Περιεχόμενο

• Βήματα
• Μέρος 1 από 3: Δομή της αναφοράς της εκδήλωσής σας
• Μέρος 2 από 3: Βρείτε το κατάλληλο υλικό για την αναφορά σας
• Μέρος 3 από 3: Τελευταίες πινελιές για τη σύνταξη αναφοράς εκδήλωσης
• Συμβουλές
• Τι χρειάζεσαι

Σως πρέπει να γράψετε μια αναφορά για το συμβάν και να προσδιορίσετε πόσο επιτυχημένο ήταν και να συγκρίνετε τα αποτελέσματα με τους στόχους. Αυτό είναι σημαντικό, ώστε οι άνθρωποι ή οι εταιρείες που φιλοξενούν την εκδήλωση να καταλάβουν αν πρέπει να αλλάξουν κάτι. Υπάρχουν τρόποι με τους οποίους μπορείτε να κάνετε την αναφορά εκδήλωσης πιο επιτυχημένη. Αυτό είναι σημαντικό εάν πρόκειται να πραγματοποιήσετε οποιαδήποτε άλλη εκδήλωση!

Βήματα

Μέρος 1 από 3: Δομή της αναφοράς της εκδήλωσής σας

1. 1 Καθορίστε το ύφος και τη μορφή της παρουσίασής σας για ένα συγκεκριμένο κοινό. Οι αναφορές συμβάντων μπορούν να ράβονται, να συρράπτονται, να αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μορφή PDF, να εκτελούνται χρησιμοποιώντας μια παρουσίαση του PowerPoint και άλλα.
   • Φροντίστε να δομήσετε την αναφορά εκδήλωσής σας ανά ενότητα. Θα πρέπει να συγκρίνετε τα αποτελέσματα της εκδήλωσης με τους στόχους που έχετε θέσει. Συνοψίστε τα κύρια αποτελέσματα της εκδήλωσης.
   • Προσαρμόστε την έκθεση της εκδήλωσης στις ανάγκες και τα ενδιαφέροντα κάθε χορηγού και κοινού. Εξετάστε τους στόχους των χορηγών. Σε κάποιο βαθμό, οι χορηγοί είναι το βασικό κοινό για την αναφορά της εκδήλωσής σας. Θέλουν να μάθουν αν άξιζε να χορηγείτε την εκδήλωσή σας. Μην ξεχάσετε λοιπόν να λάβετε υπόψη σας τι θέλουν να μάθουν και ποιες πτυχές είναι πραγματικά σημαντικές για αυτούς.
   • Επίσης προετοιμάστε την έκθεση εκδήλωσης για να ικανοποιήσετε τις συγκεκριμένες απαιτήσεις της εκδήλωσης και τη μοναδικότητα του χορηγού. Δεν πρέπει να γράψετε μια τυπική, τυπική αναφορά.Αξίζει να ληφθεί υπόψη ότι η έκθεσή σας θα ενημερωθεί επίσης από τη διοίκηση και τους οικονομικούς διευθυντές της εταιρείας.
2. 2 Οργανώστε τη διαδικασία έτσι ώστε να καταγράφετε τις πληροφορίες που χρειάζεστε σε όλη την εκδήλωση. Μην βασίζεστε μόνο στη μνήμη σας.
   • Η καταγραφή πληροφοριών πριν, κατά τη διάρκεια και μετά το συμβάν θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε μια πιο λεπτομερή και επομένως πιο αποτελεσματική έκθεση. Θα σας βοηθήσει επίσης να παρουσιάσετε πληροφορίες με χρονολογική σειρά.
   • Εξασφαλίστε τη συνεχή συλλογή δεδομένων, στρατολογήστε περισσότερα άτομα εάν είναι απαραίτητο (συμπεριλαμβανομένων πιθανών ασκούμενων) για το σκοπό αυτό. Το πιο σημαντικό, δεν χρειάζεται να περιμένετε μέχρι το τέλος του συμβάντος για να δημιουργήσετε μια αναφορά.
3. 3 Μειώστε την αναφορά σε βασικά σημεία. Το πρόβλημα με ορισμένες αναφορές συμβάντων είναι ότι απαριθμούν απλώς τη σειρά της εκδήλωσης ή εστιάζουν σε διαφημιστικές προσφορές. Μην το κάνεις αυτό. Αντ 'αυτού, δώστε έμφαση στα βασικά σημεία σαφώς και αναλυτικά.
   • Επιλέξτε μερικά από τα συμβάντα του συμβάντος για λεπτομερή ανάλυση. Σκεφτείτε ποια τρία γεγονότα πήγαν καλύτερα και ποια τρία ήταν τα πιο απροσδόκητα.
   • Μην υπερφορτώνετε την αναφορά σας με περιττές λεπτομέρειες, όπως ένα μεσημεριανό μενού ή μια λεπτομερή παρουσίαση του κύριου ομιλητή. Πρέπει να επισημάνετε αυτό που πραγματικά έχει σημασία.

Μέρος 2 από 3: Βρείτε το κατάλληλο υλικό για την αναφορά σας

1. 1 Γράψτε μια περίληψη του έργου. Η έκθεση δραστηριοτήτων πρέπει να περιέχει μια περίληψη του έργου, η οποία είναι μια συντομευμένη έκδοση της πιο λεπτομερούς πλήρους έκθεσης. Πάρτε αυτό το βιογραφικό ως εισαγωγή.
   • Μπορείτε να δημιουργήσετε δύο αναφορές - μια περίληψη έργου που έχει σχεδιαστεί για άτομα που ενδιαφέρονται για τα αποτελέσματα μιας εκδήλωσης και μια πιο λεπτομερή πλήρη αναφορά για όσους θέλουν να χορηγήσουν ή να οργανώσουν μια εκδήλωση.
   • Στη σύνοψη του έργου, θα πρέπει να εστιάσετε στα βασικά σημεία και αποτελέσματα. Η περίληψη του έργου πρέπει να είναι σύντομη - μία ή δύο σελίδες. Θα πρέπει να συνοψίζει τις βασικές λεπτομέρειες του συμβάντος και να περιλαμβάνει μια σύντομη ερμηνεία των δεδομένων.
2. 2 Συμπεριλάβετε επεξηγηματικό υλικό στην αναφορά εκδήλωσής σας. Είναι πολύ πιο αποτελεσματικό να παρουσιάζετε στο κοινό ένα γράφημα που αντικατοπτρίζει στατιστικές πληροφορίες, αντί να βαριέται το κοινό με αμέτρητους αριθμούς και ημερομηνίες.
   • Εάν η εκδήλωση αφορούσε νέο προϊόν, μπορείτε να επισυνάψετε μια φωτογραφία του. Οι φωτογραφίες του ίδιου του συμβάντος θα βοηθήσουν στην απεικόνιση της αναφοράς του συμβάντος. Προσπαθήστε να δημοσιεύσετε διαφημίσεις χορηγών στον ιστότοπό σας για να υποστηρίξετε την αναφορά σας. Και πάλι, τίποτα από όλα αυτά δεν μπορεί να περιμένει μέχρι το τέλος της εκδήλωσης.
   • Καλό θα είναι να συμπεριλάβετε δείγματα, αναπαραγωγές και άλλα παραδείγματα για τον ιστότοπο. Αναφέρετε τον αριθμό των ατόμων που έλαβαν κουπόνια από χορηγούς και ούτω καθεξής. Προσφέρετε κάλυψη της εκδήλωσης τόσο επί τόπου όσο και εκτός ιστότοπου στον Τύπο, για το κοινό, για χορηγούς.
3. 3 Τεκμηριώστε οποιαδήποτε κάλυψη τύπου ή δημοσιότητας. Θα πρέπει να αξιολογήσετε τι δημοσιεύτηκε στον Τύπο έναντι των στόχων που έχετε θέσει.
   • Επικεντρωθείτε σε έντυπες διαφημίσεις και άρθρα που διαθέτουν ονόματα και διαφημίσεις χορηγών, εκτός από τη συλλογή αριθμών και κατάταξης διαφημίσεων.
   • Τεκμηριώστε τηλεοπτικές διαφημίσεις, δημόσιες ανακοινώσεις, αξιολογήσεις και αναφορές ειδήσεων.
   • Μην ξεχάσετε να δώσετε προσοχή σε πληροφορίες στο ραδιόφωνο, ανακοίνωση τιμοκαταλόγων, αξία διαφήμισης και προώθησης, εκθέσεις ελέγχου και πολλά άλλα.
4. 4 Φροντίστε να συμπεριλάβετε μια αναφορά στο σκοπό της εκδήλωσης στην αναφορά σας. Είναι πολύ σημαντικό να συσχετίσετε τους στόχους της εκδήλωσης με το αποτέλεσμα, οπότε μην ξεχάσετε να αναφέρετε ποια ήταν η αποστολή και οι στόχοι του έργου.
   • Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε το πρόγραμμα της εκδήλωσης. Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε τους βασικούς συμμετέχοντες στην εκδήλωση. Μην ξεχνάτε τη συντομία.
   • Αφιερώστε τον περισσότερο χρόνο σας καταγράφοντας και συζητώντας τα βασικά αποτελέσματα του γεγονότος και συγκρίνοντάς τα με τους στόχους που αναφέρονται.Να είστε ρεαλιστές και να αποφεύγετε να μιλάτε για πτυχές που δεν είχαν μεγάλη επιτυχία.
5. 5 Συμπεριλάβετε πληροφορίες χρηματοδότησης στην αναφορά εκδήλωσής σας. Είναι σημαντικό να παρέχεται μια λεπτομερής συζήτηση για τον προϋπολογισμό για την εκδήλωση και το πόσα πραγματικά δαπανήθηκαν (ή ενδεχομένως επενδύθηκαν). Φροντίστε να συγκρίνετε το πιθανό κόστος με το πραγματικό και να δείξετε τι πήγε καλά και τι χρειάζεται περαιτέρω εργασία.
   • Θα πρέπει να καλύψετε όλα τα έξοδα, συμπεριλαμβανομένων δραστηριοτήτων μάρκετινγκ και προώθησης, αποζημίωση εργαζομένων και έξοδα χορηγίας. Είναι σημαντικό να αναπτυχθεί ένας λεπτομερής προϋπολογισμός. Οι οικονομικοί διευθυντές και τα ανώτερα διοικητικά στελέχη θα θέλουν να δουν τα γεγονότα που υποστηρίζουν τα αποτελέσματα.
   • Συμπεριλάβετε υπολογισμούς καθαρού εισοδήματος, όπως προμήθειες, χορηγίες και δείγματα. Αλλά μην ξεχνάτε ότι συγκρίνετε τα κέρδη με τα προβλεπόμενα κέρδη. Σε σύγκριση με τι; Καλή ερώτηση.
6. 6 Συμπεριλάβετε στατιστικά στοιχεία που έχουν νόημα για τον αναγνώστη. Μην δημιουργείτε μια αναφορά που περιέχει μόνο πληροφορίες που σας κάνουν να αισθάνεστε καλά. Πρέπει επίσης να αναφέρεται ο αριθμός των επισκεπτών. Είναι καλή ιδέα να παρέχετε μετρήσιμα δεδομένα.
   • Άλλα σχετικά στατιστικά στοιχεία είναι οι συνολικές πωλήσεις και οι επισκέπτες. Αυτό το είδος δεδομένων προσθέτει αξιοπιστία στην αναφορά συμβάντος. Εισαγάγετε τα στοιχεία του επισκέπτη σας. Συμπεριλάβετε δημογραφικά στοιχεία, αριθμούς επισκέψεων και δημόσια έρευνα (όπως συνήθειες αγορών).
   • Αναφέρετε τον αριθμό των ατόμων που έχουν απαντήσει σε καμπάνιες χορηγών και δωρεές σε φιλανθρωπικά ιδρύματα. Τεκμηριώστε τον οικονομικό αντίκτυπο και τη συμμετοχή των εργαζομένων.
7. 7 Υποστηρίξτε τα δεδομένα με ένα ποιοτικό στοιχείο. Η αναφορά σας πρέπει να περιλαμβάνει στατιστικές πληροφορίες, αλλά χρειάζεστε επίσης τη συμβολή των ανθρώπων για να παρέχετε ποιοτικά σχόλια.
   • Συλλέξτε σχόλια από τους παρευρισκόμενους και τα μέλη της ομάδας, έτσι ώστε τα δεδομένα επιτυχίας και αποτυχίας της εκδήλωσης να μην προέρχονται αποκλειστικά από τον συντάκτη της έκθεσης. Με αυτόν τον τρόπο, η αναφορά σας θα φαίνεται πιο αξιόπιστη.
   • Εξετάστε το ενδεχόμενο να συμπεριλάβετε ανεξάρτητη έρευνα. Η αξιολόγηση κάλυψης από τον Τύπο είναι ένα παράδειγμα όπου μπορεί να γίνει ανεξάρτητη έρευνα.
   • Αξιολογήστε τον τόπο και τη ρύθμιση. Θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να αξιολογήσετε τον τόπο και τη ρύθμιση από την οπτική γωνία των άλλων. Συζητήστε πόσο καλά χρησιμοποιήθηκε ο χώρος στο συνέδριο, την εκδήλωση κ.ο.κ.

Μέρος 3 από 3: Τελευταίες πινελιές για τη σύνταξη αναφοράς εκδήλωσης

1. 1 Προετοιμάστε την αναφορά σας εγκαίρως. Προσπαθήστε να κάνετε και να δημοσιεύσετε μια αναφορά αμέσως μετά το συμβάν. Μην ξεχάσετε να επισημάνετε αυτό το συμβάν στο ημερολόγιό σας. Μερικοί άνθρωποι πιστεύουν ότι η έκθεση πρέπει να δημοσιευτεί εντός ενός μήνα μετά το συμβάν, αλλά άλλοι υποστηρίζουν ότι είναι καλύτερο να το κάνετε σε λίγες ημέρες.
   • Όποτε υπάρχει προθεσμία, πρέπει να κάνετε την αναφορά σας εγκαίρως. Perhapsσως γράφετε μια αναφορά για κάποια εταιρεία που έχει παραγγείλει ένας πελάτης. Δώστε προσοχή σε όλες τις απαιτήσεις.
   • Αυτό που έχει σημασία είναι ότι το κοινό σας θα περιμένει μια βαθιά και έγκαιρη αναφορά. Αφιερώστε λοιπόν χρόνο για να το κάνετε σωστά, αλλά μην καθυστερείτε τη διαδικασία.
2. 2 Διορθώστε την αναφορά σας. Βεβαιωθείτε ότι η αναφορά εκδήλωσής σας είναι καλά γραμμένη και χωρίς ορθογραφικά ή σημεία στίξης.
   • Βεβαιωθείτε ότι η αναφορά σας είναι αρκετά βαθιά. Σημειώστε έναν καλό αντίχειρα - "δείξτε, μην μιλήσετε". Αυτό σημαίνει ότι είναι εξαιρετική ιδέα η παροχή συγκεκριμένων παραδειγμάτων για την υποστήριξη των γενικότερων σημείων που περιγράφονται στην έκθεση.
   • Μην ξεχνάτε το κοινό σας και βεβαιωθείτε ότι αυτά που γράφετε ακούγονται επίσημα και επαγγελματικά. Μια αναφορά συμβάντος δεν είναι ένα έγγραφο ρουτίνας. είναι ένα σημαντικό έγγραφο για τον προσδιορισμό αν η δραστηριότητα άξιζε τους πόρους που δαπανήθηκαν γι 'αυτήν, οπότε η έκθεση θα πρέπει να ακούγεται πειστική.

Συμβουλές

• Τραβήξτε περισσότερες φωτογραφίες από όσες νομίζετε ότι θα είναι απαραίτητες.Καθώς γράφετε την αναφορά σας, θα εκτιμήσετε τη χρησιμότητα αυτής της συμβουλής.
• Όταν συλλέγετε σχόλια από οικοδεσπότες και άτομα που σχεδίασαν την εκδήλωση, δεν πρέπει να το κάνετε αμέσως. Θα παραμείνουν στη θέση τους ακόμη και μετά το τέλος της εκδήλωσης, θα πρέπει πρώτα να ρωτήσετε ανθρώπους από το πλήθος. θα είναι οι πρώτοι που θα αποχωρήσουν από την εκδήλωση. Επίσης, μην ενοχλείτε τον παρουσιαστή αν είναι απασχολημένος με κάτι άλλο, θα τον βρείτε αργότερα και μπορείτε να ρωτήσετε για τα πάντα.
• Όταν συλλέγετε σχόλια, διεξάγετε μια συνομιλία και κάντε ερωτήσεις φυσικά, τότε ο συνομιλητής σας θα πει ειλικρινά τι πιστεύει για το γεγονός.
• Συλλέξτε περισσότερες κριτικές από ό, τι νομίζετε ότι χρειάζεστε. Θα χαρείτε για αυτό αργότερα.
• Οι καλές φωτογραφίες δείχνουν τι συνέβαινε στην εκδήλωση καθώς και τις αντιδράσεις του κόσμου.
• Προσπαθήστε να τραβήξετε φωτογραφίες ολόκληρης της εικόνας, συμπεριλαμβανομένων των ανθρώπων και του παρουσιαστή σε μια φωτογραφία, για να μεταφέρετε στον αναγνώστη πόσο μεγάλο ήταν το γεγονός.

Τι χρειάζεσαι

• Ψηφιακή κάμερα
• Σημειωματάριο