Περιεχόμενο

• Βήματα
• Συμβουλές
• Προειδοποιήσεις

Για τη σωστή οργάνωση της εργασίας στο γραφείο, είναι πολύ σημαντικό να υπάρχει ένα αποτελεσματικό σύστημα λογιστικής και αποθήκευσης εγγράφων. Ανεξάρτητα από τον αριθμό των ατόμων που έχουν πρόσβαση σε έγγραφα, το σύστημα θα πρέπει να οργανωθεί με τέτοιο τρόπο ώστε όλοι να μπορούν να βρουν το απαιτούμενο έγγραφο. Εάν το σύστημα καταγραφής και αποθήκευσης εγγράφων είναι δύσκολο στη χρήση, τότε θα αρχίσετε να αφήνετε όλα τα έγγραφα στο χέρι φοβούμενοι ότι θα τα χάσετε στο γραφείο αρχειοθέτησης, με αποτέλεσμα το γραφείο σας να είναι γεμάτο σωρούς χαρτιών.

Βήματα

1. 1 Επιλέξτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης. Ό, τι και να είναι, πρώτα απ 'όλα, πρέπει να είναι λογικό ώστε να γνωρίζετε την ακριβή τοποθεσία κάθε εγγράφου. ΠΙΘΑΝΕΣ ΛΥΣΕΙΣ:
   • Αλφαβητικός. Αυτό το σύστημα λειτουργεί καλύτερα εάν τα περισσότερα από τα έγγραφά σας περιέχουν ονόματα πελατών, ασθενών ή πελατών.
   • Θέμα ή Κατηγορίες: Τα περισσότερα συστήματα είναι οργανωμένα ανά θέμα ή κατηγορία, λειτουργούν τέλεια όταν οργανώνονται σωστά, αλλά πολύ μπερδεμένα όταν δεν είναι σωστά οργανωμένα.
   • Αριθμημένα / χρονολογικά. Αυτό το σύστημα λειτουργεί καλύτερα για αριθμημένα ή χρονολογημένα έγγραφα, όπως παραγγελίες αγοράς ή συνταγές.
2. 2 Χρησιμοποιήστε κρεμαστούς φακέλους σε ντουλάπια αρχειοθέτησης. Οι αναρτημένοι φάκελοι δεν αφαιρούνται, λειτουργούν ως θήκες για φακέλους που θα βγάλετε από τα κουτιά.
3. 3 Οργανώστε έγγραφα σε στοίβες σε κατηγορίες. Εάν η στοίβα έχει ύψος μεγαλύτερο από 5 cm, χωρίστε την σε υποκατηγορίες. Εάν η στοίβα είναι πολύ χαμηλή, συνδυάστε την με μια άλλη στοίβα και μετονομάστε. Τα ονόματα των στοίβων θα πρέπει να σας επιτρέπουν να προσδιορίσετε εύκολα ποια από αυτές θέλετε να στείλετε ένα συγκεκριμένο έγγραφο.
4. 4 Τοποθετήστε κάθε στοίβα σε φάκελο χαρτιού και επισημάνετε με σαφήνεια. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε φακέλους με καρτέλες με κέντρο και όχι κλιμακωτούς για να δώσετε στα έγγραφά σας μια πιο καθαρή εμφάνιση.
5. 5 Τοποθετήστε φακέλους σε κρεμαστούς φακέλους. Για τα περισσότερα έγγραφα, οι κανονικοί αναρτημένοι φάκελοι θα λειτουργήσουν, αλλά για παχιά ή υποκατηγοριοποιημένα έγγραφα, χρησιμοποιήστε φακέλους με επίπεδο πάτο. Μπορείτε να τακτοποιήσετε τους φακέλους με οποιαδήποτε σειρά, αλλά συνήθως χρησιμοποιείται αλφαβητικό σύστημα για αυτό.
6. 6 Επισημάνετε τους κρεμασμένους φακέλους με τα ίδια ονόματα με τους φακέλους. Τακτοποιήστε όλες τις πλαστικές γλωττίδες στην αριστερή πλευρά του φακέλου εάν δεν χρησιμοποιείτε κατακόρυφο ντουλάπι αρχειοθέτησης. Στην τελευταία περίπτωση, με τους φακέλους από αριστερά προς τα δεξιά σε ανοιχτό συρτάρι και όχι από μπροστά προς τα πίσω, τοποθετήστε τις γλωττίδες στα δεξιά.
7. 7 Οι εφεδρικοί φάκελοι και φάκελοι πρέπει να διπλωθούν κοντά στο γραφείο αρχειοθέτησης, ώστε να μπορείτε πάντα να προσθέτετε γρήγορα ένα φάκελο όταν έχετε στα χέρια σας ένα έγγραφο που δεν ανήκει στους υπάρχοντες φακέλους. Μη χρησιμοποιείτε φακέλους που είναι πολύ χοντροί ή λεπτοί. Θυμηθείτε να αλλάξετε τα ονόματα φακέλων κατά την αναδιάταξη των εγγράφων.
8. 8 Στο τέλος του έτους, αφαιρέστε όλους τους φακέλους, επισημάνετε τους νέους φακέλους χαρτιού με τα ίδια ονόματα κατηγορίας και τοποθετήστε τους στα ερμάρια αρχειοθέτησης. Μεταβείτε στους παλιούς φακέλους για να μεταφέρετε μερικά από τα έγγραφα που χρειάζεστε στους τρέχοντες φακέλους και στείλτε τα υπόλοιπα στο αρχείο.

Συμβουλές

• Youσως θέλετε να χρωματίζετε φακέλους εκτυπώνοντας έγχρωμες ετικέτες στον υπολογιστή σας για να κάνετε το ντουλάπι αρχείων σας να φαίνεται πιο εντυπωσιακό. Αλλά όταν πρέπει να κάνετε αλλαγές, για παράδειγμα, να προσθέσετε έναν φάκελο, μπορείτε να απογοητευτείτε όταν διαπιστώσετε ότι εξαντλούνται οι φάκελοι του σωστού χρώματος και πρέπει να υπογράψετε τον φάκελο χειροκίνητα. Η απλότητα είναι το πιο ασφαλές πράγμα.

Προειδοποιήσεις

• Ποτέ μην δημιουργείτε μια στοίβα που ονομάζεται "Διάφορα", διαφορετικά δεν θα κατηγοριοποιήσετε ποτέ αυτά τα έγγραφα.
• Αφού οργανώσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης, διατηρήστε την τάξη στο ντουλάπι αρχειοθέτησης. Αφιερώστε χρόνο κάθε μέρα για να ταξινομήσετε και να αφαιρέσετε έγγραφα από το γραφείο σας. Αντισταθείτε στον πειρασμό να τοποθετήσετε ένα καλάθι εγγράφων πάνω από το ντουλάπι σας, διαφορετικά θα το γεμίσετε και θα καταλήξετε σε μια ακατάστατη αποθήκη.