Περιεχόμενο

• Για να πας
• Μέρος 1 από 2: Σύνταξη ατζέντας
• Δημιουργήστε μια ατζέντα από το μηδέν
• Χρήση προτύπου ημερολογίου
• Μέρος 2 από 2: Βέλτιστες πρακτικές για τη χρήση ημερολογίου
• Συμβουλές

Μια ομαλή συνάντηση απαιτεί μια καλογραμμένη ημερήσια διάταξη. Μην αφήσετε τη συνάντησή σας να είναι τόσο κουραστική και αποτελεσματική όσο πολλές συναντήσεις φαίνεται. Τηρώντας μια λεπτομερή αλλά ευέλικτη ατζέντα, μπορείτε να διατηρήσετε τη συνάντησή σας απλουστευμένη και επικεντρωμένη έτσι ώστε να επιτύχετε όλους τους στόχους της συνάντησής σας στο συντομότερο δυνατό χρόνο. Είτε θέλετε να γράψετε το δικό σας ημερολόγιο, να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο ή να αξιοποιήσετε στο έπακρο ένα ημερολόγιο που έχετε ήδη, δείτε το Βήμα 1 παρακάτω για να ξεκινήσετε!

Για να πας

Μέρος 1 από 2: Σύνταξη ατζέντας

Δημιουργήστε μια ατζέντα από το μηδέν

1. Ξεκινήστε δίνοντας έναν τίτλο στο ημερολόγιό σας. Από την καλύτερη βιβλιογραφία έως το πιο ξηρό υπολογιστικό φύλλο, σχεδόν κάθε σημαντικό έγγραφο χρειάζεται έναν τίτλο, και οι ατζέντες συναντήσεων δεν αποτελούν εξαίρεση. Ο τίτλος σας πρέπει να λέει στον αναγνώστη δύο πράγματα: Πρώτον, ότι διαβάζει μια ημερήσια διάταξη και, δεύτερον, το θέμα στο οποίο αναφέρεται η συνάντηση. Όταν αποφασίσετε, βάλτε τον τίτλο σας στην κορυφή του κενού εγγράφου σας. Ο τίτλος δεν πρέπει να είναι όμορφος ή περίπλοκος - σε επιχειρηματικό πλαίσιο, οι απλοί και άμεσοι τίτλοι είναι συνήθως καλύτεροι.
   • Αντισταθείτε στην επιθυμία να χρησιμοποιήσετε ξεχωριστές ή μεγάλες γραμματοσειρές για τον τίτλο σας. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα θελήσετε να χρησιμοποιήσετε μια απλή, αξιοπρεπή γραμματοσειρά όπως το Times New Roman ή το Calibri και να κάνετε τον τίτλο σας το ίδιο μέγεθος με τα υπόλοιπα γράμματα του εγγράφου (ή λίγο λίγο μεγαλύτερο). Θυμηθείτε, ο σκοπός του τίτλου σας είναι να ενημερώσετε τους αναγνώστες τι βλέπουν, όχι απαραίτητα να τους διασκεδάσετε ή να τους αποσπάσετε.
2. Προσθήκη "Οι οποίοι?’, ’αληθής?" και "πότε?"δεδομένα στην κεφαλίδα. Μετά τον τίτλο, οι ατζέντες συσκέψεων έχουν συνήθως μια κεφαλίδα που μπορεί να διαφέρει λεπτομερώς ανάλογα με το πόσο επίσημο είναι το χώρο εργασίας σας. Αυτή η κεφαλίδα συνήθως αφορά μια γραμμή κάτω από τον τίτλο. Συνήθως, στην κεφαλίδα, παραθέτετε εν συντομία πληροφορίες για τη συνάντηση που δεν έχουν καμία σχέση με το θέμα που συζητείται. Αυτό γίνεται ώστε οι άνθρωποι που δεν είναι παρόντες να γνωρίζουν πότε και πού έλαβε χώρα και ποιος ήταν παρών. Ακολουθούν μερικά πράγματα που μπορείτε να προσθέσετε. ανεξάρτητα από τα δεδομένα που επιλέγετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε προσδιορίσει με σαφήνεια κάθε πληροφορία (το κείμενο με τολμηρή ετικέτα λειτουργεί καλά εδώ):
   • Ημερομηνία και ώρα. Αυτά μπορούν να ομαδοποιηθούν μαζί ή στις δικές τους ξεχωριστές ενότητες.
   • Τοποθεσία. Εάν η επιχείρησή σας έχει πολλές τοποθεσίες, μπορείτε να γράψετε τη διεύθυνση, αλλά εάν υπάρχει μόνο μία τοποθεσία, μπορείτε να ονομάσετε την αίθουσα στην οποία βρίσκεστε (π.χ. αίθουσα συσκέψεων # 3).
   • Συμμετέχοντες. Οι τίτλοι εργασίας είναι συνήθως προαιρετικοί αλλά δεν απαιτούνται.
   • Ειδικά άτομα που παρευρίσκονται. Αυτοί μπορεί να είναι ειδικοί προσκεκλημένοι, ομιλητές ή ηγέτες συνεδρίων.
3. Γράψτε μια σύντομη δήλωση με στόχους. Οι συναντήσεις που δεν έχουν σαφώς καθορισμένο σκοπό διατρέχουν τον κίνδυνο να σπαταλήσουν πολύτιμο χρόνο καθώς οι συμμετέχοντες αποφασίζουν τι να συζητήσουν. Περάστε μια γραμμή μετά την κεφαλίδα σας και χρησιμοποιήστε έντονο ή υπογραμμισμένο κείμενο για να ορίσετε την ενότητα στόχων σας με έναν τίτλο όπως "Στόχος" ή "Στόχος" ακολουθούμενο από άνω και κάτω τελεία ή μια νέα γραμμή. Στη συνέχεια, περιγράφετε, σε μερικές συνοπτικές και απότομες προτάσεις, τα σημεία που θα συζητηθούν για τη συνάντηση. Ορίστε ως στόχο σας να γράψετε περίπου 1-4 προτάσεις εδώ.
   • Για παράδειγμα, εάν θέλουμε να συντάξουμε μια δήλωση στόχων για μια συνάντηση προϋπολογισμού, μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε: "Σκοπός: Καταγράψτε τους βασικούς στόχους του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2014-2015 και συζητήστε μέτρα μακροπρόθεσμης εξοικονόμησης κόστους. Επιπλέον, ο διευθυντής Ε & Α Marcus Feldman θα παρουσιάσει τα αποτελέσματα μιας πρόσφατης έρευνας για τον ανταγωνισμό. "
   • Αν έχετε γράψει ποτέ σε επιστημονικό πλαίσιο, σκεφτείτε τη δήλωση στόχων ως σύνοψη της συνάντησης. Βασικά, λέτε, σε γενικές γραμμές, τι πρέπει να συζητηθεί στη συνάντηση, χωρίς να αναφερθείτε σε λεπτομέρειες.
4. Γράψτε ένα πρόγραμμα για τα κύρια σημεία της συνάντησης. Τα χρονοδιαγράμματα συμβάλλουν στην καταπολέμηση της τάσης των επαγγελματικών συναντήσεων να συνεχίζονται για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα. Περάστε μια γραμμή μετά τη δήλωση των στόχων σας, δώστε στο πρόγραμμά σας έναν τολμηρό ή υπογραμμισμένο τίτλο και ξεκινήστε να δημιουργείτε χρόνους (για να ταιριάξετε τα βασικά σημεία συζήτησης) στο πρόγραμμά σας. Για να είναι εύκολο να το διαβάσετε, δώστε σε κάθε χρονική περίοδο τη δική του γραμμή.
   • Αναφέρετε κάθε χρονική περίοδο με είτε την προγραμματισμένη ώρα έναρξης και λήξης, ή το χρονικό διάστημα που θέλετε να πάρει κάθε μέρος. Επιλέξτε το ένα ή το άλλο σύστημα και να είστε συνεπείς - η ανάμιξη των πραγμάτων φαίνεται αντιεπαγγελματική.
   • Με άλλα λόγια, θέλετε να επισημάνετε κάθε χρονική περίοδο είτε με την ώρα έναρξης και λήξης για αυτό το θέμα της συνομιλίας, είτε απλώς σημειώστε πόσο καιρό θέλετε να διαρκέσει. Για παράδειγμα, μια γραμμή παραδείγματος θα μπορούσε να είναι "14:00 - 14:05: Εισαγωγές και παρουσίαση " ή ’5 λεπτά: Εισαγωγές και Παρουσία. "Ωστόσο, πρέπει να αποφύγετε την εναλλαγή μεταξύ των δύο συστημάτων.
5. Αφιερώστε χρόνο στο πρόγραμμα για τυχόν ειδικούς επισκέπτες. Εάν οι προσκεκλημένοι έρχονται στη συνάντησή σας για να συζητήσουν σημαντικά θέματα, θα θελήσετε να αφιερώσετε χρόνο στη συνάντηση για αυτά τα άτομα. Δώστε σε κάθε επισκέπτη τη δική του χρονική περίοδο, ακόμα κι αν έχουν περισσότερα από ένα θέματα συνομιλίας. Με αυτόν τον τρόπο ο καθένας μπορεί να οργανώσει τα δικά του θέματα όπως είναι επιθυμητό.
   • Για να αποφύγετε ενοχλητικά προβλήματα προγραμματισμού, επικοινωνήστε με τους επισκέπτες εκ των προτέρων για να μάθετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί ο καθένας στο θέμα της συνομιλίας τους.
6. Αφήστε επιπλέον χρόνο στο τέλος της συνάντησης για οποιαδήποτε άλλη επιχείρηση. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οι άνθρωποι μπορεί να ζητήσουν εξηγήσεις σχετικά με τα συγκεχυμένα θέματα της συνομιλίας, να εκφράσουν τις απόψεις τους, να προτείνουν θέματα για μελλοντικές συναντήσεις και να κάνουν άλλα σχόλια. Μπορείτε να κάνετε αυτήν την έρευνα ρητή συμπεριλαμβάνοντας την ως το τελευταίο στοιχείο στο πρόγραμμά σας ή μπορείτε να την αναφέρετε μόνοι σας μετά το τελευταίο σημείο της συνάντησης.
   • Εάν φτάσετε στο τέλος της συνάντησής σας και κανείς δεν έχει επιπλέον ερωτήσεις ή σχόλια, μπορείτε πάντα να τερματίσετε τη συνάντηση νωρίς. Πολλοί από τους παρευρισκόμενους θα σας ευχαριστήσουν πιθανώς για αυτό!
7. Μπορείτε επίσης να δώσετε μια επισκόπηση των θεμάτων της συνομιλίας. Συνήθως, το πρόγραμμα είναι το μεγαλύτερο μέρος της ημερήσιας διάταξης της συνάντησης - το μέρος στο οποίο οι άνθρωποι αναζητούν να καθοδηγήσουν τη συζήτηση. Ωστόσο, παρόλο που δεν είναι απαραίτητο να καταβληθεί αυτή η επιπλέον προσπάθεια, η παροχή μιας επιπλέον επισκόπησης των βασικών σημείων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη για τους αποσπάσματος συμμετέχοντες. Ένα περίγραμμα υπενθυμίζει στους συμμετέχοντες τη διευθέτηση ιδεών που παρουσιάζονται στη συνάντηση και βοηθά εκείνους που δυσκολεύονται να παρακολουθούν κάθε θέμα που αναφέρεται. Ακολουθεί ένα παράδειγμα του τύπου περίληψης που πιθανότατα θέλετε να χρησιμοποιήσετε:

   • I. Θέματα προϋπολογισμού υψηλής προτεραιότητας

     • A. Προϋπολογισμός ταξιδιού εργαζομένων

       Β. Τιμές εμπόρων

       • Εγώ. Διαπραγματευτείτε μια καλύτερη συμφωνία;

       Γ. Κόστος της πίεσης

     ΙΙ. Μέτρα για τη βελτίωση του κύκλου εργασιών

     • A. Εναλλακτικές συμφωνίες παροχής υπηρεσιών

       • Εγώ. Παρουσιάστε επιλογές στους πελάτες

         ii. Λάβετε σχόλια

       Β. Επανεπένδυση στην κινητή τεχνολογία

     ...και ούτω καθεξής.

8. Ελέγξτε το ημερολόγιο για σφάλματα πριν τα διανείμετε. Δεδομένου ότι ορισμένοι συμμετέχοντες μπορούν να βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στην ημερήσια διάταξη της συνάντησης, είναι πολύ καλή ιδέα να το ελέγξετε για σφάλματα πριν το διανείμετε. Αυτό δεν είναι μόνο χάρη σε όσους παρευρίσκονται - αντανακλά επίσης θετικά την προσοχή σας στη λεπτομέρεια και την αξία που έχετε για τη θέση σας.
   • Επιπλέον, ο έλεγχος ότι δεν υπάρχουν σφάλματα στο ημερολόγιό σας μπορεί να σας βοηθήσει χρόνος και να σε σώσει πρόσωπο Το να αφιερώσετε χρόνο για να εξηγήσετε μια ατζέντα γεμάτη λάθη μπορεί να προκαλέσει σύγχυση στη συνάντησή σας και να σας ενοχλεί, ειδικά όταν υπάρχουν σημαντικοί άνθρωποι.

Χρήση προτύπου ημερολογίου

1. Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο που περιλαμβάνεται στον επεξεργαστή κειμένου. Πολλά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, όπως το Microsoft Office, οι σελίδες για Mac και ούτω καθεξής, έχουν τυπικά πρότυπα για όλα τα είδη προσωπικών και επαγγελματικών εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων των ημερήσιων συναντήσεων. Με αυτά τα πρότυπα μπορείτε να δημιουργήσετε εκπληκτικά γρήγορα και εύκολα ένα έγγραφο επαγγελματικής εμφάνισης. Συνήθως αυτοί οι τύποι προτύπων είναι οργανωμένοι σε λογικές ενότητες με μια αισθητικά ευχάριστη διάταξη - απλά πληκτρολογήστε τα σχετικά δεδομένα στους αντίστοιχους χώρους και είστε έτοιμοι!
   • Ενώ κάθε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου είναι ελαφρώς διαφορετικό, τα περισσότερα με την επιλογή προτύπου θα σας επιτρέψουν να πλοηγηθείτε στα πρότυπα από τη γραμμή μενού στο επάνω μέρος του παραθύρου προγράμματος.
   • Εάν ο επεξεργαστής κειμένου σας μπορεί να χρησιμοποιήσει πρότυπα, αλλά δεν διαθέτει κατάλληλα πρότυπα ημερήσιας διάσκεψης, μπορείτε να το κατεβάσετε από τον ιστότοπο του δημιουργού του προγράμματος. Τα πρότυπα για το Microsoft Word, για παράδειγμα, είναι διαθέσιμα στο office.microsoft.com, ενώ πρότυπα για σελίδες για Mac μπορείτε να βρείτε στο Apple App store.
2. Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε ένα πρότυπο από μια εξωτερική πηγή. Εάν ο επεξεργαστής κειμένου σας δεν συνοδεύεται από πρότυπα ημερολογίου από προεπιλογή και δεν μπορείτε να τα πάρετε στον επίσημο ιστότοπο, μην ανησυχείτε - υπάρχουν πολλά δωρεάν πρότυπα διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Μια απλή αναζήτηση στη μηχανή αναζήτησης που προτιμάτε, για παράδειγμα, "πρότυπο ημερήσιας διάταξης συσκέψεων" θα σας δώσει δεκάδες σχετικά αποτελέσματα. Ωστόσο, επειδή δεν προέρχονται όλα αυτά τα αποτελέσματα από επίσημες, αξιόπιστες πηγές, είναι σημαντικό να κάνετε διάκριση όταν επιλέγετε ποια πρότυπα θα χρησιμοποιήσετε. Ακολουθούν μερικοί εξωτερικοί ιστότοποι που ίσως θέλετε να επισκεφθείτε:
   • Αποθήκευση προτύπων Word - Αυτός ο επαγγελματικός ιστότοπος προσφέρει πολλά πρότυπα ποιότητας για το Microsoft Word.
   • Word Templates Online - Ένας άλλος σπουδαίος πόρος για πρότυπα Word. Ωστόσο, αυτή η σελίδα προσφέρει μόνο μερικές επιλογές.
   • iWorkCommunity - ένα καλό πρότυπο ημερολογίου για σελίδες. Ωστόσο, αυτό το πρότυπο είναι για παλαιότερες εκδόσεις σελίδων (πριν από το 2009).
   • Το App Store διαθέτει επίσης τόνους προτύπων για σελίδες. Δυστυχώς, δεν είναι όλα αυτά διαθέσιμα δωρεάν.
3. Συμπληρώστε τα πεδία στο πρότυπό σας. Μόλις βρείτε ένα κατάλληλο πρότυπο στον επεξεργαστή κειμένου ή κατεβάσετε ένα που θέλετε, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συμπληρώσετε το πρότυπο με τις απαραίτητες πληροφορίες. Τα περισσότερα πρότυπα θα έχουν σαφώς επισημασμένες περιοχές για να πληκτρολογήσετε ονόματα, ώρες, θέματα συνομιλίας, τίτλους ενοτήτων και ούτω καθεξής. Συμπληρώστε όλα τα σχετικά πεδία για να ολοκληρώσετε την ατζέντα σας και ελέγξτε τη δουλειά σας για τυχόν σφάλματα. Όσο χρήσιμα και αν είναι τα πρότυπα ημερολογίου, δεν σας προστατεύουν από ορθογραφικά, γραμματικά και πραγματικά σφάλματα.
   • Μην αφήνετε κενά τα πεδία. Τίποτα δεν φαίνεται πιο ερασιτεχνικό από μια γραμμή σε ένα πρόγραμμα που λέει μόνο "Πληκτρολογήστε εδώ". Εάν για κάποιο λόγο υπάρχουν τμήματα του προτύπου που δεν θέλετε να συμπληρώσετε, διαγράψτε τα αντί να τα αφήσετε κενά.
4. Κάντε μικρές αλλαγές για να προσαρμόσετε το ημερολόγιό σας στις ανάγκες σας. Τα πρότυπα ημερήσιας διάταξης συσκέψεων μπορεί να είναι πολύ χρήσιμα, αλλά δεν υπάρχει κανένας λόγος για τον οποίο πρέπει να ακολουθείτε ακριβώς το προεπιλεγμένο στυλ και τη διάταξη του ημερολογίου. Μη διστάσετε να κάνετε αλλαγές στο περιεχόμενο και το στυλ του προτύπου, όπως κρίνετε κατάλληλο, για να βεβαιωθείτε ότι το ημερολόγιό σας πληροί τα πρότυπα που έχει ορίσει η εταιρεία σας για εσάς και ότι έχετε ορίσει για τη συνάντηση.
   • Για παράδειγμα, αν νομίζετε ότι ένα συγκεκριμένο πρότυπο φαίνεται πολύ καλό, αλλά η κεφαλίδα του είναι τόσο μεγάλη που αποσπά την προσοχή, μη διστάσετε να διαγράψετε τυχόν περιττές ενότητες της κεφαλίδας όπως κρίνετε κατάλληλο, αρκεί να το κάνετε με τέτοιο τρόπο ώστε η διάταξη του εγγράφου δεν καταστρέφεται ή η ατζέντα φαίνεται άσχημη.

Μέρος 2 από 2: Βέλτιστες πρακτικές για τη χρήση ημερολογίου

1. Πρώτα επιλέξτε τα πιο σημαντικά θέματα. Κατά τον προγραμματισμό συναντήσεων, είναι συνήθως καλή πολιτική να βάζετε το πιο σημαντικό θέμα μπροστά από το πρόγραμμα. Με αυτό επιτυγχάνετε δύο πράγματα. Πρώτον, επιτρέπει σε όλους να συζητήσουν αυτά τα σημαντικά θέματα όταν βρίσκονται στην άκρη τους και δεν έχουν κουραστεί ακόμη κατά την έναρξη της συνάντησης. Δεύτερον, σε περίπτωση που η συνάντηση λήξει πρόωρα ή ορισμένοι συμμετέχοντες πρέπει να φύγουν πριν από το τέλος, διασφαλίζει ότι τα σημαντικά θέματα έχουν ήδη συζητηθεί.
   • Οι συναντήσεις δεν πάνε πάντα όπως έχει προγραμματιστεί. Εάν τα μικρά, ασήμαντα θέματα απορριφθούν στο τέλος μιας σύσκεψης, ενδέχεται να μπορείτε να τα επιλύσετε μόνοι σας ή να προγραμματίσετε άλλη συνάντηση αργότερα. Ωστόσο, εάν δεν μπορείτε να καλύψετε τα κύρια θέματα της συνομιλίας, η συνάντησή σας δεν κατάφερε να επιτύχει μέρος του στόχου, ο οποίος μπορεί να είναι απογοητευτικός και ενοχλητικός για εσάς. Αποφεύγετε την τοποθέτηση των πιο σημαντικών θεμάτων στο πρόγραμμά σας ως επί το πλείστον αυτό το πρόβλημα.
2. Παραμείνετε στο πρόγραμμα ημερολογίου σας, αλλά να είστε ευέλικτοι. Κατά τον προγραμματισμό και τη διεξαγωγή μιας συνάντησης, ένας από τους μεγαλύτερους κινδύνους είναι ότι διαρκεί περισσότερο από το προγραμματισμένο. Οι εργαζόμενοι έχουν συνήθως ένα αντιπάθεια συναντήσεις που είναι πολύ μεγάλες, και δικαίως, καθώς μπορεί να είναι απίστευτα βαρετές και να εμποδίζουν τους ανθρώπους να κάνουν πραγματική δουλειά αντ 'αυτού. Για να διατηρήσετε τη συνάντησή σας στο χρονοδιάγραμμα, παρακολουθήστε το ρολόι και, αν έχετε την ευκαιρία, προχωρήστε ευγενικά λέγοντας κάτι σαν, "Πρέπει πραγματικά να προχωρήσουμε στο επόμενο θέμα εάν θέλουμε να βγούμε από την ώρα. "
   • Ωστόσο, οι συσκέψεις συχνά δεν γίνονται σύμφωνα με το σχέδιο, οπότε θα πρέπει να είστε έτοιμοι να αποζημιώσετε εάν οποιοδήποτε μέρος της συνάντησής σας διαρκεί περισσότερο από ό, τι θέλετε. Να είστε ευέλικτοι στη συζήτηση όσο το δυνατόν περισσότερο στον περιορισμένο χρόνο που έχετε για τη συνάντησή σας. Για παράδειγμα, εάν ένα μέρος της συνάντησής σας έχει καθυστερήσει, μπορείτε να περικόψετε τη συζήτηση για άλλα μέρη της συνάντησής σας ή να παραλείψετε συνολικά σχετικά ασήμαντα μέρη της σύσκεψης για να βεβαιωθείτε ότι τελειώνει εγκαίρως.
3. Ξεκινήστε να γράφετε την ατζέντα σας πολύ πριν από τη συνάντηση. Παρόλο που τα ημερολόγια δεν είναι απαραίτητα τόσο σημαντικά όσο και άλλοι τύποι επιχειρηματικών εγγράφων (όπως αναφορές, υπολογιστικά φύλλα δεδομένων, διαφάνειες παρουσίασης κ.λπ.), εξακολουθείτε να θέλετε το ημερολόγιό σας να φαίνεται επαγγελματικό και λεπτό, ειδικά αν το μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας κατά τη διάρκεια συνάντηση. Για να βεβαιωθείτε ότι έχετε αρκετό χρόνο για να δημιουργήσετε ένα ποιοτικό έγγραφο, ξεκινήστε να γράφετε το ημερολόγιό σας το συντομότερο δυνατό.
   • Ξεκινώντας νωρίς σας δίνει επίσης το πλεονέκτημα να λαμβάνετε σχόλια σχετικά με την ημερήσια διάταξη της συνάντησής σας. Η κοινή χρήση μιας προκαταρκτικής έκδοσης του ημερολογίου σας με συναδέλφους ή επόπτες και ζητώντας τη συμβολή τους, μπορεί να σας βοηθήσει να διορθώσετε τα ελαττώματα και να προσθέσετε ελλείπουσες λεπτομέρειες που δεν υπήρχαν πριν. Εάν περιμένετε μέχρι το τελευταίο δευτερόλεπτο για να γράψετε το ημερολόγιό σας, ενδέχεται να μην έχετε χρόνο να ζητήσετε αυτά τα σχόλια.
   • Ενώ μπορείτε να ξεφύγετε από τη σύνταξη ημερήσιας διάταξης για τακτική καθημερινή συνάντηση την ημέρα πριν από τη συνάντηση, μπορεί να χρειαστούν εβδομάδες για να προετοιμαστείτε για σημαντική συνάντηση.
4. Μοιραστείτε την ημερήσια διάταξη με τους συμμετέχοντες στη συνάντηση. Για να βεβαιωθείτε ότι όλοι έρχονται στη συνάντηση με πλήρη γνώση του θέματος που θα συζητηθεί, θα θελήσετε να μοιραστείτε την ημερήσια διάταξη με όλους εκ των προτέρων. Ανάλογα με την εταιρική κουλτούρα στην οποία εργάζεστε, αυτό μπορεί να σημαίνει εκτύπωση πολλών αντιγράφων και διανομή τους προσωπικά ή απλώς μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ημερολόγιο ως συνημμένο. Ωστόσο, διανέμετε το ημερολόγιό σας, βεβαιωθείτε ότι δεν περιέχει τεχνικά σφάλματα πριν το στείλετε.
   • Ανάλογα με τη σημασία της συνάντησης, ίσως θέλετε να δώσετε στους συμμετέχοντες την ημερήσια διάταξη τουλάχιστον μία ή δύο ώρες πριν από τη συνάντηση. Για μεγάλες, σημαντικές συναντήσεις, μπορεί να είναι απαραίτητο να στείλετε την ημερήσια διάταξη μια μέρα ή περισσότερο εκ των προτέρων.
   • Δεδομένου ότι οι άνθρωποι είναι συχνά απασχολημένοι ή ξεχασμένοι, είναι έξυπνη ιδέα να φέρετε μερικά επιπλέον αντίγραφα της ημερήσιας διάταξης στη συνάντηση σε περίπτωση που κάποιος ξεχάσει τα δικά του.

Συμβουλές

• Εάν κάποιος δεν μπορεί να παρευρεθεί στη σύσκεψη, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να δημιουργήσετε μια ενότητα "Ανακοινωθείσα Απουσία" στην κορυφή της ημερήσιας διάταξης ή αφήστε χώρο για αυτό και απλώς το ανακοινώστε κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
• Ένας εξαιρετικός πόρος για έναν παραγωγικός Η συνάντηση χρησιμοποιεί το "DARV": Στόχοι, Ατζέντα, Ρόλοι & Ευθύνες. Πρώτα απ 'όλα, η συνάντησή σας πρέπει να έχει μία σκοπός να έχω. Εάν πραγματοποιείτε μια σύσκεψη για να παρέχετε πληροφορίες, μην χάνετε χρόνο με μια συνάντηση. Στείλτε τους ένα ενημερωτικό δελτίο. Ο στόχος θα πρέπει να έχει ένα ενεργό συστατικό και, εάν είναι δυνατόν, ένα προϊόν για εμφάνιση: "Ορίστε τους τριμηνιαίους στόχους για την ομάδα". Η ημερήσια διάταξη είναι μια λίστα θεμάτων που θα αντιμετωπίσετε για την επίτευξη αυτού του στόχου, με χρονικό όριο για να σας κρατήσει σε καλό δρόμο. Για παράδειγμα, "1. Ελέγξτε την κατάσταση των στόχων του τελευταίου τριμήνου (15 λεπτά), 2. Οποιεσδήποτε άλλες επιχειρηματικές προτάσεις για γκολ (20 λεπτά), 3. Επιλέξτε τα κορυφαία 5 γκολ (10 λεπτά) κ.λπ." Για τους ρόλους και τις ευθύνες, καθορίζετε ποιος ηγείται της σύσκεψης, ποιος σημειώνει και ποιος αναθέτει στοιχεία δράσης που προκύπτουν από τη συνάντηση.
• Εάν η εταιρεία σας διαθέτει ειδική φόρμα για ημερολόγια, χρησιμοποιήστε αυτήν τη φόρμα ως πρότυπο. Για ορισμένα μέρη, η τήρηση του τύπου είναι απαραίτητη.
• Ανάλογα με το τι προτιμούν οι συνάδελφοί σας, μπορεί να είναι χρήσιμο να υπάρχει προθεσμία για τους ανθρώπους να προτείνουν ιδέες για την ημερήσια διάταξη. Δηλώστε μια ημερομηνία και ώρα λήξης και ακολουθήστε την. Κάντε χώρο για προσθήκες όπου βελτιώνουν το ημερολόγιο ή όταν τα συμβάντα αντικαθιστούν το αρχικό ημερολόγιό σας.