Πώς να δημιουργήσετε μια ρουτίνα για να σταματήσετε να χάνετε χρόνο

Βίντεο: Στήριγμα τοίχου. Τεχνολογία κατασκευής

Περιεχόμενο

Βήματα
Μέθοδος 1 από 3: Χρησιμοποιήστε μια λίστα
Μέθοδος 2 από 3: Χρησιμοποιήστε ένα γράφημα
Μέθοδος 3 από 3: Εξαλείψτε τους περισπασμούς
Παρόμοια άρθρα

Μπορεί να είστε φοιτητής πλήρους φοίτησης που προσπαθεί να βελτιωθεί στη διαχείριση του χρόνου του ή μπορεί να είστε εργοδότης που προσπαθεί να βρει διέξοδο έτσι ώστε οι υπάλληλοί τους να σταματήσουν να χάνουν χρόνο. Όποιος κι αν είναι ο ρόλος σας, πιθανώς εστιάζετε στο πώς να δημιουργήσετε μια καθημερινή ρουτίνα που σας επιτρέπει να σταματήσετε να χάνετε χρόνο και να αξιοποιείτε στο έπακρο τη μέρα σας. Οι οργανωτικές στρατηγικές όπως οι λίστες και τα χρονοδιαγράμματα, καθώς και τα μέτρα για τη μείωση των περισπασμών που καταναλώνουν πολύτιμο χρόνο, μπορεί να είναι χρήσιμα.

Βήματα

Μέθοδος 1 από 3: Χρησιμοποιήστε μια λίστα

1 Καταγράψτε τα κτίρια για την ημέρα. Πάρτε ένα κομμάτι χαρτί και ένα στυλό. Σκεφτείτε τα καθήκοντα που σκοπεύετε να κάνετε εκείνη την ημέρα ή τις ευθύνες της ημέρας και γράψτε τα όλα στο χαρτί. Η λίστα μπορεί να είναι παρόμοια με μία από τις ακόλουθες: "Αγορές, Πλυντήριο, Καθαρισμός, Εργασία στο σπίτι" ή "Αναφορές για πελάτες, έλεγχος αλληλογραφίας και αποστολή επιστολών, συνάντηση, εργασία με έγγραφα".
- Προσθέστε όσες εργασίες στη λίστα μπορείτε, από μικρές έως μεγάλες. Πρέπει να θυμάστε όλες τις δεσμεύσεις και τις εργασίες της ημέρας για να είστε βέβαιοι ότι θα τις βάλετε στη λίστα των προτεραιοτήτων.
2 Δώστε προτεραιότητα σε εργασίες. Ένας τρόπος για αποτελεσματική εργασία είναι να επικεντρωθείτε πρώτα στις εργασίες υψηλότερης προτεραιότητας και στη συνέχεια να μετακινηθείτε προς τα κάτω στη λίστα με τις εργασίες χαμηλότερης προτεραιότητας. Αυτό ονομάζεται Κανόνας 80/20, όπου οι δραστηριότητες που παρέχουν το μεγαλύτερο όφελος θα πρέπει να χρειάζονται το 80% του χρόνου σας και οι δραστηριότητες που παρέχουν το μικρότερο όφελος θα πρέπει να καταλαμβάνουν το 20%.
- Πηγαίνετε στη λίστα και εκχωρήστε σε κάθε εργασία έναν αριθμό που θα αντιστοιχεί στη σημασία του. Στη συνέχεια, τακτοποιήστε τα έτσι ώστε η λίστα να ξεκινά με τις υψηλότερες προτεραιότητες και τις πιο χρήσιμες εργασίες και να τελειώνει με τις λιγότερες προτεραιότητες και κερδοφόρες.
3 Ομαδοποιήστε τις σχετικές εργασίες μαζί. Αφού δημιουργήσετε και δώσετε προτεραιότητα στη λίστα εργασιών σας, πρέπει να ομαδοποιήσετε μικρές εργασίες σε ομάδες, έτσι ώστε να σχηματίσουν μία διαδικασία. Για παράδειγμα, μπορείτε να ομαδοποιήσετε εργασίες όπως η απάντηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και η κλήση πελατών σε μια ομάδα, να αφιερώσετε μία ώρα για αυτούς και να τους ονομάσετε «συνομιλία με πελάτες». Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα και ήρεμα να εργαστείτε σε κάθε εργασία στο καθορισμένο χρονικό πλαίσιο.
- Προσπαθήστε να ομαδοποιήσετε όλες τις εργασίες με αυτόν τον τρόπο, ώστε να μην χρειάζεται να μεταβείτε σε διαφορετικές διαδικασίες και να αφιερώσετε χρόνο για να καταλάβετε ποια εργασία θα εργαστείτε στη συνέχεια. Η ομαδοποίηση σχετικών εργασιών μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά και να μειώσετε το επίπεδο άγχους ενώ εργάζεστε στις εργασίες από τη λίστα.
4 Δώστε στον εαυτό σας λιγότερο χρόνο για κάθε εργασία. Σύμφωνα με το νόμο του Πάρκινσον, το να έχετε λιγότερο χρόνο για να ολοκληρώσετε μια εργασία μειώνει τον χρόνο που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε την εργασία. Αντί να αφιερώσετε ελεύθερο χρόνο, περιορίστε τον χρόνο που αφιερώνετε για κάθε εργασία, έτσι ώστε να πρέπει να το κάνετε πιο γρήγορα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό αργά, μειώνοντας σταδιακά τον χρόνο που αφιερώνετε σε κάθε εργασία μέχρι να φτάσετε σε αυτό το χρυσό μέσο όπου δεν αισθάνεστε μεγάλη πίεση και βιασύνη, αλλά δεν έχετε χρόνο να αναβάλλετε ή να χάσετε χρόνο.
- Κάποια στιγμή, θα αναπτύξετε μια καλή αίσθηση διαχείρισης χρόνου, ειδικά αν πρέπει να αφιερώσετε μόνο ένα περιορισμένο χρονικό διάστημα σε κάθε εργασία. Αυτό μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο εάν τείνετε να έχετε την ίδια ρουτίνα ή μια παρόμοια λίστα εργασιών κάθε μέρα.
5 Επιβραβεύστε τον εαυτό σας αφού ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες της λίστας. Αφού περάσετε όλες τις εργασίες από τη λίστα, συνήθως στο τέλος της ημέρας, θα πρέπει να δώσετε στον εαυτό σας μια μικρή φιλοφρόνηση και περιποίηση. Αυτό μπορεί να είναι ένα νόστιμο δείπνο, ένα ποτήρι κρασί ή ένας ελεύθερος χρόνος όταν μπορείτε να κάνετε κάτι διασκεδαστικό και ευχάριστο. Μια μικρή ανταμοιβή θα χρησιμεύσει ως κίνητρο για την ολοκλήρωση όλων των εργασιών για την ημέρα.
- Μπορείτε να καθορίσετε ποια θα είναι η ανταμοιβή σας πριν ξεκινήσετε την ημέρα σας, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ανταμοιβή ως κίνητρο για την ολοκλήρωση εργασιών. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι πρέπει να προετοιμαστείτε για μια εξέταση και να έχετε σχέδια για δείπνο με φίλους. Χρησιμοποιήστε τα σχέδιά σας για το βράδυ ως δικαιολογία για να συνεχίσετε να μαθαίνετε και να ολοκληρώνετε εργασίες όλη την ημέρα, ώστε να μην χρειαστεί να χάσετε το δείπνο αργότερα.

Μέθοδος 2 από 3: Χρησιμοποιήστε ένα γράφημα

1 Φτιάξτε ένα πρόγραμμα για κάθε ώρα της ημέρας σας. Πάρτε ένα κομμάτι χαρτί ή χρησιμοποιήστε το ημερολόγιο του υπολογιστή σας για να δημιουργήσετε κελιά για κάθε ώρα της εργασίας σας ή κάθε ώρα αφύπνισης. Μπορεί να είναι από εννέα έως πέντε ή δέκα έως επτά. Παρόλο που δεν χρειάζεται να συμπληρώνετε κάθε χρονική περίοδο μέχρι το λεπτό, θα ήταν χρήσιμο να βεβαιωθείτε ότι κάθε ώρα της ημέρας σας περιλαμβάνεται στο πρόγραμμά σας.
- Ξεκινήστε να συμπληρώνετε κάθε ώρα με τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρώσετε. Μπορείτε να ξεκινήσετε με τις πιο σημαντικές εργασίες και να προχωρήσετε στις λιγότερο σημαντικές. Επιπλέον, αν θεωρείτε τον εαυτό σας πρωινό άτομο, τότε προσπαθήστε να πάρετε το πρώτο μισό της ημέρας για πιο δύσκολες εργασίες. Αλλά αν γνωρίζετε ότι έχετε δεύτερο άνεμο μετά το μεσημεριανό γεύμα, μπορείτε να αφήσετε στην άκρη σημαντικές εργασίες για αυτήν την ώρα της ημέρας. Προσπαθήστε να σχεδιάσετε το πρόγραμμά σας ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες και τις εργασιακές σας συνήθειες. Αυτό θα σας προετοιμάσει για την επιτυχία και θα κάνει το πρόγραμμά σας πιο αποτελεσματικό.
- Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το πρόγραμμά σας σε πίνακα κιμωλίας ή ημερολόγιο, ώστε να μπορείτε να το ενημερώνετε κάθε μέρα σύμφωνα με τις εργασίες σας για μια συγκεκριμένη ημέρα.
2 Κάντε ένα διάλειμμα δέκα λεπτών κάθε μία ή δύο ώρες. Μπορεί να είναι δύσκολο να εστιάσετε σε μια εργασία ή ομάδα εργασιών για περισσότερο από δύο ώρες. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει ένα διάλειμμα δέκα λεπτών κάθε μία ή δύο ώρες, ώστε να μην αισθάνεστε αγχωμένοι ή καταβεβλημένοι από τη δουλειά. Κατά τη διάρκεια αυτού του μίνι διαλείμματος, μπορείτε να βγείτε από τον χώρο εργασίας σας και να περπατήσετε στο γραφείο ή να συνομιλήσετε με έναν συνεργάτη στην κουζίνα του γραφείου. Μπορείτε να φτιάξετε μόνοι σας ένα φλιτζάνι καφέ ή να κάνετε μια μικρή βόλτα στον καθαρό αέρα. Προσπαθήστε να τηρήσετε 10 λεπτά για να συμβαδίσετε με το πρόγραμμά σας.
- Μπορείτε επίσης να παίρνετε 10 μεγάλες, αργές, βαθιές ανάσες κάθε ώρα για να ανανεώσετε το μυαλό σας και να κάνετε ένα μικρό διάλειμμα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να αποκτήσετε μια νέα προοπτική σχετικά με το έργο που κάνετε ή πρόκειται να ολοκληρώσετε και διασφαλίζει ότι δεν ξεχνάτε τον εαυτό σας παρά την κουραστική μέρα.
3 Προσπαθήστε να ολοκληρώσετε σωστά την εργασία την πρώτη φορά. Αντί να βιαστείτε και να προσπαθήσετε να ολοκληρώσετε όλες τις εργασίες όσο το δυνατόν γρηγορότερα, αφιερώστε το χρόνο που χρειάζεστε για να κάνετε κάθε εργασία σωστά την πρώτη φορά. Η βιασύνη μέσω της αλληλογραφίας μπορεί να παρασύρει την ανταλλαγή email σας, ειδικά αν στέλνετε ακατανόητα ή σκοτεινά μηνύματα στον πελάτη. Επιβραδύνετε και αφιερώστε αρκετό χρόνο για να συνθέσετε σαφή μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να διαβάσετε προσεκτικά τις σημειώσεις μελέτης σας. Το να το κάνετε σωστά την πρώτη φορά θα σας εξοικονομήσει πολύ χαμένο χρόνο μακροπρόθεσμα.
4 Ζητήστε από έναν φίλο ή συνεργάτη σας να ελέγχει την πρόοδό σας κατά καιρούς, ώστε να παραμένετε σε καλό δρόμο. Μερικές φορές χρειαζόμαστε την υποστήριξη των άλλων για να παραμείνουμε συγκεντρωμένοι στο έργο που έχουμε. Ζητήστε από έναν στενό φίλο, γονέα, συνεργάτη, αδελφό ή αδερφή να σας ελέγχει κάθε δύο ώρες για να βεβαιωθείτε ότι είστε στο πρόγραμμα.
- Ο σύντροφός σας μπορεί να σας φέρει ένα φλιτζάνι καφέ ή να σας χαροποιήσει με ωραία λόγια, ώστε να μπορείτε να αποσπάσετε την προσοχή, να γελάσετε ή να χαμογελάσετε και να επιστρέψετε στις καθημερινές σας εργασίες. Ενώ μπορεί να είστε απασχολημένοι, μερικά λεπτά με έναν φίλο θα σας φτιάξουν τη διάθεση και θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τον χρόνο σας πιο αποτελεσματικά.

Μέθοδος 3 από 3: Εξαλείψτε τους περισπασμούς

1 Δεν χρειάζεται να ελέγχετε συνεχώς την αλληλογραφία σας. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει ένα μοτίβο έναρξης-στάσης-εκκίνησης στην ημέρα της εργασίας σας και να οδηγήσει σε σπατάλη χρόνου. Προσπαθήστε να μην ανοίγετε την αλληλογραφία σας κατά τη διάρκεια της ημέρας, ειδικά αν πρέπει να εστιάσετε σε άλλη εργασία. Αφήστε στην άκρη τρεις χρονικές περιόδους για τον έλεγχο της αλληλογραφίας σας στο πρόγραμμά σας: νωρίς το πρωί, αμέσως μετά το μεσημεριανό γεύμα και προς το τέλος της ημέρας. Αυτό θα σας κρατήσει από το να αποσπάται η προσοχή από τη συνεχή ροή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας και θα σας εγγυηθεί αφιερωμένο χρόνο για να εργαστείτε με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Οι ίδιες αρχές μπορούν να εφαρμοστούν και σε άλλα μέσα επικοινωνίας, όπως φωνητικό ταχυδρομείο, μηνύματα κειμένου και τηλεφωνικές κλήσεις. Προσπαθήστε να μην κολλάτε συνέχεια στο τηλέφωνό σας, εκτός εάν φυσικά περιμένετε ένα σημαντικό μήνυμα κειμένου ή ένα τηλεφώνημα. Αυτό θα σας βοηθήσει να περιορίσετε τα διαλείμματα στη ροή εργασίας και θα σας βοηθήσει να παραμείνετε στο πρόγραμμα.
2 Σίγαση του τηλεφώνου σας και απενεργοποίηση του διαδικτύου. Εάν είναι δυνατόν, επιλέξτε τουλάχιστον μία ώρα την ημέρα της εργασίας σας, όταν μπορείτε να θέσετε σε σίγαση το τηλέφωνό σας και να απενεργοποιήσετε τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο. Αυτό θα σας επιτρέψει να εστιάσετε σε εργασία που απαιτεί πλήρη συγκέντρωση και έλλειψη περισπασμών, όπως το τηλέφωνό σας ή το διαδίκτυο.
- Η εξάλειψη αυτών των παραγόντων, που μπορούν εύκολα να σας αποσπάσουν την προσοχή, θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν εργάζεστε σε ένα σχολικό έργο ή σε μια μεγάλη έκθεση. Αποσυνδέστε το τηλέφωνό σας από την πρίζα για να μην έχετε λόγο να το ελέγχετε κάθε πέντε λεπτά ή να παρασυρθείτε από την παρακολούθηση ειδήσεων στα κοινωνικά δίκτυα.
3 Προειδοποιήστε τους άλλους να μην σας αποσπούν την προσοχή. Προσπαθήστε να μην ενθαρρύνετε τους άλλους να σας αποσπούν την προσοχή και να μην αποσπούν τους άλλους εσείς οι ίδιοι. Απλώς ενημερώστε τους ότι εργάζεστε. Μπορείτε να κλείσετε την πόρτα ή να τοποθετήσετε μια πινακίδα απασχόλησης.Μπορείτε επίσης να στείλετε ένα email στο γραφείο σας για να σας υπενθυμίσω ότι ένα ορισμένο χρονικό διάστημα στο γραφείο είναι ήσυχο ωράριο εργασίας.
4 Προσπαθήστε να μην παρεκκλίνετε από τη ρουτίνα σας. Αφού συντάξετε μια λίστα εργασιών ή πρόγραμμα και προστατευτείτε από περισπασμούς, χρησιμοποιήστε τη δύναμη της θέλησης και της συγκέντρωσής σας για να τηρήσετε τη ρουτίνα σας. Οι περισσότεροι άνθρωποι καταλαβαίνουν τη διαφορά μεταξύ του καλά αφιερωμένου χρόνου και του χαμένου χρόνου, οπότε προσπαθήστε να μην πέσετε στην παγίδα της σπατάλης χρόνου. Βασιστείτε στο πρόγραμμά σας και στο τέλος της ημέρας μπορείτε να απολαύσετε την αίσθηση του επιτεύγματος και του χρόνου που ξοδεύετε καλά.