Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέθοδος 1 από 2: Τίτλος Επιχειρηματικής Επιστολής
• Μέθοδος 2 από 2: Προσωπικός τίτλος επιστολής
• Συμβουλές
• Τι χρειάζεσαι

Παρόλο που η εθιμοτυπία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι λιγότερο αυστηρή, η γραφή γραμμάτων πρέπει να ακολουθεί τους κανόνες της γραμματικής και της εθιμοτυπίας. Μια επαγγελματική ή προσωπική επιστολή θα πρέπει να ξεκινά με μια κεφαλίδα που να αναφέρει τον παραλήπτη, τον παραλήπτη και την ημερομηνία.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 2: Τίτλος Επιχειρηματικής Επιστολής

1. 1 Ανοίξτε ένα έγγραφο επεξεργαστή κειμένου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν επεξεργαστή ανοιχτού κώδικα στο Google Drive ή ένα κενό κομμάτι χαρτί σε μια γραφομηχανή. Ωστόσο, οι επίσημες επαγγελματικές επιστολές πρέπει πάντα να πληκτρολογούνται, να πληκτρολογούνται και να υπογράφονται με το χέρι.
2. 2 Χρησιμοποιήστε επιστολόχαρτο όποτε είναι δυνατόν. Τουλάχιστον, το επιστολόχαρτο περιέχει το όνομα του ατόμου, το όνομα της επιχείρησης, τη διεύθυνση της επιχείρησης, τον αριθμό τηλεφώνου και συνήθως το λογότυπο της εταιρείας. Αυτές οι πληροφορίες αντικαθιστούν τη διεύθυνση του αποστολέα στο σώμα της επιστολής.
3. 3 Ξεκινήστε το γράμμα με τη διεύθυνσή σας εάν δεν έχετε επιστολόχαρτο. Απλώς τοποθετήστε τη διεύθυνση του δρόμου, την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα στις δύο πρώτες γραμμές στην επάνω δεξιά πλευρά της σελίδας. Δεν χρειάζεται να συμπεριλάβετε το όνομα ή τον τίτλο σας, καθώς θα αναγράφονται στο τέλος στο κάτω μέρος του γράμματος.
   • Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή έναν αριθμό τηλεφώνου εάν το email σας περιλαμβάνει επικοινωνία μαζί σας χρησιμοποιώντας μία από αυτές τις μεθόδους.
4. 4 Εισαγάγετε την ημερομηνία. Εισαγάγετε τον μήνα, την ημέρα και το έτος, για παράδειγμα, σε αυτήν τη μορφή "4 Μαΐου 2014". Μπορείτε να γράψετε την ημερομηνία δύο γραμμές κάτω από τη διεύθυνσή σας δεξιά ή αριστερά.
   • Υπάρχουν πολλές παραλλαγές από ποια πλευρά να γράψετε την ημερομηνία, οπότε βρείτε ένα παράδειγμα της αλληλογραφίας της εταιρείας σας για να το χρησιμοποιήσετε ως παράδειγμα.
   • Μια ημερομηνία στο Ηνωμένο Βασίλειο μπορεί να γραφτεί με αυτή τη σειρά: ημέρα, μήνας και έτος. Για παράδειγμα, "4 Μαΐου 2014".
5. 5 Εκτυπώστε τη διεύθυνση του παραλήπτη δύο γραμμές κάτω από την ημερομηνία στην αριστερή πλευρά της σελίδας. Ονομάζεται επίσης "εξερχόμενη διεύθυνση" και πρέπει να περιέχει το όνομα του ατόμου με τον τίτλο εργασίας, ταχυδρομική διεύθυνση ΗΠΑ ή Ηνωμένου Βασιλείου. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το όνομα της εταιρείας σας, εάν υπάρχει, στη γραμμή μεταξύ του ονόματος και της διεύθυνσης του ατόμου.
   • Μην κάνετε εσοχές πριν από τη διεύθυνση, την ημερομηνία, τον χαιρετισμό ή τις παραγράφους. Οι παράγραφοι σε μια επαγγελματική επιστολή χωρίζονται με κενά και ξεκινούν στο ίδιο επίπεδο στην αριστερή πλευρά.
   • Εάν γράφετε σε άλλη χώρα, γράψτε τη χώρα με κεφαλαία γράμματα στην τελευταία γραμμή.
   • Η εξερχόμενη διεύθυνση θα πρέπει να είναι περίπου 2,5 εκατοστά (μία ίντσα) κάτω από την ημερομηνία εάν η ημερομηνία είναι στην αριστερή πλευρά ή θα πρέπει να είναι μία γραμμή κάτω από την ημερομηνία εάν είναι στη δεξιά πλευρά.
6. 6 Πατήστε το πλήκτρο Enter δύο φορές. Στη συνέχεια, ξεκινήστε τον χαιρετισμό με "Dear", τον τίτλο και το όνομα του ατόμου. Για παράδειγμα, "Αγαπητέ κύριε Ανάγνωση" ή "Αγαπητέ Πρόεδρε Ανάγνωση". Τοποθετήστε μια άνω τελεία μετά το χαιρετισμό.
7. 7 Συνεχίστε με το κύριο σώμα της επιστολής. Τερματίστε το με μια επίσημη διεύθυνση, υπογραφή και το όνομα και τον τίτλο σας.

Μέθοδος 2 από 2: Προσωπικός τίτλος επιστολής

1. 1 Επιλέξτε μονόγραμμα ή εξατομικευμένο χαρτί με γράμματα. Σε αντίθεση με τις επικεφαλίδες των επιχειρησιακών επιστολών, πολλά προσωπικά γράμματα είναι χειρόγραφα σε χαρτικά με τα αρχικά ή το πλήρες όνομα του ατόμου στην κορυφή του χαρτιού.
2. 2 Γράψτε τη διεύθυνσή σας στην επάνω δεξιά γωνία, μόνο αν το άτομο στο οποίο γράφετε δεν γνωρίζει ήδη τη διεύθυνσή σας. Οι φάκελοι μπορούν να πεταχτούν και η κατοχή της διεύθυνσης του αποστολέα είναι ο καλύτερος τρόπος για να ενθαρρύνετε τη σύνταξη μιας απάντησης. Πηγαίνετε στην ημερομηνία εάν είστε σε φιλικούς όρους με τον παραλήπτη.
   • Η διεύθυνση του αποστολέα πρέπει να περιέχει δύο γραμμές, όνομα οδού και πόλης, πολιτεία και ταχυδρομικό κώδικα. Δεν χρειάζεται όνομα.
3. 3 Γράψτε την ημερομηνία συγγραφής και αποστολής της επιστολής σε δύο γραμμές κάτω από τη διεύθυνσή σας αριστερά ή δεξιά. Η μορφή που χρησιμοποιείται είναι ημέρα, μήνας και έτος. Για παράδειγμα, "15 Σεπτεμβρίου 2014".
   • Οι προσωπικές επιστολές πρέπει να αποστέλλονται αμέσως μετά τη σύνταξη για να παρέχονται γρήγορα επείγουσες πληροφορίες.
4. 4 Μην γράφετε τη διεύθυνση του παραλήπτη με ανεπίσημα γράμματα. Εάν γράφετε μια επίσημη καταγγελία ή επιστολή που κάνετε επίσημα μια δήλωση σε έναν οργανισμό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε επιχειρηματική εθιμοτυπία.
5. 5 Ξεκινήστε τον χαιρετισμό σας με "Αγαπητέ.” Η τυπικότητα της διεύθυνσης θα εξαρτηθεί από το πόσο καλά γνωρίζετε το άτομο στο οποίο γράφετε. Χρησιμοποιείτε πάντα άνω και κάτω τελεία μετά το χαιρετισμό.
   • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "Dear Mr. James", "Dear Larry James" ή "Dear Larry".
   • Συνεχίστε την επιστολή με παραγράφους του κύριου σώματος της επιστολής, λήξη, υπογραφή και συνημμένα.

Συμβουλές

• Πάντα ελέγχετε και επεξεργάζεστε το περιεχόμενο της επιστολής σας και ελέγχετε για γραμματικά λάθη πριν την υπογράψετε και την αποστείλετε.

Τι χρειάζεσαι

• Επεξεργαστής κειμένου / γραφομηχανή
• Ταχυδρομικό χαρτί
• Επιστολόχαρτο
• Στυλό