Περιεχόμενο

• Βήματα

Η ακρίβεια της λογιστικής αποθεμάτων επηρεάζει διάφορες πτυχές των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης. Το τμήμα αγορών βασίζεται σε δεδομένα αποθέματος για να ξεκινήσει τακτικές αγορές υλικών. Τα τμήματα κατασκευής και προγραμματισμού χρειάζονται ακριβή στοιχεία απογραφής για να προγραμματίσουν τη διαδικασία παραγωγής. Τα ανακριβή δεδομένα αποθέματος μπορεί να οδηγήσουν σε έλλειψη ορισμένων υλικών, γεγονός που θα οδηγήσει σε καθυστερήσεις στην παράδοση των προϊόντων στους πελάτες και θα μπορούσε ενδεχομένως να οδηγήσει σε διαταραχή της επιχείρησης. Οι εταιρείες μπορούν να βελτιώσουν την ακρίβεια των βάσεων δεδομένων των αποθεμάτων τους αναπτύσσοντας συγκεκριμένες λογιστικές διαδικασίες και παρακολουθώντας τη συμμόρφωση των εργαζομένων.

Βήματα

1. 1 Αναπτύξτε διαδικασίες για το χειρισμό υλικών στον οργανισμό. Θα πρέπει να περιλαμβάνουν μια λεπτομερή περιγραφή των βημάτων που πρέπει να ακολουθήσουν οι εργαζόμενοι όταν τα υλικά φτάσουν στην επιχείρηση και αφεθούν στην παραγωγή.
   • Οι διαδικασίες θα πρέπει επίσης να περιγράφουν τις ενέργειες των εργαζομένων σε περίπτωση που εντοπίσουν κατεστραμμένα αποθέματα, ελαττώματα και ελλείψεις.
2. 2 Εκπαιδεύστε το προσωπικό να εργάζεται σύμφωνα με τις διαδικασίες. Το προσωπικό της εταιρείας πρέπει να γνωρίζει καλά όλες τις διαδικασίες.
   • Κάθε εργαζόμενος πρέπει να κατανοήσει τη σημασία του ακριβούς ελέγχου των αποθεμάτων και τον αντίκτυπό του στην επιχείρηση στο σύνολό της.
   • Για μεμονωμένες ομάδες προσωπικού, μπορούν να οργανωθούν ξεχωριστές εκπαιδευτικές συνεδρίες, εστιάζοντας ειδικά στον τομέα εργασίας τους. Για παράδειγμα, το προσωπικό κατασκευής θα έχει τις δικές του διαδικασίες για το χειρισμό υλικών που είναι διαφορετικές από αυτές στο τμήμα αγορών.
3. 3 Παρακολουθεί την απόδοση του προσωπικού και διενεργεί ελέγχους. Οι διαδικασίες απογραφής είναι πολύτιμες μόνο εάν ακολουθούνται από εργαζόμενους. Βεβαιωθείτε ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τις καθιερωμένες διαδικασίες.
   • Ο έλεγχος των πρωτογενών αρχείων και των τιμολογίων μπορεί να επαληθεύσει ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν διαδικασίες διαχείρισης αποθεμάτων.
4. 4 Δημιουργήστε έναν κύκλο ενδιάμεσων ελέγχων αποθέματος. Η συχνότητά τους θα εξαρτηθεί από το ποσοστό κύκλου εργασιών ή την αξία των αντίστοιχων ομάδων μετοχών.
   • Για την ανάπτυξη χρονοδιαγράμματος αποθεμάτων, τα αποθέματα μπορούν να χωριστούν σε ομάδες με διαφορετική συχνότητα επανυπολογισμού. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να αποφασίσει να απογράφει τη διαθεσιμότητα ανταλλακτικών υψηλού κύκλου εργασιών κάθε μήνα, αλλά να αποθέτει μέρη χαμηλού κύκλου εργασιών δύο φορές το χρόνο.
   • Η εταιρεία πρέπει να εκπαιδεύσει τους υπαλλήλους να διατηρούν συνεχή απογραφή των αποθεμάτων. Σε αυτή την περίπτωση, οι λογιστές αποθεμάτων θα είναι καλά εξοικειωμένοι με τον κατάλογο των αποθεμάτων, τις πράξεις που εκτελούνται μαζί τους και τις ενέργειες σε περίπτωση ελλείψεων.
   • Η συνεχής λογιστική αποθεμάτων συνεπάγεται επίσης τον εντοπισμό των λόγων ελλείψεων όταν ανακαλύπτονται. Αυτό μπορεί να ρίξει μια ακτίνα φωτός στα υπάρχοντα προβλήματα στις διαδικασίες λογιστικής απογραφής.
5. 5 Ανάπτυξη διαδικασίας για την αντιμετώπιση των ελλείψεων. Σε ορισμένους οργανισμούς, το γεγονός της διαγραφής των ελλείψεων πρέπει να πιστοποιηθεί από τη διοίκηση. Εάν εντοπιστεί έλλειψη, ο λογιστής αποθεμάτων πρέπει να ευθυγραμμίσει τα λογιστικά δεδομένα με την πραγματική διαθεσιμότητα αποθεμάτων.
6. 6 Προγραμματίστε συνολικά ετήσια αποθέματα. Μπορούν να πραγματοποιούνται ετήσιες απογραφές 1-2 φορές το χρόνο για να επαναλογηθούν όλα τα αποθέματα και να ευθυγραμμιστούν τα λογιστικά δεδομένα με την πραγματική κατάσταση των πραγμάτων.
   • Οι αποκλίσεις μεταξύ της πραγματικής ποσότητας αποθεμάτων και των λογιστικών δεδομένων που βρέθηκαν κατά τη διάρκεια της απογραφής καθιστούν επίσης δυνατή την εκτίμηση της αποτελεσματικότητας της οργάνωσης της λογιστικής αποθεμάτων και των ίδιων των λογιστικών διαδικασιών.