνία.
   • Η διευθυνση του αποστολεα. Αυτή είναι η διεύθυνση σας σε τυπική μορφή. Εάν η διεύθυνσή σας αναφέρεται ήδη στην κεφαλίδα της επιστολής, τότε μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα.
   • Εξερχόμενη διεύθυνση. Εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση του παραλήπτη του γράμματος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση "Master" ή "Mistress". Έτσι, εάν η παραλήπτης είναι η Νίνα Σέροβα, τότε μπορείτε να γράψετε και την «Κυρία Νίνα Σέροβα» και τη «Νίνα Σέροβα».
   • Χαιρετίσματα. Μπορείτε να γράψετε "Αγαπητή κυρία Serova" ή "Αγαπητή Nina Serova". Εάν δεν είστε σίγουροι ποιος θα διαβάσει την επιστολή, γράψτε "Αξιότιμοι Κύριοι". Υπάρχει επίσης μια επιλογή "Για την ενημέρωση όλων των ενδιαφερομένων μερών", αλλά θα πρέπει να παραμείνει ως έσχατη λύση εάν ο παραλήπτης είναι άγνωστος.
   • Το κύριο σώμα της επιστολής. Αυτό το μέρος θα συζητηθεί λεπτομερέστερα στην επόμενη ενότητα.
   • Τελικό μέρος και υπογραφή. Γράψτε: "Με εκτίμηση" - ή: "Καλές ευχές."

Μέρος 2 από 2: Πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή

1. 1 Καθορίστε το κοινό -στόχο σας. Ο τόνος της επιστολής πρέπει πάντα να παραμένει επαγγελματίας ανεξάρτητα από το κοινό, αλλά η επιλογή λέξεων και γλωσσικών μέσων εξαρτάται από τον παραλήπτη της επιστολής. Εάν το γράμμα είναι για το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού μιας άλλης εταιρείας, τότε θα πρέπει να χρησιμοποιηθεί μια πιο επίσημη γλώσσα. Όταν απευθύνεστε σε έναν συγκεκριμένο πελάτη, μπορείτε να καταφύγετε σε ανεπίσημη και απλή γλώσσα.
   • Θα σας βοηθήσει επίσης να αποφύγετε παρεξηγήσεις. Μην χρησιμοποιείτε όρους που είναι ακατανόητοι για τον αναγνώστη. Για παράδειγμα, οι πελάτες μπορεί να μην γνωρίζουν τις συντομογραφίες που χρησιμοποιούνται για το διαστημικό πρόγραμμα στην εταιρεία σας, οπότε μην τις χρησιμοποιείτε στο γράμμα σας.
   • Ο πιο σημαντικός κανόνας της επιχειρηματικής γραφής είναι ότι το κείμενο πρέπει να είναι σαφές, περιεκτικό και ευγενικό.
2. 2 Αναφέρετε τον σκοπό της επιστολής στην πρώτη γραμμή. Εξετάστε το σκοπό της επιστολής. Θέλετε να δώσετε μια νέα διεύθυνση γραφείου; Υπενθυμίστε στον πελάτη το χρέος; Απάντηση στην καταγγελία; Έχετε αυτό κατά νου όταν πρέπει να γράψετε την πρώτη πρόταση του γράμματος. Μην χρησιμοποιείτε αόριστη διατύπωση και μπείτε κατευθείαν στην ουσία.
   • Γράψτε σε πρώτο πρόσωπο εάν εκφράσετε τη γνώμη σας ως ιδιοκτήτης εταιρείας. Γράψτε σε δεύτερο πρόσωπο εάν απευθύνεστε για λογαριασμό εταιρείας ή οργανισμού.
   • Χρησιμοποιήστε μια σαφή δήλωση όπως: "Σας ενημερώνουμε" - ή: "Με το παρόν θέλουμε να γνωρίζουμε τα ακόλουθα." Γράψτε σε πρώτο πρόσωπο εάν απευθύνεστε ως ιδιοκτήτης της εταιρείας όπως: "Θέλω να επικοινωνήσω μαζί σας", - ή: "Πρόσφατα έμαθα ..., οπότε θα ήθελα να ...".
   • Για παράδειγμα, εσείς (ο ιδιοκτήτης της εταιρείας) θέλετε να ενημερώσετε τη Nina Serova για το χρέος ενός μήνα. Ξεκινήστε την επιστολή σας ως εξής: "Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι από τον Μάρτιο του 2015 υπάρχει χρέος στο λογαριασμό σας."
   • Εάν είστε υπάλληλος μιας εταιρείας και απαντάτε σε παράπονο πελατών σχετικά με το διαστημικό πρόγραμμα της εταιρείας σας, ξεκινήστε ως εξής: "Λάβαμε τα σχόλιά σας σχετικά με το πρόγραμμα αποικισμού του Άρη."
   • Μερικές φορές πρέπει να πείτε στον αναγνώστη ότι κέρδισε έναν διαγωνισμό ή πήρε μια θέση σε ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα. Ξεκινήστε έτσι: "Είμαι στην ευχάριστη θέση να ενημερώσω ...", - ή: "Είμαστε στην ευχάριστη θέση να ενημερώσουμε ...".
   • Εάν πρέπει να αναφέρετε άσχημα νέα, ξεκινήστε με αυτήν τη φράση: "Με λύπη σας ενημερώνουμε ...", - ή: "Μετά από προσεκτική εξέταση, αποφασίστηκε ...".
3. 3 Χρησιμοποιήστε έγκυρη φωνή. Στην επίσημη ομιλία, η παθητική φωνή χρησιμοποιείται συχνά, αλλά μπορεί να κάνει το κείμενο του γράμματος μονότονο ή ακατανόητο. Μια έγκυρη φωνή επιτρέπει τη μετάδοση πληροφοριών με αποφασιστικό τόνο.
   • Ένα παράδειγμα παθητικής φωνής: "Ποια βήματα μπορούν να γίνουν;" Σε αυτή την περίπτωση, το θέμα "βήματα" δεν είναι ο εκτελεστής της ενέργειας, αλλά βιώνει τη δράση από μόνη της.
   • Παράδειγμα έγκυρης φωνής: "Τι βήματα μπορούμε να κάνουμε;" Σε αυτήν την έκδοση, χρησιμοποιείται μια ενεργή φωνή, η οποία σας επιτρέπει να μεταφέρετε με σαφήνεια και σαφήνεια την ιδέα.
   • Μερικές φορές, η παθητική φωνή σας επιτρέπει να μεταφέρετε το μήνυμά σας και να μην τραβάτε πολύ την προσοχή σε ένα λάθος ή αντιαισθητικό γεγονός. Χρησιμοποιήστε το μόνο σε αυτήν την περίπτωση. Συνήθως, προτιμάται μια έγκυρη φωνή.
4. 4 Σύνδεση με προηγούμενα γεγονότα ή επικοινωνία με τον αναγνώστη. Μπορεί να έχετε ενημερώσει προηγουμένως τη Νίνα Σέροβα για το χρέος. Ο αναγνώστης θα μπορούσε να εκφράσει τη δυσαρέσκειά του για το διαστημικό σας πρόγραμμα στο τελευταίο συνέδριο. Εάν έχετε ήδη επικοινωνήσει, τότε θυμηθείτε αυτό το γεγονός. Ο αναγνώστης θα μπορεί να ανακαλεί σημαντικές λεπτομέρειες και η επιστολή σας θα είναι πολύ πιο σημαντική και επείγουσα.
   • Χρησιμοποιήστε φράσεις όπως: «Σύμφωνα με την προηγούμενη επιστολή από…», «Σας ευχαριστούμε για την έγκαιρη πληρωμή σας τον περασμένο μήνα», - ή: «Χαιρόμαστε που ακούσαμε τα εποικοδομητικά σας σχόλια στο συνέδριο τον Μάιο.»
5. 5 Κάντε ένα αίτημα ή προσφέρετε βοήθεια. Δώστε έναν θετικό τόνο με ένα ευγενικό αίτημα ή προσφέρετε συνεργασία με τη μορφή βοήθειας.
   • Ας υποθέσουμε ότι έχετε εταιρεία και θέλετε να πείσετε έναν πελάτη να πληρώσει ένα χρέος. Χρησιμοποιήστε τη φράση: "Θα ήμουν ευγνώμων για τη βοήθειά σας και την άμεση πληρωμή σας".
   • Εάν γράφετε για λογαριασμό εταιρείας, χρησιμοποιήστε τη φράση: "Θα θέλαμε να κανονίσουμε μια προσωπική συνάντηση για εσάς με τον διαχειριστή ανθρώπινου δυναμικού μας."
   • Προσφέρετε επίσης να απαντήσετε σε όλες τις πιθανές ερωτήσεις και να διαλύσετε τις αμφιβολίες του αναγνώστη. Παράδειγμα: "Θα χαρούμε να απαντήσουμε σε οποιαδήποτε από τις ερωτήσεις σας ή να ξεκαθαρίσουμε τυχόν αμφιβολίες σχετικά με την πληρωμή", - ή: "Θέλετε να μάθετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με το πρόγραμμά μας;"
6. 6 Συμπληρώστε το γράμμα. Χρησιμοποιήστε μια παρότρυνση για δράση από την πλευρά σας ή από την πλευρά του πελάτη. Αυτό μπορεί να είναι ένα αίτημα εξόφλησης του χρέους εντός συγκεκριμένου χρονικού πλαισίου ή μια προσφορά για να κανονίσετε μια συνάντηση με έναν πελάτη.
   • Γράψτε μια πρόταση με την ελπίδα να επικοινωνήσετε στο μέλλον: «Ανυπομονούμε να σας συναντήσουμε στη συνάντηση του προϋπολογισμού την επόμενη εβδομάδα», ή: «Θα χαρούμε να συζητήσουμε όλες αυτές τις πτυχές μαζί σας λεπτομερέστερα όταν συναντηθούμε στο γραφείο μας .. "
   • Αναφέρετε εάν επισυνάπτονται έγγραφα στην επιστολή. Προσθέστε μια φράση όπως: "Σας στέλνουμε ένα τιμολόγιο για τον προηγούμενο μήνα", ή: "Ένα αντίγραφο του διαστημικού προγράμματος επισυνάπτεται στην επιστολή."
   • Χρησιμοποιήστε μια φράση κλεισίματος στο τέλος. Είναι καλύτερο για τους πελάτες να γράφουν: "Με εκτίμηση", - ή: "Καλές ευχές."
   • Χρησιμοποιήστε τη διατύπωση "Regards" σε επίσημα γράμματα προς αγνώστους.
   • Γράψτε: "Όλα τα καλύτερα" αν γνωρίζετε ή συνεργάζεστε με ένα άτομο.
7. 7 Διόρθωσε τα λάθη. Η σωστή μορφοποίηση και διατύπωση δεν θα παίξουν κανένα ρόλο εάν υπάρχουν γραμματικά λάθη στο γράμμα!
   • Προσπαθήστε να βρείτε όλες τις περιπτώσεις της παθητικής φωνής και κάντε τις κατάλληλες προσαρμογές.
   • Δώστε προσοχή σε μεγάλες και μπερδεμένες προτάσεις. Σε μια επαγγελματική επιστολή, ισχύει ο κανόνας "Καλύτερα λιγότερα είναι καλύτερα", οπότε οι μεγάλες προτάσεις πρέπει να απορρίπτονται.

Συμβουλές

• Εκτυπώστε το γράμμα σε χαρτί χωρίς γραμμές Α4. Σε περίπτωση αποστολής, διπλώστε το γράμμα τρεις φορές και τοποθετήστε το σε έναν τυπικό φάκελο.