Περιεχόμενο
Υπάρχουν πολλές διαφορετικές καταστάσεις όπου ένας πελάτης πρέπει να επικοινωνήσει με εταιρείες ή κατασκευαστές για διάφορα επιχειρηματικά ζητήματα. Αλλά όταν έρθει η ώρα να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην εξυπηρέτηση πελατών, μερικοί άνθρωποι μπορεί να αισθάνονται σαστισμένοι. Συχνά προκύπτουν ερωτήματα σχετικά με τον τρόπο γραφής τέτοιων επιστολών σε ηλεκτρονική μορφή, αφού συνήθως γράφονται σε χαρτί και ποια γενικά αποδεκτά πρότυπα εφαρμόζονται συχνότερα σε γράμματα αυτού του τύπου. Ενώ αυτά τα πρότυπα διαφέρουν ανάλογα με τη βιομηχανία, την περιοχή και τον πολιτισμό, υπάρχουν ορισμένες γενικές οδηγίες για να διασφαλιστεί ότι το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται στο γραφείο βοήθειας είναι αποτελεσματικό. Ακολουθούν οι κορυφαίες προτάσεις από εκείνους που έχουν συναντήσει αυτόν τον τύπο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παρελθόν.
Βήματα
Μέθοδος 1 από 1: Γράψτε ένα email στην εξυπηρέτηση πελατών
1 Ελέγξτε την ιστοσελίδα. Βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία δεν έχει επιλύσει ακόμη το πρόβλημά σας πριν υποβάλετε το email σας. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια σε όλους, συμπεριλαμβανομένου και εσάς, και θα εκτιμηθεί ιδιαίτερα. - Ενώ ελέγχετε τον ιστότοπο, αναζητήστε τα καλύτερα κανάλια επικοινωνίας. Το email δεν είναι πάντα το καλύτερο κανάλι και πρέπει να σέβεστε αυτές τις πολιτικές της εταιρείας και να επικοινωνείτε μαζί τους με διαφορετικό τρόπο. Πολλές εταιρείες προσφέρουν τηλεφωνική υποστήριξη και πρόσθετες υπηρεσίες υποστήριξης, όπως ταχυδρομική θυρίδα.
2 Αναζητήστε ειδικούς διαδικτυακούς πόρους στο Διαδίκτυο. Πολλές εταιρείες προσφέρουν προσαρμοσμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ειδικά θέματα, όπως παρακολούθηση αποστολής, επιστροφές προϊόντων ή τεχνική υποστήριξη. Είναι πιθανό ότι η χρήση των παρεχόμενων καναλιών επικοινωνίας θα είναι πολύ πιο αποτελεσματική από μια τυπική επιστολή προς το γενικό e-mail της εταιρείας. Επιπλέον, εάν αγνοήσετε τις παρεχόμενες επικοινωνίες, η διαδικασία σύνδεσης με την εταιρεία μπορεί να διαρκέσει σημαντικά περισσότερο. 
3 Συμπεριλάβετε προσωπικά αναγνωρίσιμα στοιχεία στην επιστολή υποστήριξής σας. Η εταιρεία πρέπει να γνωρίζει ποια προϊόντα ή υπηρεσίες αγοράσατε, καθώς και την ημερομηνία αγοράς και τις αναμενόμενες ημερομηνίες παράδοσης για το προϊόν ή την υπηρεσία. Η εταιρεία μπορεί επίσης να χρειάζεται να γνωρίζει τη διεύθυνση του σπιτιού σας και τον αριθμό των αντικειμένων που αγοράσατε. Βεβαιωθείτε ότι όλα αυτά αναφέρονται στο email σας. 
4 Χρησιμοποιήστε τον κατάλληλο τόνο. Ορισμένοι ειδικοί επισημαίνουν ότι οι επιστολές προς την εξυπηρέτηση πελατών που γράφονται χωρίς να λαμβάνεται υπόψη η εθιμοτυπία μπορεί να αγνοηθούν ή η αποτελεσματικότητά τους θα είναι πολύ χαμηλότερη.Προσπαθήστε να τηρήσετε ένα συγκεκριμένο στυλ γραφής που θα δείχνει το επίπεδο μόρφωσης και γνώσης σας, χωρίς να χρησιμοποιείτε υπερβολικά προκλητικές δηλώσεις. 
5 Ζητήστε αυτό που θέλετε άμεσα. Πολλοί έμπειροι συντάκτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξυπηρέτησης πελατών θεωρούν καλύτερο να είναι ειλικρινείς για τις προσδοκίες σας. Η εταιρεία μπορεί ή όχι να συμφωνεί με τις απαιτήσεις σας, αλλά παρέχοντας σαφείς πληροφορίες, θα βοηθήσετε τον εκπρόσωπο της εταιρείας όχι μόνο να κατανοήσει την άποψή σας, αλλά και να δείξει τη γνώμη σας για όλα τα αναδυόμενα ζητήματα, προϊόντα ή άλλα προβλήματα στην εξυπηρέτηση πελατών. - Μάθετε περισσότερα σχετικά με την πολιτική της εταιρείας. Κατά τη σύνταξη του αιτήματός σας, μπορείτε πρώτα να κάνετε την έρευνά σας για να καταλάβετε ποιες απαιτήσεις είναι πιο πιθανό να ικανοποιηθούν. Το πώς θα λύσετε το πρόβλημα που έχει προκύψει εξαρτάται από εσάς, αλλά η κατανόηση της θέσης της εταιρείας θα σας βοηθήσει να κάνετε τα μηνύματά σας πιο αποτελεσματικά.
